Trong bài viết này, Gitiho giới thiệu với những bạn mới làm quen với PowerPoint cách lưu và chia sẻ bài trình chiếu của mình. Bài viết hướng dẫn trên phiên bản PowerPoint 2013, với các phiên bản khác bạn hãy làm tương tự nhé. Dưới đây là chi tiết cách thực hiện.
Lưu bài trình chiếu trong PowerPoint
Cách lưu bản trình chiếu trong Powerpoint
Trong PowerPoint có 2 cách lưu bài trình chiếu gồm:
Bước 1: Sau khi tạo bài trình chiếu xong, bạn bấm nút Save trên thanh Quick Acess Toolbar.
Bước 2: Đối với những file mà lưu lần đầu tiên, hộp thoại Save As sẽ hiển thị ở chế độ Backstage View.
Bước 3: Để lưu bản trình chiếu vào máy tính, bạn bấm nút Computer, sau đó bấm nút Browse. Ngoài ra, bạn có thể bấm vào nút OneDrive để lưu vào tài khoản OneDrive của mình.
Bước 4: Trong cửa sổ Save As hiển thị, bạn chọn vị trí cần lưu bản trình chiếu, đặt tên file rồi bấm nút Save để lưu lại.
Sau này nếu bạn muốn lưu bất cứ thay đổi nào khi chỉnh sửa bản trình chiếu chỉ cần bấm tổ hợp phím Ctrl+S.
Cách thay đổi vị trí lưu bài trình chiếu mặc định
Thay vì mất thời gian phải chọn vị trí lưu bài trình chiếu mỗi lần tạo một bài mới, bạn có thể chỉ định vị trí mặc định để tất cả các bài trình chiếu đều được lưu tại đó. Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập vào menu File > Options
Bước 2: Trong hộp thoại Options hiển thị, bạn chọn mục Save ở cột bên trái, sau đó chọn thư mục lưu file mặc định tại mục Default local file loaction, rồi kích vào tùy chọn Save to Computer by default và nhấn OK để hoàn tất.
Tham khảo: Các thao tác cơ bản thường dùng trong PowerPoint
Sử dụng tính năng AutoRecover trong PowerPoint
Mặc định PowerPoint sẽ lưu các thay đổi mà bạn thực hiện trên bản trình chiếu vào một file tạm thời sau 10 phút một lần. Điều này sẽ rất hữu ích nếu chẳng may bạn quên lưu file hoặc đang làm mà mất điện, máy tính hết pin thì bạn có thể khôi phục file thông qua tính năng AutoRecover.
Bước 1: Mở PowerPoint lên, nếu file trình chiếu đang làm việc được lưu tự động, bạn sẽ thấy cửa sổ Document Recovery hiển thị ở khung bên trái.
Bước 2: Bây giờ bạn chỉ cần kích chọn đúng tên file và lưu ý thời gian gần nhất mà file trình chiếu được lưu để đảm bảo những nội dung đã chỉnh sửa gần nhất được khôi phục hoàn toàn.
Nếu như không thấy hiện file trình chiếu đã lưu tại khung Document Recovery. Bạn truy cập vào menu File > Manage Versions > Recover Unsaved Presentations để khôi phục lại bản trình chiếu chưa lưu.
Lưu bản trình chiếu PowerPoint với định dạng khác
Trong PowerPoint mặc định file trình chiếu sẽ được lưu với định dạng *.pptx. Tuy nhiên, đôi khi vì công việc bạn cần phải chuyển đổi sang các dạng khác như PDF, PowerPoint 97-2003, Video, ảnh PNG, Handouts Để thực hiện bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Trong cửa sổ PowerPoint đang mở, truy cập vào menu File > Export.
Bước 2: Ở khung bên phải, bạn bấm nút Change File Type để chọn định dạng cần lưu.
Bước 3: Trong cửa sổ Change File Type hiển thị, kích chọn định dạng cần lưu. Như trong ví dụ này, file trình chiếu được lưu dưới dạng PowerPoint 97-2003 nên chỉ cần bấm vào nút tương ứng sau đó bấm nút Save As
Bước 4: Trong hộp thoại Save As xuất hienj, chọn vị trí lưu file, đặt tên file và bấm nút Save để hoàn tất.
Lưu ý: Bạn cũng có thể sử dụng menu thả xuống tại khung Save as type, trong hộp thoại Save As để lưu bản trình chiếu với các định dạng khác nhau, tùy theo nhu cầu.
Chia sẻ bài trình chiếu trong PowerPoint
Trước đây chúng ta thường chia sẻ bài trình chiếu bằng cách gửi theo dạng file đính kèm, tuy nhiên với cách chia sẻ mới trên PowerPoint, bạn có thể sử dụng OneDrive để thực hiện, điều này cho phép tất cả mọi người làm việc trên một bản trình chiếu thống nhất.
Để chia sẻ bản trình chiếu qua OneDrive bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Từ giao diện chính của PowerPoint, truy cập menu File > Share.
Bước 2: Trong cửa sổ Share sẽ xuất hiện, ở khung bên trái cung cấp nhiều hình thức chia sẻ khác nhau. Bạn chỉ cần kích chọn hình thức muốn chia sẻ như gửi mail, trình chiếu trực tuyến, chia sẻ qua mạng xã hội, chia sẻ link tùy vào nhu cầu.
Xem thêm:Cách tạo hiệu ứng động cho biểu đồ trong PowerPoint
Kết luận
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn của chúng tôi về cách lưu và chia sẻ bài trình chiếu trong PowerPoint. Chúc các bạn thành công.
Ngoài ra nếu muốn tìm hiểu kỹ hơn về PowerPoint thì Gitiho.com xin giới thiệu với các bạn khóa học dưới đây:
PPG01 Tuyệt đỉnh PowerPoint Trực quan hóa mọi slide trong 9 bước
Các bạn sẽ được cung cấp hệ thống bài giảng từ cơ bản đến nâng cao về cách sử dụng Powerpoint để làm bài thuyết trình. Hoàn thành khóa học, các bạn sẽ nắm vững cách dùng công cụ, có tư duy làm việc chủ động, tự tin làm ra những bản trình chiếu ấn tượng. Các bạn sẽ được giảng viên hỗ trợ, giải đáp mọi thắc mắc trong vòng 24h xuyên suốt quá trình học. Đừng ngại ngần đặt câu hỏi trong mục Hỏi - Đáp nếu bạn cảm thấy có phần chưa hiểu rõ nhé. Chúc các bạn học tập hiệu quả.