Back office là gì mà được xem là thành phần không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức hoặc doanh nghiệp nào? Back office làm công việc gì? Những thắc mắc này sẽ được giải đáp sau đây.
Back office là gì?
Back office [BO] còn được gọi là hậu cần hay hành chính văn phòng là một phần của văn phòng công ty không phải tiếp xúc với khách hàng. Về cơ bản, back office sẽ hỗ trợ cho các bộ phận khác thông qua các nhiệm vụ khác nhau. Các nhân viên làm việc tại back office không liên hệ trực tiếp với khách hàng, nhưng họ duy trì mối quan hệ thân thiết với các nhân viên ở bộ phận front office [tiếp xúc trực tiếp với khách hàng]. Do đó, sự giao tiếp tuyệt vời giữa các nhân viên back office và front office là yếu tố then chốt để vận hành trơn tru.
Mọi công ty đều có các nhiệm vụ hành chính hỏi thời gian và nỗ lực để chăm sóc khách hàng tốt hơn. Đây là lý do tại sao việc hỗ trợ của back office có thể tác động tích cực đến doanh nghiệp theo nhiều cách.
Back office là các bộ phận thực hiện công việc hành chính của doanh nghiệp, trái ngược với các công việc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng.
Lí do back office quan trọng là gì?
Là xương sống của công ty
Họ xử lý tất cả các nhiệm vụ hoạt động, sắp xếp thông tin quan trọng và đáng tin cậy với các khía cạnh thiết thực như khoản phải trả, bảng lương và các chức năng khác giúp duy trì quy trình làm việc lành mạnh mà không bị gián đoạn.
Thúc đẩy năng suất của công ty
Họ tập trung vào các hoạt động chiếm nhiều thời gian hơn và cung cấp cho phòng ban khác thông tin họ cần để duy trì quy trình làm việc hiệu quả. Biết được khối lượng công việc cho phép nhân viên chủ động và cải thiện hiệu suất tổng thể của họ.
Bảo mật tất cả dữ liệu
Back office quản lý, sắp xếp và bảo mật các thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Các dữ liệu có thể quá tải và các nhân viên cần được đào tạo bài bàn và tập trung vào việc xử lý dữ liệu hàng để tạo ra hiệu quả trong công việc.
Các công việc back office phổ biến
Công việc back office là gì ở mỗi công ty sẽ trông khác nhau và điều này đặc biệt đúng khi xem xét ngành mà công ty đang hoạt động. Dưới đây là một số ví dụ về công việc back office và trách nhiệm chính của họ:
Nhân viên kế toán
Kế toán thực hiện nhiều nhiệm vụ bao gồm nhập dữ liệu, tạo bảng cân đối kế toán và đảm bảo hồ sơ tài chính được cập nhật. Họ cũng đảm bảo rằng tất cả các số dư tài khoản được đối chiếu và xác minh rằng các tính toán kế toán khác nhau là chính xác. Nhân viên kế toán nên có định hướng chi tiết, tổ chức sắp xếp tốt và có kỹ năng phân tích mạnh mẽ.
Nhân viên nhân sự
Nhân viên nhân sự chịu trách nhiệm sắp xếp các cuộc hẹn, duy trì hồ sơ và chào đón nhân viên mới của công ty. Ngoài ra, họ xử lý bảng lương và báo cáo điểm danh cùng với các nhiệm vụ khác. Họ cũng hỗ trợ cho trưởng phòng nhân sự. Nhân viên làm công việc này nên đáng tin cậy, có tổ chức và có kỹ năng giao tiếp tốt.
Nhân viên công nghệ thông tin
Các nhân viên công nghệ thông tin được giao nhiệm vụ quản lý phần mềm, cơ sở dữ liệu và mạng khác nhau. Họ quản lý các nhóm mạng, cài đặt phần mềm, quản lý hệ thống công nghệ thông tin của một công ty và hơn thế nữa. Các nhân viên công nghệ thông tin cũng có thể hỗ trợ kỹ thuật cho các đồng nghiệp khác khi cần thiết.
Chuyên viên phân tích dữ liệu
Công việc của chuyên viên phân tích dữ liệu thuộc back office là gì? Các chuyên viên phân tích dữ liệu có nhiệm vụ diễn giải dữ liệu, phân tích dữ liệu và thực hiện các hệ thống thu thập dữ liệu. Họ cũng thực hiện các báo cáo và hỗ trợ kho dữ liệu. Các chuyên viên phân tích dữ liệu phải là những người giỏi toán học, có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt và có thể phân tích chính xác dữ liệu.
Nhân viên tuân thủ
Nhân viên tuân thủ xử lý tất cả các vấn đề liên quan đến việc tuân thủ quy định của một công ty. Điều này có nghĩa là họ đảm bảo rằng tất cả các cá nhân và bản thân công ty đang tuân thủ mọi nghĩa vụ hợp đồng, luật pháp hoặc các quy định khác. Các nhân viên tuân thủ thường chịu sự giám sát của giám đốc điều hành. Họ phải biết các tiêu chuẩn và chính sách tuân thủ, các vấn đề quy định và có kỹ năng giao tiếp tốt.
Chuyên viên phân tích rủi ro
Các chuyên gia phân tích rủi ro chịu trách nhiệm giám sát các khoản đầu tư và xác định rủi ro tiềm ẩn liên quan đến danh mục đầu tư của công ty. Dựa trên đánh giá về các khoản đầu tư này, họ có thể đưa ra các khuyến nghị để giúp hạn chế rủi ro trong tương lai. Họ cần có kỹ năng phân tích, chiến lược và đàm phán mạnh mẽ.
Quản lý điều hành
Người quản lý điều hành làm việc trong nhóm quản lý của công ty để phát triển và thực hiện một số chính sách và thủ tục hoạt động. Họ cũng hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc tuyển dụng và đảm bảo rằng công ty đang làm việc với năng suất cao nhất. Các nhà quản lý điều hành phải là những nhà lãnh đạo giỏi và có thể hiểu các chính sách cũng như các văn bản pháp lý và quy định phù hợp.
Quản lý một doanh nghiệp không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, bất kể quy mô của công ty. Việc sắp xếp dữ liệu và các tác vụ tốn thời gian khác trong khi cố gắng bán hàng và tiếp cận khách hàng có thể quá tải. Có một đội ngũ đáng tin cậy và tài năng xử lý những công việc này có lợi cho khả năng ngày càng tăng của doanh nghiệp. Nó sẽ nâng cao hiệu suất của nhân viên và giúp họ tập trung vào công việc kinh doanh cốt lõi của mình.
Đến đây thì bạn đã hiểu back office là gì rồi phải không? Nếu bạn muốn ứng tuyển vào các công việc thuộc back office, hãy truy cập ngay careerlink.vn nhé.
Huỳnh Trâm
Nhân viên tư vấn [Nhân viên Sale], cũng như nhân viên Marketing online là một bộ phận không thể nào thiếu với mỗi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, dù bán sản phẩm hay dịch vụ. Học có đóng góp lớn đến số lượng hàng hóa bán được và trực tiếp tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp, tổ chức hay cửa hàng. Để trả lời cho những câu hỏi có liên quan như: "nhân viên tư vấn là gì?, nhân viên tư vấn tuyển sinh là làm gì, nhân viên tư vấn tài chính là gì?” mời bạn cùng TOPCV đi tìm hiểu sâu hơn trong bài viết dưới đây.
Nhân viên tư vấn là gì?
Nhân viên tư vấn là gì? Đây là những người giải đáp thắc mắc, đưa ra lời khuyên và phương án giải quyết tốt nhất đến khách hàng, họ luôn theo sát khách hàng trong suốt quá trình mua sản phẩm. Tuy nhiên công việc này chỉ dừng lại ở việc tư vấn khách hàng chứ không phải đưa ra quyết định, bởi quyết định mua hàng hay không là tùy vào khách hàng.
Mặc dù chỉ đơn giản là tư vấn, nhưng nó ảnh hưởng rất lớn đến quyết định mua sản phẩm, dịch vụ. Bởi lẽ tư vấn chính là hình thức tương tác giữa người mua và người bán chỉ khi quá trình này diễn ra thuận lợi và thuyết phục được khách mua hàng. Bởi vậy mà hiện nay các công ty, cửa hàng đầu đầu tư và nâng cấp dịch vụ ở khâu tư vấn và hỗ trợ khách hàng.
Công việc của nhân viên tư vấn là gì?
Nhân viên tư vấn thường làm công việc như sau:
- Trước tiên họ sẽ đón tiếp và lắng nghe những nhu cầu của khách mua hàng.
- Dựa vào những nhu cầu ấy để giới thiệu sản phẩm phù hợp với họ. Không quên nêu bật tính năng, lợi ích của sản phẩm và so sánh với sản phẩm cùng loại của hãng hàng khác để thấy được sự khác biệt.
- Nếu sản phẩm đang có chương trình khuyến mãi, họ sẽ nêu ra để thúc đẩy nhu cầu mua hàng cao hơn.
- Hướng dẫn khách hàng thủ tục thanh toán
- Luôn tạo thiện cảm và niềm nở tạo ấn tượng với khách hàng
- Giữ gìn vệ sinh, nhất là khu vực bán hàng của mình…
Tìm hiểu thêm nhiều JOB việc làm nhân viên tư vấn
Những kỹ năng cần có để trở thành một tư vấn viên giỏi
Kỹ năng
Để trở thành nhân viên tư vấn giỏi và chuyên nghiệp bạn cần sở hữu một số kỹ năng như sau:
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng tạo dựng niềm tin
- Kỹ năng phản ứng nhanh
- Kỹ năng làm việc độc lập đi đôi với làm việc nhóm
- Tình thần nhiệt huyết, năng động khi làm việc
- Kỹ năng làm việc dưới môi trường chịu nhiều áp lực.
Tính cách
Nhân viên tư vấn thường có tính cách cởi mở, hòa đồng và luôn thân thiện với khách hàng. Không chỉ họ mà mỗi chúng ta cũng đều có hoài bão, nỗ lực để đạt được vị trí cao hơn và xây dựng mối quan hệ cho mình. Tuy nhiên thế vẫn chưa đủ, tính trung thực và trách nhiệm với công việc là một tính cách không thể thiếu với một nhân viên tư vấn giỏi.
Kiến thức
- Cần có đầy đủ kiến thức chuyên môn: Hiểu về sản phẩm và dịch vụ mình đang bán.
- Luôn trau dồi kỹ năng mềm, kỹ năng xã hội và cập nhập xu hướng.
- Phân tích và trả lời câu hỏi một cách kỹ lưỡng và dễ hiểu.
- Ngoại ngữ cũng kỹ năng rất cần thiết cho nhân viên Sale chuyên nghiệp.
Ngoại hình
Ngoại hình cũng quyết định một phần, bởi lẽ nhân viên tư vấn thường trực tiếp gặp mặt hoặc trao đổi với khách hàng, vì thế nó quyết định một phần ấn tượng trong lần gặp đầu tiên. Điều này thể hiện rõ nhất nếu bạn là nhân viên tư vấn cho một công ty bán mỹ phẩm, chăm sóc sắc đẹp. Bởi lẽ khách hàng sẽ tin tưởng hơn và tiến hành điều trị tại cơ sở của bạn.
Nguyên tắc đạo đức của nhân viên tư vấn
- Nguyên tắc giữ bí mật
- Nguyên tắc tôn trọng
- Nguyên tắc trung thực, khách quan
Các vị trí của nhân viên tư vấn
Ngày nay, nhân viên tư vấn chủ yếu qua 3 hình thức: Phục vụ cá nhân, phục vụ gia đình hay phục vụ tổ chức. Với mỗi hình thức này đều có đặc trưng riêng, mời bạn tham khảo thêm:
Tư vấn cá nhân
Công việc tư vấn cá nhân thường liên quan đến tâm sinh lý, tình cảm… Người tư vấn dựa vào nỗi buồn phiền, lo âu của khách hàng từ đó đưa ra lời khuyên để giải bớt khúc mắc này. Hình thức này có vẻ tương đối bí mật, chỉ là các cá nhân bàn bạc với nhau.
Tư vấn gia đình
Bạn đã gặp trường hợp gia đình có khúc mắc hay mâu thuẫn với nhau, đây cũng là trường hợp thường thấy nhân viên tư vấn giải quyết để cải thiện mối quan hệ gia đình, từ đó mọi người thấu hiểu nhau hơn.
Tư vấn nhóm
Đây là hình thức tư vấn với một nhóm người có chung mục tiêu nhằm tạo ra liên kết bền chặt bên trong. Như vậy sẽ giúp cho họ hiểu nhau hơn và dễ dàng hợp tác phát triển và thành công hơn.
Mức lương của nhân viên tư vấn
Mức lương của nhân viên tư vấn có thể là không giới hạn vì nó chia thành nhiều lĩnh vực khác nhau, ví dụ như nhân viên tư vấn bất động sản, nhân viên tư vấn tín dụng… Tuy nhiên mức lương trung bình của một Marketer khoảng 7 - 10 triệu vnđ/ tháng và còn được hưởng hoa hồng nếu đạt được doanh số mong đợi
Cơ hội tìm việc tư vấn viên tại TOPCV
TopCv hiện đang là trang tìm kiếm việc làm miễn phí và uy tín hàng đầu với đa dạng ngành nghề. Tham khảo thêm việc làm chuyên viên tư vấn nếu bạn đang có mong muốn trở thành Marketer mảng tư vấn. Hãy tự tạo cho mình cơ hội với ngành nghề mới và khả năng thăng tiến cao. Chúc bạn thành công!
Tìm việc làm Nhân viên tư vấn tại TopCV:
Kết luận
Với sự phát triển đa ngành nghề và lĩnh vực, từ các sản phẩm, dịch vụ hay nhu cầu tìm kiếm nhân viên tư vấn đang rất lớn. Để có một công việc phù hợp thì không thể thiếu những kỹ năng mà TOPCV vừa liệt kê phía trên. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích được bạn một phần trong tương lai. Đừng quên theo dõi TopCV để cập nhập những JOB mới và tốt nhất nhé!
Bản quyền nội dung thuộc về TopCV.vn, được bảo vệ bởi Luật bảo vệ bản quyền tác giả DMCA.
Vui lòng không trích dẫn nội dung trang web khi chưa được sự cho phép của TopCV.