Lưu trữ hồ sơ là gì năm 2024
là một bước vô cùng quan trọng trong quản lí, quản trị của bất cứ công ty, doanh nghiệp nào. Vậy quy trình này sẽ được thực hiện như thế nào? Công ty, doanh nghiệp có thể thuê ngoài để tiến hành lưu trữ hay không? Tham khảo ngay bài viết dưới đây để tìm hiểu những thông tin liên quan đến quy trình này nhé ! Show
Tóm Tắt Quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp là như thế nàoHồ sơ của các công ty, doanh nghiệp là những giấy tờ, tài liệu quan trọng hoặc đặc biệt quan trọng, liên quan đến sự quá trình vận hành, tồn tại và phát triển của cả một hệ thống. Hồ sơ doanh nghiệp thường sẽ được chia thành 3 loại chính:
Quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp là tổng hợp chi tiết tất cả các bước cần thực hiện để sắp xếp hồ sơ và cất giữ cẩn thận để có thể giảm xuống tối đa khả năng thất lạc các giấy tờ quan trọng nhất là đối với các công ty, doanh nghiệp không sử dụng tài liệu điện tử thì tài liệu giấy của doanh nghiệp sẽ vô cùng nhiều. Do đó quá trình lưu trữ hồ sơ bằng cách phân loại tất cả giấy tờ theo từng tiêu chí và đặc điểm khác nhau sẽ giúp việc quản lý và tìm kiếm khi cần sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Việc quản lý lưu trữ hồ sơ hiện nay được quy định như thế nàoQuản lý lưu trữ hồ sơ doanh nghiệpHiện nay, theo quy định của nhà nước ta có đưa ra một số chính sách dành riêng cho công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp như sau:
Quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp chi tiếtSau khi lập rõ ràng kế hoạch chính sách quản lý, quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp cần sắp xếp, lưu giữ phải thực hiện những việc sau:
Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệpSắp xếp các loại hồ sơ doanh nghiệp cần lưu trữĐể sắp xếp và lưu trữ các loại hồ sơ có rất nhiều cách doanh nghiệp có thể lựa chọn như:
Lập danh mục, phân loại hồ sơ, chứng từViệc lập danh mục giúp doanh nghiệp hệ thống lại tất cả các loại hồ sơ, phân loại và sắp xếp chúng một cách khoa học. Do đó việc danh mục đóng một vài trò quan trọng trong quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp. Đối với hệ thống hồ sơ quá lớn, người quản lý lưu trữ sẽ không thể kiểm soát hết tất cả chúng được. Vì vập, DN cần lập các danh mục rõ ràng về các loại tài liệu. Phương pháp tối ưu nhất trong trường hợp này là mỗi phòng ban tự tạo và lưu giữ một danh mục tài liệu riêng, sau đó gửi về cho người quản lý. Theo dõi và cập nhật hồ sơ lưu trữTrong quá trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi tình trạng hồ sơ, cập nhật liên tục những mục mới được bổ sung. Vì trong quá trình hoạt động thì hồ sơ sẽ luôn được đổi mới và bổ sung nên bước này sẽ không thể bỏ qua. Bên cạnh đó các doanh nghiệp cũng cần kiểm tra lại tất cả hồ sơ theo kỳ để đảm bảo độ an toàn và bảo mật của chúng. Dịch vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho doanh nghiệpVới kho lưu trữ hồ sơ hiện đại tại trung tâm TPHCM dịch vụ thuê kho tại Bảo Phát Logistics luôn đảm cung cấp không gian lưu trữ phù hợp cho bạn. Dịch vụ lưu giữ hồ sơ, tài liệu chuyên nghiệp sẽ giúp bạn phân loại, sắp xếp theo thứ tự các loại chứng từ, trích lục nhanh gọn chính xác, tiêu hủy hồ sơ cho bạn với chi phí tiết kiệm nhất. Dịch vụ thuê kho lưu trữ của chúng tôi sẽ giúp việc quản lý công văn trở nên dễ dàng với bạn bằng cách cung cấp các giải pháp lưu trữ hiệu quả. Các yêu cầu báo cáo xuất nhập tồn về số lượng chứng từ đang lưu trữ, yêu cầu trích lục hồ sơ, tài liệu khẩn cấp của bạn đều được đáp ứng nhanh chóng. Tại sao nên chọn dịch vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại Bảo Phát Logistics
Lưu trữ hồ sơ có ý nghĩa gì?Trả lời: Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan trong việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu được quy định như sau: - Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu. - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Hồ sơ và tài liệu khác nhau như thế nào?Tài liệu cho bạn biết phải làm gì. Hồ sơ cho biết những gì đã được thực hiện. Các ví dụ phổ biến của tài liệu là các chính sách và sổ tay đảm bảo chất lượng, quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), hướng dẫn công việc, bản vẽ kỹ thuật, mô tả quy trình và thông số kỹ thuật của sản phẩm. Hồ sơ là gì?Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Phong Lưu trữ đông là gì?Phông lưu trữ đóngTrong trường hợp cơ quan hoặc tổ chức thay đổi chức năng, nhiệm vụ, sáp nhập, chia tách, giải thể hoặc ngừng hoạt động, thì tài liệu trước đó sẽ được lập phông riêng, không tiếp tục bổ sung, được gọi là phông đóng. |