Hoàn trả tiền tạm ứng tiếng anh là gì năm 2024

Quy trình này quy định thống nhất về chính sách và những thủ tục trong việc yêu cầu tạm ứng và thực hiện việc quyết toán tạm ứng

Phần mềm quản lý doanh nghiệp Vitranet24 tích hợp quy trình Tạm ứng, hoàn ứng linh hoạt và hoàn chỉnh:

Mục đích: Quy trình này quy định thống nhất về chính sách và những thủ tục trong việc yêu cầu tạm ứng và thực hiện việc quyết toán tạm ứng.

Phạm vi áp dụng: Quy trình này áp dụng cho việc yêu cầu tạm ứng và thực hiện việc quyết toán tạm ứng tại văn phòng Công ty.

Các bước hoạt động của quy trình tạm ứng:

STT

Nội dung

1

Khi có nhu cầu tạm ứng, Người Yêu Cầu (Người YC) chuẩn bị Phiếu Đề Nghị Tạm Ứng (ĐNTU) hoặc Tạm Ứng Đi Công Tác (TUCT) làm một liên rồi chuyển cho Trưởng bộ phận ký kiểm tra.

2

Người YC sẽ nộp ĐNTU (hoặc TUCT) cho Kế toán để kiểm tra và xác nhận số dư tạm ứng tính đến ngày tạm ứng Nếu việc tạm ứng không tuân thủ theo Qui định chung của Công ty, Kế toán sẽ trả lại người YC.

3

Kế toán sau khi kiểm tra, đồng ý sẽ chuyển ĐNTU (hoặc TUCT) cho Kế toán trưởng để xem xét và ký kiểm soát. Các ĐNTU hoặc TUCT không được duyệt sẽ được chuyển lại cho Kế toán kiểm tra hoặc trả lại Người YC.

4

Kế toán sau khi kiểm tra sẽ chuyển ĐNTU (hoặc TUCT) đã được Kế toán trưởng ký kiểm soát cho BGĐ xem xét và ký duyệt. Các ĐNTU hoặc TUCT không được duyệt sẽ được chuyển lại cho Kế toán kiểm tra hoặc trả lại Người YC.

5

ĐNTU (hoặc TUCT) sau khi được KTT và BGĐ duyệt sẽ được chuyển lại cho Kế toán lập phiếu chi..

6

Khi PC đã được Kế toán trưởng chấp thuận, Thủ Quỹ sẽ chuẩn bị tiền để chi cho Người YC và yêu cầu Người nhận tiền ký tên vào PC, đồng thời đóng dấu “ĐÃ THANH TOÁN”.

7

PC và ĐNTU (hoặc TUCT) được kế toán kiểm tra lại để đảm bảo đầy đủ chữ ký, lưu và theo dõi hoàn ứng sau này.

Các bước hoạt động của quy trình hoàn ứng:

· Là nối tiếp của quy trình tạm ứng, có nghĩa là 2 quy trình này sẽ là một quy trình, kết thúc của quy trình TẠM ỨNG, quy trình vẫn nằm đó chờ cho đến khi người đi công tác về và thực hiện các hành động HOÀN ỨNG.

· Là quy trình độc lập, Kết thúc của quy trình TẠM ỨNG là kết thúc, không có sự liên hệ với các bước của quy trình HOÀN ỨNG.

STT

Nội dung

1

Khi đi công tác hoặc chi tiêu xong, Người YC tập hợp chứng từ và lập Bảng kê thanh toán tạm ứng (BKHU) và đính kèm với chứng từ gốc. Nếu đi công tác, LCT&GDD được duyệt cần phải chuẩn bị và đính kèm với BKHU.

Người YC sẽ nộp BKHU, LCT&GDD cùng với các chứng từ gốc liên quan cho Trưởng Bộ Phận để phê duyệt, rồi chuyển chứng từ thanh toán cho Kế Toán.

2

Khi nhận được BKHU, LCT&GDD đã được duyệt, Kế toán sẽ kiểm tra việc ký duyệt, tính chính xác và hợp lý của chi phí, hóa đơn chứng từ và số dư tạm ứng. Trong trường hợp không chấp nhận, kế toán chuyển trả lại người YC.

3

Nếu đã chính xác, Kế toán sẽ trình chứng từ quyết toán tạm ứng cho Kế Toán Trưởng theo qui định của Công ty để xem xét và ký kiểm soát. Các BKHU, LCT không được duyệt sẽ được trả lại cho kế toán để kế toán kiểm tra hoặc trả lại cho người YC.

4

Kế toán sẽ trình chứng từ quyết toán tạm ứng đã được Kế Toán Trưởng ký kiểm soát cho BGĐ phê duyệt theo qui định của Công ty. Các BKHU, LCT không được duyệt sẽ được trả lại cho kế toán để kế toán kiểm tra hoặc trả lại cho người YC.

5

Kế toán sẽ kiểm tra, ghi nhận nghiệp vụ, lập PC, PT, lấy chữ ký KTT và chuyển cho Thủ Quỹ để quyết toán thừa hay thiếu cho Người YC.

Sau khi đã chuẩn bị đủ các chứng từ, hoá đơn, nhân viên thực hiện các thủ tục quyết toán tạm ứng, khi đó bộ phận kế toán thường phát sinh các hoạt động sau:

1. Kế toán thanh toán kiểm tra và xác nhận các khoản chi tiêu theo đúng mục đích và quy định của công ty.
2. Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt quyết toán tạm ứng
3. Căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ, nếu số tiền tạm ứng lớn hơn số tiền đã chi, kế toán thanh toán thực hiện lập Phiếu thu để nhập quỹ số tiền thừa từ người nhận tạm ứng.
4. Nhân viên ký Phiếu thu và nộp tiền. Còn thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu để thu tiền, đồng thời ghi sổ quỹ
5. Kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu thu có chữ ký của thủ quỹ và người nộp tiền để ghi số kể toán tiền mặt.

3. Các bước thực hiện

Cách 1: Lập phiếu thu hoàn ứng bằng tiền mặt

Nghiệp vụ “Thu hồi tiền tạm ứng của nhân viên sau khi thực hiện quyết toán tạm ứng” được thực hiện trên phần mềm như sau:

• Vào phân hệ Quỹ\tab Thu, chi tiền, chọn chức năng Thêm\Thu tiền.
• Chọn lý do nộp là Thu hoàn ứng.

• Khai báo thông tin chứng từ, sau đó nhấn Cất.
• Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu thu cần in.

Cách 2: Lập phiếu thu tiền mặt số tiền thừa khi quyết toán tạm ứng

• Trên chứng từ quyết toán tạm ứng, vào Tiện ích, chọn Lập phiếu thu/chi tiền mặt số tiền thừa/thiếu để hạch toán số tiền thu hoàn ứng từ nhân viên.
• Chương trình tự động hiển thị giao diện phiếu thu tiền mặt tương ứng.

• Kiểm tra chứng từ và nhấn Cất

Lưu ý:

1. Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu thu hoàn ứng được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu thu trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu thu vào sổ quỹ . Trước khi hạch toán nghiệp vụ thu hồi tạm ứng của nhân viên, cần thực hiện nghiệp vụ chi tạm ứng trên phân hệ Quỹ\tab Thu, chi tiền\Chi tiền và nghiệp vụ quyết toán tạm ứng trên phân hệ Tổng hợp\tab Chứng từ nghiệp vụ khác\Quyết toán tạm ứng.