Quy trình quản lý hợp đồng xây dựng
7 Bước quản lý hợp đồng hiệu quảQuản lý hợp đồng luôn là vấn đề quan trọng đòi hỏi trách nhiệm cao của người quản lý. Để thực hiện công việc này tốt thì người quản lý cần phải nắm vững từng bước, từng nội dung trong hợp đồng. Hơn nữa, các quy trình quản lý sẽ cung cấp cho bạn nhiều thông tin cần thiết cho việc ký kết và trong, sau khi thực hiện. Sau đây, SmartOSC DX sẽ giới thiệu cho bạn đọc 7 bước quản lý hợp đồng hiệu quả nhất. Show Tại sao phải quản lý hợp đồng?Quản lý hợp đồng là để không bị mất, hư hỏng, hơn nữa còn để đảm bảo các nội dung trong hợp đồng được thống nhất, không bị sai lệch thay đổi. Giảm thiểu các thiệt hại trong trường hợp phát sinh tranh chấp giữa 2 bên ký kết. Một số lợi ích của quản lý hợp đồng như:
Theo dấu văn bảnTrước khi đặt bút ký bất kỳ hợp đồng nào, thì trước đó doanh nghiệp luôn đặt ra những câu hỏi: Hợp đồng này liên quan đến vấn đề gì? Nó có thời hạn bao lâu? Ai là người quản lý, thực hiện chính hợp đồng này? các lợi ích của 2 bên khi ký hợp đồng này có tương xứng không? Hợp đồng có đảm bảo thực hiện đúng luật pháp không?… Khi trả lời được một số câu hỏi đó, bạn đã bước đầu nắm rõ các thông tin chính của hợp đồng và có khả năng quản lý nó hiệu quả. Xây dựng và ký kếtTrong quá trình xây dựng và ký kết hợp đồng, bạn cần phải lưu ý những vấn đề sau:
Kiểm tra hợp đồngĐây là bước quan trọng mà người quản lý hợp đồng phải nắm rõ mọi thứ. Khi bàn giao hợp đồng cho người quản lý thì người này phải kiểm tra tất cả các thông tin được ghi trong hợp đồng. Việc làm này sẽ tránh các vấn đề xấu xảy ra với cả người quản lý hợp đồng lẫn hợp đồng. Lưu trữ, sao chép các loại hồ sơ, hợp đồngQuá trình này cần người quản lý hợp đồng phản ánh trung thực con số, dữ liệu, hình ảnh đã được ký kết trong hợp đồng. Các doanh nghiệp hiện nay thường scan bản hợp đồng ra nhiều bản và lưu trữ tại các phòng ban khác nhau và bản mềm lưu trữ trên máy tính. Quản lý hợp đồng theo cách này sẽ đề phòng các trường hợp xấu xảy ra trong quá trình thực hiện. Nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng một số phần mềm để lưu trữ, quản lý hợp đồng nhắm tối ưu hóa các chi phí phát sinh khác như: Phần mềm Zoho CRM, AZ CRM, excel… Quản lý, bổ sung các thông tin trong hợp đồngTrong thời gian thực hiện hợp đồng, thường sẽ có một số điều khoản bổ sung vào hợp đồng, đòi hỏi hệ thống quản lý hợp đồng phải nhanh nhạy lưu trữ đầy đủ, thống nhất, tiến hành báo cáo vấn đề với những người có thẩm quyền trong bản hợp đồng. Đối với số của hợp đồng, các doanh nghiệp nên lấy số của bộ phận văn thư trong công ty, không nên lấy số không thực tế với hợp đồng. Báo cáo thường niên về quá trình thực hiện hợp đồngCơ quan, tổ chức, người có trách nhiệm quản lý hợp đồng cần cập nhật quá trình thực hiện chúng và báo cáo cho người có thẩm quyền. Có 2 loại báo cáo:
Kiểm tra tiến trình thực hiện hợp đồngSau khi thực hiện các bước trong việc quản lý hợp đồng thì việc cuối cùng doanh nghiệp phải làm là kiểm tra, đánh giá chúng. Các bước kiểm tra tùy vào tính chất của từng doanh nghiệp đưa ra cho phù hợp với bản hợp đồng, các doanh nghiệp càng lớn càng quản lý hợp đồng nghiêm ngặt. Quản lý, kiểm tra hợp đồng càng chi tiết , rõ ràng sẽ tránh được tổn thất ngân sách công ty. Bài viết trên đã bật mí cho bạn đọc 7 bước quản lý hợp đồng hiệu quả nhất, SmartOSC DX hy vọng các doanh nghiệp xem xong bài viết này sẽ áp dụng các bước quản lý hợp đồng nêu trên vào nhiều dự án của công ty phù hợp, hiệu quả. Nếu còn điều gì thắc mắc hãy để lại lời nhắn cho chúng tôi nhé. SmartOSC DX là đơn vị cung cấp chuyển đổi số hàng đầu tại Việt Nam. Là động cơ thúc đẩy sự thành công trong quá trình chuyển đổi số của Baemin, Daikin hay VDI, bộ giải pháp của chúng tôi được tạo ra để phát hy tối đa giá trị của từng doanh nghiệp trong kỉ nguyên số |