Hướng dẫn scan bằng máy photocopy ricoh 2075 Informational, Transactional năm 2024
Scan còn gọi là máy quét, là thiết bị quét các thông tin dữ liệu (hình ảnh và chữ) trên giấy tờ hoặc trên thẻ cứng (namecard) thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại bằng công nghệ quang học của máy scan. Công nghệ quét ánh sáng này ghi nhận thông tin cần quét dạng bản cứng rồi chuyển sang dạng bản mềm để lưu trữ vào thiết bị. Show
Kết quả sau khi scan dữ liệu sẽ được chuyển sang file lưu trữ như JPEG, PDF, BMP,… Định dạng lưu trữ sẽ do người dùng lựa chọn phù hợp với yêu cầu công việc. Máy scan có cách thức hoạt động ngược so với máy in và máy photocopy. Đối với máy scan thực hiện thao tác chuyển các giấy tờ ở dạng bản cứng sang các file dạng bản mềm (tập tin, tài liệu) lưu trữ trên máy tính và những file này có thể chuyển sang dạng word, excel để chỉnh sửa thêm. Còn máy photocopy là chuyển hình ảnh bản mềm thành dạng bản cứng (tài liệu giấy). 2. Sử dụng scan tài liệu trong trường hợp nào?Scan là chức năng hữu ích được tích hợp trong máy photocopy giúp doanh nghiệp lưu trữ tài liệu dễ dàng và nhanh chóng. Doanh nghiệp thường sử dụng máy photocopy tích hợp scan để hỗ trợ lưu trữ và sao chép tài liệu quan trọng. Chức năng scan ra đời thay thế cho phương thức lưu trữ tài liệu truyền thống. Phương thức lưu trữ truyền thống sẽ không bảo quản tài liệu trong thời gian dài, dễ bị thất lạc. Đặc biệt những doanh nghiệp hoạt động đã lâu có số lượng tài liệu và giấy tờ quan trọng rất nhiều. Vì vậy, doanh nghiệp sử dụng chức năng scan để giúp cho việc lưu trữ và sao chép tài liệu bản gốc một cách đơn giản, dễ dàng hơn. Giảm nguy cơ mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn. Sử dụng scan để số hóa tài liệu lưu trữ dưới dạng PDF và cài đặt mã bảo mật quyền truy cập. Tăng cường độ bảo mật cho dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp, tránh bị rò rỉ thông tin mật. Trong trường hợp tài liệu của doanh nghiệp bạn bị mất, nếu bạn đã scan tài liệu và lưu trên ứng dụng như: đám mây, google drive,… thì sẽ khôi phục lại được những dữ liệu đã bị mất. Scan còn tích hợp chức năng chia sẻ tài liệu, được quét qua mail để bạn có thể truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi. 3. Chi tiết cách scan trên máy photocopy3.1. Scan tài liệuCác bước scan tài liệu trên máy tính cài đặt phần mềm scan:
3.2. Scan màuCách scan trên máy photo trong trường hợp muốn scan màu, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác như trên. Để điều chỉnh scan màu, ở bước 2 bạn chọn lệnh Full Color / Text Photo để scan màu. Các thao tác còn lại tương tự như scan tài liệu thường. 3.3. Scan hai mặtCách scan trên máy photo trong trường hợp bạn muốn scan hai mặt, chỉ cần thực hiện theo các thao tác như scan tài liệu thường. Thay vào đó, ở bước 2 bạn chọn lệnh “Tablet” hoặc lệnh “Original Feed Type” và bấm “2 Sided Original” để scan hai mặt. 4. Hướng dẫn scan trên các loại máy photocopy4.1. Cách scan trên máy photocopy RicohCác bước để thực hiện scan trên máy photocopy Ricoh:
(Nguồn: https://photocopyricoh.vn/) 4.2. Cách scan trên máy photocopy HPCác bước để thực hiện scan trên máy photocopy HP:
(Nguồn: https://www.hp.com/) 4.3. Cách scan trên máy photocopy ToshibaCác bước để thực hiện scan trên máy photocopy Toshiba:
4.4. Cách scan trên máy photocopy Fuji XeroxCác bước để thực hiện scan trên máy photocopy Fuji Xerox:
(Nguồn: https://www-fbvn.fujifilm.com/) 5. Tổng kếtQua bài viết ATALINK chia sẻ, hy vọng đã cung cấp đầy đủ thông tin về cách scan trên máy photo của một số thương hiệu nổi tiếng, cũng như tầm quan trọng của scan trong việc lưu trữ và sao chép tài liệu. Mỗi thương hiệu sẽ có cách scan trên máy photo khác nhau, doanh nghiệp nên lưu ý để máy photocopy vận hành tốt và lâu dài. Trên Sàn giao dịch thương mại điện tử B2B ATALINK có nhiều nhà cung cấp uy tín về các loại sản phẩm máy photocopy tích hợp scan cho văn phòng với nhiều thương hiệu nổi tiếng như: Samsung, Canon, HP,… Với cam kết hàng chính hãng, chất lượng cao và giá cả phải chăng, ATALINK là địa chỉ đáng tin cậy để Quý Doanh nghiệp tìm mua sản phẩm. Sàn Thương mại điện tử B2B ATALINK cũng là lựa chọn tuyệt vời dành cho những doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thiết bị văn phòng với: Cơ hội chốt đơn nhanh chóng qua việc chào hàng trực tiếp đến hơn 12.000+ Doanh nghiệp khách hàng mục tiêu |