Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp

Quy trình thanh toán được thiết lập nhằm đảm bảo cho quá trình thanh toán các khoản chi phí mua ngoài được thực hiện theo một hệ thống và có kiểm soát theo mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Cùng Bepro tìm hiểu về quy trình thanh toán cơ bản dưới đây!

Tìm hiểu về quy trình thanh toán cơ bản của doanh nghiệp

Mô tả nội dung quy trình thanh toán chung

Quy trình này được áp dụng trong doanh nghiệp và kế toán trưởng sẽ là người có trách nhiệm hướng dẫn để quy trình được thực hiện một cách hiệu quả và chính xác. 

Các đối tượng liên quan trong quy trình thanh toán:

• Người có nhu cầu thanh toán.
• Kế toán.
• Thủ quỹ.
• Trưởng đơn vị.
• Kế toán trưởng.
• Giám đốc.

Bước 1: Lập chứng từ thanh toán/ tạm ứng

Khi phát sinh nhu cầu thanh toán thì người có nhu cầu thanh toán cần phải lập chứng từ/giấy đề nghị thanh toán gửi về cho bộ phận kế toán làm căn cứ thanh toán.

Bước 2: Tiếp nhận, kiểm tra và thẩm định chứng từ kế toán

Tất cả những chứng từ kế toán đề phải được tập trung về bộ phận kế toán và sẽ được kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ. Nếu chứng từ kế toán đầy đủ điều kiện thì kế toán sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán, trình lên ban lãnh đạo duyệt thanh toán theo quy định.

Bước 3: Làm thủ tục thanh toán

Tùy vào từng nội dung cũng như tính chất của chứng từ mà kế toán làm thanh toán cho các đơn vị, cá nhân.

Bước 4: Xử lý chứng từ

Phiếu chi sẽ chuyển cho thủ quỹ để chi bằng tiền mặt. Thủ quỹ có trách nhiệm ký tên và đề nghị người nhận tiền ghi rõ số tiền được nhận, thời gian nhận tiền, họ tên đầy đủ của người nhận tiền vào phiếu chi đó.

Nội dung quy trình thanh toán chung

Các bước quy trình thanh toán chi tiết

Bước 1: Nhu cầu thanh toán

Đối tượng trách nhiệm: Người có nhu cầu thanh toán.

Theo đó khi có nhu cầu thanh toán cần cung cấp các chứng từ bao gồm:

• Phiếu đề nghị thanh toán.
• Tờ trình được giám đốc ký duyệt.
• Các chứng từ gốc và 1 bản sao kèm theo: Hóa đơn…
• Hợp đồng kinh tế.
• Các chứng từ kèm theo khác.

Bước 2: Lập phiếu đề nghị

Đối tượng trách nhiệm: Người có nhu cầu thanh toán.

Người có nhu cầu thanh toán sẽ lập phiếu đề nghị thanh toán trình lên người phụ trách và giám đốc ký duyệt sau đó, sau đó là tới kế toán [cần ghi rõ số tiền đã tạm ứng nếu có].

Bước 3: Nhận, kiểm tra chứng từ thanh toán

Đối tượng trách nhiệm: Kế toán.

Theo đó kế toán sẽ kiểm tra hồ sơ, số liệu đã tạm ứng nếu có và chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. Nếu không đồng ý thì cần ghi rõ lý do và trả lại cho người có nhu cầu thanh toán.

Bước 4: Duyệt

Đối tượng trách nhiệm: Kế toán trưởng và giám đốc

Sau khi trình lên kế toán trưởng duyệt sẽ tình lên giám đốc ký duyệt.

Nếu không đồng ý thì sẽ ghi rõ lý do và trả lại cho người có nhu cầu thanh toán.

Căn cứ vào chứng từ đề nghị thanh toán đã ký duyệt, kế toán sẽ lập phiếu và hạch toán.

Bước 5: Lập phiếu chi, ủy nhiệm chi

Đối tượng trách nhiệm: Kế toán

Kế toán sẽ lập phiếu chi, ủy nhiệm chi trình kế toán trưởng ký duyệt => giám đốc ký duyệt => thủ quỹ chi tiền/kế toán thanh toán chuyển ngân hàng.

Bước 6: Thu, chi tiền

Đối tượng trách nhiệm: Thủ quỹ, kế toán, người có nhu cầu thanh toán.

Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi đã được duyệt, kế toán sẽ thực hiện việc thu, chi tiền và ghi vào sổ quỹ.

Phiếu thu, phiếu chi được lập 3 liên: Người thanh toán, thủ quỹ và kế toán mỗi bên một liên.

Ủy nhiệm chi được ký và đóng dấu, kế toán ngân hàng chuyển ủy nhiệm chi ra ngân hàng thanh toán. Ngân hàng báo nợ trong tài khoản, kế toán lập phiếu báo nợ.

Bước 7: Đối chiếu, kiểm tra số liệu, báo cáo

Đối tượng trách nhiệm: Thủ quỹ, kế toán, người có nhu cầu thanh toán.

Hàng ngày, kế toán sẽ đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ thông qua sổ quỹ và lưu lại chứng từ đối chiếu.

Kế toán ngân hàng sẽ đối chiếu với sổ phụ ngân hàng.

Thủ quỹ sẽ báo cáo tồn quỹ mỗi ngày cho kế toán trưởng và giám đốc.

Bước 8: Lưu hồ sơ

Đối tượng trách nhiệm: Kế toán

Kế toán sẽ lưu hóa đơn, chứng từ có liên quan đến thanh toán.

Lưu ý trong trường hợp đặc biệt: Đối với hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn chứng từ thì người có nhu cầu thanh toán phải lập bảng kê mua hàng hóa không có hóa đơn, chứng từ theo mẫu 01/TNDN của Thông tư 78/2014/TT-BTC kèm theo đề nghị thanh toán.

Lưu hồ sơ thanh toán

Các quy trình thanh toán điển hình khác

• Thanh toán tiền lương, tiền công, tiền khoán điện thoại, các khoản tiền cho công tác phí khác.
• Thanh toán ngoài giờ làm.
• Quy trình thanh toán tiền thù lao cho biên tập, nhuận bút biên tập, cộng tác viên.
• Thanh toán chế độ thai sản, đau ốm.
• Thanh toán tiền quản lý, chi phí hợp đồng quảng cáo, xây dựng web…

Vừa rồi là những giải đáp về quy trình thanh toán cơ bản mà bạn cần nắm rõ để thực hiện đúng các nghiệp vụ kế toán có liên quan đến vấn đề này. Chúc bạn thành công!

Chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp là bằng chứng kế toán quan trọng, do vậy việc tổ chức chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp đầy đủ là hết sức cần thiết. Kế toán Lê Ánh hướng dẫn bạn cách tổ chức chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp như sau:

>> Mẫu sổ chi tiết các tài khoản theo Mẫu số S19 – DNN theo Thông tư số 133

1. Chứng từ thanh toán khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, hàng hóa

a. Chứng từ thanh toán đối với hàng hóa mua trong nước

• Hợp đồng
• Hóa đơn GTGT.
• Giấy đề nghị thanh toán
• Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi, giấy báo nợ. Trong đó lưu ý đối với chứng từ thanh toán cho người bán trên 20 triệu đồng thì phải có chứng từ thanh toán chuyển khoản…

b. Đối với hàng hóa mua nhập khẩu.

Chứng từ thanh toán bao gồm:

• Hợp đồng bán hàng hoá, gia công hàng hóa , cung ứng dịch vụ.
• Tờ khai hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
• Hóa đơn thương mại.
• Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu.

Bài viết xem thêm: Các yêu cầu về chứng từ trong quá trình mua hàng

2. Chứng từ bán hàng hóa, ghi nhận doanh thu.

a. Đối với hoạt động hàng hóa bán trong nước thì chứng từ thanh toán bao gồm

• Hợp đồng mua bán
• Hóa đơn GTGT
• Biên bản giao nhận
• Phiếu thu, giấy báo Có, biên bản đối chiếu công nợ …

b. Đối với hoạt động bán hàng xuất khẩu.

• Hợp đồng bán hàng hoá, gia công hàng hóa , cung ứng dịch vụ.
• Tờ khai hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan
• Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu phải thanh toán qua ngân hàng
• Hóa đơn thương mại.
• Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu.

3. Bộ chứng từ của chi phí tiền lương, tiền công

Để đưa chi phí tiền lương, thưởng vào chi phí hợp lý thì cần:

• Hợp đồng lao động
• Chứng minh thư phô tô.
• Quy chế tiền lương, thưởng.
• Thỏa ước lao động tập thể [ nếu có]
• Quyết đinh tăng lương [trong trường hợp tăng lương]
• Bảng chấm công hàng tháng.
• Bảng thanh toán tiền lương.
• Thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng.
• Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng
• Mã số thuế thu nhập cá nhân [danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN]

Đối với những lao động thời vụ cần có: Bản cam kết mẫu 02/BCK-TNCN nếu không khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương thì phải có 

Đối với hợp đồng giao khoán cần có:

• Hợp đồng giao khoán
• Biên bản bàn giao
• Biên bản nghiệm thu
• Chứng từ thanh toán tiền

4. Các khoản phụ cấp cho người lao động

Doanh nghiệp có các khoản phụ cấp cho người lao động như xăng xe, điện thoại, trang phục, ăn ca thì cần có các chứng từ thanh toán sau:

Các khoản phụ cấp phải được quy định tại 1 trong các hồ sơ sau:

• Hợp đồng lao động.
• Thỏa ước lao động tập thể.
• Quy chế tài chính.

Chứng từ chi tiền cho người lao động

5. Bộ chứng từ chi phí công tác:

• Quyết định cử người đi công tác [giấy điều động đi công tác]: Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện sử dụng.
• Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác [ngày đi, ngày về], xác nhận của nơi được cử đến công tác [ngày đến, ngày đi] hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú. 
• Các chứng từ, hóa đơn thanh toán trong quá trình đi lại: Như vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….

6. Bộ chứng từ của tài sản cố định khi tăng hoặc giảm tài sản, khấu hao tài sản

a. Hồ sơ ghi tăng tài sản gồm :

• Hợp đồng mua, thanh lý hợp đồng.
• Hóa đơn
• Biên bản giao nhận tài sản
• Chứng từ thanh toán

Nếu là xây dựng cơ bản cần có thêm

• Hồ sơ quyết toán công trình [ nếu là xây dựng]
• Biên bản nghiệm thu, bàn giao công trình.

b. Hồ sơ ghi giảm tài sản gồm có

• Quyết định thanh lý,hủy tài sản
• Hợp đồng bán tài sản và thanh lý hợp đồng
• Hóa đơn bán tài sản
• Biên bản bài giao tài sản
• Chứng từ thanh toán

c. Chi phí khấu hao tài sản.

• Đăng ký trích khấu hao tài sản cố định.
• Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định.

7. Bộ chứng từ vé máy bay

a. Nếu doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử thì cần:

• Vé máy bay điện tử.
• Thẻ lên máy bay [boarding pass]
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

b. Nếu không thu hồi được thẻ lên máy bay thì cần: 

• Vé máy bay điện tử,
• Giấy điều động đi công tác.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

c. Nếu doanh nghiệp giao cho cá nhân tự mua vé máy bay, [Chỉ với vé máy bay dưới 20 tr] thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp thì chứng từ gồm:

• Vé máy bay.
• Thẻ lên máy bay [trường hợp thu hồi được thẻ].
• Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của DN, quy định của DN cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với DN.
• Chứng từ thanh toán tiền vé của DN cho cá nhân mua vé.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân.

8. Chi phí phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, nghỉ mát

a. Đối với chi phí nghỉ mát 

• Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng nếu thuê các tổ chức cung cấp dịch vụ.
• Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát
• Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát, quyết định phê duyệt kinh phí.
• Các hóa đơn tiền phòng, ăn uống đầy đủ nếu có, nếu là đơn vị cung cấp dịch vụ cho công ty thì phải thể hiện trên văn bản.
• Chứng từ thanh toán.

b. Đối với các khoản phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, chi cho con người lao động…

• Quy định trong quy chế tài chính hay thỏa ước lao động của công ty
• Đề nghị chi của công đoàn, phòng nhân sự hay đại điện người lao động trong công ty
• Chứng từ chi tiền
• Photo giấy xác nhận như giấy đăng ký kết hôn, giấy báo tử…. các giấy tờ liên quan đến các khoản chi đó. lớp học kế toán

9. Các chi phí mua hàng trực tiếp của người dân hoặc cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng.

Các khoản chi phí bao gồm:

• Các khoản chi phí này như chi phí thuê nhà, thuê xe của cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng.
• Chi phí mua đồ dùng, sản phẩm hàng hóa, dịch vụ do người sản xuất trực tiếp bán ra

Bộ chứng từ của các khoản chi này gồm:

• Bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC
• Hợp đồng mua bán, thuê nhà.
• Chứng từ thanh toán cho người bán.

10. Chứng từ đối với việc góp vốn bằng tài sản.

Nếu doanh nghiệp khác góp vốn:

• Biên bản góp vốn sản xuất kinh doanh.
• Biên bản định giá tài sản của Hội đồng giao nhận vốn góp của các bên góp
• Biên bản giao nhận tài sản.
• Bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản.
• Chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản [nếu có].
• Chứng từ liên quan khác

Cá nhân góp vốn thành lập doanh nghiệp.

• Biên bản chứng nhận góp vốn.
• Biên bản giao nhận tài sản.
• Biên bản định giá tài sản của Hội đồng thành viên, hoặc Hội đồng quản trị
• Chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản [nếu có].
• Chứng từ liên quan khác

Trên đây, Kế toán Lê Ánh đã hướng dẫn tổ chức chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp. Cảm ơn các bạn đã quan tâm!

Tham khảo thêm bài viết Mẫu bảng thanh toán tiền thuê ngoài [Dùng cho thuê nhân công, thuê khoán việc]

Để tổ chức chứng từ thanh toán được tốt, các kế toán cần phải hiểu rõ bản chất kế toán, hiểu rõ yêu cầu của Luật Kế toán, Luật Thuế. Các bạn có thể tham gia vào khóa học kế toán thực tế tại Kế toán Lê Ánh để được các kế toán trưởng lâu năm kinh nghiệm hướng dẫn cách làm kế toán thực tế hiệu quả.

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

Hiện tại, để đáp ứng nhu cầu học thực tế ngày càng tăng của học viên, trung tâm Lê Ánh mở ra các khoá học kế toán và khoá học xuất nhập khẩu cho người mới bắt đầu và các khoá đào tạo chuyên sâu, để biết thêm thông tin về các khoá học này, vui lòng truy cập website: www.ketoanleanh.vn.