Cách dụng Data Validation có điều kiện

Data validation là một tính năng trong excel phục vụ cho việc tạo lập cập nhập dữ liệu duy trì sự chính xác nhất quán. Tôi lấy một ví dụ thực tế trường hợp khi bạn cần người khác hợp tác giúp bạn nhập liệu vào file bạn chia sẻ nhưng bạn muốn người đó nhập một số thông tin và chọn vào dữ liệu bạn đã list ra sẵn mà không phải một dữ liệu thông tin nào khác của một mục cụ thể. Vậy nên bạn cần phải list ra một danh sách lựa chọn để người khác có thể chọn lựa đây chính là điều mà bạn cần sử dụng đến chức năng Data validation.

1. Data Validation là gì

Khi làm việc với Excel, chắc hẳn bạn đã rất quen thuộc với Data Validation. Công cụ này cho phép bạn cố định những dữ liệu ở một ố và người dùng chỉ có thể nhập được các giá trị đã cố định sẵn ở ô đó mà không thể nhập các dữ liệu hay giá trị khác.

Khi sử dụng công cụ này, bạn sẽ tránh được những sai sót trong quá trình chỉnh sửa, nhập dữ liệu.

2. Cách sử dụng Data Validation trong Excel

2.1. Ví dụ 1

Ví dụ có một bảng nhập dữ liệu dưới đây, yêu cầu tạo các list dữ liệu cho các ô xổ xuống tương ứng để có thể chọn dữ liệu nhanh chóng và chuẩn xác.

Cách dùng data validation trong excel (1)

- Bước 1: Di chuyển chuột chọn vào ô bạn muốn tạo danh sách thả xuống nhấn chọn trên thanh menu chọn Data và chọn các như các bước dưới hình:

Cách dùng data validation trong excel (2)

Khi đó hộp thoại Data Validation mở ra chọn List ở mục Allow.

Mục Allow gồm có:

- Any Value: Không có điều kiện.

- Whole number: Số nguyên.

- Decimal: Số thực (có dấu phẩy).

- List: Danh sách.

- Date: Ngày tháng năm.

- Time: Thời gian.

- Text Length: Độ dài chuỗi.

- Custom: Tùy chọn.

- Bước 2: Nhập các dữ liệu sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống ở mục Source tương ứng với nội dung mục chính.

Cách dùng data validation trong excel (3)

- Bước 3:Để thiết lậpcảnh báo khi nhập sai kiểu dữ liệu, tại tabError Alert, bạn nhập đánh dấu ôShow error alert after invalid data is entered> NhậpStyle(Kiểu thông báo) > NhậpTitle(Tiêu đề cho cảnh báo) vàError message(Nội dung của lỗi).

- Bước 4: Nhấn vào OK và bạn thu được kết quả ở ô bạn đã tạo:

Cách dùng data validation trong excel (4)

Bạn thực hiện tương tự với các mục bên cạnh.

Không chỉ áp dụng tính năng cho 1 ô riêng biệt mà ví dụ dưới đây áp dụng tính năng thực hiện cho một cột.

>> Xem thêm:Cách tô màu có điều kiện trong Excel chi tiết và nhanh nhất

2.2. Ví dụ 2

Có bảng dữ liệu dưới đây và chọn trỏ chuột và toàn bộ cột B đây là các bước thực hiện cho việc chọn cột B.

Thực hiện các thao tác để mở hộp thoại Data Validation như ở ví dụ trên.

Trong hộp thoại này, chọn list của allow và nhập các dữ liệu tương ứng ở Source của mục Settings như trên ví dụ 1:

Cách dùng data validation trong excel (5)

Chuyển sang các mục khác nếu như các bạn cảm thấy đã hoàn chỉnh và OK bạn sẽ thấy xuất hiện các mục thả xuống khi bạn ấn vào từng ô trong cột bạn đã chọn. Đơn giản và rất thuận tiện đúng không? Bạn không cần mất nhiều thời gian để nhập từng dữ liệu cho cả một bản dữ liệu chi chít các mục thông tin khác nhau. Giúp ích cho bạn bao công sức và độ chính xác cao hơn chỉ cần nhờ vào chức năng Data Validation trong excel.

3. Hướng dẫn cách bỏ định dạng Data Validation

- Bước 1: Mở File Excel, dùng chuột kéo chọn ô cần bỏ định dạng. Trên thanh công cụ, nhấn chọn Data, sau đó chọn Data Validation.

Hình minh họa

- Bước 2: Chọn Clear All để bỏ định dạng Data Validation

Hình minh họa

>> Xem thêm:Cách sử dụng Conditional formatting trong Excel chi tiết nhất

Để thành thạo Excel đặc biệt Excel công sở thì bạn nên tham khảo khóa học "Chinh phục Excel công sở" của giảng viên Nguyễn Thành Đông trên UNICA.

Khóa học "Chinh phục Excel công sở"

Khóa học sẽ chia sẻ đến học viên đang học Excel onlinenhữngvấn đề đa số gặp phải trong công việc văn phòng mà hầu như không phải cũng biết. Khóa học bật mí cho học viên cách sắp xếp, lên kế hoạch, cách phân tích, xử lý, định dạng cũng như trình bày số liệu chuyên nghiệp với tốc độ siêu nhanh. Chỉ sau 02 giờ học, bạn sẽ nhanh chóng ứng dụng được vào thực tế. Hãy nhanh tay đăng ký khóa học ngay hôm nay!

XEM NGAY: Chinh phục Excel công sở

Trên Unica còn rất nhiều nhữngkhóa học tin học văn phòngsiêu hấp dẫn đến từ những chuyên gia hàng đầu Unica trực tiếp giảng dạy sẽ hướng dẫn và giải đáp mọi thắc mắc của bạnđang chờ bạn khám phá đấy nhé! Đặc biệt bạn đừng bỏ lỡ cơ hội khám phá các khoáhọc Kế toán onlinetrên Unica nhé!

Chúc bạn thành công!

Tags: Excel