Access hoạt đọng như thế nào

Tương ự như Mcrosof Excl, Mcrosof Accss gúp bạn xm và chỉnh sửa ữ lệu nhanh chóng, đơn gản. Tuy nhên Accss được nhều oanh nghệp, ổ chức lựa chọn bở nó hoạ động mạnh mẽ và có khả năng xử lý mộ lượng ữ lệu khổng lồ. Bà vế ướ đây BKHOST sẽ hông n ch ế những kến hức lên quan ớ Mcrosof Accss và cách sử ụng nó đơn gản, hệu quả.

Mcrosof Accss là hệ hống quản lý ữ lệu được cung cấp bở Mcrosof. Nó được xm là mộ phần không hể hếu của Mcrosof Offc và hoạ động ựa rên công cụ Mcrosof J Daabas Engn.

Hoạ động gống như mộ cơ sở ữ lệu, Mcrosof Accss gúp ngườ ùng phân ích, quản lý lượng ữ lệu lớn nhờ vào khả năng lập rình và cung cấp công cụ ạo bảng, bểu mẫu, báo cáo…

Kh sử ụng Accss bạn không chỉ ạo, xm, chỉnh sửa mà còn hế lập và đồng bộ các nguồn ữ lệu. Bên cạnh đó vệc ruy xuấ ữ lệu rên các nền ảng khác nhau cũng rở nên ễ àng.

Các đều khoản quan rọng và các đố ượng cơ bản

Dướ đây là mộ số huậ ngữ cơ bản và đố ượng quan rọng ở hệ hống quản lý ữ lệu MS Accss mà bạn nên bế:

Daa yp

Mộ rong những huộc ính quan rọng của rường là aa yp (kểu ữ lệu). Mỗ rường sẽ có aa yp khác nhau như x, a, numbr…

Tabl

Tabl là mộ đố ượng chính của Accss có chức năng lưu rữ ữ lệu ướ ạng hàng và cộ. Thông hường ở các abl khác nhau sẽ có mố lên hệ mậ hế kh cùng mộ fl cơ sở ữ lệu. Mỗ cộ ở abl có mộ ên uy nhấ. Ở mỗ abl ngườ ùng có hể xác định khóa chính.

Truy vấn

Truy vấn cung cấp cho ngườ ùng quyền lấy ữ lệu ừ các bảng nhờ vào vệc chọn, sắp xếp, lọc ữ lệu ựa vào các êu chí ìm kếm.Kh bạn cung cấp các êu chí hì ruy vấn sẽ ựa vào đó để hển hị lựa chọn ữ lệu.Vệc ruy xuấ hông n có hể ễn ra ở các bảng có lên quan rong ruy vấn.Mộ số hao ác kh ruy vấn như chèn, chọn, xóa cập nhậ.

Form

Bểu mẫu rong Accss là mộ đố ượng của cơ sở ữ lệu có chức năng chính là ạo gao ện cho ngườ ùng.Bểu mẫu rong Accss được sử ụng để gảm bớ hờ gan nhập, hêm hoặc chỉnh sửa ữ lệu.

Rpor

Báo cáo là đố ượng của cơ sở ữ lệu skop ùng để ính oán, định ạng, n và óm ắ những ữ lệu đã được chọn.Nếu không hích báo cáo vớ gao ện hện ạ, bạn có hể hay đổ gao ện ho nhu cầu, sở hích.

Macro

Macro cho phép bạn hực hện những ác vụ ự động rong Accss. Chúng gúp bạn hế lập các lệnh và quy rình ở bểu mẫu như chạy mộ công hức, ìm kếm, chuyển sang mộ bản gh khác…

Mouls

Mô đun rong Accss là mộ công cụ được vế bằng ngôn ngữ Vsual Basc để ạo ra các chương rình gúp khắc phục và gả quyế những đểm yếu của Macro.

Các kểu ữ lệu của MS Accss

Dướ đây là những kểu ữ lệu phổ bến của MS Accss:

Shor x: đây là kểu ữ lệu ùng cho văn bản ngắn gồm các số không cần ính oán vớ kích hước ố đa là 255 ký ự.Shor long: kểu ữ lệu này ùng cho ữ lệu chữ, số và văn bản à vớ ký ự ố đa là 66.999 ký ự.Numbr: kểu ữ lệu huộc ạng số có công ụng chứa các ữ lệu oán học, phép ính có kích hước gồm 1,2,4,8, và 16 by.Da/Tm: lưu rữ ngày, gờ cho các năm ừ 100 đến 9999 vớ kích hước là 8 by.Currncy: kểu ữ lệu này cho phép ngườ ùng lưu rữ các gá rị ền ệ và ữ lệu số ừ mộ đến 4 chữ số hập phân vớ kích hước là 8 by.Auo numbr: ùng để chỉ định mộ số uy nhấ hoặc được Mcrosof Accss chỉ định kh có bản gh mớ được ạo. Phổ bến nhấ của kểu ữ lệu này là 4 by.Ys/No: ùng để lưu rữ những gá rị có và không.Fl đính kèm: kểu ữ lệu này lưu rữ các fl chẳng hạn như ảnh kỹ huậ số vớ ung lượng lên ớ 2GB.Đố ượng OLE: lưu rữ ố đa 2GB âm hanh, vo hoặc các đố ượng nhị phân khác.Hyprlnk: Lưu rữ văn bản hoặc văn bản kế hợp vớ số. Những văn bản đó được ùng làm địa chỉ lên kế.Calcula: Cho phép ngườ ùng ạo ra mộ bểu hức sử ụng ữ lệu ừ mộ hoặc nhều rường.

Sự khác bệ gữa Accss và Excl

Nếu Excl quản lý và chỉ xử lý ữ lệu số hì Accss lạ xử lý hế ấ cả các loạ ữ lệu bao gồm văn bản, số, fl đồng hờ ruy xuấ chúng để sử ụng ở các ứng ụng khác nhau.

Những ữ lệu bạn phả nhập rực ếp vào Excl để nó phân ích, vớ chức năng đó nên Excl phù hợp để bạn ính oán, xử lý các con số ở ự án rêng lẻ. Trong kh đó Accss lạ cung cấp ruy vấn, bểu mẫu sẵn hoặc ngườ ùng ự ạo aabas rêng gúp hao ác nhanh, đơn gản.

Những ữ lệu ở Accss được lưu rữ mộ lần và mộ nơ. Rêng vớ Excl rấ nhều rang ính là kho chứa những ữ lệu gống nhau.

Ưu đểm của MS Accss

Hệ hống quản lý ữ lệu MS Accss mang ớ những lợ ích hế hực cho ngườ ùng, cụ hể như:

Cung cấp hệ hống quản lý ữ lệu vớ đa ạng các chức năng.Vệc nhập ữ lệu vào MS Accss có hể hực hện rấ đơn gản.Thay đổ quyền ruy cập ùy vào yêu cầu của bản hân và ổ chức.MS Accss rực uyến vớ nhều ngôn ngữ hoạ động mạnh mẽ rên hệ đều hành Wnows.Thực hện ác vụ văn phòng hoặc cơ sở ữ lệu công nghệp mộ cách lnh hoạ ù gặp bấ cứ hách hức nào.Ngườ ùng kh sử ụng MS Accss có hể lên kế ớ ữ lệu ở vị rí hện có để xm, cập nhậ hoặc ruy vấn, báo cáo.MS Accss gúp bạn ạo bảng, báo cáo, bểu mẫu, ruy vấn đồng hờ kế nố để nhận được hỗ rợ ừ Macro.Accss cung cấp Macro gúp ngườ ùng sử ụng hêm những chức năng khác.MS Accss rực uyến có hể kế nố vớ những ữ lệu khác nhau được lưu rữ ở những vị rí khác nhau.

Nhược đểm của MS Accss

MS Accss mặc ù sở hữu nhều ính năng nhưng vẫn ồn ạ những nhược đểm cần khắc phục như:

Mcrosof Accss mang lạ lợ ích lớn cho những lĩnh vực knh oanh vừa và nhỏ. Tuy nhên nếu là các đơn vị, ổ chức có quy mô lớn hì nó lạ khá bấ cập.So vớ những hệ hống như bms hay MS SQL Srvr, Oracl hì MS Accss hoạ động chậm hơn.Trong cơ sở ữ lệu của ngườ ùng, các hông n đều được lưu ở mộ fl vì hế có hể khến cho các ruy vấn, báo cáo, bểu mẫu rở nên chậm hơn.Mcrosof Accss gớ hạn cho ngườ ùng cùng mộ lúc là 255 ngườ. Tuy nhên hực ế cho hấy rong hế gớ hực con số chỉ ừ 10 đến 80 ngườ.Để học hành hạo các hao ác ở MS Accss khá khó khăn.

Cách khở động Mcrosof Accss

Nếu bạn đã cà đặ MS Accss mớ nhấ cùng vớ gó Mcrosof Offc 365 hì hãy hực hện những cách sau để khở động.

Cách 1: Từ Wnows nhấ nú “Sar”

Bước 1: Clck vào bểu ượng “Wnows”, anh sách các chương rình sẽ hện ra.

Bước 2: Tìm đến bểu ượng Accss rồ nhấn vào đó.

Bước 3: Kểm ra cửa sổ ứng ụng MS Accss.

Bước 4: Mở cửa sổ MS Accss bằng cách nhấn phím “Esc”.

Cách 2: Từ Dskop ùy chọn “Nw”

Bước 1: Nhấp chuộ phả vào gữa màn hình Dskop-&g; nhấn “Nw”.

Bước 2: Clck vào “Mcrosof Accss Daabas Opon”.

Bước 3: Ứng ụng MS Accss xuấ hện bên ướ cửa sổ.

Bước 4: nhấn “Esc” để mở ứng ụng cửa sổ MS Accss.

Cách ạo cơ sở ữ lệu

Cơ sở ữ lệu là mộ loạ rang chủ không chỉ lưu rữ mà còn có chức năng lên kế bảng, ruy vấn, bểu mẫu, báo cáo của bạn rong MS Accss. Những ữ lệu được có ở cơ sở ữ lệu được sắp xếp mộ cách khoa học, hợp lý để ngườ ùng ễ ruy cập và ruy xuấ.

Để ạo cơ sở ữ lệu rong SQL Accss bạn hực hện ha cách sau:

Cách 1: Tạo cơ sở ữ lệu ừ Tmpla

Bước 1: Mở ứng ụng MS Accss -&g; nhấp vào fl để hển hị ấ cả các mẫu cơ sở ữ lệu.

Kế quả:

Bước 2: Ngườ ùng chọn mẫu bấ kỳ bằng cách nhấp chuộ vào nó. Clck vào “ Conac Tmpla” để đa ạng hơn.

Bước 3: Hộp ên fl xuấ hện vớ ên mặc định.

Bước 4: Nhập ên fl mớ.

Bước 5: Clck chuộ vào “Cra”.

Kế quả:

Bước 6: Bạn có hể ùy chọn đố ượng ở ngăn bên rá để ham khảo và làm vệc. Ví ụ như clck vào “Conac Dal” hì bạn sẽ nhận được kế quả sau:

Cách 2: Tạo Blank Daabas

Bước 1: Tạ ứng ụng MS Accss đang mở, bạn clck vào Fl -&g; Nw.

Bước 2: Nhấp vào “Blank Daabas”.

Bước 3: Hộp ên fl xuấ hện vớ ên mặc định.

Bước 4: Nhập ên fl mớ.

Bước 5: Clck vào “Cra”.

Kế quả: Cơ sở ữ lệu Guru99 được ạo và cửa sổ bên ướ sẽ xuấ hện.

Cách ạo abl

Để lưu rữ ữ lệu rong Mcrosof Accss ngườ ùng cần ạo abl. Sau kh ạo hành công bạn có hể chèn hêm hàng vào abl.

Có ha cách để ạo bảng rong MS Accss

Cách 1: Tạo abl ừ Daash Vw

Bước 1: Clck chuộ vào “Esc0” -&g; Esc1 -&g; Esc2.

Bước 2: Tabl mặc định sẽ được hển hị vớ ên “Esc3”.

Bước 3: Để đổ ên cộ bạn nhấp đúp vào êu đề của cộ và nhập ên mớ.

Lưu ý: “Esc4” là kểu ữ lệu của Cours_ID nên đây cũng là ky chính uy nhấ của Tabl.

Bước 4: Để hêm cộ bạn nhấp vào bấ cứ anh mục nào của nhóm “Esc5” hoặc chọn “Esc6” để hêm cộ.

Bước 5: Cộ sẽ được hêm và có ên mặc định là “Esc7”.

Bước 6: Nhấp vào Har và đổ ên hành “Esc8”.

Bước 7: Nhấn “Esc9” và nhập ên abl mớ để lưu abl.

Bước 8: Bạn có hể lưu ên, chú hích, mô ả ngắn cho cộ bằng cách clck vào “Nw0” và nhấn vào nó.

Bước 9: Hộp hoạ xuấ hện, hêm các hông n Nam (ên cộ), Capon (chú hích), Dscrpon (mô ả) -&g; “Nw1”.

Kế quả: Tên, chú hích và mô ả hện đã ồn ạ.

Cách 2: Tạo bảng ừ Dsgn Vw

Bước 1: Clck vào “Esc0” -&g; Esc1 -&g; Esc2.

Bước 2: Hộp hoạ Tabl xuấ hện, nhập ên, kểu ữ lệu và mô ả cho mỗ rường.

Bước 3: Để hêm Cours_ID làm ky chính hãy chọn nó và nhấp vào “Nw5”.

Bước 4: Nhấn “Esc9”, nhập ên Tabl và bấm Nw1.

Kế quả:

Cách chuyển đổ chế độ xm gữa Daash và Dsgn

Để chuyển đổ chế độ xm gữa Daash (chế độ bảng ính) và Dsgn (chế độ hế kế) bạn hãy clck vào “Vw” ở góc rên cùng bên rá và hực hện các bước:

Bước 1: Clck vào “Nw8”.

Kế quả:

Cách hêm ữ lệu rong MS Accss

Sau kh ạo Tabl Cours và Cours Srngh bạn sẽ có ha cách để hêm ữ lệu là Daash vw và ừ Form. Kh hêm ữ lệu bạn cần nhập đúng kểu ữ lệu, ví ụ như kểu ữ lệu số hì chỉ nhập số chứ không nhập văn bản.

Trong phạm v bà vế này chúng ô chỉ gớ hệu cách hêm ữ lệu ừ Daash vw:

Bước 1: Chọn “Nw9”.

Bước 2: Chọn “Mcrosof Accss Daabas Opon0” và hêm ữ lệu bằng cách nhập các gá rị vào nó. Những ữ lệu sẽ được lưu ự rữ ự động.

Bước 3: Trường hợp bạn muốn xóa hàng không cần hế hì chọn hàng đó và nhấp chuộ phả. Mnu xuấ hện bạn chọn “Mcrosof Accss Daabas Opon1”.

Bước 4: Cửa sổ Popup xuấ hện và xác nhận vệc xóa bản gh, clck vào “Nw1”.

Kế quả:

Bểu mẫu rong MS Accss

Trước kh ạo bểu mẫu bạn cần ạo ha bản gh mớ rong bảng Conac:

Bước 1: Chọn bảng “Mcrosof Accss Daabas Opon3” ở bên rá.

Bước 2: Tạo ha hàng và nhập những ữ lệu lên quan vào ha hàng.

Cách ạo bểu mẫu

Để ạo bểu mẫu rong MS Accss bạn có hể hực hện bằng 4 cách sau:

Cách 1: Tạo bểu mẫu bằng Form Wzar

Bước 1: Clck vào “Mcrosof Accss Daabas Opon4”.

Bước 2: Hệ hống sẽ hển hị như màn hình bên ướ.

Bước 3: Chọn ID.

Kế quả: ID được chọn.

Bước 4: Chọn các cộ bắ buộc và nhấp vào Mcrosof Accss Daabas Opon5.

Bước 5: Ngườ ùng chọn kểu bố rí bểu mẫu ở hộp lựa chọn -&g; Mcrosof Accss Daabas Opon5.

Bước 6: Nhập ên của bểu mẫu là “Mcrosof Accss Daabas Opon7” -&g; Mcrosof Accss Daabas Opon8.

Kế quả: Conac Form hển hị ấ cả những cộ bạn đã chọn ở bước 4.

Cách 2: Tạo bằng Form

Bước 1: Chọn Tabl mà bạn muốn ạo bểu mẫu -&g; clck vào Form.

Bước 2: Xuấ hện cửa sổ bên ướ.

Bước 3: Clck chuộ phả và chọn “Mcrosof Accss Daabas Opon9” để xóa ô bạn không muốn xuấ hện rong bểu mẫu:

Kế quả: Fax numbr không còn ồn ạ.

Bước 4: Nhấn “Esc9” và nhập ên bểu mẫu là “Esc1” -&g; Nhấn Nw1.

Kế quả: Bểu mẫu Conac Form 2 được ạo.

Cách 3: Tạo bểu mẫu bằng Mulpl Im

Bước 1: Từ ab “Cra” clck vào “Esc4” và chọn “Esc5”.

Kế quả: Ở phía ướ các òng cửa sổ sẽ xuấ hện.

Bước 2: Nhấn “Esc9” và nhập ên bểu mẫu mớ -&g; Nw1.

Kế quả: Bểu mẫu “Esc8” được ạo hành công.

Cách 4: Tạo bểu mẫu bằng Spl from

Bước 1: Từ ab “Cra” clck vào “Esc4” và chọn “Conac Tmpla1”.

Kế quả: Cửa sổ sẽ xuấ hện cùng ữ lệu và bểu mẫu.

Bước 2: Nhấn “Esc9” nhập ên bểu mẫu mớ -&g; Nw1.

Kế quả: Bểu mẫu mớ “Conac Tmpla4” xuấ hện.

Cách chỉnh sửa bản gh ừ bểu mẫu

Bước 1: Nhấp chuộ vào “Conac Tmpla5”.

Bước 2: Ngườ ùng cập nhậ mộ số gá rị ở “Conac Tmpla6”.

Bước 3: Nhấp đúp vào bảng “Mcrosof Accss Daabas Opon3”.

Kế quả: Bản gh gốc cập nhậ các gá rị.

Thêm bản gh vào bểu mẫu

Ví ụ sau sẽ mnh họa cách hêm bản gh ở bểu mẫu “Conac Form Spl” đã được ạo bằng Spl from:

Bước 1: Mở “Conac Tmpla8”.

Bước 2: Để Thêm bản gh, hãy nhấp vào “Conac Tmpla9”.

Kế quả: Cửa sổ gh mớ xuấ hện ở ạng Form Vw và Daash Vw.

Bước 3: Đền ữ lệu ừ bểu mẫu bằng cách hủ công. Vì bểu mẫu ở ạng phân ách nên ữ lệu sẽ được cập nhậ ự động.

Bước 4: Nhấp đúp vào bảng “Mcrosof Accss Daabas Opon3”.

Kế quả: Bản gh mớ được cập nhậ ừ “Esc8”.

Rpor

Dướ đây là ví ụ mnh họa cách chỉnh sửa mộ số hông n ở báo cáo “Phon Book” có sẵn rong hệ hống đế bạn được rõ:

Bước 1: Nhấp chuộ vào Phon Book ở phần báo cáo. Lúc này “Phon Book” hển hị các hông n như Conac Nm, Hom, Busnss, Mobl.

Bước 2: Chẳng hạn bán muốn chỉnh sửa êu đề của báo cáo ừ “Hom” hành “Hom Phon” hì nhấp chuộ phả chọn “Dsgn Vw”.

Hệ hống sẽ mở báo cáo ở ạng Dsgn Vw.

Bước 3: Chỉnh sửa ên bạn muốn hay hế và nhấn “Conac Dal2”.

Bước 4: Nhấp đúp vào “Phon Book” ướ báo cáo lúc này “Hom” đã đổ hành “Hom Phon”.

Macro

Dướ đây là mộ ví ụ cơ sở ữ lệu MS Accss về Macro mặc định “Conac Dal3”:

Bước 1: Nhấp vào “Conac Dal3” ở phần báo cáo. Lúc này hệ hống sẽ mở Macro có sẵn.

Bước 2: Nhấp chuộ phả để xm mã đằng sau macro.

Kế quả:

Moul

Ví ụ về cơ sở ữ lệu MS Accss ừ “Conac”.

Nhấp vào ‘Conac Dal5‘.

Kế quả hển hị như sau:

Tổng kế về Mcrosof Accss

Những hướng ẫn sử ụng Mcrosof Accss ở rên hy vọng sẽ gúp bạn quản lý ữ lệu chặ chẽ, rõ ràng, khoa học. Mặc ù để hực hện được các hao ác rên Accss khá phức ạp nhưng nếu bạn chịu khó học hỏ hì nó sẽ gúp quy rình làm vệc chấ lượng và hệu quả hơn.

Nếu bạn bấ cứ câu hỏ nào lên quan đến Mcrosof Accss hoặc muốn ìm hểu hêm những vấn đề khác của Mcrosof , hãy để lạ ở bên bình luận bên ướ, BKHOST sẽ rả lờ bạn rong hờ gan sớm nhấ.

P/s: Bạn cũng có hể ruy cập vào Blog của BKHOST để đọc hêm các bà vế cha sẻ kến hức về lập rình, quản rị mạng, wbs, oman, hosng, vps, srvr, mal,… Chúc bạn hành công.