Những lưu ý khi thay đổi chữ ký
Bài viết tham khảo
>>> Cần lưu ý 04 điều này để tránh bị giả mạo chữ ký;
>>> Nhận diện chữ ký giả;
>>> Học cách nhận dạng chữ ký giả mạo!
Thông thường việc thay đổi chữ ký của mỗi một con người diễn ra khá phổ biến. Người ta có thể thay đổi với lý do: chữ ký chưa đẹp, chữ ký quá đơn giản, kém sang, chữ ký chưa hợp phong thủy,… Vì thế, việc thay đổi chữ ký qua các giai đoạn cũng là chuyện bình thường.
Tuy nhiên, việc thay đổi chữ ký thường xuyên như vậy nhưng cũng phải tuân theo một nguyên tắc nhất định đó là “Việc thay đổi chữ ký rồi thì nên ký chữ ký đã thay đổi, không được ký lại chữ ký cũ khi chưa thay đổi”.
Nên nếu bạn đã quyết định thay đổi chữ ký cũ để nó phù hơn với hiện tại bạn mong muốn thì kể từ thời điểm thay đổi về sau bạn chỉ ký theo chữ ký đã thay đổi, không ký chữ ký như trước nữa. Riêng về chữ ký trước đây thì vẫn có giá trị vì nó là do bạn ký, bạn thừa nhận là chữ ký của bạn thì không có vấn đề gì cả.
Nhưng đối với một số trường hợp đặc thù liên quan đến tài sản cá nhân của bạn hay của người khác có sử dụng chữ ký của bạn thực hiện đăng ký bảo đảm thì như thế nào? sau đây sẽ là một số lưu ý về thay đổi chữ ký các bạn cùng lưu ý để tránh rủi ro nhé.
Hai ví dụ điển hình khi thay đổi chữ ký bạn sẽ gặp rắc rối như sau:
* Một là: khi bạn sử dụng chữ ký giao dịch với ngân hàng [làm thẻ ATM, gửi tiền,..] nhưng thời gian sau chữ ký bạn thay đổi thì khi bạn thực hiện giao dịch [như: Rút tiền,...] cần đối chiếu chữ ký gốc ban đầu đăng ký, nhưng bạn lại không nhớ thì có ảnh hưởng gì không?
-> Đối với trường hợp này thì bạn cần chứng minh được chủ thể giao dịch với ngân hàng là bạn bằng 3 điều kiện phải thỏa mãn như sau:
- Giấy chứng nhận về nhân thân người giao dịch: CMND, Hộ chiếu...[1]
- Nhân dạng phải đúng hoặc gần đúng với hình [do thời gian làm giấy tờ lâu nên có thể hơi khác.[2]
- Chữ ký.[3]
Đối với 2 yêu cầu [1] và [2] thì thông thường nếu bạn thường xuyên giao dịch thì sẽ được thông cảm.
Riêng yêu cầu [3] thì không thể chấp nhận. Vì: Đây là chứng cứ giao dịch [nhận tiền] mà ngân hàng có trách nhiệm phải lưu giữ để chứng minh khi có khiếu nại của khách hàng. Trong thực tế rất nhiều trường hợp khách hàng khiếu nại về việc họ bị mất tiền trong tài khoản; Khi có khiếu nại mà ngân hàng xuất trình chữ ký của người nhận tiền không giống với chữ ký mẫu thì ngân hàng sẽ phải bồi thường. Đây là lý do người nhận tiền phải ghi giấy đề nghị để lưu bút tích và ngoài chữ ký nhận tiền thường phải viết họ tên để khi cần thì giám định chữ viết. [câu trả lời từ tài khoản: hungmaiusa].
Căn cứ : Thông tư số 23/2014/TT-NHNN;
Vì vậy, đối với trường hợp này bạn cần lưu ý như sau:
- Khi bạn có ý định thay đổi thì liên hệ ngay với ngân hàng để làm thủ tục đăng ký, bổ sung chữ ký với ngân hàng tại thời điểm thay đổi để tránh bị quên chữ ký và gây bất tiện cho giao dịch sau này.
- Để chắc chắn hơn thì khi đăng ký với ngân hàng bạn cần lưu lại một bản chữ ký mẫu để khi qua thời gian bạn có thay đổi chữ ký thì vẫn còn nhớ chữ ký gốc;
- Trường hợp bạn không lưu lại, bạn có thể kiểm tra lại giữ liệu cá nhân, vì thời điểm giao dịch ngân hàng sẽ đưa lại cho mình một số giấy tờ có chữ ký của bạn.
* Hai là: việc bạn thay đổi chữ ký trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán. Một lĩnh vực được xem là nguy hiểm khi có rủi ro phát sinh. Theo quy định Nghị định 41/2018/NĐ-CP có hiệu lực ngày 01/5/2018 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập. Theo quy định, bạn có thể bị phạt hành chính lên đến 10 triệu đồng đối với hành vi chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký và lên đến 30 triệu đồng nếu bạn có hành vi giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu hình sự.
Bạn xem chi tiết tại: Phạt đến 10 triệu đồng nếu chữ ký không giống nhau;
* Những lưu ý đối với chữ ký số.
Ngoài ra, Hiện nay cá nhân sử dụng chữ ký số khá phổ biến để thay thế cho chữ ký tay. Tính pháp lý của văn bản có chữ ký số tương tự như văn bản ký tay. Do đó, người ta sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử khá phổ biến.
Việc thay đổi chữ ký số được thực hiện như sau:
- Sử dụng hệ thống kê khai qua mạng, nộp thuế điện tử; Sử dụng hệ thống kê khai qua mạng, nộp thuế điện tử : //nhantokhai.gdt.gov.vn và //nopthue.gdt.gov.vn;
- Sử dụng hệ thống Thuế điện tử eTax : //thuedientu.gdt.gov.vn
Khi thay đổi chữ ký số theo hình thức trên, cần lưu ý như sau:
- Nhập thông tin thay đổi chính xác.
- Nên đặt mật khẩu dễ nhớ và lưu mật khẩu vào một file để đề phòng các trường hợp quên mật khẩu. Khi sai mật khẩu quá 3 lần thiết bị số sẽ bị khóa, khi đó cần liên lạc ngay với tổng đài chữ ký số để reset lại thiết bị.
- Khi có thay đổi về thông tin chủ thể, cần thông báo tới tổng đài chữ ký số để yêu cầu thay đổi thông tin trên hệ thống.
Trên đây là những lưu ý đối với việc thay đổi chữ ký, do đó khi bạn đang sử dụng chữ ký tay hoặc chữ ký số thì khi thay đổi chữ ký bạn cũng cần lưu ý những điểm cơ bản để khi thay đổi tránh những tủi ro pháp lý có thể xảy ra.
Th2: thay đổi chữ ký do thay đổi nhân sự:
- thay đổi chủ tài khoản [giám đốc]: bổ sung giấy tờ:
+ quyết định bãi nhiệm giám đốc cũ
+ quyết định bổ nhiệm giám đốc mới hoặc biên bản họp hội đồng quản trị vv bổ nhiệm giám đốc
+ chứng minh thư giám đốc
+ giấy đề nghị thay đổi thông tin khách hàng. Điền như th1, mục nội dung thay đổi: thay đổi chủ tài khoản. Ký đóng dấu theo chữ ký gd mới
- thay đổi ktt: bổ sung
+ quyết định bãi nhiệm ktt cũ
+ quyết định bổ nhiệm ktt mới
+ cmt foto của ktt mới
+ đề nghị thay đổi thông tin khách hàng [ghi giống của giám đốc trên] và ký đóng dấu
LTS: Chúng tôi xin giới thiệu bài dự thi của tác giả Lưu Phước Vẹn ở An Giang gửi tới cuộc thi viết về Chất lượng dịch vụ ngân hàng: Từ thực tiễn đến ước mong do Cafef phối hợp với báo Trí thức trẻ tổ chức.
--------------
Cũng giống như các loại hình doanh nghiệp khác trong nền kinh tế, ngân hàng là loại hình doanh nghiệp đặc biệt, kinh doanh trên lĩnh vực tiền tệ, quản lý tiền gửi cho khách hàng, là định chế tài chính trung gian: trung gian tín dụng để điều hòa vốn từ người thừa vốn sang người thiếu vốn, trung gian thanh toán từ người mua/người chi trả sang người bán/người thụ hưởng. Các bộ phận, phòng/ban trong ngân hàng tùy vào chức năng, nhiệm vụ được phân công sẽ thực hiện một, một số nghiệp vụ nhất định nhằm mục tiêu phục vụ khách hàng tốt nhất, tối đa hóa lợi nhuận, giảm thiểu chi phí và rủi ro cho ngân hàng. Theo ý kiến của tác giả thì phòng Dịch vụ khách hàng [DVKH] [có nơi gọi là phòng giao dịch nội bộ & giao dịch] sẽ là nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của ngân hàng thông qua chất lượng dịch vụ của mình.
Khi khách hàng có nhu cầu thực hiện các giao dịch với ngân hàng từ mở tài khoản, gửi tiền, nộp tiền vào tài khoản, chuyển khoản, vay vốn…thì ngay sau khi bước chân vào ngân hàng thì cá nhân/phòng mà khách hàng sẽ tiếp xúc đầu tiên là giao dịch viên [phòng DVKH], tính chuyên nghiệp sẽ thể hiện qua trang phục, lời chào, cử chỉ, lời nói, cách tư vấn cho khách hàng…nên chỉ cần trang phục không chỉnh tề, hời hợt trong cách chào hỏi, tư vấn khách hàng, thiếu tập trung trong xử lý nghiệp vụ sẽ ảnh hưởng rất lớn đến suy nghĩ, ấn tượng của khách hàng đối với ngân hàng.
XEM THÊM TẤT CẢ CÁC BÀI DỰ THI của cuộc thi viết "Chất lượng dịch vụ ngân hàng: Từ thực tiễn tới ước mong" tại đây
Là người đã có không ít lần thực hiện giao dịch với các ngân hàng, bản thân tôi nhận thấy hiện nay vẫn còn những tồn tại nhất định trong công tác phục vụ khách hàng của giao dịch viên phòng DVKH như: không chào hỏi khách hàng, không tư vấn khách hàng chu đáo, không thực hiện các nghiệp vụ đúng đắn và nhanh chóng…chính những tồn tại này đã làm khách hàng mất niềm tin vào ngân hàng dù là ngân hàng có quy mô lớn đến ngân hàng có quy mô nhỏ hơn.
Tôi nhớ mãi một lần không thể thực hiện việc rút tiền tại một ngân hàng [ngân hàng này nằm trong nhóm các ông lớn của ngân hàng] vì chữ ký trên giấy rút tiền không giống mẫu chữ ký khi đăng ký mở tài khoản. Giao dịch viên yêu cầu liên hệ bộ phận khác để đăng ký thay đổi mẫu chữ ký thì mới thực hiện được việc rút tiền. Theo hướng dẫn của giao dịch viên, tôi đã gặp được nhân viên khác để đăng ký lại mẫu chữ ký mới. Có mẫu đăng ký thay đổi mẫu chữ ký tôi điền đầy đủ các nội dung theo hướng dẫn, nhưng có một nội dung mà tôi không thể làm được đó là xác nhận chữ ký của tôi theo chữ ký cũ thì mới thực hiện việc thay đổi theo chữ ký mới. Tôi đã giải thích cho nhân viên ngân hàng là tôi không nhớ chữ ký cũ nên mới liên hệ để thay đổi chữ ký mới, nhưng nhân viên này không chịu, bắt tôi phải ký giống chữ ký cũ mới chịu thực hiện nghiệp vụ tiếp theo, đưa tôi tờ giấy trắng A4 để tôi nhớ tập ký lại chữ ký cũ.
Tôi nghe xong muốn chết đứng người vì không nhớ chữ ký cũ mới làm thủ tục đăng ký lại chữ ký mới, chứ nếu tôi nhớ chữ ký cũ thì đã rút được tiền tại quầy và không rảnh để làm các thủ tục thay đổi chữ ký mới. Tôi đã giải thích nhiều lần nhưng nhân viên không chịu, tôi đành tốn thời gian ngồi ký lại nhưng vẫn không ký giống được chữ ký cũ, tốn rất nhiều thời gian để làm công việc vô bổ, tôi đành phải nhờ người quen liên hệ thì mới xử lý cho tôi được "vụ án thế kỷvề xác nhận chữ ký cũ" để rút tiền từ tài khoản của chính mình.
Tôi tự nghĩ ngân hàng không còn cách nào khác để có thể kiểm tra tài khoản có phải của khách hàng không? Người rút tiền có phải là chủ tài khoản không? Giấy CMND, số tài khoản đăng ký biến động số dư, địa chỉ… trong trường hợp này chưa đủ cơ sở cho ngân hàng kiểm tra sao?
Từ đó về sau tôi đã mất lòng tin vào ngân hàng này, không còn sử dụng dịch vụ của ngân hàng này nữa, các giao dịch qua tiền mặt nhiều hơn. Đấy chỉ là một trong những tình huống xảy ra tại quầy giao dịch, nó đã làm giảm lòng tin nơi khách hàng, là một trong những nguyên nhân làm mất khách hàng giao dịch qua ngân hàng,vậy thì khi nào thì đề án của Chính phủ là không sử dụng tiền mặt trong lưu thông mới thực thi một cách tốt nhất?
Có những tình huống khác như việc khách hàng nộp tiền vào tài khoản nhưng giao dịch viên đã chuyển chứng từ cho kiểm soát viên nhưng kiểm soát viên bận nói chuyện điện thoại/tán gẫu với đồng nghiệp nên chưa duyệt bút toán. Mấy tiếng đồng hồ nhưng trong tài khoản khách hàng vẫn chưa có tiền, khách hàng tỏ vẻ không hài lòng nhưng cá nhân giao dịch viên không giải thích với khách hàng để họ thông cảm, ở đây cần phê phán thái độ làm việc của kiểm soát viên, chức năng duyệt bút toán/chứng từ, đã làm việc riêng trong khi làm việc.
Ngoài ra còn là việc giao dịch viên không nắm mức phí để tư vấn cho khách hàng, lúc tư vấn mức phí này nhưng khi thu lại mức phí khác…chính vì những điều này sẽ làm khách hàng mất niềm tin nơi ngân hàng, ngân hàng sẽ dần mất khách hàng, ngân hàng nào phục vụ tốt sẽ giữ khách hàng cũ mà còn thu hút khách hàng mới đến giao dịch.
Hiện nay thị trường ngân hàng cạnh tranh rất khốc liệt, các ngân hàng cạnh tranh nhau bằng sản phẩm, dịch vụ ưu việt, nổi bật như thời gian xử lý nhanh, miễn/giảm phí chuyển tiền, phí kiểm đếm…nên để có thể nâng cao chất lượng dịch vụ đối với khách hàng, tác giả xin đề xuất một số giải pháp sau:
Tôi cho rằng, để hoàn thành các chỉ tiêu được giao, thì dù trong bất cứ hoàn cảnh nào thì giao dịch viên/kiểm soát viên/lãnh đạo phòng DVKH cũng phải giữ "tâm trong sáng", "bầu nhiệt huyết", "làm hết việc với tinh thần phục vụ cao nhất" phải khéo léo trong giao tiếp, phải có năng lực chuyên môn cao, phải thấu hiểu các sản phẩm, dịch vụ của ngân hàng mình trước khi tư vấn/bán sản phẩm cho khách hàng. Nhân viên quầy giao dịch phải giành nhiều thời gian hơn nữa cho việc nghiên cứu các sản phẩm, dịch vụ của ngân hàng mình để có thể tiếp thị, tư vấn và bán cho khách hàng một cách hiệu quả nhất, đem lại cho ngân hàng lợi ích cao nhất.
Ngân hàng cần trang bị thiết bị đánh giá trực tiếp chất lượng phục vụ của từng GDV/kiểm soát viên…để khách hàng có thể trực tiếp đánh giá từng người một, kết quả này cũng là một tiêu chí trong đánh giá xếp loại thi đua cán bộ hàng tháng, khen thưởng cho giao dịch viên làm tốt như tăng lương, phụ cấp, bổ nhiệm vị trí cao… phạt những người có chất lượng đánh giá thấp, nhiều sai sót trong thực hiện nghiệp vụ như giảm lương, hạ bậc lương, không tái ký hợp đồng...
Ngân hàng cũng phải không ngừng đào tạo đội ngũ nhân sự công tác phòng dịch vụ khách hàng về chuyên môn, về cách giao tiếp phục vụ khách hàng.
Đồng thời, định kỳ ngân hàng tổ chức kỳ thi giao dịch viên/kiểm soát viên tài năng, thanh lịch để đánh giá cả về lượng và chất của đội ngũ giao dịch viên/kiểm soát viên hiện tại và không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.
Làm gì để mỗi giao dịch viên là một "đại sứ thương hiệu" của ngân hàng?