Các mẫu chứng nhận xuất xứ hàng hóa năm 2024

Giấy Chứng nhận xuất xứ hàng hóa – CO là loại chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa nói chung và các bên tham gia vào hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế nói riêng. Đây không chỉ là “tấm hộ chiếu” thay mặt doanh nghiệp chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Mà còn mang lại nhiều ưu đã thuế quan, mở rộng hợp tác quốc tế và nâng cao lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Theo xu hướng tự do hóa thương mại, nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam đã và đang có những bước đi nhanh chóng để hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu ở cả cấp độ khu vực và quốc tế, khi mở rộng đàm phán và ký kết các Hiệp định thương mại tự do (FTAs). Đây vừa là cơ hội, vừa là thách thức “lớn” đối với mỗi doanh nghiệp tham gia vào thị trường xuất nhập khẩu hàng hóa. Thấu hiểu điều đó, TACA gửi đến bạn đọc bài viết dưới đây nhằm cung cấp bức tranh tổng quát về các vấn đề và lưu ý quan trọng xung quanh chứng nhận xuất xứ hàng hóa nhằm hỗ trợ ban quản lý thuận lợi hơn trong quá trình kiểm soát & quản lý bộ chứng nhận xuất xứ hàng hóa.

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO – Certificate of Origin) là một tài liệu sử dụng trong thương mại quốc tế nhằm mục đích xác định quốc gia xuất xứ của hàng hóa. C/O được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước, nhóm nước, hoặc vùng lãnh thổ xuất khẩu hàng hóa cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất tại nước đó. C/O phải tuân thủ theo quy định và yêu cầu liên quan về xuất xứ của nước xuất khẩu và nước nhập khẩu.

\>> Như vậy có thể thấy:

• Với chủ hàng nhập khẩu: Yếu tố quan trọng nhất là C/O hợp lệ sẽ giúp bạn được hưởng ưu đãi về thuế nhập khẩu. Phần này có thể chênh lệch vài % đến vài chục %, khiến số tiền thuế giảm được có thể là khá lớn. Cũng vì thế mà các bác hải quan soi rất kỹ khi bạn làm thủ tục hải quan với những lô hàng có C/O. Do đó khi chuẩn bị hồ sơ, dù bạn là chủ hàng tự làm hay qua công ty dịch vụ khai báo hải quan thì đều cần kiểm tra và đối chiếu các số liệu, để tránh bị bác bỏ C/O, hoặc phải xác minh C/O thì cũng rất mất thời gian.
• Với chủ hàng xuất khẩu: Việc xin C/O chỉ là theo quy định trong hợp đồng với người mua hàng nước ngoài. Nếu bạn là người xuất khẩu thì vai trò của C/O cũng không to tát lắm, nhiều khi lại tốn thời gian, chi phí, nguồn lực làm thủ tục.

\>>Xem thêm: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa – CO là gì?

– Ngoài ra, C/O được xác định theo một quy tắc xuất xứ cụ thể và phải được nước nhập khẩu thừa nhận. Quy tắc đó có thể là của nước nhập khẩu hoặc của nước cấp C/O (nếu nước nhập khẩu không có yêu cầu nào khác). C/O được cấp theo quy tắc xuất xứ nào thì sẽ được hưởng các ưu đãi tương ứng (nếu có) khi nhập khẩu vào nước dành cho các ưu đãi đó.

– C/O có thể được phát hành dưới dạng văn bản hoặc các hình thức có giá trị pháp lý tương đương (dạng điện tử). Hiện nay, C/O form D và C/O form AI đã có dạng điện tử, còn lại các form khác vẫn đang là bản giấy. Đồng thời, C/O thường sẽ có:

• C/O cấp trực tiếp: bởi nước xuất xứ (có thể là nước xuất khẩu)

\>> Xem thêm: Tổng hợp chi tiết các mẫu CO phổ biến & những lưu ý quan trọng tương ứng

• C/O giáp lưng (back to back C/O): C/O cấp gián tiếp bởi nước xuất khẩu không phải là nước xuất xứ. Nước xuất khẩu trong trường hợp này gọi là nước lai xứ.

\>> Xem thêm: CO giáp lưng – Đảm bảo tính tuân thủ & hợp pháp của chứng nhận xứ giáp lưng

Phân loại giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

– Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa không chỉ là chứng từ chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa được sản xuất tại quốc gia nào mà còn giúp doanh nghiệp được hưởng các ưu đãi thuế quan, tăng lợi thế cạnh tranh và đảm bảo tính tuân thủ hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu.

– Do đó sẽ có 3 cách phân loại chứng nhận xuất xứ hàng hóa bảo gồm:

*Phân loại theo đãi thuế quan: Có 2 loại là CO ưu đãi và CO không ưu đãi:

• Giấy CO ưu đãi: Chứng nhận xuất xứ hàng hóa giúp doanh nghiệp được hưởng những ưu đãi về thuế quan (Ví dụ: CO form AANZ, CO form A, CO form AHK, CO form AI, CO form AJ, CO form AK, CO form CPTPP, CO form D, CO form E, CO form EAV, CO form VC, CO form VJ, CO form VK,…)
• Giấy CO không ưu đãi: C/O này chỉ có giá trị chứng minh xuất xứ của hàng hóa, không có tác dụng trong việc hưởng ưu đãi thuế quan (Ví dụ: CO form B, C/O dệt may, C/O cà phê,…)

\>>>Xem thêm: Tổng hợp chi tiết các mẫu CO phổ biến & những lưu ý quan trọng tương ứng

Dưới đây là bảng các mẫu chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO phổ biến, giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt các thông tin để mở rộng thị trường xuất nhập khẩu trong dài hạn:

C/O form D C/O mẫu S C/O mẫu VJ C/O mẫu AK C/O mẫu AI C/O mẫu B C/O mẫu EAV C/O mẫu A C/O mẫu VC C/O mẫu E C/O mẫu VK C/O mẫu AJ C/O mẫu AANZ

*Phân loại theo thể thức:

Có 2 loại chứng nhận xuất xứ hàng hóa là CO trực tiếp và CO giáp lưng. Trong đó:

• Loại C/O trực tiếp được cấp bởi nước xuất xứ hoặc nước xuất khẩu.
• Loại C/O giáp lưng chỉ được cấp bởi nước xuất khẩu.

*Phân loại theo hiệp định thương mại: C/O được chia ra làm 3 loại chính là C/O của Hiệp định đa phương, C/O của Hiệp định song phương và C/O đặc thù cho một số mặt hàng.

• C/O Hiệp định đa phương: CO form A, CO form B, CO form D, CO form E, CO form AK, CO form Ạ, CO form AI, CO form AANZ, CO form GSTP;
• C/O Hiệp định song phương: CO form VK, CO form VJ, CO form VC, CO form S, CO form DA59, CO form TNK.
• C/O đặc thù: CO form Anexco III, CO form Venezuela, CO form ICO.

\>>Xem thêm: Biểu thuế xuất nhập khẩu 2024 và chiến lược hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa việc tiết kiệm thuế XNK

*Tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa:

Ngoài ra, hiện nay theo xu hướng tự do hóa thương mại, nhiều đối tác thương mại tự do của Việt Nam đang dẫn đẩy mạnh xu hướng “Tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa”, đặc biệt:

• Từ năm 2019, doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa sang EU phải tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa mới được hưởng chế độ ưu đãi thuế quan phổ cập (GSP). Đây là yêu cầu bắt buộc của EU đối với một số nước, trong đó có Việt Nam.
• Với hiệp định EVFTA, tự chứng nhận xuất xứ đối với những lô hàng xuất khẩu trị giá trên 6.000 Euro chưa được triển khai do chờ hướng dẫn của Bộ Công Thương và áp dụng sau khi Việt Nam thông báo tới Liên minh châu Âu (điểm d khoản 2 Điều 19 Thông tư số 11/2020/TT-BCT), do đó nhà xuất khẩu Việt Nam vẫn phải quay lại cơ chế xin giấy chứng nhận xuất xứ (mẫu EUR.1) tại cơ quan có thẩm quyền.
• Với hiệp định CPTPP, Việt Nam được phép bảo lưu tự chứng nhận xuất xứ trong thời hạn 5 năm kể từ ngày Hiệp định có hiệu lực và có thể gia hạn thêm 5 năm nữa. Chính bởi lý do trên, Việt Nam hiện nay chưa thiết lập quy định tự chứng nhận xuất xứ cho DN Việt Nam xuất khẩu sang các nước thành viên Hiệp định CPTPP mà vẫn theo hình thức cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận xuất xứ truyền thống.

\>>Xem thêm:

• Tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa – Những điều doanh nghiệp cần biết
• Giải pháp tối ưu cơ chế tự chứng nhận xuất xứ – Đảm bảo tuân thủ & tối đa hóa ưu đãi thuế quan

Mẫu giấy tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Mẫu giấy tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Điểm mấu chốt giúp doanh nghiệp hoàn thiện thủ tục xin cấp C/O

1. Thời gian xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

– Thời gian làm việc của cơ quan tiếp nhận hồ sơ và cấp CO:

• Thời gian nhận hồ sơ: Sáng 7h30 – 11h00, Chiều 13h30 – 16h00
• Thời gian trả hồ sơ: Sáng 8h00 – 11h30, Chiều 14h00 – 16h30

– Thời gian được nhận CO (Kể từ khi đơn vị có thẩm quyền nhận được bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ từ doanh nghiệp):

• Trường hợp doanh nghiệp xuất khẩu qua đường hàng không: Thời gian cấp CO không quá 04 giờ làm việc;
• Trường hợp doanh nghiệp xuất khẩu bằng đường biển và các phương tiện khác : Thời gian cấp CO không quá 08 giờ làm việc;
• Trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ qua đường bưu điện : Thời gian cấp CO là 01 ngày làm việc.

2. Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Hiện tại ở nước ta có 2 cơ quan có thẩm quyền được phép cấp mẫu giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa:

• Bộ Công Thương và phòng xuất nhập khẩu
• Phòng công nghiệp và thương mại Việt Nam

Mỗi cơ quan được cấp một số loại CO nhất định như:

– VCCI: CO form A, B…

– Các phòng Quản lý xuất nhập khẩu của Bộ công thương cấp CO form D, E, AI…

Trong một vài trường hợp, Ban quản lý KCX-KCN sẽ được Bộ Công thương ủy quyền cấp C/O. Hiện nay, tại Việt Nam có 19 Phòng quản lý XNK trên khắp cả nước, có chức năng cấp C/O form AI, bao gồm:

• Phòng Quản lý XNK khu vực Bình Dương
• Phòng Quản lý XNK khu vực Đà Nẵng
• Phòng Quản lý XNK khu vực Đồng Nai
• Phòng Quản lý XNK khu vực Hà Nội
• Phòng Quản lý XNK khu vực Tp. Hồ Chí Minh
• Văn phòng đại diện tại TP HCM (hỗ trợ kỹ thuật eCoSys khu vực miền Nam)
• Phòng Quản lý XNK khu vực Cần Thơ
• Phòng Quản lý XNK khu vực Hà Tĩnh
• Phòng Quản lý XNK khu vực Hải Dương
• Phòng Quản lý XNK khu vực Khánh Hòa
• Phòng Quản lý XNK khu vực Lạng Sơn
• Phòng Quản lý XNK khu vực Lào Cai
• Phòng Quản lý XNK khu vực Nghệ An
• Phòng Quản lý XNK khu vực Ninh Bình
• Phòng Quản lý XNK khu vực Quảng Ninh
• Phòng Quản lý XNK khu vực Thái Bình
• Phòng Quản lý XNK khu vực Thanh Hóa
• Phòng Quản lý XNK khu vực Thừa thiên Huế
• Phòng Quản lý XNK khu vực Tiền Giang
• Phòng Quản lý XNK khu vực Vũng Tàu

Với những hàng xuất khẩu không được cấp CO thì sẽ yêu cầu cơ quan chức năng nước nhập khẩu, đề nghị của doanh nghiệp,.. Để có thể xin cấp CO về thực trạng của hàng hóa.

3. Bộ hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Bộ hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa – CO doanh nghiệp cần chuẩn bị sẽ bao gồm:

– Ðơn đề nghị cấp CO (1 bản):

Các tờ CO đã kê khai hoàn chỉnh: Tối thiểu 4 bản. (1 bản chính và 1 bản copy CO cho khách hàng; 1 bản copy đơn vị CO lưu; 1 bản copy cơ quan cấp CO. Lưu ý: CO Form ICO phải làm thêm 1 bản First copy. Để VCCI chuyển cho Tổ chức cà phê quốc tế ICO.

– Các chứng từ xuất khẩu (Chứng minh hàng xuất khẩu từ Việt Nam):

• Giấy phép xuất khẩu. (nếu có)
• Tờ khai hải quan hàng xuất.
• Giấy chứng nhận xuất khẩu. (Nếu có)
• Invoice.
• Vận đơn.

– Các chứng từ giải trình và chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa:

• Chứng từ mua bán, ủy thác xuất khẩu, thành phẩm
• Ðịnh mức hải quan (nếu có)
• Bảng kê khai nguyên liệu sử dụng
• Chứng từ nhập, hoặc mua nguyên liệu
• Quy trình sản xuất tóm tắt (trong trường hợp quy định xuất xứ có quy định liên quan, hoặc khi các chứng từ khác chưa thể hiện rõ xuất xứ của hàng hóa).
• Giấy kiểm định (Hoặc giám định) của cơ quan chuyên ngành chức năng (Trong trường hợp quy định xuất xứ có quy định liên quan. Hoặc khi các chứng từ khác chưa thể hiện rõ xuất xứ của hàng hóa).

Một số lưu ý khác doanh nghiệp cần lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa – CO bao gồm:

– Trong trường hợp cần thiết, VCCI có thể yêu cầu xuất trình thêm các chứng từ khác: Công văn giải trình một vấn đề cụ thể, hợp đồng ngoại thương, L/C. Hoặc các mẫu vật, mẫu hình của sản phẩm, nguyên liệu sử dụng; Hoặc tiến hành kiểm tra thực tế sản xuất sản phẩm,…

– Ðối với các đơn vị lần đầu xin CO, cần phải lập và nộp thêm Hồ sơ đơn vị CO. (Thương nhân, Tổ chức, Cá nhân; Danh mục cơ sở sản xuất; Đăng ký đại diện liên hệ, ký trên chứng từ hồ sơ CO và mẫu dấu, chữ ký). Các thay đổi trong quá trình hoạt động phải thông báo kịp thời để lưu bổ sung vào hồ sơ.

– Các chứng từ do cơ quan khác phát hành. (Vận đơn, tờ khai hải quan, giấy phép xuất khẩu,.). Đơn vị nộp bản photo sao y, và xuất trình bản chính để đối chiếu.

– Hồ sơ CO đơn vị phải lưu đầy đủ (như đã nộp tại VCCI) tối thiểu 5 năm. Phải lưu bản CO copy có dấu mộc đỏ do VCCI cấp. (bản photo sao y chỉ có giá trị tham khảo, không dùng để đối chiếu).

\>> Lưu ý:

• Doanh nghiệp cần phải khai báo chính xác trên tất cả các chứng từ liên quan đến việc cấp CO. Nội dung các chứng từ phải xác thực, hợp lệ và thống nhất.
• Toàn bộ hồ sơ doanh nghiệp xuất nhập khẩu chuẩn bị phải có chữ ký trực tiếp và dấu, những giấy tờ bản sao thì phải có dấu sao y bản chính và chữ ký + dấu đỏ của doanh nghiệp.
• Giấy tờ khác nếu có 1 bản sao (mang bản gốc đối chiếu) như: hóa đơn đỏ, xác nhận làng nghề, quy trình sản xuất, bảng kê nguyên phụ liệu mã hs code…

\>>Xem thêm: Tổng hợp các Quy định Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa – CO tại Việt Nam

4. Quy trình xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

*Quy trình xin cấp CO tại Bộ Công thương

Bước 1: Thương nhân khai báo hồ sơ đăng ký thương nhân lần đầu qua Hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử của Bộ Công Thương tại địa chỉ www.ecosys.gov.vn hoặc nộp trực tiếp hồ sơ tại trụ sở của Tổ chức cấp CO.

Bước 2: Thương nhân đính kèm hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận xuất xứ online CO tại địa chỉ www.ecosys.gov.vn; hoặc nộp trực tiếp hồ sơ đề nghị cấp CO tại trụ sở của Tổ chức cấp CO nơi thương nhân đã đăng ký hồ sơ thương nhân; hoặc gửi hồ sơ qua bưu điện đến Tổ chức cấp CO nơi thương nhân đã đăng ký hồ sơ thương nhân.

Bước 3: Tổ chức cấp CO kiểm tra xem bộ hồ sơ có hợp lệ hay không và thông báo cho thương nhân.

Bước 4: Cán bộ Tổ chức cấp CO kiểm tra thêm, nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính và trình người có thẩm quyền ký cấp CO.

Bước 5: Người có thẩm quyền của Tổ chức cấp CO ký cấp CO.

Bước 6: Cán bộ Tổ chức cấp CO đóng dấu và trả CO cho thương nhân.

Danh sách tổ chức cấp CO: http://www.ecosys.gov.vn/Homepage/DepartmentView.aspx

*Quy trình xin cấp CO tại VCCI

Việc nộp hồ sơ cấp giấy chứng nhận xuất xứ của Doanh nghiệp (doanh nghiệp đã đăng ký hồ sơ thương nhân cho tổ chức cấp CO) và việc trả kết quả xử lý hồ sơ cho Doanh nghiệp sẽ được thực hiện trên hệ thống COMIS.

Bước 1: Doanh nghiệp khai báo hồ sơ đề nghị cấp giấy chứng nhận xuất xứ.

Bước 2: Hệ thống VCCI sẽ tự động cấp số CO khi doanh nghiệp hoàn thành kê khai trên hệ thống.

• Hệ thống doanh nghiệp tiếp nhận số CO.
• Doanh nghiệp có thể sửa hồ sơ khi chưa có xác nhận của chuyên viên VCCI xử lý hồ sơ.

Bước 3: Gửi hồ sơ: Doanh nghiệp gửi hồ sơ sau khi hoàn thiện.

Bước 4: Tiếp nhận hồ sơ – Hệ thống VCCI tiếp nhận hồ sơ được gửi từ hệ thống doanh nghiệp.

Bước 5: Xét duyệt hồ sơ/Từ chối hồ sơ (nếu có sai sót).

Bước 6: Duyệt cấp CO – Doanh nghiệp nhận thông báo hồ sơ được duyệt cấp CO.

Bước 7: VCCI ký, đóng dấu trên form CO và trả cho doanh nghiệp.

\>>Xem thêm:

• Quy trình khai báo và cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa – CO
• Quy trình kiểm tra báo cáo quyết toán hải quan chi tiết và hiệu quả nhất

5. Thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa – CO bao gồm:

(1) Đăng ký hồ sơ thương nhân với cơ quan, tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Thương nhân đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa lần đầu tiên phải đăng ký hồ sơ thương nhân với cơ quan, tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa và chỉ được xem xét cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa khi đã đăng ký hồ sơ thương nhân đầy đủ và hợp lệ

(2) Nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cho cơ quan, tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

– Khai báo hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa theo biểu mẫu điện tử sẵn có trên Hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử của Bộ Công Thương tại địa chỉ www.ecosys.gov.vn hoặc trang điện tử khác của các cơ quan, tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa được Bộ Công Thương ủy quyền.

– Nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa trực tiếp tại trụ sở của cơ quan, tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa,

– Nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa qua bưu điện.

(3) Trả kết quả cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

– Thương nhân đính kèm các chứng từ của hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa dưới dạng điện tử. Các chứng từ này phải được thương nhân xác thực bằng chữ ký số do cơ quan có thẩm quyền cấp. Bản giấy của các chứng từ này không cần phải nộp lại cho cơ quan, tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa;

– Trong thời hạn 6 giờ làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ dưới dạng điện tử, cơ quan, tổ chức cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa thông báo trên hệ thống kết quả xét duyệt hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cho thương nhân;

– Trong thời hạn 2 giờ làm việc kể từ khi nhận được đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa và Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa đã được khai hoàn chỉnh.

\>>Xem thêm: Tối ưu thủ tục xin cấp CO – Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

6. Các thông tin cần có trên Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Một C/O hoàn chỉnh cần có những nội dung cơ bản sau đây:

• Các thông tin tham chiếu: số C/O (Reference Number), tên form C/O, tên nước phát hành
• Thông tin nhà xuất khẩu: tên công ty, địa chỉ. (thường là người bán hàng trên Invoice, trừ trường hợp hóa đơn bên thứ 3 thì trên ô này là tên công ty sản xuất).
• Thông tin nhà nhập khẩu: tên công ty, địa chỉ.
• Tên phương tiện vận tải và tuyến đường: ngày khởi hành, tên tàu + số chuyến, tên cảng dỡ hàng, tuyến đường và phương thức vận chuyển.
• Các thông tin về hàng hoá: tên hàng, bao bì, nhãn mác đóng gói hàng hoá, trọng lượng, số lượng, giá trị, mã HS,…
• Tiêu chí về xuất xứ hàng hoá: tiêu chí xác định xuất xứ, nước xuất xứ hàng hoá.
• Thông tin về Invoice
• Xác nhận của người xin C/O
• Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu.

\>> Lưu ý:

• Về nguyên tắc, các nước chỉ cấp giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa của quốc gia mình. Tuy nhiên, hàng hóa không chỉ được xuất khẩu trực tiếp tới nước nhập khẩu cuối cùng (nơi tiêu thụ hàng hóa) mà có thể được xuất khẩu qua các nước trung gian. Do đó, một số nước quy định hàng nhập khẩu vào nước mình có thể được cấp C/O giáp lưng trên cơ sở C/O gốc của nước xuất xứ.
• Theo quy chế cấp C/O ưu đãi hiện hành của Việt Nam, có một số C/O ưu đãi đặc biệt được cấp dưới dạng giáp lưng. Khi gặp các C/O dạng này thì cần kiểm tra chặt chẽ các điều kiện quy định về vận chuyển trực tiếp.

Cách kiểm tra Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Để kiểm tra giấy CO có hợp lệ hay không doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

– Kiểm tra về mặt hình thức bên ngoài của giấy CO:

• Trên CO phải thể hiện dòng chữ FORM D/ FORM E/ FORM S/ FORM AK/ FORM AJ,…
• Số tham chiếu: Mỗi CO có một số tham chiếu riêng.
• Các tiêu chí trên CO phải được điền đầy đủ theo quy định.
• Kích thước, màu sắc, ngôn ngữ và mặt sau của CO phải theo đúng quy định của các Hiệp định và các văn bản pháp luật có liên quan.

– Kiểm tra nội dung trên giấy CO:

+ Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền cấp C/O của nước xuất khẩu:

• Chữ ký của người cấp C/O phải thuộc danh sách chữ ký của Phòng cấp C/O đã được Tổng cục Hải quan thông báo.
• Chữ ký của người có thẩm quyền cấp C/O phải còn thời hạn hiệu lực.

+ Các thông tin khác trên C/O:

• Nhà nhập khẩu: tên nhà nhập khẩu trên C/O phải phù hợp với tên nhà nhập khẩu trên tờ khai hải quan.
• Mô tả hàng hóa: hàng hóa mô tả trên C/O phải phù hợp với hàng hóa khai báo trong tờ khai hải quan và các chứng từ khác.
• Mã HS trên C/O: trường hợp có sự khác biệt về phân loại mã số HS giữa nước thành viên xuất khẩu và nước thành viên nhập khẩu nhưng không làm thay đổi bản chất xuất xứ hàng hóa thì xem xét chấp nhận.
• Kiểm tra tiêu chí xuất xứ của hàng hóa trên C/O: Kiểm tra cách ghi tiêu chí xuất xứ của hàng hóa trên C/O được quy định tại các Quy tắc xuất xứ thực hiện Hiệp định thương mại tự do do Bộ Công Thương ban hành và phần hướng dẫn ở mặt sau C/O.

\>>Xem thêm:

• Kiểm tra xác định xuất xứ hàng hóa mới nhất
• Hướng dẫn Kiểm tra Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa – CO chính xác, hiệu quả cao

Một số sai sót phổ biến trên giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

*Với C/O nhập khẩu:

– Tính thống nhất giữa các thông tin kê khai trong các chứng từ thuộc bộ hồ sơ nhập khẩu ( v.d. tờ khai, vận đơn, hóa đơn,v.v.) với chứng nhận xuất xứ hàng hóa;

– Số lượng hoặc trọng lượng thực tế hàng nhập khẩu vượt quá số lượng hoặc trọng lượng hàng ghi trên C/O. Dẫn đến không được hưởng ưu đãi;

– C/O có hóa đơn nước thứ ba nhưng không khai báo tại Ô số (7) – Bên phát hành hóa đơn và tên quốc gia (*)

– Trường hợp không phải là mua bán qua bên thứ ba nhưng người xuất khẩu đứng tên trên C/O không phải người phát hành hóa đơn, không phải là người xuất khẩu trên tờ khai hải quan

– Đánh dấu “issued retroactively” đối với C/O cấp sau trong một số mẫu C/O

– Chữ ký của cơ quan cấp C/O không hợp lệ (không thống nhất với dữ liệu của cơ quan Hải quan)

– Đối với C/O mẫu VK, KV có hóa đơn thương mại do nước không phải thành viên Hiệp định phát hành nhưng khai báo trên C/O nội dung “third country/party invoicing” thay vì khai báo “non-party invoicing”.

– Có C/O tại thời điểm làm thủ tục nhập khẩu nhưng người khai hải quan không khai số tham chiếu, ngày cấp

– C/O form E ủy quyền: một số nhà sản xuất ở Trung Quốc phải ủy quyền cho công ty dịch vụ đứng tên xin C/O và làm thủ tục xuất khẩu. Theo quy định của Trung Quốc, người được ủy quyền phải đứng tên trên C/O form E. Nhưng về Việt Nam thì trường hợp này C/O sẽ xem như bị bất hợp lệ.

*Với C/O xuất khẩu:

– Không xác định đúng mã HS dẫn đến sai sót trong quá trình xác nhận chuyển đổi mã số hàng hóa giữa NVL đầu vào và TP sản xuất (Change of Tariff Classification – CTC)

– Sử dụng BOM kỹ thuật khi tính toán tỷ lệ và thể hiện trên BOM giải trình:

• Thiếu/thừa các đầu mã NVL so với thực tế
• Sai sót về hệ số định mức so với thực tế

– Tên hàng, mã HS trên bảng BOM giải trình không giống với tờ khai và các chứng từ trong hồ sơ hải quan.

– LVC/RVC không phản ánh đúng hàm lượng nội địa/khu vực của sản phẩm xuất khẩu, và thiếu các chứng từ chứng minh nguồn gốc của các NVL đầu vào.

– Không kiểm soát tồn với các tờ khai, hóa đơn đưa vào chứng nhận xuất xứ hàng hóa

\>>Xem thêm:

• Khắc phục sai sót thường gặp trong chứng nhận xuất xứ hàng hóa
• Sự khác biệt về HS code trên CO và tờ khai hải quan

Giải pháp xây dựng hệ thống quản lý chứng nhận xuất xứ hàng hóa chuẩn chỉnh

Để xây dựng một hệ thống rà soát, kiểm tra và quản lý Chứng từ Xuất xứ hàng hóa hiệu quả, đảm bảo tính tuân thủ, hợp lệ để tối đa hóa ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại đã ký kết của Việt Nam. Từ đó, tăng cường lợi thế cạnh tranh, tối đa lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn trong việc tuân thủ hải quan. Doanh nghiệp có thể áp dụng một số giải pháp sau:

– Xây dựng quy trình xin cấp – kiểm tra – rà soát và lưu trữ CO giáp lưng một cách rõ ràng, minh bạch, chuẩn hóa thông tin và xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng bộ phận, nhân viên trong quy trình. Cụ thể, doanh nghiệp có thể:

• Chuẩn hóa toàn bộ thông tin kê khai giữa các phòng ban kế toán – kho – sản xuất – xuất nhập khẩu từ mã HS, tên sản phẩm, đơn vị, thông tin doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
• Chuẩn bị Master Data ghi chú rõ về hàng hóa, bản chất, thành phần, công dụng, căn cứ pháp lý để phân loại, cùng tài liệu kỹ thuật đi kèm. Có quy trình rà soát, cập nhật thông tin hàng hóa nếu có thay đổi;
• Thiết lập đội ngũ rà soát chứng từ hải quan, theo dõi và kiểm soát sát sao quy trình xin cấp – rà soát và lưu trữ CO, cùng các tài liệu liên quan kèm theo (BOM, …)
• Thiết lập bộ phận xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu liên quan đến các FTA để hiểu biết về cơ hội từ các hiệp định này cũng như ứng phó với những thay đổi về môi trường thương mại.
• Thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng: Tổ chức kiểm tra, rà soát & đối chiếu hồ sơ chứng từ CO theo biên độ (Tháng, quý,…) gồm:

+ Bút toán nhập – xuất – tồn của nguyên vật liệu giữa kế toán và hải quan;

+ Công cụ rà soát trừ lùi các nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất thành phẩm xuất theo CO.

– Áp dụng công nghệ hiện đại trong việc kê khai thông tin, lưu trữ và quản lý chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO nhằm đẩy mạnh tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót con người và tăng cường khả năng tra cứu, lưu trữ thông tin, như:

• Hệ Thống Thông Tin Đối Tác (ERP): Tích hợp và quản lý mọi khía cạnh của doanh nghiệp, từ sản xuất đến quản lý đặt hàng và xuất nhập khẩu.
• Công Nghệ Blockchain: Tăng cường tính minh bạch, an toàn trong quản lý chứng nhận xuất xứ, nhằm bảo vệ thông tin dữ liệu (hàng hóa, khách hàng, giao dịch…) xuyên xuất trong quá trình kết xuất – sửa đổi và lưu trữ dữ liệu. Từ đó tạo sự liên kết và nhất quán giữa các phòng ban bộ phận và các chứng từ hải quan.
• Hệ Thống Quản Lý Tài Nguyên Doanh Nghiệp (ERM): ERM giúp quản lý rủi ro và tài nguyên liên quan đến quá trình xuất nhập khẩu. Điều này bao gồm cả việc đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định về chứng nhận xuất xứ.
• Hệ Thống Định Danh RFID: Công nghệ RFID (Radio Frequency Identification) có thể được sử dụng để theo dõi chính xác vị trí và trạng thái của hàng hóa trong chuỗi cung ứng.
• Công Nghệ OCR (Optical Character Recognition): Công nghệ OCR có thể giúp nhận dạng và chuyển đổi dữ liệu từ các tài liệu giấy thành dữ liệu điện tử, giảm thiểu lỗi do nhập liệu thủ công.

– Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan:

• Xây dựng mối quan hệ tốt với cơ quan hải quan: tận dụng triệt để “cơ chế một cửa quốc gia”, đảm bảo sự tuân thủ đối với chứng từ và hàng hóa hải quan mỗi lần thông quan, tham gia các hội thảo, diễn đàn và trao đổi giữa doanh nghiệp và đơn vị Hải Quan
• Đối Thoại Chặt Chẽ với Nhà Cung Cấp và Đối Tác Thương Mại: Bảo duy trì mối quan hệ mật thiết với nhà cung cấp và đối tác thương mại để đảm bảo rằng thông tin nhận được là chính xác và được xác minh từ nguồn gốc.
• Tạo mối quan hệ chặt chẽ với phần lớn đơn vị logistics, hãng tàu và chọn ra một số đơn vị vận chuyển uy tín để nhận được tư vấn và mức giá ưu đãi…
• Thiết lập mối quan hệ giữa các doanh nghiệp cùng ngành để kịp thời nắm bắt xu hướng thị trường, ngành hàng, cũng như các kinh nghiệm ngành nghề

– Thiết lập đội ngũ nhân sự chất lượng:

• Tuyển dụng nhân sự đáp ứng yêu cầu, kỹ năng công việc (kê khai thông tin trên CO, chuẩn bị các chứng từ kèm theo..)
• Xây dựng hệ thống đội ngũ có khả năng rà soát chi tiết, chính xác các thông tin trên CO form AJ, đồng thời cập nhật và nâng cao kiến thức về CO cho mỗi nhân sự phòng ban xuất nhập khẩu của doanh nghiệp mình nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật hiện hành.
• Trang bị kiến thức cho nhân viên chuyên trách, cả từ nhân sự nghiệp vụ hải quan, nhân viên kinh doanh, nhân viên nghiên cứu phát triển kinh doanh… để họ chủ động cập nhật thay đổi mới về quy định hải quan, kiến thức chuyên ngành và có khả năng tận dụng triệt để lợi ích từ các hiệp định thương mại tự do.
• Kiểm soát và quản lý đội ngũ nhân sự chặt chẽ, có các biện pháp động viên khen thưởng rõ ràng nhằm tạo động lực và trách nhiệm cho từng vị trí nhân sự.

– Ngoài ra, để đảm bảo tiết kiệm thời gian, chi phí rà soát và kiểm soát CO, doanh nghiệp có thể nhờ đến sự cố vấn của các chuyên gia giàu kinh nghiệp thực chiến/ các đơn vị tư vấn hải quan uy tín để tìm ra những lỗi sai còn tồn đọng trên giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa nói chung và các vấn đề về hải quan nói riêng.

\>> Thấu hiểu sâu sắc những vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải, đặc biệt là công tác rà soát giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa CO. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm thực chiến của TACA gửi đến doanh nghiệp “Giải pháp rà soát chứng nhân xuất xứ hàng hóa” tối ưu được gói gọn trong 3 giai đoạn xuyên suốt:

– Giai đoạn 1: Đánh giá khả năng xin cấp C/O

Với giai đoạn này, TACA sẽ cùng doanh nghiệp rà soát hàng hóa, chứng từ xem đơn vị đã đủ tiêu chí để được cấp C/O và được hưởng ưu đãi thuế từ FTA không?

• Nếu doanh nghiệp chưa đủ điều kiện >> Chuyên gia của chúng tôi sẽ “xắn tay” cùng bạn lên kế hoạch để tối ưu nguồn lực và chuẩn chỉnh hóa chứng từ để đảm bảo được chấp thuận C/O ngay từ lần xin cấp đầu tiên.
• Nếu doanh nghiệp đã đủ điều kiện xin cấp >> Chuyên gia sẽ cùng bạn nghiên cứu đặc thù ngành hàng, thị trường, hiệp định FTA để từ đó đưa ra giải pháp tiết kiệm thuế tối đa.

– Giai đoạn 2: Hỗ trợ doanh nghiệp xin cấp C/O

• Thành công ngay từ lần xin đầu tiên
• Đảm bảo tối đa số thuế được giảm

– Giai đoạn 3: Rà soát hệ thống C/O trong vòng 5 năm gần nhất

• Để đảm bảo công tác kiểm tra sau thông quan được diễn ra thuận lợi
• Kịp thời khắc phục các sai sót, giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn và phát hiện cơ hội tiết kiệm thuế từ các hiệp đinh FTA
• Nâng cao năng lực kiểm soát nội bộ, kiểm soát chứng nhận xuất xứ hàng hóa trong doanh nghiệp

Tất cả sẽ có trong Dịch vụ rà soát C/O với cam kết đảm bảo tuân thủ 100% theo đúng quy chuẩn của Tổng Cục Hải quan nhằm giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn & tối đa hóa mức thuế ưu đãi cho doanh nghiệp bạn!

Dịch vụ rà soát CO – giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O Review)

\>> Tham khảo thêm: Dịch vụ hải quan toàn diện dành cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Ngoài ra, TACA có tổng hợp lại một số chủ đề liên quan mật thiết đến Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa thường được các chủ doanh nghiệp gia công, chế xuất, sản xuất, xuất khẩu quan tâm như: