Nên lưu hóa đơn điện tử như thế nào?
|
 Áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần nắm được quy định quản lý hóa đơn điện tử đầu vào. Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử theo luật là bao lâu, có những hình thức nào để theo dõi, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử? Show Hóa đơn điện tử đầu vào là một hình thái của hóa đơn đầu vào theo quy định của Tổng cục Thuế ban hành. Theo quy định tại Nghị định 123/2020, từ 01/07/2022, toàn bộ các doanh nghiệp phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Theo chủ trương áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc theo 2 giai đoạn, nhiều tỉnh thành đã gần như hoàn thành kế hoạch. Điều đó có nghĩa là sắp tới các loại hóa đơn, kể cả hóa đơn đầu vào đều sẽ được chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Theo Luật Kế toán và Luật giao dịch điện tử, doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm, tương tự như khi sử dụng và lưu trữ hóa đơn giấy. >> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử. 2. Nguyên tắc lưu trữ hóa đơn điện tửTheo Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, khi lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý các nguyên tắc dưới đây:
>> Tham khảo: Quy định về hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra. 3. Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tửTheo Thông tư 32/2011/TT-BTC, điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào:
Bên mua cũng cần lưu trữ hóa đơn điện tử. 4. Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vàoĐối với bên mua, khi nhận hóa đơn điện tử đầu vào, bên mua có thể sao chép toàn bộ dữ liệu hóa đơn vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra, dữ liệu hóa đơn điện tử còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo an toàn, bảo mật, thuận tiện khi cần tra cứu thông tin. Hóa đơn điện tử bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (file XML). Vì vậy, bên mua cũng có thể lưu trữ hóa đơn điện tử bằng 2 dạng là PDF và XML. >> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử. Lưu ý: file PDF chỉ là bản thể hiện của hóa đơn điện tử nên không có giá trị pháp lý. Kết luậnTrên đây là quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào: Doanh nghiệp cần lưu trữ bao lâu, bằng hình thức nào. Chủ trương của Chính Phủ, Bộ Tài Chính là đến 1/7/2022 sẽ áp dụng hóa đơn điện tử trên phạm vi cả nước nên các doanh nghiệp cần lưu ý nắm vững các quy định về hóa đơn điện tử nêu trên để triển khai và sử dụng thuận lợi. Để được tư vấn thủ tục mua hóa đơn điện tử nhanh chóng, thuận tiện, hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, doanh nghiệp có thể liên hệ Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn và tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp: CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
|
