Vì sao khái niệm tầm hạn quản trị lại quan trọng khi thiết kế cấu trúc tổ chức cho ví dụ cụ thể
Tầm hạn quản trị
Định nghĩa
Tầm hạn quản trị còn gọi là tầm hạn kiểm soát.
Tầm hạn quản trị là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất, bao gồm giao việc, hướng dẫn, lãnh đạo, kiểm tra nhân viên dưới quyền có kết quả.
Về mặt tổ chức: Tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số lượng các tầng nấc trung gian trong một doanh nghiệp.
Tầm hạn quản trị rộng sẽ ít tầng nấc trung gian và ngược lại tầm hạn quản trị hẹp sẽ có nhiều tầng nấc trung gian.
Đặc trưng
- Tầm hạn quản trị có thể thay đổi tùy theo nội dung công việc của người bị quản trị là giống hay khác nhau, đơn giản hay phức tạp.
Chẳng hạn, một tổ chuyên viên thông thường có từ 6 đến 10 người, một tổ học sinh có từ 10 đến 20 em.
- Nếu sản xuất dây chuyền với công nghệ đơn giản thì tầm hạn có thể tăng lên nghĩa là một nhà quản trị có thể giám sát một số đông công nhân. Như vậy tầm hạn quản trị rộng sẽ làm giảm số cấp quản trị và ngược lại.
Ví dụ nếu doanh nghiệp có 20 nhân viên và tầm hạn quản trị là 20 thì doanh nghiệp chỉ có 1 quản trị viên. Nếu tầm hạn quản trị là 5 [tức mỗi nhà quản trị chỉ quản lí được 5 người] thì doanh nghiệp cần có thêm 4 quản trị viên và thêm ít nhất 1 người để quản lí 4 người này, tức tăng thêm 1 cấp quản trị.
Ví dụ trên cho thấy, cùng một số lượng nhân viên nhưng nếu tầm hạn quản trị rộng, doanh nghiệp sẽ có ít tầng trung gian.
- Việc có ít tầng trung gian làm cho bộ máy tổ chức gọn nhẹ. Tuy nhiên, tầm hạn quản trị rộng chỉ thuận lợi khi nhà quản trị có năng lực, cấp dưới có trình độ làm việc khá, công việc ít biến động…
Kết luận
Tóm lại, ta có thể đưa ra một số nhận xét sau về tầm hạn quản trị:
- Tầm hạn quản trị rộng sẽ có ít tầng nấc trung gian trong bộ máy tổ chức, thông tin phổ biến và phản hồi trong nội bộ nhanh chóng, ít tốn kém chi phí trong quản trị.
- Tầm hạn quản trị hẹp sẽ có nhiều tầng nấc trung gian trong bộ máy tổ chức, thông tin thường bị méo mó, biến dạng vì phải đi qua nhiều cấp, chi phí quản lí lớn do đó tính hiệu quả thấp.
[Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị học, Trường Đại học Kinh tế tài chính]
Chức năng tổ chức [Organizational functions] là gì?
19-09-2019
Thông tin [Information] trong quản trị là gì?
19-09-2019
Kiểm soát [Control] là gì? Mục đích và các nguyên tắc kiểm soát
1. Tầm hạn quản trị là gì?
1.1. Định nghĩa tầm hạn quản trị
Tầm hạn quản trị là một cách gọikhác của tầm hạn kiểm soát. Vậy tầm hạn quản trị là gì? Nội dung bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu để trả lời cho câu hỏi tầm hạn quảntrị là gì.
Tầm hạn quản trị là một khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà nhà quản trị có trách nhiệm quản lý, dựa vào quy mô công ty, định hướng phát triển của công ty ta có tầm hạn quản trị hẹp và tầm quản trị rộng, với những vị trí này đều có nhiệm vụ bảo và trách nhiệm của người quản lý, họ giao việc cho nhân viên, kiểm tra, hướng dẫn, lãnh đạo... Những nhân viên dưới quyền để có kết quả tốt nhất.
Về mặt tổ chức: có thể nói tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số lượng các tầng nấc trung gian trong một doanh nghiệp, Với những công ty doanh nghiệp có tầmhạn quản trị rộng sẽ có ít tầng nấc trung gian, còn đối với những công ty doanh nghiệp có tầm hạn quản trị hẹp sẽ có nhiều tầng nấc trung gian.
1.2. Tầm hạn quản trị rộng
Là số lượng nhân viên mà nhà quản trị có thể điều khiển một cách hữu hiệu cao.
Ngoài ra nó còn là số lượng nhân viên có mối quan hệ báo cáo với cấp trên nhiều, nhưng số cấp quản trị lại ít.
Điều kiện của tầm hạn quản trị rộng:
- Nhà quản trị có đầy đủ năng lực
- Cấp dưới có trình độ làm việc tốt
- Công việc của người cấp dưới ổn định
- Công việc được lập kế hoạch
- Công việc ít thay đổi
- Nhà quản trị cấp dưới đã được nhà quản trị cấp trên ủy quyền hành động
Việc làm quản trị văn phòng
1.3. Tầm hạn quản trị hẹp
- Nó phụ thuộc vào số lượng nhan viên mà nhà quản trị có thể điều khiển một cách hữu hiệu thấp
- Điểm đặc biệt là số thuộc cấp có mối quan hệ báo cáo với cấp trên là ít, nhưng số lượng cấp quản trị nhiều
Tầm hạn quản trị tốt nhất là tư 3 đến 9 nhân viên
Đối với những hoạt động đơn giản thì từ 12 đến 15 nhân viên.
Đối với những hoạt động mang tính chất khó khăn phức tạp 2 đến 3 nhân viên
“Span of Control” là gì?
Tổ chức càng lớn thì có càng nhiều các cấp quản lý. Kết quả là, hệ thống cấp bậc được sinh ra. Nhiều người trong một bộ phận phải làm việc với một cấp trên duy nhất. Một số bộ phận có thể chỉ có mười nhân viên, trong khi những bộ phận khác thì con số đó có thể lên đến hàng trăm nhân viên. Trong cả hai trường hợp đấy, Span of control tồn tại để quản lý riêng biệt toàn bộ các cấp trong tổ chức.
Span of control là số lượng nhân viên mà người quản lý có thể giám sát hiệu quả nhất có thể. Nếu bổ sung các cấp bậc mới sẽ làm cho cấu trúc tổ chức dốc hơn. Span of control lớn sẽ giúp cấu trúc của tổ chức phẳng hơn, kết quả sẽ làm chi phí thấp hơn. Một Span of control nhỏ sẽ làm cho cấu trúc tổ chức dốc, đòi hỏi nhiều quản lý hơn và sẽ tốn kém chi phí. Vì vậy người quản lý trong tổ chức nên có một Span of control lớn.
Span of control luôn bao gồm hai chiều hướng sau:
Chiều ngang
Đây là số lượng nhân viên cấp dưới mà quản lý trực tiếp giám sát. Đây cũng được gọi là Span of control.
Chiều dọc
Đây là số lượng các cấp được quản lý [trực tiếp hoặc không trực tiếp]. Nó đề cập đến mức độ mà người quản lý mong muốn giảm xuống mức thấp nhất của tổ chức. Điều này còn được gọi là Độ sâu Kiểm soát [Depth of Control]. Nó chủ yếu nhằm vào mức độ giao tiếp giữa người quản lý và cấp dưới mà anh ta chịu trách nhiệm. Nếu không có một nhà lãnh đạo giỏi, việc giao tiếp xuống đến các cấp dưới sẽ rất khó khăn.
Tầm quản trị rộng: là số lượng nhân viên mà nhà quản trị có thể điều khiển một cách hữu hiệu cao. Ngoài ra nó còn là số lượng nhân viên có mối quan hệ báo cáo với cấp trên nhiều, nhưng số cấp quản trị lại ít. Điều kiện của tầm hạn quản trị rộng: nhà quản lý có đầy đủ năng lực, cấp dưới có trình độ làm việc tốt, công việc của người cấp dưới ổn định, công việc được lập kế hoạch và ít thay đổi, nhà quản trị cấp dưới đã được nhà quản trị cấp trên ủy quyền hành động.
Tầm quản trị hẹp: nó phụ thuộc vào số lượng nhân viên mà nhà quản trị có thể điều khiển một cách hữu hiệu thấp. Điểm đặc biệt là số thuộc cấp có mối quan hệ báo cáo với cấp trên là ít, nhưng số lượng cấp quản trị nhiều.
Tầm hạn quản trị tốt nhất từ 3-9 nhân viên, đối với những hoạt động đơn giản thì từ 12-15 nhân viên, những hoạt độgn mang tính khó khăn phức tạp 2-3 nhân viên.
Nguyên nhân có các cấp quản lí trong tổ chức là do giới hạn của tầm quản lí. Tầm quản lí rộng sẽ cần ít cấp quản lí, còn tầm quản lí hẹp cần đến nhiều cấp.
Trong tổ chức, cần phải quyết định xem mỗi nhà quản lí có thể trực tiếp kiểm soát được bao nhiêu thuộc cấp, và con số này là hết sức khác nhau đối với những tổ chức khác nhau.
Có một số lượng hạn chế các thuộc cấp mà một nhà quản lí có thể quản lí có hiệu quả, nhưng con số chính xác ở mỗi trường hợp sẽ khác nhau tuỳ thuộc vào nhiều biến số.
Video liên quan