Cài đặt thông báo xác nhận đã đọc email để biết người nhận đã mở mail hay chưa là một trong các mẹo sử dụng Gmail nâng cao, chỉ có trong Google Workspace!
Tính năng này sẽ có lợi trong nhiều trường hợp, nhất là khi bạn gửi các email quan trọng.
Nội dung chính
1. Khi nào nên cài đặt thông báo xác nhận đã đọc mail
Cài đặt xác nhận người nhận đã nhận được email hay chưa thường sử dụng cho các email quan trọng, các yêu cầu có thời gian hoặc email công việc đến hạn. Ví dụ: email thông báo cho toàn bộ tổ chức mà không cần người gửi phản hồi.
Cài đặt này nhằm chắc chắn rằng người nhận của bạn đã nhận và đọc được email [dù chưa hoặc không phản hồi]. Bạn không muốn phải trong tình trạng thấp thỏm đợi người nhận phản hồi email.
2. Ai chịu ảnh hưởng của cài đặt thông báo xác nhận đã đọc mail?
Yêu cầu xác nhận đã đọc email dành cho người nhận thuộc tường To và CC. Nó không khả dụng nếu người nhận ở trường Bcc, một danh sách email và bí danh email.
Làm theo các bước sau để bắt đầu cài đặt này:
Bước 1: Vào Gmail >> Soạn email
Bước 2: Bấm vào nút 3 chấm như hình bên dưới và chọn Request read receipt – yêu cầu xác nhận đã đọc.
Nếu bạn không thấy cài đặt này nghĩa là Quản trị viên chưa bật tính năng này cho người dùng. Hãy yêu cầu Quản trị viên mở cài đặt này.
Bước 3: Nhấp vào Gửi. Bạn sẽ nhận được email thông báo khi email của bạn được mở.
4. Cài đặt xác nhận đã đọc email từ phía người nhận
Tùy vào cài đặt của tổ chức mà bạn có thể phải chấp thuận việc gửi xác nhận đã đọc được email của người gửi hay chưa.
Trong trường hợp này, một hộp xác nhận sẽ được mở ra. Bạn có 2 tùy chọn Send receipts – gửi xác nhận hoặc Not now – không phải bây giờ.
Nếu chọn Not now, bạn sẽ được nhắc nhở lại trong lần tiếp theo bạn mở email.
Kết
Hi vọng mẹo sử dụng Gmail này có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Theo dõi chúng tôi để biết thêm các mẹo Gmail nâng cao khác cho Google Workspace.
Các dịch vụ email miễn phí như Gmail, Outlook, Zoho, Yandex hay Yahoo… sẽ không hỗ trợ người dùng tính năng theo dõi, kiểm tra người nhận đã đọc email hay chưa. Thông thường tính năng này chỉ xuất hiện trên các dịch vụ email server có tính phí. Vì vậy để theo dõi, kiểm tra trạng thái email đã gửi đi bạn cần đến một ứng dụng của bên thứ ba hỗ trợ.
Hướng dẫn bạn qua ứng dụng Maitrack – đây là tiện ích mở rộng được cài đặt trên trình duyệt Google Chrome hay Cốc Cốc, Mailtrack hỗ trợ hoàn toàn với Gmail để theo dõi trạng thái đã gửi đi thành công, đã đọc email. Mailtrack có cung cấp gói tài khoản miễn phí, giúp người dùng theo dõi số lượng email không giới hạn mỗi tháng.
Mailtrack có rất nhiều tính năng như: Theo dõi email miễn phí không giới hạn; hiển thị biểu tượng hai dấu tích màu xanh để thông báo email đã mở; theo dõi đường link liên kết và tệp đính kèm; thông báo thời gian thực; bảng điều khiển hoạt động; tích hợp thiết bị di động iOS và Android…
Để sử dụng ứng dụng này bạn cần phải thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Sử dụng trình duyệt Google Chrome hoặc Cốc Cốc truy cập vào cửa hàng chrome trực tuyến sau đó tìm Mailtrack chọn “Thêm vào Chrome”.
Bước 2: Sau đó sẽ có thông báo xuất hiện, bạn chọn “Thêm tiện ích”.
Bước 3: Mailtrack yêu cầu kết nối với tài khoản Gmail mà bạn muốn theo dõi, kiểm tra người nhận đã đọc email – chọn “Connect with Google”.
Bước 4: Tiếp đó bạn chọn tài khoản Gmail để liên kết với Mailtrack, nếu tài khoản Gmail chưa đăng nhập thì bạn chọn Sử dụng một tài khoản khác để đăng nhập Gmail vào trình duyệt.
Bước 5: Mailtrack sẽ yêu cầu bạn cấp quyền truy cập vào tài khoản Gmail của bạn, bạn sẽ chọn “Cho phép”.
Bước 6: Bước lựa chọn gói Mailtrack, ở đây bạn chọn gói Free [miễn phí] nhé.
Bước 7: Bảng thông báo cài đặt Mailtrack liên kết với Gmail đã hoàn thành, chọn “Go to Gmail” để quay lại giao diện email.
Bước 8: Trong giao diện Gmail bạn có thể thấy logo Mailtrack và bạn hãy rê chuột vào logo sẽ thấy trạng thái Mailtrack đang được kích hoạt [Mailtrack enabled], nếu tạm thời không muốn sử dụng Mailtrack thì bạn có thể tắt nó đi.
Bước 9: Thực hiện soạn email mới, Mailtrack sẽ được gắn kèm vào email để gửi đi. Nếu email này bạn không muốn theo dõi, kiểm tra người nhận đã đọc email thì cũng có thể tắt Mailtrack tạm thời.
Bước 10: Khi người nhận mở email của bạn thì Mailtrack sẽ gửi một thông báo “has just read your email”.
Bước 11: Bạn vào mục “Thư gửi” để kiểm tra trạng thái email. Sẽ có 3 trường hợp: Thứ nhất, email có hai dấu tích màu xanh: Người nhận đã đọc, xem email.
Thứ hai, email có một dấu tích xanh, một dấu tích xám: Người nhận đã nhận được email, nhưng chưa đọc email.
Thứ ba, email có hai dấu tích xám: email chưa được gửi đến người nhận.
Như vậy đã hoàn thành xong hướng dẫn bạn cách theo dõi, kiểm tra người nhận đã đọc email, đã xem email của bạn gửi hay chưa.
Làm sao để biết người khác đã xem Gmail của mình?
Nếu bạn sử dụng tài khoản gmail.com, thì tính năng xác nhận đã đọc sẽ không hoạt động. Để biết khi nào người nhận mở email của bạn, bạn có thể yêu cầu họ xác nhận đã đọc. Thông báo xác nhận đã đọc được gửi cho bạn dưới dạng email có chứa ngày và giờ người nhận mở thư của bạn.
Làm thế nào để biết người nhắn đã đọc mail Outlook?
Trên menu Tệp , chọn Tùy chọn > Thư. Bên dưới Theo dõi, chọn hộp kiểm Biên nhận chuyển phát xác nhận thư đã được chuyển phát đến máy chủ email của người nhận hoặc Xác nhận đã đọc để xác nhận rằng người nhận đã xem thư.
Mailtrack dùng để làm gì?
Mailtrack là một tiện ích mở rộng của Google Chrome tích hợp với hộp thư đến Gmail của bạn để thêm dấu kiểm màu xanh lục trong giao diện sau khi email được mở. Mailtrack cũng cung cấp thông báo trên màn hình và không giới hạn số lượng email bạn có thể theo dõi.
Streak CRM là gì?
StreakCRM là phần mềm quản lý email không giới hạn, giúp người dùng điều chỉnh hẹn giờ gửi email cũng như biết được hoạt động của người nhận: đã mở hay chưa, mở tại đâu, và trên thiết bị nào.