Hướng dẫn lập báo cáo thuế hàng tháng

Báo cáo thuế bao gồm các thông tin về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, loại thuế cần phải nộp, các khoản giảm trừ thuế và các thông tin liên quan khác. Báo cáo thuế là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp, việc không tuân thủ các quy định về báo cáo thuế có thể dẫn tới những hậu quả nghiêm trọng.

Báo cáo thuế là gì?

Báo cáo thuế là hoạt động kê khai hóa đơn thuế giá trị gia tăng đầu vào và thuế giá trị gia tăng đầu ra với các hoạt động phát sinh trong quá trình trao đổi hàng hóa, sử dụng dịch vụ.

Báo cáo thuế bên cạnh kê khai hóa đơn giá trị gia tăng còn là cầu nối chặt chẽ giữa cơ quản quản lý thuế và các tổ chức, doanh nghiệp. Giúp cơ quan thuế nắm được tình hình hoạt động hiện tại của doanh nghiệp, nên nó đóng một vai trò rất quan trọng. Báo cáo thuế có thời hạn nộp cụ thể, các thông tin báo cáo cần chi tiết và được kiểm tra cẩn thận trước khi nộp lên cơ quan thuế.

Thời hạn nộp báo cáo thuế

Quy định nộp báo cáo thuế sẽ tùy vào phương thức là báo cáo thuế theo tháng hay theo quý. Thời hạn nộp báo cáo thuế được quy định như sau:

• Đối với báo cáo thuế theo quý, thời hạn nộp tờ khai thuế và số thuế muộn nhất vào ngày thứ 30 tháng đầu tiên của quý tiếp theo
• Đối với báo cáo thuế theo tháng, thời hạn nộp tờ khai thuế muộn nhất vào ngày thứ 20 của tháng tiếp theo

Nếu nộp báo cáo thuế chậm thời hạn, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật. Do đó, bộ phận kế toán cần lập báo cáo thuế trước thời hạn và kiểm tra xem các thông tin trong báo cáo đã đầy đủ hay chưa.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể nộp báo thuế online qua Cổng thông tin Thuế điện tử của Tổng cục Thuế - Tài chính.

Báo cáo thuế cần nộp theo tháng, quý

Thuế Giá trị gia tăng

Doanh nghiệp cần xác định phương pháp kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương thức trực tiếp hay gián tiếp. Sau đó, chuẩn bị những loại giấy tờ phù hợp với hình thức kê khai thuế GTGT đã xác định.

Cách 1: Kê khai theo tháng/ quý

• Kê khai thuế giá trị gia tăng theo quý trong trường hợp doanh nghiệp mới thành lập
• Nếu doanh nghiệp đang hoạt động, có hoạt động phát sinh doanh thu thì được chia thành 2 trường hợp như sau:
  • Nếu doanh thu liền kề năm trước đó thấp hơn 50 tỷ, doanh nghiệp sẽ kê khai thuế giá trị gia tăng theo quý
  • Nếu doanh thu liền kề năm trước đó lớn hơn 50 tỷ, doanh nghiệp sẽ kê khai thuế giá trị gia tăng theo tháng

Cách 2: Kê khai theo phương pháp khấu trừ hay trực tiếp

• Kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ: Doanh nghiệp đang hoạt động, có doanh thu lớn hơn 1 tỷ và doanh nghiệp đăng ký tự nguyện
• Kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp: Doanh nghiệp đang hoạt động, có doanh thu thấp hơn 1 tỷ

Thuế Thu nhập cá nhân

Thuế thu nhập cá nhân được kê khai theo hình thức kê khai của thuế giá trị gia tăng. Cụ thể, nếu thuế giá trị gia tăng kê khai theo quý thì thuế thu nhập cá nhân cũng kê khai theo quý.

Doanh nghiệp nếu kê khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng phải thỏa mãn điều kiện là số thuế hàng tháng nộp cho cơ quan quản lý thuế phải lớn hơn 50 triệu đồng/ tháng. Nếu số thuế thu nhập cá nhân thấp hơn 50 triệu đồng/ tháng thì doanh nghiệp buộc phải kê khai thuế theo quý.

\>> Tham khảo: Tra cứu Mã số thuế Cá nhân

Thuế Thu nhập doanh nghiệp

Để kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp, cần cung cấp đầy đủ, chi tiết về các loại chứng từ liên quan trong năm mới đủ điều kiện để làm báo cáo thuế. Báo cáo thuế Thu nhập doanh nghiệp thường được kê khai theo quý. Nếu số thuế thu nhập doanh nghiệp phát sinh thì doanh nghiệp nộp số thuế phát sinh đó chậm nhất vào ngày 30 của quý tiếp theo.

\>> Tham khảo: Tra cứu Mã số thuế doanh nghiệp

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Hoạt động kê khai hóa đơn đã sử dụng của một tổ chức, doanh nghiệp thường làm báo cáo theo quý. Theo quy định của Pháp luật, hầu hết các doanh nghiệp cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Với loại này, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Những doanh nghiệp đang hoạt động cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bao gồm cả doanh nghiệp mới thành lập
• Nếu phát sinh hóa đơn, doanh nghiệp cần làm báo cáo sử dụng cho hóa đơn đó
• Nếu doanh nghiệp mới thành lập chưa có thông báo phát hành hóa đơn thì không cần thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Hướng dẫn làm báo cáo thuế tháng, quý chi tiết

Cách làm báo cáo thuế Giá trị gia tăng

Việc khai thuế giá trị gia tăng, doanh nghiệp cần sử dụng đúng các loại giấy tờ thuế GTGT phù hợp với mục đích.

Theo phương thức trực tiếp

Trường hợp được kê khai theo phương pháp khấu trừ

• Chuẩn bị tờ khai thuế giá trị gia tăng theo mẫu 01/GTGT
• Bảng kê hóa đơn thuế giá trị gia tăng đầu ra theo mẫu 01-1/GTGT
• Bảng kê hóa đơn thuế giá trị gia tăng đầu vào theo mẫu 01-2/GTGT
• Những loại phụ lục khác nếu có (không bắt buộc).

Trường hợp được kê khai theo phương pháp trực tiếp

• Trực tiếp theo giá trị gia tăng: Chuẩn bị tờ khai thuế GTGT theo mẫu 03/GTGT
• Trực tiếp theo doanh thu: Tờ khai thuế GTGT theo mẫu 04/GTGT
• Bảng kê khai hóa đơn thuế GTGT đầu ra theo mẫu 04-1/GTGT

Trên phần mềm HTKK

Kê khai toàn bộ thuế giá trị gia tăng phát sinh theo quý/ tháng trên phần mềm HTKK, cách làm báo cáo thuế theo mẫu 01/GTGT:

• Bước 1: Truy cập vào phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK). Tiến hành chọn thuế GTGT, loại tờ khai thuế GTGT khấu trừ. Sau đó, chọn loại tờ khai thuế GTGT theo quý hoặc tháng tùy vào quy định của doanh nghiệp rồi chọn đồng ý
• Bước 2: Điền nội dung tờ khai báo cáo thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ với các chỉ tiêu hiển thị trên màn hình
• Bước 3: Khi điền đầy đủ nội dung tờ khai báo cáo thuế GTGT thì chọn xuất hóa đơn theo quý hoặc tháng ở dạng XML để nộp tờ khai
• Bước 4: Kiểm tra lại kết quả thật kỹ lưỡng rồi nộp file dữ liệu báo cáo thuế GTGT ở dạng XML thông qua hình thức trực tuyến

Cách làm báo cáo thuế Thu nhập cá nhân

Với hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân của doanh nghiệp thực hiện trực tiếp, cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Tờ khai thuế TNCN theo mẫu 02/KK-TNCN với các doanh nghiệp thanh toán tiền lương
• Tờ khai thuế TNCN theo mẫu 03/KK-TNCN với các doanh nghiệp trả tiền đầu tư vốn, chuyển nhượng cổ phần.

Trường hợp doanh nghiệp kê khai theo quý: Kê khai thuế GTGT theo tháng và có số thuế TNCN phát sinh dưới 50 triệu đồng/ tháng. Thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Lập bảng tính tổng thuế TNCN mỗi quý bằng bảng tính thuế TNCN hàng tháng
• Bước 2: Truy cập phần mềm HTKK, chọn mục thuế TNCN, màn hình sẽ hiển thị tờ khai thuế TNCN 05/KK-TNCN, điền các thông tin cần thiết theo hướng dẫn
• Bước 3: Xuất báo cáo thuế TNCN theo quý ở dạng XML, nộp trực tuyến cho cơ quan thuế

Trường hợp doanh nghiệp kê khai theo tháng: Kê khai thuế GTGT theo tháng và có số thuế TNCN phát sinh trên 50 triệu đồng/ tháng. Thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Lập tờ khai tính thuế Thu nhập cá nhân theo tháng
• Bước 2: Truy cập phần mềm HTKK đưa nội dung bảng tính thuế TNCN theo tháng đã làm
• Bước 3: Thực hiện các bước làm giống kê khai thuế TNCN theo quý. Sau đó xuất kết quả ở dạng XML và gửi trực tuyến cho Cơ quan Thuế.

Cách làm báo cáo thuế TNDN

Ngoài biểu mẫu quy định chung thì doanh nghiệp có thể làm báo cáo thuế TNDN bằng phần mềm HTKK theo trình tự sau:

• Bước 1: Truy cập vào phần mềm HTKK, chọn mục quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
• Bước 2: Điền thông tin như năm quyết toán, danh mục nghề nghiệp, phụ lục kê khai, gắn phụ lục bắt buộc là 03-1A/TNDN – Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Chọn đồng ý
• Bước 3: Điền các chỉ tiêu theo biểu mẫu hiển thị
• Bước 4: Hoàn thành việc nhập dữ liệu lên biểu mẫu. Xuất kết quả ở dạng XML và gửi trực tuyến cho Cơ quan Thuế.

Cách làm báo cáo sử dụng hóa đơn doanh nghiệp

• Bước 1: Truy cập phần mềm HTKK, chọn mục hóa đơn, rồi chọn mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Tùy vào thuộc tính doanh nghiệp sẽ lựa chọn quý hay tháng
• Bước 2: Điền các chỉ tiêu trong bảng báo cáo được hiển thị trên màn hình. Nếu doanh nghiệp cần làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn GTGT thì chọn “01GTKT”, nếu doanh nghiệp cần làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bán hàng thì chọn “02GTTT”
• Bước 3: Chọn “Ghi” nếu phát hiện lỗi, hệ thống sẽ thông báo để sửa lại lỗi sai
• Bước 4: Xuất kết quả ở dạng XML và gửi trực tuyến cho Cơ quan Thuế.

Lưu ý khi làm báo cáo thuế theo tháng, quý

Kế toán viên cần nhớ một số lưu ý sau khi thực hiện báo cáo thuế, nhằm đảm bảo chúng được rõ ràng, chi tiết và chính xác:

• Thu thập và giữ gìn các hóa đơn, biên lai, chứng từ liên quan đến doanh thu và chi phí của doanh nghiệp trong kỳ tính thuế. Điều này sẽ giúp đảm bảo tính xác thực và đầy đủ của thông tin trong báo cáo thuế
• Sắp xếp các hóa đơn được bán ra theo một trình tự rõ ràng, cụ thể
• Phân biệt đúng nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ, tài sản trong quá trình nhập liệu vào phần mềm kế toán
• Cần có bản sao của hóa đơn phòng khi mất không đối chứng
• Kiểm tra kỹ lưỡng, chính xác trước khi xuất dữ liệu
• Xử lý những vấn đề phát sinh có trong bảng cân đối kế toán
• Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp để so sánh với số thuế thu nhập doanh nghiệp chênh lệch

Một số câu hỏi thường gặp về báo cáo thuế

Báo cáo thuế VAT nộp qua hình thức trực tuyến được không?

Có. Báo cáo thuế giá trị gia tăng có thể nộp qua hình thức trực tuyến, với địa chỉ: thuedientu.gdt.gov.vn.

Làm báo cáo thuế VAT theo quý có những điều kiện nào?

Để làm báo cáo thuế VAT theo quý, doanh nghiệp cần thỏa mãn 2 điều kiện sau đây:

• Doanh nghiệp đang hoạt động, gồm cả doanh nghiệp mới thành lập
• Doanh nghiệp có doanh thu liền kề năm trước dưới 50 tỷ đồng/ năm.

Chuẩn bị và nộp báo cáo thuế đúng hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh khỏi các khoản phạt từ cơ quan có thẩm quyền, mà còn giúp duy trì sự minh bạch, uy tín trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Báo cáo thuế đòi hỏi kiểm toán viên phải tập trung, tỉ mỉ để đảm bảo tính chính xác trong việc thu thập và xử lý thông tin. Hiện nay, các phần mềm quản lý thuế là một cách hiệu quả để giải quyết những số liệu phức tạp, doanh nghiệp nên tìm hiểu và cân nhắc sử dụng nhằm tiết kiệm thời gian và đảm bảo các số liệu không bị sai sót.