Trong hoạt động kinh doanh logistics và chuỗi cung ứng, cần có sự phối hợp của nhiều nhân sự trong bộ phận cũng như với phòng ban khác từ nguyên vật liệu, hàng hóa tới kho bãi, sản xuất, vận chuyển, kế toán... Mục tiêu cuối cùng là hợp lý hóa chuỗi cung ứng một cách hiệu quả nhất. Để làm được như vậy, các công ty cần có bộ phận mua hàng lớn mạnh, đáng tin cậy với sự dẫn dắt của người trưởng phòng mua hàng có kinh nghiệm và tài năng.
Việc làm Trưởng Phòng Mua Hàng
Công việc hằng ngày mà Trưởng phòng mua hàng cần phải đảm nhận
I. Trưởng phòng mua hàng là làm gì?
Trưởng phòng mua hàng [tiếng Anh: Purchasing Manager/Manager of Procurement] còn được biết đến với các tên gọi khác như Trưởng phòng thu mua. Trưởng phòng mua hàng chịu trách nhiệm quản lý tổng thể phòng mua hàng, xây dựng chính sách và chiến lược để phát triển quy trình mua hàng tiêu chuẩn, hiệu quả, đảm bảo khâu mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ. Đồng thời, trưởng phòng mua hàng cũng quản lý nhân sự, tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới; quản lý ngân sách, cắt giảm chi phí thu mua nguyên liệu đầu vào.
II. Mô tả công việc của Trưởng phòng mua hàng
1. Nhiệm vụ chính của Trưởng phòng mua hàng
Mỗi trưởng phòng mua hàng ở doanh nghiệp khác nhau thì lượng công việc sẽ không giống nhau vì phụ thuộc vào quy mô, lĩnh vực sản xuất và phân phối hàng hóa cụ thể. Dù vậy, điểm chung là mô tả công việc của trưởng phòng mua hàng sẽ gồm có:
- Quản lý bộ phận mua hàng: Nhân sự, chính sách, chế độ, các hoạt động và triển khai kế hoạch mua hàng.
- Xây dựng và truyền đạt kế hoạch mua hàng, thiết lập và thực hiện các mục tiêu ngắn hạn, dài hạn cho bộ phận.
- Làm việc với các nhà cung cấp, nhà sản xuất và các bộ phận nội bộ công ty để xác định nhu cầu mua hàng, khả năng cung ứng hàng hóa và nguyên vật liệu.
- Duy trì cơ sở dữ liệu về các nhà cung cấp đã được phê duyệt.
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với các nhà cung cấp.
- Tham gia đàm phán, thương lượng giá cả của các hợp đồng mua hàng lớn.
- Tìm kiếm và phê duyệt thay đổi nhà cung cấp khi cần.
- Theo dõi, đo lường và phân tích chi tiêu, ngân sách của bộ phận mua hàng.
- Giám sát việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.
- Xác định và theo dõi KPI của nhân sự trong bộ phận mua hàng.
- Báo cáo kết quả công việc, hiệu suất của bộ phận cho ban giám đốc.
- Tuân thủ pháp luật, quy tắc và quy định nội bộ của công ty, giám sát và quản lý để nhân viên trong bộ phận cũng nghiêm túc tuân thủ.
Trưởng phòng mua hàng cần có kỹ năng, bằng cấp gì?
2. Yêu cầu trình độ, kỹ năng với Trưởng phòng mua hàng
Yêu cầu đối với trình độ và kỹ năng, số năm kinh nghiệm của trưởng phòng mua hàng ở mỗi công ty khác nhau cũng sẽ được điều chỉnh nhưng phổ biến nhất, nhà tuyển dụng sẽ có các tiêu chí như sau với ứng viên vị trí này:
- Bằng cử nhân trở lên chuyên ngành Logistics và quản lý chuỗi cung ứng, Xuất nhập khẩu, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ hoặc liên quan.
- Kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực mua hàng, thu mua từ 4 - 6 năm trở lên, kinh nghiệm làm trưởng phòng mua hàng, phó phòng thu mua từ 1 - 2 năm [ít nhất].
- Kinh nghiệm về quản lý ngân sách và mua hàng.
- Kỹ năng lãnh đạo xuất sắc.
- Kỹ năng đàm phán vượt trội.
- Khả năng giải quyết vấn đề với tư duy phân tích mạnh mẽ.
- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian xuất sắc.
- Kỹ năng dịch vụ khách hàng xuất sắc.
- Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình và thuyết phục.
Mô tả công việc của trưởng phòng mua hàng bao gồm nhiều thông tin về vị trí, các yêu cầu khi tuyển dụng vai trò này. Mức lương trung bình của một trưởng phòng mua hàng hiện nay khoảng 23,5 triệu/ tháng, cao nhất lên tới gần 60 triệu/ tháng, do đó, không phải ai cũng đảm nhiệm được vai trò này nhưng nếu có thể thăng tiến thì đây sẽ là một thành công cực kỳ ấn tượng cho sự nghiệp của bạn.
MỤC LỤC:
I. Trưởng phòng mua hàng là làm gì?
II. Mô tả công việc của Trưởng phòng mua hàng
Đọc thêm: Kinh nghiệm xin việc làm Trưởng phòng Mua hàng
Đọc thêm: Kỹ năng cần có của Trưởng phòng thu mua
Hầu như các khách sạn từ 3 sao trở lên đều có nhu cầu tuyển dụng Purchasing Manager. Vậy thì Purchasing Manager là gì? Và vị trí này đảm nhận những công việc cụ thể nào?
Bạn biết Purchasing Manager là gì?
► Purchasing Manager là gì?
Purchasing Manager [Trưởng phòng thu mua] là vị trí đảm nhận vai trò điều hành hoạt động phòng thu mua trong khách sạn/ nhà hàng - đảm bảo cung ứng đầy đủ hàng hóa, vật tư cần thiết cho các bộ phận hoạt động hàng ngày. Purchasing Manager thường sẽ làm việc dưới sự quản lý chung của Manager of Finance and Business Support [Giám đốc Tài chính và Hỗ trợ kinh doanh].
► Bản mô tả công việc Purchasing Manager trong khách sạn
| Nhiệm vụ chính | Công việc cụ thể |
| Tham mưu - Xây dựng kế hoạch mua hàng | • Tham mưu cho Ban lãnh đạo về công tác hoạch định kế hoạch mua hàng phục vụ hoạt động kinh doanh khách sạn • Trên cơ sở đề xuất mua sắm từ các bộ phận, xây dựng kế hoạch mua hàng hằng năm theo khung kinh phí cho phép - phân kỳ kế hoạch mua theo từng tháng, tuần và trình cấp trên xét duyệt |
| Quản lý - điều hành hoạt động phòng thu mua | • Phân công nhân viên thực hiện hoạt động mua hàng - đảm bảo cung ứng kịp thời hàng hóa cho các bộ phận • Giám sát quy trình nhân viên mua hàng - đảm bảo tuân thủ chính sách mua hàng, các thủ tục nhập hàng, chứng từ theo quy định • Kiểm soát chất lượng, tiến độ thực hiện mua hàng - chuyển giao hàng cho các bộ phận của nhân sự được phân công • Ký soát xét kỹ các hồ sơ thanh toán trước khi chuyển cho bộ phận kế toán chi tiền |
| Tìm kiếm - lựa chọn - quản lý nhà cung cấp | • Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng cho khách sạn - đảm bảo các tiêu chí về: giá cả phù hợp, chất lượng tốt, đáp ứng điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm… • Làm việc lại với nhà cung cấp nếu hàng hóa cung ứng không đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, yêu cầu đổi hàng hoặc có chính sách đền bù thỏa đáng • Định kỳ 6 tháng/lần - phối hợp với nhân viên đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp có mức giá tốt, hàng hóa chất lượng, đáp ứng thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, chính sách thanh toán, tiềm năng phát triển… để duy trì chất lượng và tăng năng lực cạnh tranh • Soạn thảo hợp đồng kinh tế ký kết với các nhà cung ứng |
| Giải quyết các vấn đề liên quan đến hàng hóa với khối bộ phận vận hành | • Là đầu mối làm việc - xử lý các vấn đề liên quan đến cung ứng hàng hóa với khối bộ phận vận hành • Làm rõ nguyên nhân của những khiếu nại về chất lượng thực phẩm - đồ uống… để có hưởng xử lý kịp thời • Phối hợp cùng các Trưởng bộ phận giải quyết những vấn đề liên quan đến hàng hóa cung ứng |
| Công việc khác | • Cập nhật thông tin cải tiến kỹ thuật để cùng các bộ phận lựa chọn mặt hàng - nguyên liệu thay thế có giá thành rẻ hơn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng • Định kỳ hàng tuần báo cáo tiến độ mua hàng cho cấp trên [kế hoạch mua, đã mua, các mục tồn đọng chưa mua - nguyên nhân, giải pháp] • Tham gia phỏng vấn tuyển dụng nhân viên làm việc cho phòng thu mua • Đánh giá năng lực làm việc của nhân viên theo kỳ đánh giá của khách sạn, đề xuất khen thưởng cho nhân viên xuất sắc • Tham gia các cuộc họp liên quan - đưa ra đề xuất, kiến nghị với vấn đề họp bàn • Sẵn sàng thực hiện các công việc được giao khác |
Purchasing Manager cần kiểm soát kỹ chất lượng hàng hóa nhập vào
► Purchasing Manager nhận lương bao nhiêu?
Về mức lương cho vị trí Purchasing Manager, chủ yếu sẽ phụ thuộc nhiều vào quy mô khách sạn làm việc. Theo tin tuyển dụng được các khách sạn đăng tuyển trên Hoteljob.vn, Trưởng phòng thu mua sẽ nhận được mức lương dao động từ 15 - 25 triệu đồng/ tháng. Ngoài lương cứng còn có Service charge hàng tháng.
► Yêu cầu tuyển dụng Purchasing Manager hiện nay
- Về kỹ năng:
• Kỹ năng giao tiếp tốt
• Giao tiếp tiếng Anh thành thạo
• Sử dụng tốt các phần mềm Microsoft Office
- Về bằng cấp, kinh nghiệm
• Có bằng cử nhân các chuyên ngành liên quan đến kinh tế
• Am hiểu về nguyên vật liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh khách sạn, nhà hàng - tình hình biến động trên thị trường
• Am hiểu phương pháp - chiến lược mua hàng
• Ưu tiên tuyển dụng ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc trong ngành nhà hàng - khách sạn và từng giữ chức vụ tương đương…
Tính chất công việc của Purchasing Manager trong khách sạn thường chịu khá nhiều áp lực - bởi việc giải quyết bài toán kiểm soát chi phí chưa bao giờ là việc dễ dàng. Mong rằng với bản mô tả công việc Purchasing Manager trên đây, hy vọng sẽ giúp các bạn ứng viên định hình được mình sẽ làm những gì khi đảm nhận vị trí này…
Ms. Smile
10+ Địa điểm mua gia vị - nguyên liệu món Âu cho nhà hàng