Hướng dẫn in nhiều biểu mẫu trên excel
Bài viết này giải thích cách sử dụng tính năng Phối Thư trong Microsoft Word để tạo và in thư mẫu bằng cách sử dụng dữ liệu từ trang tính Microsoft Excel. Show Khi bạn sử dụng tính năng Phối Thư trong Word, Word sẽ phối tài liệu chính với danh sách người nhận để tạo một bộ tài liệu xuất:
Bước 1: Thiết lập Tệp Dữ liệu ExcelTrước khi bạn tiếp tục với Trình hướng dẫn Phối Thư, hãy đảm bảo trang tính Excel của bạn được cấu trúc phù hợp cho mục đích này. Hãy lưu ý các yêu cầu sau đây về bảng dữ liệu:
Tạo tệp dữ liệu Excel rồi sắp xếp tệp đó bằng cách sử dụng các trường mà bạn muốn sử dụng cho thư của bạn, như minh họa trong tệp dữ liệu mẫu sau đây. Sau khi bạn tạo tệp dữ liệu Excel, hãy lưu tệp đó rồi đóng tệp dữ liệu. Để biết thêm thông tin về cách tạo danh sách địa chỉ phối thư, hãy bấm số bài viết sau đây để xem bài viết trong Cơ sở Kiến thức Microsoft: 294688 Cách thiết kế và thiết lập danh sách địa chỉ phối thư trong Word 2002 và các phiên bản Word mới hơn Bước 2: Thiết lập Tài liệu Chính
Bước 3: Chỉ định Nguồn Dữ liệu Excel
Bước 4: Chọn Người nhận
Bước 5: Điền vào các trường Thư và Thêm Thư phốiNếu bạn chưa hoàn tất việc này, hãy nhập nội dung mà bạn muốn hiển thị trong mọi thư mẫu trong tài liệu chính. Chèn Trường PhốiChèn các trường phối nơi bạn muốn phối tên, địa chỉ và các thông tin khác từ nguồn dữ liệu. Để chèn trường phối, hãy thực hiện các bước sau:
Thay đổi Định dạng của Dữ liệu được PhốiĐể định dạng dữ liệu được phối, bạn phải định dạng các trường phối trong tài liệu chính. Không định dạng dữ liệu trong nguồn dữ liệu vì định dạng của nguồn này không được giữ lại khi bạn phối dữ liệu vào trong tài liệu. Để thay đổi định dạng của dữ liệu được phối, hãy thực hiện các bước sau đây:
Định dạng bằng cách Sử dụng Mã TrườngĐể kiểm soát các khía cạnh khác của định dạng, nhấn ALT+F9 để hiển thị mã trường rồi thêm khóa chuyển vào trường phối. Khi bạn làm việc với các trường, khóa chuyển là hướng dẫn đặc biệt khiến một tác vụ cụ thể diễn ra. Nói chung, khóa chuyển được thêm vào trường để sửa đổi kết quả. Sau đây là ví dụ về cách sử dụng khóa chuyển:
Bước 6: Lưu Tài liệuSau khi bạn hoàn thành tài liệu chính và chèn tất cả các trường phối, hãy đảm bảo bạn lưu tài liệu trước khi tiếp tục. Để làm việc này, hãy thực hiện các bước sau:
Bước 7: Xem trước thư và Tinh chỉnh Danh sách Người nhậnKhi trình hướng dẫn hiển thị ngăn tác vụ "Bước 5 Phối thư", trình hướng dẫn này sẽ thay thế từng trường phối trong tài liệu chính có văn bản thực từ mục nhập đầu tiên của danh sách người nhận. Do vậy, bạn có thể thấy giao diện của tài liệu xuất đầu tiên. Ví dụ: nếu bạn tiếp tục sử dụng cơ sở dữ liệu mẫu được hiển thị trước đó, trang đầu tiên phải giống với trang sau đây sau khi bạn bấm Tiếp : Xem trước thư: Ngày 26 tháng 2 năm 2002 Andrew Fuller 908 W. Capital Way Tacoma 98401 Thư ngài Andrew Fuller! Nhập thư của bạn vào đây. Trân trọng! Nhập tên của bạn vào đây Để xem trước các mục nhập khác, hãy sử dụng một trong các phương pháp sau đây:
Tinh chỉnh danh sách người nhận nếu bạn muốn. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng một trong các phương pháp sau đây:
Bước 8: Hoàn tất PhốiĐể hoàn tất phối, hãy sử dụng bất kỳ phương pháp nào sau đây. Cá nhân hóa Từng ThưĐể cá nhân hóa từng mục, bạn phải thực sự hoàn tất phối rồi chỉnh sửa thông tin mà bạn muốn trong tài liệu đã phối được. Để làm việc này, hãy thực hiện các bước sau:
In ThưĐể in thư, hãy sử dụng một trong các phương pháp sau:
Lưu thư phối để sử dụng sauNếu bạn muốn chỉnh sửa thư phối hoặc lưu thư phối để sử dụng sau, bạn có thể tập hợp chúng thành một tài liệu duy nhất. Để làm việc này, hãy thực hiện các bước sau:
T H A M K HẢ OĐể biết thêm thông tin, bấm số bài viết sau đây để xem bài viết trong Cơ sở Kiến thức Microsoft: 318117 Cách sử dụng địa chỉ từ trang tính Excel để tạo nhãn trong Word 318115 Cách tạo thư mẫu bằng cách sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu Access trong Word 2002 318112 Cách sử dụng các địa chỉ từ cơ sở dữ liệu Access 2002 để tạo nhãn trong Word 2002 294686 Cách sử dụng phối thư để tạo danh sách sắp xếp theo danh mục trong Word 2002 và trong các phiên bản Word mới hơn 290408 Các câu hỏi thường gặp về phối thư trong Word 2002 294688 Cách thiết kế và thiết lập danh sách địa chỉ phối thư trong Word 2002 và các phiên bản Word mới hơn 294693 Cách sử dụng phối thư để tạo thư mục trong Word 2002 và trong các phiên bản Word mới hơn |