Khi nói đến danh sách công việc của cá nhân và các hoạt động không phức tạp, việc đưa ra một nhiệm vụ và hoàn thành là một việc khá đơn giản và dễ dàng. Tuy nhiên quản lý công việc hay quản lý giao việc ở cấp độ dự án, nhóm, doanh nghiệp cần cách sắp xếp và quản lý phức tạp hơn khá nhiều. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của các công việc, luôn có một số cách để bạn tổ chức tất cả các hoạt động trong một dự án rõ ràng và dễ dàng kiểm soát, quản lý khi ứng dụng phần mềm quản lý công việc.
1. Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc
Có lẽ một trong những phần quan trọng nhất của quản lý công việc là biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc của bạn. Với hàng tá danh sách công việc và các dự án trong tay, bạn ít có khả năng thực hiện công việc ngay nếu bạn không biết cách sắp xếp danh sách công việc một cách hợp lý và chính xác.Dưới đây là một số phương pháp đơn giản mà bạn có thể ứng dụng cho việc sắp xếp thứ tự công việc cần được ưu tiên khi sử dụng phần mềm quản lý công việc.
Về cơ bản, có hai yếu tố ưu tiên chính bạn cần cân nhắc khi sắp xếp các nhiệm vụ của mình:
- Ưu tiên dựa trên thời gian: Thứ tự được sắp xếp dựa theo deadlines của công việc. Các loại nhãn ưu tiên được cài đặt trong phần mềm quản lý công việc dựa trên thời gian phổ biến là Ngày quá hạn, Hôm nay, Ngày mai, Sắp tới, Tuần này, Tháng này, Năm nay, Sau này, v.v.
- Ưu tiên dựa trên mức độ khẩn cấp: Đây là những nhiệm vụ phải hoàn thành để đạt được mục tiêu, nhưng thứ tự chúng được giải quyết tùy thuộc vào việc chúng sẽ tác động đến kết quả cuối cùng như thế nào. Trong phần mềm quản lý công việc, các công việc này thường được dán nhãn là quan trọng [khẩn cấp], cao, trung bình [bình thường] hoặc thấp. Ví dụ, một sự cố máy chủ web đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức và cần được khắc phục càng sớm càng tốt. Trong khi đó, các nhiệm vụ ưu tiên thấp như dọn dẹp hộp thư email của bạn có thể bị trì hoãn trong một thời gian miễn là chúng được giải quyết trước khi kết thúc dự án hoặc không làm ảnh hưởng đến kết quả của công việc đó.
[NOTE: Thứ tự ưu tiên có thể thay đổi. Nếu bạn đã hoãn một nhiệm vụ ưu tiên ở mức độ thấp quá lâu và thời hạn của bạn đang đến gần, thì nhiệm vụ đó cũng sẽ trở thành một nhiệm vụ quan trọng hoặc ưu tiên cao.]
2. Một số công cụ việc giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc một cách dễ dàng khi ứng dụng phần mềm quản lý công việc.
Đối với To-do lists đơn giản, quyết định mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ của bạn là khá dễ dàng. Chỉ cần viết công việc ra theo thứ tự bạn muốn hoàn thành. Nhưng khi bạn có một số nhiệm vụ, dự án, khách hàng và thành viên nhóm khác nhau để xử lý, bạn cũng sẽ cần phải xem xét các yếu tố bên ngoài khác. Dưới đây là một vài phương pháp sẽ giúp bạn ưu tiên thứ tự bạn dễ dàng quản lý công việc và quản lý giao việc một cách khoa học và dễ dàng khi sử dụng phần mềm quản lý công việc với cấp độ cá nhân hay phần mềm quản lý giao việc với cấp độ nhóm, dự án hay cả doanh nghệp:
2.1. Ma trận Eisenhower [Ma trận quan trọng khẩn cấp]Dwight D. Eisenhower, ông được cho là đã phát minh và sử dụng phương pháp này, Ma trận Eisenhower được sử dụng như một cách hiệu quả để ưu tiên các hoạt động hoặc quyết định. Ma trận Eisenhowr giúp bạn hoàn thành tất cả khối lượng công việc của mình một cách khoa học hơn, ma trận này có thể giúp bạn tạo ra sự khác biệt giữa những gì khẩn cấp và những gì quan trọng.
Nhiệm vụ khẩn cấp [urgent tasks] là các hoạt động cần được hoàn thành càng sớm càng tốt vì chúng khắc phục được sự cố đã xảy ra hoặc do các nhiệm vụ khác phụ thuộc vào chúng.
Nhiệm vụ quan trọng [important tasks] phải được hoàn thành bất cứ lúc nào cho đến khi kết thúc một dự án để đạt được mục tiêu cuối cùng. Tuy nhiên, những nhiệm vụ này không đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức và có thể bị hoãn lại [nhưng chỉ trong một khoảng thời gian ngắn].
Tất cả những gì bạn phải làm sau đó là phân loại các nhiệm vụ vào phần mềm quản lý công việc của bạn dựa trên các tiêu chí sau:
- Quan trọng và khẩn cấp [Important and urgent]: Bạn cần hoàn thành các nhiệm vụ này ngay lập tức hoặc càng sớm càng tốt. Chúng là những vấn đề hoặc công việc với deadlines, bằng mọi cách, phải được hoàn thành nếu không chúng có thể hoãn hoặc hủy bỏ một dự án hoàn toàn. Ví dụ: thời hạn dự án, thời hạn thuế, một nhóm khách hàng giận dữ, v.v.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp [Important but not urgent]: Các hoạt động này có thể được lên lịch vào một ngày nào đó miễn là trong thời hạn deadlines của công việc. Vì vậy, mặc dù bạn không cần phải thực hiện chúng ngay lập tức, nhưng bạn vẫn phải chăm sóc chúng cho đến khi kết thúc dự án hoặc đạt được mục tiêu của bạn. Ví dụ: lập kế hoạch chạy nước rút hàng tuần, cơ hội kinh doanh mới, xây dựng mối quan hệ nhóm, v.v.
- Không quan trọng nhưng cấp bách [Not important but urgent]: Đây là những nhiệm vụ cần được đáp ứng ngay lập tức nhưng không góp phần vào kết quả dự án của bạn. Thông thường, đây là những gián đoạn, cuộc họp hoặc hoạt động nhằm giúp đỡ người khác và các mục tiêu không liên quan đến dự án mà bạn đang thực hiện. Điều tốt nhất là chỉ giao chúng cho những người khác có thời gian rảnh hoặc chuyên môn cho họ. Ví dụ: lên lịch phỏng vấn, đặt chuyến bay, gửi sân cho người khác sản phẩm khác, v.v.
- Không quan trọng hay cấp bách [Not important or urgent]: Đây là danh sách những công việc gây xao nhãng đến công việc. Bạn có thể xóa hoặc để các hoạt động phi sản xuất này sang một bên trong thời gian bận rộn này. Ví dụ: tin đồn đồng nghiệp, lướt Facebook, thay đổi hình nền máy tính để bàn của bạn, v.v.
Quy luật Pareto hay quy luật 80/20 [quy luật thiểu số quan trọng và phân bố nhân tố] nói rằng trong nhiều sự kiện, khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Trong trường hợp cụ thể này 20% công việc trong một dự án mang lại 80% kết quả cuối cùng.
Nguyên tắc Pareto không chỉ dành cho các nhiệm vụ hay dự án của bạn. Bạn có thể sử dụng nó để tăng mức năng suất chung của bạn, có thể là ở nhà, trong văn phòng, ở trường đại học, ngay cả khi bạn chỉ đang vẽ kiệt tác tiếp theo của mình. Bắt đầu bằng cách tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn.
Chú ý hơn đến mục tiêu lớn nhất của bạn là gì, bạn có thể đã hoãn các mục tiêu mà bạn thực sự muốn đạt được chỉ vì bạn sợ rằng có nhiều công việc khó mà thực hiện được. Đối với tất cả chúng ta, thời gian là quý giá. Bản thân tôi nhận ra mình đã lãng phí quá nhiều thời gian tập trung vào các nhiệm vụ vô bổ vì tôi không thể hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng ngay khi tôi muốn. Sau đó, tôi đã quá kiệt sức để tập trung vào các mục tiêu thực sự của mình. Để khắc phục điều này, tôi đã chuyển hướng toàn bộ sự chú ý và tập trung của mình vào những công việc quan trọng và ưu tiên chúng đầu tiên, highlight chúng trên phần mềm quản lý công việc và tiết kiệm công sức và thời gian hoặc bỏ qua các hoạt động nhỏ hơn và không quan trọng.
Nguồn: //www.paymoapp.com/
Lược dịch bởi Công ty Giải pháp Công nghệ OOC.
Phần mềm Quản lý công việc [Phần mềm Giao việc] digiiTASK của OOC là phần mềm hỗ trợ quản lý công việc thông qua việc lập danh sách công việc cần thực hiện, giao việc cho nhân viên, theo dõi quá trình thực hiện và đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên.
Để tìm hiểu thêm và được tư vấn Phần mềm Quản lý doanh nghiệp digiiMS, vui lòng liên hệ:
Công ty CP Giải pháp Công nghệ OOC
Điện thoại: 0963636066
Email: [email protected]
Related
Lập lịch trình sản xuất là bản kế hoạch chi tiết cho biết cụ thể khối lượng, thời gian hoàn thành đối với một sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó trong khoảng thời gian nhất định có tính đến sản phẩm sẽ tiêu thụ và khối lượng dự trữ hiện có.
Các bước lập lịch trình sản xuất
Lịch trình sản xuất [Nguồn:Wiki] là toàn bộ các hoạt động điều phối, phân giao công việc cho từng bộ phận, cá nhân theo thứ tự công việc ưu tiên nhằm đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ dựa trên khả năng hiện có của nhà máy. Việc lập lịch trình sản xuất sẽ do Quản lý sản xuất, Quản đốc hoặc Trưởng ca lập nên tùy vào mô hình tổ chức nhân sự của từng nhà máy, doanh nghiệp sản xuất.
Mục đích của việc lập lịch trình sản xuất
- Thiết lập khung thời gian thực hiện công việc của nhà máy.
- Tối thiểu hóa khung thời gian thực hiện một đơn hàng sản xuất.
- Tối thiểu hóa khối lượng sản xuất sản phẩm dở dang của doanh nghiệp
- Nâng cao hệ số sử dụng nguồn lực hiệu quả nhất.
Dựa trên các thông tin đầu vào là số liệu dự báo, dự trữ đầu kỳ, đơn đặt hàng của khách, người phụ trách sẽ tiến hành lập lịch trình sản xuất. Kết quả của quá trình này sẽ giúp người quản lý hệ thống được kế hoạch sản xuất thời điểm sản xuất – khối lượng sản phẩm và đảm bảo có đủ hàng dự trữ sẵn sàng bán theo nhu cầu của thị trường.
Lập lịch trình sản xuất trong doanh nghiệp đảm bảo đủ nguyên liệu, nhân viên và các mặt hàng cần thiết khác được mua và sẵn sàng tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh theo lịch trình quy định. Nó thiết lập và sắp xếp các hoạt động phải được thực hiện để đạt được mục tiêu sản xuất, để tất cả nhân viên tham gia đều nhận thức được ai cần phải làm gì, khi nào, ở đâu và như thế nào.
Phần mềm điều hành sản xuất giúp trực quan hóa nhà máy, đem lại kết quả cao cho doanh nghiệp
Một lịch trình sản xuất sẽ giúp bạn đáp ứng nhu cầu sản phẩm đồng thời giảm thiểu thời gian và chi phí sản xuất bằng cách cải thiện quy trình sản xuất, giảm thời gian chờ đợi giữa các hoạt động và tối ưu hóa việc sử dụng nhà máy, thiết bị và hàng tồn kho. Để thực hiện điều này, bạn phải điều chỉnh kế hoạch sản xuất của mình với chiến lược kinh doanh và kế hoạch kinh doanh và hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất bằng cách phối hợp với các bộ phận khác, chẳng hạn như mua sắm, tài chính và tiếp thị.
Cách lập lịch trình sản xuất
Bước 1: Lập danh sách các công việc cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng, năm
Đây là bước đầu tiên quyết định sự thành công hay thất bại của một bản kế hoạch sản xuất. Việc lên danh sách các công việc cần làm sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quát về số lượng cũng như trình tự thời gian thực hiện các công việc. Các công việc càng ghi được đầy đủ, rõ ràng bao nhiêu thì sự chủ động trong việc thực hiện sau này càng dễ dàng bấy nhiêu.
Bước 2: Đưa ra các mục tiêu tương ứng
Sau khi lên danh sách các công việc, bạn cũng cần phải thiết lập các mục tiêu phù hợp với các công việc. Mục tiêu này có thể là thời gian hay kết quả mong muốn đạt được. Bạn lưu ý rằng, để mục tiêu phù hợp, thì cần phải bám sát với mong muốn và khả năng của công ty. Nếu đặt mục tiêu quá cao khi bạn chẳng thể đạt được, ít nhiều sẽ làm giảm tiến độ kế hoạch thực hiện các công việc khác.
Bước 3: Ưu tiên sắp xếp thứ tự các công việc
Với bước này, bạn nên cân nhắc, sắp xếp những công việc đã liệt kê ở trên theo thứ tự cấp bách, quan trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành. Việc sắp xếp này sẽ làm cho bạn loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và các nguồn lực khác mà vẫn đạt được các mục tiêu đã đề ra cho công ty.
Bước 4: Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch
Với những đơn hàng gấp, đơn hàng ưu tiên cần sắp xếp kế hoạch cho phù hợp
Bước 5: Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch
Để biết bản thân đã làm được đến đâu và được bao nhiêu phần trăm của mục tiêu, hay xem xét liệu có hoàn thành được mục tiêu của công ty đúng hạn hay không, bạn cần phải liên tục theo dõi, kiểm tra và chiếu giữa mục tiêu và thành quả của mình.
>> Tham khảo ngay: Thời gian chết trong sản xuất [Downtime] – Cách làm giảm downtime
Đơn giản hóa quy trình lập lịch trình sản xuất với phần mềm 3S MES
Quy trình lập lịch trình sản xuất 3S MES
Phần mềm 3S MES [Manufacturing Execution System] là một hệ thống quản lý sản xuất tập trung vào giám sát khu vực sản xuất, kiểm soát, hậu cần, theo dõi lịch sử và quản lý chất lượng sản phẩm theo thời gian thực với mục tiêu nâng cao năng suất và hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Phần mềm hỗ trợ bộ phận kế hoạch tự động lập lịch trình sản xuất dựa trên các thông tin được kế thừa chặt chẽ liên phòng ban, bộ phận. Kế hoạch sản xuất sẽ theo dõi và cập nhật tức thời mọi thông tin cần thiết để lập kế hoạch sản xuất. Và truyền dữ liệu tức thời đến bộ phận sản xuất sau khi kế hoạch được duyệt.
Những chức năng cần có khi sử dụng phần mềm quản lý nhà máy sản xuất
Các kế hoạch này sẽ được lưuhoan trữ trên cơ sở dữ liệu chung. Hỗ trợ cho việc tổng hợp thống kế, phân tích hiệu quả hoạt động sau này. Giải pháp quản lý nguồn lực doanh nghiệp trên phần mềm sẽ mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Ở cả hoạt động kinh doanh và sản xuất trong kỳ, từ đó giúp tăng trưởng lợi nhuận của doanh nghiệp.
MES cung cấp thông tin hữu ích để tối ưu hóa sản xuất và theo dõi dữ liệu sản xuất tại thời điểm hoạt động. Là một hệ thống thông tin tích hợp chuẩn, MES không chỉ phục vụ như một trung tâm thông tin giữa các hệ thống doanh nghiệp khác nhau [ERP, QMS, EAM, SCM, và IIoT]. Mà còn quản lý và tối ưu hóa các hoạt động, quá trình sản xuất của nhà máy hàng ngày.