Vấn đề nhân sự trong tổ chức sự kiện quyết định 80% thành công của chương trình. Nhận định đó chưa bao giờ sai. Do vậy, nhanh chóng tìm ra cách bố trí nhân sự hiệu quả là mong mỏi của nhiều nhà tổ chức. Nếu bạn đang thử sức trong vai trò quản lý toàn bộ hoạt động của sự kiện, hãy đọc ngay bài viết sau và tham khảo những lưu ý về bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện nhé!
1. Các vị trí thường gặp khi bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện
Mỗi sự kiện sẽ chia ra thành nhiều thành phần nhân sự khác nhau, nhưng thông thường, bạn có thể dễ dàng bắt gặp những vị trí sau khi bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện:
a, Bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện - Event coordinator - Điều phối sự kiện
Đứng ở vị trí hàng đầu trong bộ máy nhân sự khi bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện, người điều phối sự kiện có trách nhiệm quản lý toàn bộ ekip và những nhân viên phía dưới. Đồng thời, vai trò của họ còn thể hiện qua việc điều tiết tất cả các công việc chi tiết để chương trình hoặc chuỗi sự kiện có thể diễn ra đúng thời gian đã đề ra.
Ví dụ như họ có thể làm việc cho các agency sự kiện, các nhãn hàng hoăc freelancer để kêu gọi tài trợ, nâng cấp hình ảnh của sự kiện. Họ cũng có khả năng tổ chức hội thảo, hội nghị, các chương trình quảng cáo, các sự kiện festival,...
Khi lựa chọn người điều phối chương trình, bạn cần chắc chắn họ có khả năng rất tốt trong các kỹ năng như truyền đạt thông tin, tổ chức và sắp xếp công việc, chú ý đến những chi tiết nhỏ nhất. Họ cũng cần có khả năng chịu được áp lực công việc cao, đảm bảo sự kiện diễn ra êm xuôi mà không sợ khó khăn.
Bạn có thể tham khảo bài viết: Top 10 Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp Nhất Hà Nội
b, Event Planner – Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Có vai trò sống còn trong một ekip, người lên kế hoạch tổ chức sự kiện đóng góp rất lớn với các công việc nặng nề như tìm kiếm và lựa chọn địa điểm, logistic, catering. Đồng thời, họ cũng cần có trách nhiệm với các bộ phận tài chính, đảm bảo chương trình có được hiệu quả trong mức ngân sách cho phép của nhà đầu tư.
Cũng giống như điều phối sự kiện, khi bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện cần chọn người lên kế hoạch tổ chức sự kiện có một số khả năng như kỹ năng truyền đạt thông tin thật tốt, làm việc dưới áp lực công việc lớn và không thể thiếu được kỹ năng thương lượng khi có những trường hợp cần giải quyết như đàm phán với bên cho thuê địa điểm, bộ phận tài chính.
c, Client Service Event Manager - Quản lý dịch vụ khách hàng
Mang nhiều trọng trách giống như người lên kế hoạch tổ chức sự kiện, người quản lý dịch vụ khách hàng cũng là một vị trí cấp cao, tuy nhiên công việc của họ liên quan trực tiếp đến khách hàng và các đối tác khác liên quan đến sự kiện.
Khi bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện, người quản lý dịch vụ khách hàng có nhiệm vụ lên kế hoạch thu hút khách hàng, đại diện cho sự kiện đàm phán với khách hàng. Do đó, kỹ năng họ cần có là kỹ năng giao tiếp tốt, lịch thiệp và hiểu tâm lý khách hàng cũng như chịu được áp lực để giải quyết công việc hiệu quả. Khi khách hàng tức giận, họ cần hết sức bình tĩnh để xử lý tình huống và đưa ra những lý do hợp lý. Họ cũng phải đối mặt với những phàn nàn, thắc mắc của khách hàng khi diễn ra sự kiện, điều này đòi hỏi các kỹ năng mềm rất tốt.
d, Event Manager – Quản lý sự kiện:
Khi bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện, người quản lý sự kiện có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với người điều hành sự kiện nhằm đảm bảo chương trình sẽ diễn ra thành công và tạo dấu ấn nhất có thể, vai trò của người quản lý sự kiện rất linh hoạt.
Bạn có thể tham khảo bài viết: Quy Trình 6 Bước Tổ Chức Sự Kiện Khai Trương Cửa Hàng
e, Event Assistant – Trợ lý sự kiện
Đúng như tên gọi của mình, bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện cũng cần có trợ lý sự kiện - người đóng vai trò hỗ trợ rất nhiều công việc nhỏ trong quá trình tổ chức chương trình. Họ phải gọi điện, liên lạc đến nhiều bên liên quan nhằm tìm kiếm thông tin, xử lý công việc và giúp chương trình diễn ra êm xuôi nhất có thể.
f, Director – Đạo diễn
Thuộc quyền quản lý của chỉ đạo nghệ thuật, đạo diễn có trách nhiệm bao quát và giám sát chất lượng nghệ thuật chung của toàn bộ quá trình sản xuất chương trình, sự kiện. Khi bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện, hãy đảm bảo vai trò này sở hữu các kỹ năng như có mắt thẩm mỹ, gu âm nhạc phù hợp với chương trình, đồng thời biết sắp xếp các chi tiết nhỏ nhất tạo ra điểm sáng của chương trình.
g, Administrator – Quản lý hành chính
Quản lý hành chính có trách nhiệm về vấn đề tiền lương, quyền lợi và chính sách đãi ngộ cho nhân viên tham gia sự kiện. Đồng thời khi bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện, cũng cần lựa chọn người quản lý hành chính biết phân bổ nguồn lực tài chính chung phù hợp đến toàn bộ các bộ phận sản xuất sự kiện. Điều này vô cùng cần thiết để có thể kiểm soát chặt chẽ, tránh lãng phí nguồn lực tài chính của công ty .
h, Marketing/Publicity Manager – Quản lý Marketing/Quảng bá sự kiện
Trong bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện, quản lý marketing/ quảng bá sự kiện chịu trách nhiệm toàn bộ về việc nâng cao hình ảnh của đơn vị tổ chức sự kiện đến đại chúng, mở rộng khả năng tiếp cận, hay nói cách khác chính là chịu trách nhiệm trong việc truyền thông. Vai trò của họ thể hiện cụ thể qua việc sản xuất các poster, banner, background, tờ rơi, ấn phẩm quảng cáo, video hoặc quản lý hoạt động của website, fanpage,...Họ cũng chính là người đại diện sự kiện để làm việc với các cơ quan truyền thông, cơ quan báo chí và quản lý hình ảnh của sự kiện, thêm vào đó là lưu giữ tư liệu cho chương trình bằng việc quản lý các hoạt động quay phim, chụp hình.
2. Một số lưu ý khi bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện
Trước khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào, công việc đầu tiên chính là họp, thảo luận và phân chia công việc cũng như cách bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện. Mỗi nhân viên đều có một chuyên ngành riêng, cũng như đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ một lĩnh vực dày dặn kinh nghiệm. Vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện đúng với trình độ chuyên môn để có thể khai thác hết khả năng của họ, giúp họ hết lòng với công việc. Nhân viên cần nắm bắt hết những công việc họ cần thực hiện, để sẵn sàng xử lý công việc một cách hiệu quả nhất. Ở vị trí quản lý quản lý, bạn cần đồng thời tạo động lực cho mọi người cùng nhau nỗ lực làm việc, kiến tạo sự kiện thành công.
Bạn có thể tham khảo bài viết:Top 5 nhà hàng tổ chức sự kiện siêu đẹp, siêu chất tại Hà Nội
Hy vọng qua bài viết trên, bạn có thể tham khảo cách bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện. Đừng quên ghé qua Eventbook để thường xuyên cập nhật nhiều thông tin về tổ chức sự kiện vô cùng bổ ích!
Hầu hết các ngành dịch vụ thì phụ thuộc hơn 90% vào yếu tố con người. Ngành tổ chức sự kiện cũng là một ngành dịch vụ nên nhân sự là yếu tố quan trọng quyết định thành công của sự kiện. Nhân sự là điều rất quan trọng đối với việc tổ chức sự kiện, bởi con người là yếu tố tiên quyết cho mọi hoạt động diễn ra trong sự kiện, là nguồn khơi cho các ý tưởng sáng tạo, các ý tưởng đột phá và hơn nữa chính con người sẽ cụ thể hóa các bản kế hoạch trên giấy ra thực tế thông qua việc tổ chức sự kiện. Dưới đây là một số vị trí nhân sự trong ngành tổ chức sự kiện sẽ là:
1. Quản lý [Event Manager/Event Planner]
Quản lý là người chịu trách nhiệm cao nhất cho chính sự kiện mà mình tổ chức, chính bạn quản lý sẽ chịu trách nhiệm lập bản kế hoạch hoàn thiện, phân công trách nhiệm cho từng nhân sự và thống nhất các vấn đề dựa trên ý kiến được thảo luận từ trước của team, các cộng sự.
Và để đảm bảo tính chặt chẽ, hạn chế rủi ro thì quản lý sẽ phải kiểm tra và sửa chữa bản kế hoạch ngay khi kế hoạch còn nằm trên giấy, viết các hạng mục sản xuất, thuê dụng cụ, đồ đạc, địa điểm, các phương án hạn chế rủi ro , kiểm soát khủng hoảng. Một bí quyết nho nhỏ, hãy checklist mọi thứ để tránh sai sót nhé. Ngoài ra, quản lý sẽ phân công nhân sự dựa theo những gì người đó hiểu về năng lực của mỗi người để xếp họ vào những bộ phận khác nhau, đồng thời liên kết nhân sự, liên kết các bộ phận để đạt được mục tiêu cuối cùng.
Vị trí này rất quan trọng nên đòi một người đủ năng lực, đủ khả năng đảm nhiệm, bởi vị trí này lên kế hoạch và sản xuất toàn bộ sự kiện ,tính toán, chuẩn bị và thực hiện kế hoạch kiểm soát khủng hoảng.
Xem thêm: Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất
2. Giám sát [Event leader/ Event supervisor]
Nếu quản lý chịu trách nhiệm tổng quan, thì giám sát viên sẽ phụ trách giám sát từng hạng mục cụ thể trong sự kiện. Trong tổ chức sự kiện có vô số mảng cần phụ trách mảng truyền thông, quản lý cộng tác viên [ PG, PB, MC…], tổ chức tiếp đón khách mời nổi tiếng… Tuy nhiên, chức vụ này chỉ có trong những sự kiện mang quy mô lớn, còn nếu sự kiện có quy mô nhỏ thì bạn nên bỏ qua chức vụ này vì có thể nó không cần thiết.
Xem thêm: Checklist trong tổ chức sự kiện
3. Nhân viên [Event executive]
Là người thực hiện các công việc theo sự phân công của Quản lí.
4. Cộng tác viên/Tình nguyện viên [Helper/Volunteer ]
Là những bạn part-time, được thuê để làm thời vụ theo dự án, hỗ trợ thực hiện những công việc không đòi hỏi nhiều kỹ năng lắm.
Xem thêm: Tố chất cần có của nghề tổ chức sự kiện
Tuy nhiên, tùy theo tầm cỡ của từng sự kiện, nhân sự tham gia thường có sự khác biệt. Có thể chỉ cần một hay người cho những sự kiện nhỏ [tiệc gia đình, sinh nhật, hội thảo…] hoặc vài ngàn người như các sự kiện mang tầm quốc tế, quốc gia,…
Đối với những công ty chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chức năng, nhiệm vụ của từng lĩnh vực được phân rõ và chuyên nghiệp. Và ở sự kiện lớn như vậy sẽ có thêm những vị trí: điều phối viên, nhân viên sáng tạo, hậu cần, chăm sóc khách hàng, sản xuất - kỹ thuật, thiết kế ...
Tổ chức sự kiện là một ngành năng động, tổng hợp cần sự kết hợp của nhiều yếu tố liên quan. Chỉ có sự phối hợp, hoạt động ăn ý và chia sẻ thì người làm sự kiện mới có được bức tranh ghép hình hoàn chỉnh.
Vì vậy, các bạn nên đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau trong ngành tổ chức sự kiện nếu có cơ hội nhé. Điều này giúp các bạn hiểu được bản chất công việc đang làm, có sự đồng cảm với nhân viên khác trong công ty để mang lại kết quả như mong đợi. Đặc biệt là sự phát triển và hoàn thiện trong ngành tổ chức sự kiện.