Các mẫu văn bản cơ bản kế toán cần năm 2024

Kế toán bán hàng là một trong những công việc bước đệm rất phù hợp với các bạn kế toán mới ra trường để có thể tích lũy những kinh nghiệm thực tế như kinh nghiệm xử lý hóa đơn chứng từ, các khoản công nợ, các khoản phải thu…, bởi ở vị trí này không quá khó khăn và không đòi hỏi nhiều kỹ năng cũng như nghiệp vụ kế toán.

Tuy nhiên để có thể làm tốt công việc này thì trước hết, kế toán viên cần phải biết mình làm việc với các loại chứng từ nào. Ở bài viết hôm nay, hãy cùng Nhanh.vn tìm hiểu về các loại chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng nhé.

Các nội dung chính [hide]

1. Bộ chứng từ kế toán trong nước

Đối với các nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong nước, bộ chứng từ mà kế toán bán hàng cần quan tâm bao gồm:

• Hoá đơn GTGT (áp dụng đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Đây là chứng từ cơ bản và bắt buộc có đầu tiên.
• Hoá đơn bán hàng (áp dụng đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc kinh doanh những mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT)
• Phiếu xuất kho hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Có thể linh động tùy theo đơn vị hoặc theo các mẫu khác nhau.
• Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (nếu doanh nghiệp có bán hàng qua các đại lý).
• Báo cáo bán hàng; Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi). Những báo cáo này cũng phụ thuộc vào yêu cầu và quy trình của từng công ty sẽ có những thay đổi khác nhau.
• Thẻ quầy hàng; Giấy nộp tiền; Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày
• Các Biên bản thừa thiếu hàng, Biên bản giảm giá hàng bán, Biên bản hàng bán bị trả lại… và các loại biên bản khác theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị.
• Phiếu thu, giấy báo Có…
• Các chứng từ liên quan khác phụ thuộc vào từng lĩnh vực và quy trình của doanh nghiệp.

Xem thêm:

* 8 nghiệp vụ của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

2. Bộ chứng từ kế toán bán hàng xuất khẩu

Với những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến xuất – nhập khẩu thì sẽ có những chứng từ do phía xuất khẩu làm (invoice, packing list, CO…) (đây là vấn đề chúng ta đang tìm hiểu). Hay cũng có những chứng từ do người nhập khẩu làm (L/C), hoặc cả 2 bên làm như: hợp đồng, tờ khai (chúng ta sẽ tìm hiểu ở những bài sau)…Vì vậy, tùy vào vai trò là người bán hay người mua hàng, mà việc chuẩn bị chứng từ có khác nhau. Với doanh nghiệp đứng ở vai trò là người bán, họ cần chuẩn bị những chứng từ sau:

Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán được sử dụng trong trường hợp kế toán nghỉ việc bàn giao lại công việc. Qua đó có thể thấy được công việc hiện tại của kế toán cũ mà người kế toán mới cần phải làm. Sau đây, MISA MeInvoice sẽ chia sẻ đến các bạn nội dung liên quan đến mẫu biên bản bàn giao kế toán.

Biên bản bàn giao công việc kế toán là một văn bản tổng hợp tất cả mọi hoạt động kế toán của doanh nghiệp mà kế toán cũ cần bàn giao cho kế toán kế nhiệm.

Vai trò của biên bản bàn giao kế toán là để:

• Giúp kế toán kế nhiệm dễ dàng nắm được hồ sơ, sổ sách, chứng từ, thông tin và những công việc kế toán hiện tại.
• Giúp kế toán kế nhiệm thuận lợi bắt nhịp tiến độ công việc trong doanh nghiệp.
• Biên bản bàn giao kế toán có đầy đủ pháp lý giúp bảo vệ quyền lợi cả hai bên khi có tranh chấp một vấn đề bất kỳ.

2. Công tác thực hiện và nội dung bàn giao công việc kế toán

Nếu chưa biết kế toán là gì, các thuật ngữ về kế toán, công việc và lộ trình thăng tiến của kế toán, bạn có thể tham khảo bài viết xem thêm dưới đây trước khi đọc tiếp bài viết này.

Xem thêm: Kế toán là gì? Tất cả những điều cần biết về kế toán

2.1 Công tác thực hiện bàn giao công việc, chứng từ kế toán

– Trước khi thực hiện bàn giao, kế toán cũ cần chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ kế toán, bao gồm: hồ sơ, sổ sách, các loại sổ báo cáo,…

– Cần có mặt đầy đủ giữa kế toán cũ, kế toán mới và người đại diện doanh nghiệp để chứng kiến công tác chuyển giao và tiếp nhận sổ sách, chứng từ.

– Trách nhiệm của kế toán cũ và kế toán mới:

• Kế toán cũ có trách nhiệm quản lý những số liệu, công việc đã làm trước thời điểm thực hiện bàn giao.
• Kế toán mới chỉ chịu trách nhiệm về công việc, hồ sơ sổ sách sau thời điểm thực hiện bàn giao.

– Cuối buổi bàn giao công việc, kế toán mới cần lập 1 danh sách gồm những hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán đã được bàn giao, số lượng và cần kiểm tra luôn cả chất lượng.

– Hai kế toán (cũ – mới) cần ký xác nhận vào bản danh sách và phải có xác nhận của kế toán trưởng hoặc giám đốc doanh nghiệp.

2.2 Các nội dung bàn giao công việc kế toán

Kế toán cũ bàn giao các nội dung công việc gồm:

– Sổ sách;

– Chứng từ kế toán;

– Bàn giao về tài sản, tiền quỹ;

– Bàn giao số liệu về các khoản nợ phải thu, phải trả của từng đối tượng;

– Tình hình kinh phí hiện tại;…

3. Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán thông dụng

Dưới đây là mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán thông dụng, các bạn có thể tham khảo hoặc nhấn vào chữ bên cạnh để TẢI VỀ.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc ———————–

BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG TÁC KẾ TOÁN

Căn cứ Quyết định số: ……/QĐ-PGD&ĐT, ngày …./…../…… của …………………………….

Hôm nay, vào lúc ………. giờ, ngày …….. tháng ……… năm …….; tại ……………………

Chúng tôi gồm có:

1. Bên bàn giao:

– Ông (Bà): ……………………………………………… ; chức vụ: ………………….

2. Bên nhận bàn giao:

– Ông (Bà): ……………………………………………… ; chức vụ: ………………….

3. Các thành phần tham gia bàn giao, gồm:

– Ông (Bà): …………………………………………….. ; Chức vụ: …………………..

– Ông (Bà): …………………………………………….. ; Chức vụ: Kế toán cũ

– Ông (Bà): …………………………………………….. ; Chức vụ: Kế toán mới

* Sau khi xem xét chúng tôi thống nhất bàn giao công tác kế toán, gồm các nội dung sau:

1. Bàn giao chứng từ năm …….. trở về trước.

2. Bàn giao về tài sản, tiền quỹ của trường.

3. Bàn giao số liệu về các khoản nợ phải thu, phải trả của từng đối tượng.

4. Bàn giao tình hình thực hiện dự toán thu, chi ngân sách đến thời điểm bàn giao.

5. Sổ sách kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến thời điểm bàn giao năm ……….. phần mềm kế toán MISA.

6. Chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và các tài liệu có liên quan.

7. Bàn giao số liệu và tình hình thu chi của từng quỹ.

8. ….(nếu có phát sinh nội dung khác).

* Nội dung bàn giao chi tiết như sau:

1. Chứng từ, sổ sách năm …………trở về trước:

– Nếu hệ thống sổ sách chứng từ các năm trước không liên quan nhiều đến nhiệm vụ ngân sách năm ………. thì có thể bàn giao gói gọn và có dán niêm phong và ký tên cho kế toán mới lưu trữ, bảo quản. (cần ghi rõ hồ sơ từng năm)

2. Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính năm ……….:

2.1 Hồ sơ liên quan đến công tác thực hiện thu, chi ngân sách, các quỹ và tài chính khác năm ………..:

– Hồ sơ liên quan đến việc quản lý TSCĐ, công cụ dụng cụ (Bao gồm sổ TSCĐ, CCDC năm …….., biên bản kiểm kê TSCĐ, CCDC năm ……. quyết định ghi tăng, giảm TSCĐ, CCDC năm ……. (nếu có phát sinh).

– Bộ dự toán và công khai dự toán năm ……… (Bao gồm dự toán thu, chi NSNN và hoạt động tài chính khác năm ………, qua chế chi tiêu nội bộ, nghị quyết chi ngân sách năm …….).

– Báo cáo thu, chi NSNN, bảng đối chiếu tài khoản tiền gửi từ tháng ……../……..đến tháng ……./……… (Bắt buộc Có xác nhận của KBNN).

2.2 Tình hình kinh phí năm ……:

– Số kết dư năm ……… chuyển qua (Có bảng chi tiết số chuyển qua, số đã sử dụng đến thời điểm bàn giao, số còn lại).

– Số kinh phí kinh phí ……….. còn lại tại KBNN (Bao gồm cả tiền NSNN, học phí các quỹ khác).

– Tồn quỹ tiền mặt tại đơn vị (từng loại quỹ, Có biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt).

– Tình hình thu, nộp tiền biên lai học phí (Xác định rõ số biên lai được nhận, đến thời điểm bàn giao đã thu tới đâu, nộp KBNN như thế nào).

2.3 Bàn giao sổ sách kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh năm ……. và phần mềm kế toán MISA.

Sổ sách kế toán từng năm (toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán, lưu ý: Ngoài việc bàn giao sổ ra, còn phải đối chiếu số liệu trên sổ sách có khớp đúng trên bảng cân đối tài khoản hay không).

– Năm …… (gồm các loại sổ: …………………………………………………………….)

– Năm ………………………………………………………………………………………….

– Năm ………………………………………………………………………………………….

2.4 Phần mềm kế toán

Bản quyền phần mềm kế toán quản lý ngân sách Misa, số lượng: 01 phần mềm; phần phần này đang được cài đặt tại máy …………, tình trạng: ………….

2.5 Tài sản công tại đơn vị (nội dung này cần phải đối chiếu giữa số liệu theo sổ sách kế toán và số liệu theo thực tế, những tài sản nào bị mất phải ghi rõ ai người chịu trách nhiệm).

– Sổ Tài sản cố định, CCDC ,biên bản kiểm kê và các quyết định ghi tăng, ghi giảm TSCĐ, CCDC. Lưu ý kiểm tra xem từ đầu năm đến thời điểm hiện tại có phát sinh việc mua sắm hay không, đã ghi vào sổ sách chưa. Khi bàn giao TSCĐ có lập biên bản bàn giao cho đối tượng sử dụng hay không.

3. Bàn giao số liệu về các khoản nợ phải thu, phải trả của từng đối tượng:

3.1 Các khoản phải thu: ( trường còn phải thu ghi rõ số tiền và nội dung thu)

– …………………………………………………………………………………………….

3.2 Các khoản phải trả: (trường còn thiếu chưa có hóa đơn ghi rõ số tiền và nội dung trả)

– …………………………………………………………………………………………….

4. Các nội dung khác:

– …………………………………………………………………………………………………

– …………………………………………………………………………………………………

5. Trách nhiệm các bên:

– Phần thực hiện thu, chi từ ngày ……/…../……. trở về trước thuộc trách nhiệm của ……..

– Phần thực hiện thu, chi kể từ ngày …../…../….. trở về sau thuộc trách nhiệm của ……….

Công tác bàn giao kết thúc lúc ….. giờ cùng ngày; Biên bản bàn giao này có … trang, từ trang 1 đến trang …., biên bản được lập thành ….. bản, có giá trị pháp lý như nhau: Bên bàn giao 01 bản, bên nhận bàn giao 01 bản, Chủ tài khoản nhận 01 bản; các thành viên tham gia bàn giao tự đọc thống nhất các nội dung như trên và cùng ký tên dưới đây./.

Bên bàn giao Bên nhận bàn giao Chủ tài khoản

Tạm kết

Trên đây là các thông tin về mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán. Bên cạnh đó, để giúp kế toán tổng hợp, kế toán trưởng theo dõi, quản lý tình hình sử dụng hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác thông qua các báo cáo, biểu đồ trực quan, MISA tiên phong ra mắt Phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice.

MeInvoice đáp ứng đầy đủ các tiêu chí, yêu cầu theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC và có thể kết nối trực tiếp với Tổng Cục Thuế. Qua đó, giúp quá trình thông báo phát hành hóa đơn của khách hàng diễn ra nhanh chóng, tiện lợi hơn và tăng độ tin cậy, tính pháp lý cho hóa đơn của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp, kế toán viên quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm với đầy đủ tính năng trong 7 ngày, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây: