Khi gửi email [bằng Gmail chẳng hạn], nếu để ý kỹ, chúng tôi sẽ thấy có 2 phần luôn hiển thị trong mục To [gửi đến] là Cc và Bcc. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết chúng là gì, có chức năng như thế nào và sự khác nhau giữa chúng. Do đó, trong bài viết dưới đây, Winerp.vn sẽ phần nào giúp các bạn giải đáp những thắc mắc đó.
Khái niệm về Cc và Bcc trong email
- Cc [Carbon copy] có thể hiểu là tạo ra các bản sao, bạn rất có thể tận dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+Shift+C để tận dụng tính năng này. Người ta thường dùng CC để gửi email cho nhiều người cùng lúc và những người này sẽ cùng xem được thống kê những người nhận được Content nội dung mail.
- Còn Bcc [Blind carbon copy] là tạo ra các bản sao tạm, bạn rất có thể tận dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+Shift+B để sử dụng tính năng này. Thường thì Bcc là người gửi sẽ gửi bản sao email cho nhiều người nhận khác nhưng những người này không thể nhìn thấy thống kê của những người cùng được nhận email này
Ý nghĩa và cách tận dụng BCC
BCC là kiểu gửi hữu ích khi bạn muốn gửi các bản copy đến những người khác và không muốn công khai những email của người nhận. không dừng lại ở đó nếu các bạn gửi cùng một email đến bảng liệt kê rất nhiều địa chỉ email khác nhau và các bạn sẽ không muốn những người nhận email đó phải xem hàng dài danh mục các địa chỉ cùng được gửi, tận dụng BCC sẽ hạn chế thông tin không cần thiết này.
Nhưng tận dụng BCC chỉ phù hợp với những email công khai, còn với những email chứa thông tin mật, hay thông tin các cuộc trò chuyện cá nhân thì các độc giả không nên dùng BCC vì nó sẽ làm lộ thông tin và mất uy tín nếu vô tình người nhận trong BCC sử dụng Reply All [trả lời tin nhắn với tổng quan mọi người] thì những người nhận bạn điền trong To và CC sẽ biết là email này còn có thêm một người khác đọc được.
Để tận dụng BCC rất giản đơn, các anh chị chỉ cần đặt con trỏ chuột vào phần To [Tới] và chọn BCC ở phía bên phải [hoặc các anh chị nhấn tổ hợp Ctrl + Shift + B] để mở phần BCC.
có mặt phần BCC các độc giả nhập email người nhận vào phần BCC này, ngoài ra các anh chị hoàn toàn có thể nhập địa chỉ email người nhận chính vào phần To [Tới] sau đó nhấn Send [Gửi] để gửi thư.
Trên đây bài viết đã share đến các anh chị định nghĩa BCC, ý nghĩa và cách sử dụng BCC khi gửi mail. Như vậy các anh chị cũng thấy BCC là cách gửi bản sao chép email kín cũng khá hữu ích, nhưng các độc giả cần ứng dụng đúng với những email nào thì nên sử dụng BCC, còn với những email nào không nên dùng BCC mà bài viết đã chia sẻ ở trên để hạn chế những điều tiêu cực mà BCC mang lại cho bạn.
Sự giống và khác nhau giữa Cc và Bcc:
Giống nhau: Chúng đều được tận dụng khi gửi email cho nhiều người cùng một lúc.
Khác nhau:
- Khi tận dụng CC thì tất cả những người nhận thư sẽ nhìn thấy bảng danh mục email của những người cũng nhận được thư đó. Chính vì thế mà bạn hoàn toàn có thể sử dụng tính năng CC để gửi thư cho nhiều thành viên trong cùng một lớp học, cùng một nhóm…. Vì cái này bạn hoàn toàn có thể hiển thị công khai và không cần phải bảo mật thông tin, danh tính.
- Tính năng BCC thì khác, mặc dù bạn gửi Content nội dung cho nhiều người cùng một lúc nhưng không ai nhìn thấy ai cả. Chính vì vậy mà bạn hãy tận dụng BCC trong trường hợp cần bảo mật danh tính của người khác.
Tóm lại, bạn dùng Cc để gửi email đến nhiều người và công khai danh tính của họ còn Bcc cũng gửi email đến nhiều người nhưng thông tin về những người đó sẽ được giữ kín.
Cần lưu ý: Khi bạn gửi email cho nhiều người thì chính sách mặc định sẽ là Cc
Khi nào thì sử dụng CC và BCC
CC là kiểu gửi hữu ích khi bạn muốn một vài người khác nhận được bản sao của email, nhưng họ không phải người nhận chính.
BCC là kiểu gửi hữu ích khi bạn muốn gửi các bản copy đến những người khác, và không muốn họ biết về việc bạn gửi thêm các bản copy cho người khác, giống như ví dụ ở trên. không những thế nếu bạn cần gửi cùng một email đến bảng liệt kê rất nhiều địa chỉ, chúng ta sẽ không muốn những người nhận email đó phải xem một hàng dài các địa chỉ cùng được gửi, do đó kiểu gửi BBC sẽ hạn chế thông tin không cần thiết này.
Những ai chúng ta lên sử dụng BCC để gửi ?
+ Khi bạn kinh doanh hay gửi mail maketing lúc này bạn nên dùng gửi thư dạng BCC để đảm bảo được người nhận sẽ không biết được mình đã gửi cho những ai, tránh bị lộ thông tin hay bảo mật của những người mình gửi
+ Khi bạn học nhóm, bạn học cùng lớp cần gửi thư về Content nội dung công việc chung của cả nhóm hay lớp thì hãy nên sử dụng gửi dạng CC để mọi người có thể biết được những ai nhận và quên ai để báo cho người không thể nhận mail biết.
Cách gửi CC trong gmail và BCC trong gmail
Đầu tiên, bạn truy cập vào địa chỉ mail.google.com
Sau đó, bạn chọn nút “Soạn thư”
Tiếp theo, bạn đánh địa chỉ người nhận email, tiêu đề email và nội dung email cần gửi
CC và BCC trong gmail xuất hiện tại đây
Khi đó, bạn chọn CC hoặc BCC để gửi những bản sao tùy theo nhu cầu của mình, đánh địa chỉ những người bạn cần gửi
Các bước gửi để sử dụng cc và bcc trong gmail
Cuối cùng, bạn nhấn Send để hoàn thành.
CC và BCC trong email đều là một tính năng rất hay và đã xuất hiện từ rất lâu. Tuy nhiên, nhiều người dùng hiện nay đã vô tình lãng quên hai tính năng hữu ích này mà thường gửi Email một cách thủ công. Hy vọng rằng bài viết này đã đem lại cho bạn thêm những kiến thức bổ ích về định nghĩa cc trong gmail là gì, phân biệt cc và bcc trong gmail cùng với cách sử dụng cc và bcc trong gmail sao cho đạt được hiệu năng công việc cao nhất.
Nếu có phản hồi gì, vui lòng để lại phản hồi bên dưới. Đội ngũ Winerp.vn sẽ tích cực trả lời những phản hồi của các bạn.
Chúc các bạn thành công!
Hữu Đệ – Tổng hợp và Edit