Do nhu cầu về thông tin và mục đích quản lý nhà nước về các lĩnh vực của đời sống xã hội mà việc soạn thảo và ban hành các văn bản hành chính là vô cùng phổ biển. Vậy Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính được thực hiện như thế nào?
Hãy theo dõi bài viết dưới đây liên quan đến vấn đề Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính để tìm được câu trả lời bạn nhé!
Thế nào là văn bản hành chính?
Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý.
Văn bản hành chính có những loại như sau:
Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm:Quyết định cá biệt;Chỉ thị cá biệt;Nghị quyết cá biệt.
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng.
Khi soạn thảo văn bản quản lý hành chính về cơ bản cũng phải đảm bảo các yêu cầu như đối với văn bản pháp quy những các văn bản này không có tính chất pháp lý.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản nói chung phải đảm bảo các nội dung: đề xuất văn bản, khởi thảo văn bản, sửa chữa dự thảo, duyệt dự thảo, đánh máy văn bản, chỉnh lý bản đánh máy, ký duyệt văn bản, vào sổ, gửi văn bản đi và lưu văn bản. Trong trình tự này, công đoạn sửa chữa, chỉnh lý và đánh máy có thể được thực hiện nhiều lần vào giai đoạn tiền thông qua. Riêng công đoạn đánh máy văn bản mang tính kỹ thuật thuần túy và không có ý nghĩa quyết định đối với trình tự ban hành. Cũng còn có thể thấy là trong từng công đoạn còn có các tiểu công đoạn nhất định. Ví dụ, trong công đoạn soạn thảo có thể phải trải qua các bước:
– Xác định vấn đề, nội dung cần soạn thảo trong văn bản
– Chọn thông tin, tài liệu;
– Lựa chọn tên loại, xác định thể thức;
– Xây dựng đề cương bản thảo;
– Soạn bản thảo
– Chỉnh sửa lại nội dung và hình thức văn bản đã soạn
– Hoàn thành văn bản
Một số yêu cầu khi soạn thảo văn bản hành chính
– Về ngôn ngữ:
Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản: Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; Dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng; viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt; khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành…
– Yêu cầu về thể thức văn bản:
Ban hành văn bản hành chính được thực hiện theo các nguyên tắc quy định tại Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, cụ thể:
” 1. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
5. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.”
Trên đây là nội dung bài viết về Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chínhhi vọng sẽ cung cấp những thông tin bổ ích đến bạn đọc.
Mục lục bài viết
- 1. Khái quát về văn bản pháp luật
- 2.Các yêu cầu của việc soạn thảo văn bản pháp luật.
- 2.1. Yêu cầu về tính hợp pháp của văn bản pháp luật.
- 2.2.Yêu cầu về thể thức của việc soạn thảo văn bản pháp luật
- 2.3. Yêucầu về nội dung trong soạn thảo văn bản pháp luật
- 2.4. Yêu cầu về văn phong trong soạn thảo văn bản pháp luật
- 3.Đánh giá thực trạng việc đáp ứng các yêu cầu trong soạn thảo văn bản pháp luật
1. Khái quát về văn bản pháp luật
Văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt bằng ngôn ngữ viết trên các chất liệu chuyên môn, thể hiện ý chí của một chủ thể tới chủ thể khác nhằm mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện một hành vi nhất định đáp ứng nhu cầu của người soạn thảo. Nói cách khác, văn bản là những tài liệu, giấy tờ được sử dụng trong hoạt động của các cá nhân, tổ chức, cơ quan nhà nước nhằm ghi nhận mục đích, hành vi hoạt động của các chủ thể tham gia các quan hệ xã hội khác nhau.
Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về định nghĩa của văn bản pháp luật, tuy nhiên có thể hiểu rằng văn bản pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, có tính quyền lực nhà nước và có tính pháp lý, mang tính bắt buộc và được đảm bảo thực hiện bởi Nhà nước. Văn bản pháp luật có những đặc điểm như: Do những chủ thể có thẩm quyền ban hành, văn bản pháp luật có hình thức do pháp luật quy định, được ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định, văn bản pháp luật chứa đựng ý chí của chủ thể và mang tính bắt buộc và được nhà nước đảm bảo thực hiện.
2.Các yêu cầu của việc soạn thảo văn bản pháp luật.
2.1. Yêu cầu về tính hợp pháp của văn bản pháp luật.
Một trong những yêu cầu đầu tiền và quan trọng của việc soạn thảo văn bản pháp luật là đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của văn bản. Trong nhà nước pháp quyền đây là điều kiện tạo lập nên nền pháp chế, đối với các cơ quan nhà nước đảm bảo các mệnh lệnh ban hành phải thống nhất, đối với cá nhân là khuôn khổ để tuân thủ pháp luật. Tính hợp pháp về nội dung của văn bản pháp luật là một trong những điều kiện bắt buộc ảnh hưởng đến hiệu lực của nó. Vì vậy, việc đặt ra yêu cầu này trong quá trình xây dựng văn bản pháp luật là điều hết sức cần thiết. Xem xét tính hợp pháp của văn bản pháp luật là việc đối chiếu các quy định trong nội dung của văn bản với nội dung của những văn bản pháp luật khác mà pháp luật quy định là chuẩn mực pháp lý bắt buộc, để đánh giá về sự phù hợp về nội dung giữa các văn bản đó tạo thành một hệ thống thống nhất của pháp luật quốc gia.
Khi xem xét các nội dung hợp pháp của văn bản pháp luật cần xem xét mối quan hệ giữa các văn bản trong hệ thống văn bản pháp luật. Trong phạm vi điều chỉnh nhất định, văn bản pháp luật thường không tồn tại biệt lập mà luôn có mối quan hệ với nhau. Vì vậy khi soạn thảo văn bản pháp luật cần đối chiếu các nội dung của văn bản pháp luật đang soạn thảo với nội dung của các văn bản pháp luật có liên quan để đánh giá về sự phù hợp và thống nhất giữa các văn bản. Bên cạnh đó, khi soạn thảo văn bản pháp luật đòi hỏi phải tuân thủ theo các nguyên tắc bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp. Các văn bản pháp luật được ban hành phải phù hợp với hiến pháp, tính hợp pháp của văn bản pháp luật là sự phù hợp của văn bản đó với thẩm quyền, nội dung, hình thức và phương pháp quản lý trong khuôn khổ của pháp luật. Tính hợp pháp đối với hoạt động xây dựng và ban hành văn bản pháp luật là sự phù hợp của hoạt động xây dựng và ban hành văn bản đó với các yêu cầu về thủ tục do luật định.
2.2.Yêu cầu về thể thức của việc soạn thảo văn bản pháp luật
Theo tác giả Vũ Trọng Phụng “Thể thức văn bản là những bộ phận cấu thành nên văn bản - đó là những yếu tố thông tin cần được thể hiện trong văn bản nhằm đảm bảo cho văn bản thống nhất, có giá trị pháp lý và tạo điều kiện cho việc sử dụng, quản lý văn bản được dễ dàng, thuận lợi". Một văn bản pháp luật đầy đủ thể thức yêu cầu phải có đủ các thành phần như: quốc hiệu, địa điểm, ngày tháng ban hành, tên cơ quan, tên đơn vị hình thành, số và ký hiệu, tên loại và trích yếu nội dung, nội dung, chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của cơ quan, địa điểm nơi văn bản pháp luật được gửi đến,... Bên cạnh đó, đối với mỗi loại văn bản thì sẽ có những yêu cầu khác nhau về thể thức của văn bản như:
Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Thể thức văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, chủ tịch nước được quy định tại nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14 của Uỷ ban thường vụ Quốc hội. Đối với các văn bản quy phạm pháp luật còn lại được quy định tại nghị định số 34/2016/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Đối với văn bản hành chính: Mới đây chính phủ đã ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Đây là hướng dẫn mới nhất về thể thức trình bày văn bản hành chính. Nghị định này đã khắc phục những nội dung liên quan đến công tác văn thư chưa được điều chỉnh bởi các quy phạm pháp luật hoặc là đã được quy định nhưng chưa phù hợp với thực tiễn.
2.3. Yêucầu về nội dung trong soạn thảo văn bản pháp luật
Nội dung của văn bản pháp luật là phần quan trọng nhất bao gồm những yêu cầu cụ thể sau: Nội dung của văn bản pháp luật phải phù hợp với đường lối của Đảng, nội dung của văn bản phải phản ánh nguyện vọng của nhân dân lao động, đảm bảo tính cụ thể.
Thứ nhất, văn bản pháp luật phải có nội dung phù hợp với đường lối của Đảng các nội dung quan trọng được quán triệt hầu hết ở các văn bản đều phản ánh kịp thời đường lối, chính sách của Đảng trong từng giai đoạn lịch sử. Ở nước ta, Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật do vậy khi ban hành các văn bản pháp luật cần đảm bảo yếu tố chính trị, thể chế hóa đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng. Để đảm bảo sự phù hợp giữa văn bản pháp luật với đường lối, chính sách, chủ trương của Đảng thì yêu cầu người soạn thảo văn bản phải hiểu rõ và đúng bản chất mối quan hệ giữa Đảng và Nhà nước trong việc xây dựng, hoạch định và thể chế hoá các chính sách để phát triển đất nước. Đối với những loại văn bản cụ thể sẽ có những yêu cầu khác nhau, cụ thể như: Với văn bản quy phạm pháp luật yếu tố chính trị được thể hiện trong những quy định chung thống nhất được áp dụng trên phạm vi cả nước hoặc địa phương. Đối với văn bản áp dụng pháp luật yếu tố chính trị được thể hiện qua việc các văn bản kịp thời tổ chức thực hiện các nhiệm vụ chính trị trong từng giai đoạn cụ thể.
Thứ hai, văn bản pháp luật phải thể hiện ý chí của nhân nhân lao động. Bản chất của nhà nước ta là nhà nước của dân, do dân và vì dân, nhân dân lao động vừa là chủ thể và là đối tượng của quyền lực nhà nước. Việc phản ánh ý chí nguyện vọng của nhân dân là việc thể hiện thực tiễn cuộc sống, những mong muốn chính đáng của nhân dân lao động trong xã hội. Nhân dân sử dụng pháp luật để thể hiện ý chí của mình trong việc đóng góp ý kiến, giám sát, thảo luận về các vấn đề trong xã hội. Nhân dân là đối tượng chủ yếu thực thi pháp luật, khi xây dựng và soạn thảo văn bản pháp luật cần thận trọng, cân nhắc, lựa chọn cách thức điều chỉnh để đảm bảo sự hài hòa giữa lợi ích của nhà nước, xã hội với các cá nhân, tổ chức xã hội, trách chủ quan duy ý chí, xa rời thực tiễn.
Thứ ba, khi soạn thảo văn bản pháp luật các thông tin được đưa vào sử dụng phải được xử lý,mang tính khả thi, đảm bảo tính chính xác cao. Không nên viết những nội dung khó hiểu, trừu tượng, mang nhiều nghĩa hay lặp lại từ các văn bản pháp luật khác. Khi đưa vào văn bản những nội dung thiếu chính xác, thiếu cụ thể có thể dẫn đến việc thực thi pháp luật, quan liêu trong quản lý, không có ý nghĩa thiết thực trong hoạt động quản lý của nhà nước. Vì vậy khi soạn thảo văn bản pháp luật cần đảm bảo tính chính xác cao, cụ thể hoá các nội dung, xác định đúng thẩm quyền áp dụng, nâng cao hiệu quả xây dựng pháp luật.
2.4. Yêu cầu về văn phong trong soạn thảo văn bản pháp luật
Ngôn ngữ đóng vai trò quan trọng trong việc soạn thảo văn bản pháp luật. Ngôn ngữ trong văn bản pháp luật là hệ thống những từ được kết hợp theo quy tắc trong tiếng Việt, được Nhà nước sử dụng đế thể hiện nội dung các văn bản pháp luật. Các đặc điểm cơ bản của văn phong được sử dụng trong văn bản pháp luật:
Thứ nhất, ngôn ngữ được sử dụng trong văn bản pháp luật là ngôn ngữ viết, khi sử dụng ngôn ngữ viết người soạn thảo văn bản pháp luật có thể lựa chọn các thuật ngữ để trình bày rõ ràng, rành mạch ý chí của mình hơn nữa các từ ngữ được lựa chọn có tính chính xác cao, mang tính khái quát, phổ thông nhất. Bên cạnh đó, ngôn ngữ viết mới có khả năng lưu trữ, sao lưu gửi tới các cơ quan nhà nước dễ dàng quản lý hệ thống văn bản pháp luật.
Thứ hai, ngôn ngữ trong văn bản pháp luật là ngôn ngữ tiếng việt. Tiếng Việt mang tính thông dụng và phổ biến nên văn bản pháp luật được viết bằng tiếng Việt sẽ dễ dàng đến truyền tải được chính xác nhất ý chí của chủ thể quản lý nhà nước, hiệu quả của việc thực hiện văn bản cũng sẽ cao hơn. Tuy chưa có quy định chung đối với mọi văn bản pháp luật về vấn đề ngôn ngữ nhưng hiện tại trong pháp luật đã có quy định về việc sử dụng tiếng Việt để soạn thảo một số loại văn bản
Thứ ba, lời văn được sử dụng trong văn bản pháp luật phải mang tính khách quan và trang trọng. Lời văn được sử dụng trong văn bản pháp luật phải được trình bày trực tiếp, không thiên vị, đi đúng vào trọng tâm mà văn bản đó hướng đến. Đặc thù của văn bản pháp luật là mang tính quyền lực Nhà nước nên lời văn được sử dụng trong văn bản phải thể hiện quyền uy, trang trọng. Để đảm bảo tính nghiêm túc người soạn thảo cần tránh sử dụng những khẩu ngữ, tiếng lóng, các từ ngữ có tính chất biểu cảm,….
Bên cạnh đó, ngôn ngữ phải chính xác về mặt ngữ, nghĩa, mang tính phổ thông, có sự thống nhất trong cùng một văn bản và trong cả hệ thống văn bản pháp luật. Như vậy người đọc có thể dễ dàng nắm bắt được nội dung mà văn bản đó muốn truyền tải.
Với đặc thù là phương tiện cơ bản và hữu hiệu để nhà nước thể hiện ý chí của mình. Xuất phát từ đặc thù ngôn ngữ của văn bản pháp luật nên ngôn ngữ được sử dụng trong văn bản pháp luật là ngôn ngữ chuẩn quốc gia, được nhà nước lựa chọn sử dụng chính thức. Để diễn đạt chủ trương, chính sách, mệnh lệnh, vì vậy có những yêu cầu nhất định đối với hệ thống thuật ngữ, văn phong được sử dụng trong văn bản.
3.Đánh giá thực trạng việc đáp ứng các yêu cầu trong soạn thảo văn bản pháp luật
Hiện nay, ở nước ta các văn bản pháp luật ngày càng được hoàn thiện về mặt nội dung, hình thức, văn phong, việc sử dụng thuật ngữ,…. Về mặt nội dung các văn bản đã phản ánh rõ chủ trương chính sách của Đảng, nhà nước, kịp thời truyền tải thông tin đến các cấp, chính quyền. Các văn bản được ban hành hợp pháp, đáp ứng đầy đủ nguyện vọng ý chí của nhân dân lao động, mang tính khả thi. Có nhiều văn bản pháp luật có chất lượng, hiệu lực pháp lý cao góp phần đáng kể, tích cực trong việc triển khai thực hiện các chính sách, đường lối. Về mặt hình thức đa số các văn bản pháp luật thể hiện đúng và đầy đủ theo quy định mà nhà nước đã ban hành. Việc sử dụng các thuật ngữ, văn phong được lựa chọn sử dụng một cách dễ hiểu, có chọn lọc, áp dụng phù hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo giúp truyền đạt thông tin một cách dễ dàng và chính xác.
Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực đã đạt được trong quá trình soạn thảo văn bản pháp luật vẫn còn tồn tại 1 số nhược điểm như: Các văn bản còn thiếu sự thống nhất, việc xác định thẩm quyền còn thiếu chính xác, chồng chéo, gây khó khăn trong việc thực hiện trên thực tế, đôi khi làm nảy sinh mâu thuẫn. Về mặt hình thức việc yêu cầu đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng thể thức chưa được đảm bảo, còn nhiều thiếu sót, trên thực tế đã dẫn đến những lỗi sai hoặc thiếu một số đề mục trong văn bản pháp luật. Bên cạnh đó, việc sử dụng các thuật ngữ văn phong chưa thật sự phù hợp gây khó khăn trong quá trình truyền tải.
Trên đây là bài viết sưu tầm và tổng hợp về cácyêu cầu của việc soạn thảo văn bản pháp luật
Trân trọng./.