Về định nghĩa, nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát con người, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu.
Như vậy có thể thấy, nhà quản trị làm việc trong một tổ chức. Tổ chức là một sự xếp đặt người một cách hệ thống nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định, chúng có ba đặc trưng cơ bản:
- Có mục đích riêng biệt thể hiện thông qua các mục tiêu cụ thể
- Có nhiều người chia sẻ và thực hiện mục đích
- Có cấu trúc, quan hệ, phát triển thành một kiểu sắp đặt nhất định.
Trong một tổ chức thông thường sẽ có 2 vai trò khác nhau. Đầu tiên là nhà quản trị như chúng ta đã biết, các bộ phận còn lại được gọi chung với tên gọi là Người thừa hành. Người thừa hành là người trực tiếp làm một công việc hay một nhiệm vụ, và không có trách nhiệm trông coi công việc của những người khác. Cấp trên của người thừa hành chính là các nhả quản trị trực tiếp.
Các cấp bậc của nhà quản trị
Hiện tại người ta chia nhà quản trị thành 4 cấp bậc khác nhau: nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp giữa, nhà quản trị cấp cơ sở và các nhân viên thừa hành.
Nhà quản trị cấp caoNhà quản trị cấp cao là một nhóm nhỏ các nhà quản trị ở cấp bậc cao nhất trong tổ chức, chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng trong tổ chức. Công việc của họ là xây dựng chiến lược hành động và phát triển tổ chức, đề ra các mục tiêu dài hạn và các giải pháp lớn để thực hiện…
- Kiến tạo tầm nhìn phát triển tổ chức
- Xây dựng các kế hoạch và chiến lược dài hạn.
- Quyết định và triển khai các chương trình thay đổi tổ chức [cơ cấu tổ chức, văn hoá].
- Lựa chọn các nhân sự chủ chốt của công ty.
- Điều phối hoạt động của công ty.
- Đánh giá thành tích chung của công ty và các bộ phận.
- Kiểm soát việc thực hiện chiến lược và mục tiêu chung của công ty.
Chức danh của cấp quản trị này là: Chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, các ủy viên hội đồng quản trị, các tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc…
Nhà quản trị cấp trung/cấp giữaBao gồm những nhà quản trị ở cấp chỉ huy trung gian, họ là cấp trên của các nhà quản trị cấp cơ sở và là cấp dưới của các nhà quản trị cấp cao. Họ có nhiệm vụ thực hiện các kế hoạch và chính sách của tổ chức, họ vừa quản trị các quản trị viên cấp cơ sở vừa điều khiển các nhân viên khác.
- Lập các kế hoạch trung hạn và chuẩn bị các kế hoạch dài hạn để cấp trên phê duyệt dựa trên chiến lược công ty.
- Thiết lập các chính sách của phòng/ban
- Xem xét các báo cáo ngày và báo cáo tuần về sản xuất hoặc bán hàng.
- Đánh giá thành tích quản lý đề xác định năng lực và sự sẵn sàng cho đề bạt.
- Tư vấn cho cấp dưới về các vấn đề sản xuất, nhân sự hoặc các vấn đề khác.
- Tuyển dụng và lựa chọn nhân sự.
Chức danh của cấp quản trị này là: Trưởng phòng, trưởng ban, cửa hàng trưởng, quản đốc, trưởng khoa…
Nhà quản trị cấp cơ sởBao gồm những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của nhà quản trị trong một tổ chức. Nhiệm vụ của họ là thường xuyên hướng dẫn, đôn đốc, điều khiển những người thừa hành và họ cũng tham gia trực tiếp thực hiện các công việc cụ thể như những người dưới quyền họ.
- Lập các kế hoạch ngắn hạn và chi tiết.
- Phân công công việc cụ thể.
- Giám sát hoạt động hàng ngày.
- Đánh giá thành tích của cấp dưới.
- Duy trì liên lạc chặt chẽ với các nhân viên thừa hành nhằm tạo động lực, truyền thông chính sách và hỗ trợ nhân viên.
Chức danh của cấp quản trị này là: Tổ trưởng, đốc công, trưởng ca…
Kỹ năng của nhà quản trị
Để thực hiện nhiệm vụ quản trị có hiệu quả, nhà quản trị cần phải có những kỹ năng nhất định, đó là các kỹ năng chung cho mọi nhà quản trị. Theo Robert Katz thì các nhà quản trị cần có ba loại kỹ năng quản trị như sau:
- Kỹ năng kỹ thuật [kỹ năng chuyên môn]: là kỹ năng vận dụng những kiến thức chuyên môn, kỹ thuật và các nguồn tài nguyên để thực hiện công việc cụ thể. Kỹ năng kỹ thuật chính là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị, hay những khả năng cần thiết của họ nhằm thực hiện một công việc cụ thể nào đó. Ví dụ như việc thiết kế máy móc của trưởng phòng kỹ thuật, việc xây dựng chương trình nghiên cứu thị trường của trưởng phòng Marketing… Kỹ năng này nhà quản trị có được bằng cách thông qua con đường học tập, rèn luyện.
- Kỹ năng nhân sự [kỹ năng giao tiếp]: là kỹ năng cùng làm việc, động viên, điều khiển con người trong tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi và thúc đẩy hoàn thành công việc chung. Nhà quản trị phải thực hiện công việc của mình thông qua những người khác nên kỹ năng nhân sự có ý nghĩa hết sức quan trọng, phản ánh khả năng lãnh đạo của nhà quản trị. Kỹ năng nhân sự của nhà quản trị được thể hiện trong các công việc như phát hiện nhân tài, sử dụng đúng khả năng, liên kết những cá nhân, tạo ra môi trường thuận lợi để thu hút sự cống hiến tốt nhất của nhân viên.
- Kỹ năng tư duy [kỹ năng bao quát]: là khả năng nhìn thấy bức tranh tổng thể, những vấn đề phức tạp của toàn bộ tổ chức và biết cách làm cho các bộ phận trong tổ chức gắn bó với nhau. Những nhà quản trị có kỹ năng tư duy luôn nhìn thấy được tất cả các hoạt động và các mối quan hệ giữa các hoạt động ấy. Chẳng hạn, khi giải quyết một vấn đề nào đó, nhà quản trị không chỉ xem xét vấn đề đó một cách độc lập mà còn tính đến mối liên hệ của vấn đề đó với những vấn đề khác. Kỹ năng tư duy là kỹ năng rất quan trọng đối với nhà quản trị cấp cao. Các chiến lược, kế hoạch, chính sách và quyết định của nhà quản trị cấp cao thường phụ thuộc vào tư duy chiến lược của họ.
Kỹ năng chuyên môn là khả năng làm việc với các sự vật
Kỹ năng nhân sự là khả năng làm việc với con người
Kỹ năng tự duy là khả năng làm việc với các ý tưởng và khái niệm
Mối quan hệ giữa cấp bậc quản trị và kỹ năng quản trị
Các nhà quản trị phải có đầy đủ cả ba kỹ năng chung nói trên, nhưng tầm quan trọng của mỗi loại kỹ năng sẽ thay đổi theo từng cấp bậc quản trị trong tổ chức. Nói chung, kỹ năng kỹ thuật giảm dần sự quan trọng khi nhà quản trị lên cao dần trong hệ thống cấp bậc. Ở cấp càng cao, các nhà quản trị cần phải có nhiều kỹ năng tư duy hơn. Kỹ năng nhân sự cần thiết đối với nhà quản trị ở mọi cấp vì nhà quản trị nào cũng phải làm việc với con người.
Mối quan hệ giữa cấp bậc quản trị và các chức năng của quản trị
Các chức năng của quản trị bao gồm 4 chức năng chính: Hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm soát. Những chức năng này phổ biến đối với mọi nhà quản trị ở mọi cấp bậc. Tuy nhiên, có sự khác biệt về sự phân phối thời gian cho các chức năng quản trị giữa các cấp quản trị. Theo nghiên cứu của Mahoney, nhà quản trị cấp cao dành 64% thời gian cho công tác hoạch định và tổ chức, trong lúc nhà quản trị trung cấp chỉ dành 51% thời gian cho công tác này và nhà quản trị cấp thấp chỉ dành 39%.
Xem thêm: Tổng quan về quản trị
Từ số liệu ở bảng trên chúng ta có thể nhận xét, trong cùng một tổ chức, nhà quản trị cấp cao sẽ dùng nhiều thời gian hơn để thực hiện chức năng tổ chức [36%] và hoạch định [28%]. Ngược lại, nhà quản lý cấp cơ sở thì chủ yếu thực hiện chức năng điều khiển [51%]. Còn nhà quản trị cấp trung thì phần lớn thời gian để điều khiển [36%] và tổ chức [33%].
Xu hướng quản trị
Có thể nói công việc của nhà quản trị đã thay đổi không ngừng, rõ rệt nhất là từ việc tập trung vào vai trò quản lý, điều hành chuyển sang đào tạo, hướng dẫn, điều phối và hỗ trợ nhân viên. Nhiều nhà quản trị ngày nay đã giảm bớt quyền hạn quyền lực của mình. Sau đây là một số xu hướng quản trị của Brian Dumaine:
- Chuyển từ việc suy nghĩ mình là quản lý, ông chủ sang người tư vấn nội bộ trong công ty.
- Chuyển đổi từ việc ra lệnh sang hỗ trợ, hướng dẫn nhân viên để hoàn thành công việc.
- Không còn một mô hình cấu trúc doanh nghiệp cứng nhắt, thay vào đó thay đổi linh hoạt theo sự thay đổi của thị trường.
- Cho nhân viên của mình tham gia vào việc đưa ra ý kiến và quyết định
- Chia sẻ thông tin với mọi người
- Nắm vững nhiều lĩnh vực, kiến thức quản lý hơn trước
- Tập trung vào kết quả công việc nhiều hơn là thời gian làm việc của nhân viên.
Có thể thấy, tầm quan trọng của lãnh đạo cao nhất trong các tổ chức có thể được nhìn thấy. Mặc dù bên chịu trách nhiệm quản lý cao nhất có quyền ủy quyền các hoạt động, bên này phải là người tham gia tích cực vào hệ thống quản lý cũng như trong việc duy trì hệ thống. Vậy nhà quản trị cao cấp là ai và một nhà quản trị cao cấp cần có những ký năng gì? Để tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này, bài viết dưới đây của Luật Dương Gia sẽ cung cấp cho bạn đọc nội dung liên quan đến: ” Nhà quản trị cấp cao là gì? Kỹ năng cầm cố của quản trị cấp cao”
Tổng đài Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7: 1900.6568
1. Nhà quản trị cấp cao là gì?
– Theo NBR ISO 9000: 2015 về quản lý chất lượng – Thuật ngữ và định nghĩa, nhà quản trị cấp cao “là một người hoặc một nhóm người chỉ đạo và kiểm soát một tổ chức ở cấp cao nhất.” Nó cũng tuyên bố rằng “Lãnh đạo cao nhất có quyền giao quyền và cung cấp các nguồn lực trong tổ chức.”
– Điều này có nghĩa là nhà quản lý cao nhất là người nắm giữ quyền hạn, nguồn lực và quyền ra quyết định liên quan đến những thay đổi tại công ty. Ngoài sự lãnh đạo, tổ chức này cũng cần thể hiện cam kết đối với hệ thống quản lý chất lượng.
– Tiêu chuẩn được thừa nhận là không có nghĩa vụ liên quan đến [các] vị trí phải đảm nhận vai trò này. Tuy nhiên, điều quan trọng là người này hoặc nhóm này phải nhận thức được trách nhiệm của mình và thể hiện kiến thức, sự cam kết và tham gia tích cực trong suốt quá trình liên quan đến hệ thống quản lý.
2. Nhà quản trị cấp cao tên tiếng Anh là gì?
– Nhà quản trị cấp cao tên tiếng Anh là: ” Top managers”
3. Kỹ năng cần có của quản trị cấp cao.
– Quản trị cấp cao chịu trách nhiệm thiết lập các chính sách, hướng dẫn và mục tiêu chiến lược, cũng như cung cấp khả năng lãnh đạo và chỉ đạo quản lý chất lượng trong tổ chức. Nó cũng phải thiết lập những người chịu trách nhiệm và yêu cầu họ chịu trách nhiệm về nhiều quy trình của hệ thống quản lý.
+ Chịu trách nhiệm về hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng;
+ Đảm bảo rằng chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng được thiết lập cho hệ thống quản lý chất lượng và tương thích với bối cảnh và định hướng chiến lược của tổ chức;
+ Đảm bảo tích hợp các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng vào các quá trình kinh doanh của tổ chức;
+ Thúc đẩy việc sử dụng phương pháp tiếp cận theo quy trình và tư duy dựa trên rủi ro;
+ Đảm bảo rằng các nguồn lực cần thiết cho Hệ thống quản lý chất lượng luôn sẵn có;
+ Truyền đạt tầm quan trọng của việc quản lý chất lượng hiệu quả và việc tuân thủ các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng;
+ Đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng đạt được các kết quả dự kiến;
+ Thu hút, chỉ đạo và hỗ trợ mọi người đóng góp vào hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng;
+ Thúc đẩy cải tiến;
+ Hỗ trợ các vai trò quản lý có liên quan khác để thể hiện khả năng lãnh đạo của họ khi nó áp dụng cho các lĩnh vực phụ trách của họ;
+ Thể hiện khả năng lãnh đạo và cam kết đối với trọng tâm của khách hàng;
+ Đảm bảo rằng các trách nhiệm và quyền hạn cho các vai trò liên quan được phân công, truyền đạt và hiểu rõ trong tổ chức.
+ Thực hiện việc xem xét quản lý hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức;
+ Thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách chất lượng;
+ Đảm bảo rằng các trách nhiệm và quyền hạn cho các vai trò liên quan được phân công, truyền đạt và hiểu rõ trong tổ chức.
– Chi tiết của từng trách nhiệm này có thể được tìm thấy ngay trong các tiêu chuẩn. Tuy nhiên, danh sách này cho thấy vai trò này quan trọng và sống còn như thế nào trong một tổ chức. Mục cuối cùng nhấn mạnh rằng ngoài việc chuẩn bị cho công ty đối mặt với mọi thách thức, lãnh đạo cấp cao còn giúp các đội thực hiện vai trò của họ. Do đó, mọi người ở công ty phải tham gia và sẵn sàng làm cho mọi việc xảy ra. Các nhà lãnh đạo nên cho nhân viên thấy rằng lãnh đạo là thứ luôn áp dụng cho mọi lĩnh vực và mỗi vai trò đều có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ và / hoặc sản phẩm do tổ chức sản xuất.
– Một trong những trách nhiệm được đề cập ở trên là việc xem xét của lãnh đạo đối với hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức. Theo các điều khoản của tiêu chuẩn: “Lãnh đạo cao nhất phải xem xét hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức, theo các khoảng thời gian đã định, để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng luôn phù hợp, đầy đủ, hiệu quả và phù hợp với định hướng chiến lược của tổ chức.”
– Nói cách khác, sau khi hệ thống quản lý được triển khai, quản trị cấp cao phải giám sát việc thực hiện các kết quả thu được, ngoài việc xác minh xem các yêu cầu đã thiết lập có được đáp ứng hay không và những cải tiến nào có thể gia tăng giá trị. Đánh giá này đánh giá liệu các chỉ số được xác định có thực sự cho thấy hiệu quả của hệ thống hay không. Ngoài ra, điều quan trọng là phải xác minh sự tuân thủ các yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan khác.
– Theo đó, quản trị cao nhất cùng với tất cả các nhà lãnh đạo của công ty, cần biết, tham gia và quan trọng nhất là khuyến khích chất lượng để hình thành văn hóa chất lượng. Lãnh đạo là không thể thiếu để QMS hoàn thành các mục tiêu chiến lược của tổ chức, do đó làm tăng sự hài lòng của khách hàng.
– Đây không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, nhưng những người đảm nhiệm vai trò này chắc chắn sẽ lan tỏa nỗ lực này để đạt được kết quả thành công cho công ty, thiết lập và đảm bảo một hệ thống quản lý tương tác với các quyết định chiến lược của doanh nghiệp.
– Quản trị cao nhất chịu trách nhiệm về các quá trình hoàn thành các hoạt động một cách hiệu quả cùng với và thông qua những người khác cũng như thiết lập và đạt được các mục tiêu của công ty thông qua việc thực hiện bốn chức năng quản lý cơ bản: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Cả hai bộ quy trình đều sử dụng nhân lực, tài chính và vật lực.
– Sau khi theo dõi các nhà quản lý trong vài tuần, để đáp ứng nhiều nhu cầu trong việc thực hiện các chức năng của họ, các nhà quản lý đảm nhận nhiều vai trò. Vai trò là một tập hợp các hành vi có tổ chức đã xác định 10 vai trò chung cho công việc của tất cả các nhà quản lý. Vai trò giữa các cá nhân đảm bảo rằng thông tin được cung cấp. Các vai trò quyết định sử dụng đáng kể thông tin. Việc thực hiện các vai trò quản lý và các yêu cầu của các vai trò này có thể được thực hiện vào những thời điểm khác nhau bởi cùng một người quản lý và ở những mức độ khác nhau, tùy thuộc vào cấp độ và chức năng của quản lý. 10 vai trò được mô tả riêng lẻ, nhưng chúng tạo thành một tổng thể tích hợp.
– Ba vai trò giữa các cá nhân chủ yếu liên quan đến các mối quan hệ giữa các cá nhân. Trong vai trò bù nhìn, người quản lý đại diện cho tổ chức trong mọi vấn đề về hình thức. Người quản lý cấp cao nhất đại diện cho công ty về mặt pháp lý và xã hội đối với những người bên ngoài tổ chức. Người giám sát đại diện cho nhóm làm việc với cấp quản lý cao hơn và cấp quản lý cao hơn đối với nhóm làm việc.
– Trong vai trò liên lạc, người quản lý tương tác với đồng nghiệp và những người bên ngoài tổ chức. Người quản lý cấp cao nhất sử dụng vai trò liên lạc để có được sự ủng hộ và thông tin, trong khi người giám sát sử dụng vai trò này để duy trì quy trình công việc thường xuyên. Vai trò nhà lãnh đạo xác định các mối quan hệ giữa người quản lý và nhân viên.
– Các mối quan hệ trực tiếp với những người trong vai trò giữa các cá nhân đặt người quản lý vào một vị trí duy nhất để có được thông tin. Do đó, ba vai trò thông tin chủ yếu liên quan đến các khía cạnh thông tin của công việc quản lý. Trong vai trò giám sát, người quản lý tiếp nhận và thu thập thông tin. Trong vai trò của người phổ biến, người quản lý truyền những thông tin đặc biệt vào tổ chức. Người quản lý cấp cao nhất nhận và truyền nhiều thông tin từ những người bên ngoài tổ chức hơn là người giám sát. Trong vai trò người phát ngôn, người quản lý phổ biến thông tin của tổ chức vào môi trường của nó. Do đó, người quản lý cấp cao nhất được xem như một chuyên gia trong ngành, trong khi người giám sát được xem như một chuyên gia đơn vị hoặc bộ phận.
– Quyền truy cập thông tin duy nhất đặt người quản lý vào trung tâm của việc ra quyết định của tổ chức. Các nhà quản lý có bốn vai trò quyết định. Trong vai trò doanh nhân, người quản lý khởi xướng sự thay đổi. Trong vai trò xử lý xáo trộn, người quản lý đối phó với các mối đe dọa đối với tổ chức. Trong vai trò người phân bổ nguồn lực, người quản lý chọn nơi tổ chức sẽ sử dụng các nỗ lực của mình. Trong vai trò người đàm phán, người quản lý thay mặt tổ chức đàm phán. Người quản lý cấp cao nhất đưa ra quyết định về toàn bộ tổ chức, trong khi người giám sát đưa ra quyết định về đơn vị công việc cụ thể của họ.
– Người giám sát thực hiện những vai trò quản lý này nhưng với sự nhấn mạnh khác với những người quản lý cấp cao hơn. Quản lý giám sát được tập trung hơn và có triển vọng ngắn hạn. Do đó, vai trò bù nhìn trở nên ít quan trọng hơn và vai trò xử lý xáo trộn và thương lượng tăng tầm quan trọng đối với người giám sát. Vì vai trò lãnh đạo xuyên suốt mọi hoạt động, nên vai trò người lãnh đạo là một trong những vai trò quan trọng nhất trong tất cả các vai trò ở mọi cấp quản lý.
– Về bản chất của công việc quản lý có ý nghĩa như thế nào đối với bạn? Mặt khác, công việc quản lý là mạch máu của hầu hết các tổ chức vì nó phục vụ cho việc biên đạo và thúc đẩy các cá nhân làm những điều tuyệt vời. Công việc quản lý rất thú vị và khó có thể tưởng tượng rằng sẽ có lúc thiếu hụt nhu cầu về những nhà quản lý có năng lực và năng lực.
– Mặt khác, công việc quản lý nhất thiết phải có nhịp độ nhanh và rời rạc, nơi các nhà quản lý ở tất cả các cấp bày tỏ quan điểm rằng họ phải xử lý nhiều thông tin hơn và đưa ra nhiều quyết định hơn những gì họ có thể tưởng tượng. Vì vậy, giống như các tổ chức thành công nhất dường như có các chiến lược được hình thành và thực thi tốt, thì các nhà quản lý cũng cần có những chiến lược tốt về cách họ sẽ tiếp cận công việc của mình.