Cách đổi hàng trên KiotViet
Mục: Tài liệu hướng dẫn Haravan đang được xem là một trong nhữngnền tảng giải pháp thương mại điển tử tối ưu nhất hiện nay, đặc biệt là với các Nhà bán hàng kinh doanh vừa và nhỏ. Haravan cung cấp các giải pháp công nghệ tiên tiến và phù hợp nhất. Show Bên cạnh đó, nếu đã bắt tay vào việc kinh doanh website, thì chắc chắn có rất nhiều vấn đề mà Nhà bán hàng phải lo nghĩ. Tỷ như quản lý hàng hóa, và quản lý hàng tồn kho. Hay như phải nắm bắt được sổ sách, báo cáo kinh doanh trong một ngày hay một tháng. Hay như vấn đề kiểm soát thông tin đầu vào (nhà cung cấp) và đầu ra (khách hàng). Cùng hướng đến phân khúc khách hàng vừa và nhỏ, cung cấp các giải pháp công nghệ tiên tiến và tối ưu, mà lại có mức chi phí sử dụng thấp, phù hợp với ngân sách Nhà bán hàng, Haravan và KiotViet có thể xem là sự kết hợp hoàn hảo mà Nhà bán hàng nên lựa chọn. Các mục liên quan
Tổng quan về ứng dụng KiotVietKiotViet là phần mềm quản lý bán hàng được phát triển bởi Công ty Cổ phần Phần mềm Citigo, là sản phẩm của thành viên Hiệp hội bán lẻ Việt Nam AVR, được Hiệp hội Phần mềm và dịch vụ công nghệ thông tin Việt Nam VINASA công nhận trong lĩnh vực công nghệ phần mềm. KiotViet hướng tới và phù hợp với phân khúc khách hàng Nhà bán lẻ với cửa hàng quy mô nhỏ. Tại Haravan, Nhà bán hàng dễ dàng cài đặt và sử dụng phần mềm KiotViet trong kho ứng dụng Haravan với tên gọi chính thức là Haravan KiotViet và được gọi tắt là KiotViet. Haravan KiotViet được nhómHaravan Partnersphát triển phù hợp với nền tảng Haravan cũng như vẫn giữ được các ưu điểm của KiotViet. Thông qua việc kết nối API, Nhà bán hàng chỉ cần một tài khoản Haravan và một tài khoản KiotViet là các dữ liệu đã được quản lý tự động và được liên thông nhất quán với nhau. Haravan KiotViet được cung cấp hoàn toànmiễn phí. KiotViet giúp Nhà bán hàng:
Cài đặt ứng dụng
Sau khi cài đặt, Nhà bán hàng truy cập vàoTrang quản trị->Ứng dụng->Haravan KiotVietđể sử dụng ứng dụng. Chuẩn bị trước khi kết nốiChuẩn bị tồn kho và sản phẩm
Thiết lập tính năngNhà bán hàng nên đảm bảo các thiết lập tính năng tại KOV đã được thực hiện xong và cần thiết cho việc kết nối. Để thiết lập tính năng vào Thiết lập -> Thiết lập cửa hàng, chọn tab Thiết lập tính năng. Tại đây, Nhà bán hàng thiết lập chi tiết các tính năng phù hợp. Sau khi hoàn tất, nhấn Lưu để xác nhận. Thiết lập tính năng tại có tổng cộng 21 loại thiết lập. Nhà bán hàngliên hệ hỗ trợtại đâyhoặc tải file HDSD KiotViettại đây. Cấu hình đồng bộ đơn hàngĐể mỗi khi đơn hàng phát sinh tại Haravan thì được đồng bộ sang KiotViet, Nhà bán hàng cần thực hiện một số thao tác liên quan đến thiết lập tính năng KiotViet. Cụ thể là, Nhà bán hàng cần chắc chắn đã chọn Tính năng Đặt hàng và Tính năng Giao hàng. (Nhà bán hàng xem chi tiết cáchthiết lậptại đây.) Để ghi nhận được phí ship cho được, Nhà bán hàng phải bật Tính năng thu khác. (Nhà bán hàng xem chi tiết cáchthiết lập tính năng Giao hàng KiotViet tại đây.) Kết nối KiotVietKết nối APISau khi cài đặt KiotViet, để có thể sử dụng được ứng dụng này, điều đầu tiên mà Nhà bán hàng cần thực hiện là kết nối KiotViet, với việc kết nối API giữa KiotViet và Haravan,thông qua Client Id vàClient Secret. Để lấy được hai giá trị này, Nhà bán hàng vào trong Trang quản trị KiotViet, vào Thiết lập (1) -> Thiết lập cửa hàng (2), chọn tabThiết lập kết nối API (3), chọnTạo mã (4), sau đó Lưu (5). Lưu ý:
Sau khi có được hai mãClient Id vàClient Secret, Nhà bán hàng điền vào hai ôClient Id vàClient Secret, tương ứng với Tên cửa hàngtrong trang đăng nhập tại Haravan, chọn Đăng nhập để hoàn tất việc kết nối. Lưu ý: Trong trường hợp đăng nhập báo lỗi, Nhà bán hàng liên hệbộ phận Dịch vụ khách hàng để nhận sự hỗ trợ qua các kênh liên hệ sau:
Ngắt kết nốiTrong trường hợp Nhà bán hàng muốn ngắt kết nối với KiotViet, Nhà bán hàng chọn vào Ngắt kết nối, chọn Đồng ý trong cửa sổ thông báo. Kết nối Kho Haravan và Chi nhánh Kiot VietSau khi kết nối KiotViet thành công, giao diện KiotViet sẽ hiển thị như sau: Tại đây, Nhà bán hàng thực hiện kết nối kho thì việc kết nối Haravan với KiotViet mới tạm thời coi như hoàn tất. Kết nối kho này chính là chọn chi nhánh KiotViet để đồng bộ tồn kho và đẩy đơn hàng. Việc kết nối kho có hai trường hợp xảy ra:
Kết nối một chi nhánhKhi Nhà bán hàng chọn kết nối một chi nhánh, nghĩa là chỉ có một kho hàng tại Haravan kết nối với một chi nhánh KOV (kết nối 1-1). Khi đó,chi nhánh tại KiotViet được chọn để kết nối đồng thời sẽ là chi nhánh nhận đơn hàng từ Haravan. Kết nối đa chi nhánhTừng chi nhánh KiotViet kết nối với từng chi nhánh tại Haravan. Tuy từng chi nhánh KiotViet kết nối với từng chi nhánh tại Haravan nhưng chỉ có chi nhánh mặc định Haravan nhận đơn hàng Online. Nên ở đây Nhà bán hàng vẫn phải chọn 1 chi nhánh nhận đơn hàng Online. Trường hợp nếu Nhà bán hàng có sử dụng Ứng dụng HaraRetail hỗ trợ bán hàng tại cửa hàng của Haravan thì những đơn hàng Offline này thuộc chi nhánh nào sẽ được đẩy về chi nhánh kết nối tương ứng bên KiotViet Do KiotViet có nhiều chi nhánh và có hệ thống bán hàng tại cửa hàng, nên để đảm bảo dữ liệu tồn kho cho việc bán hàng trực tuyến luôn đúng, Haravan khuyến khích khách hàng sử dụng riêng một chi nhánh tại KiotViet cho việc kết nối bán hàng trên Haravan. Thực hiện Kết nối Kho Haravan và chi nhánh Kiot VietĐể thực hiện kết nối kho:
Sau khi kết nối kho, khi có thay đổi về số lượng tồn kho tại KiotViet ứng dụng sẽ tự động cập nhật về Haravan dựa trên cơ chế cập nhật đã thiết lập trước đó. Đồng bộ sản phẩmCơ chế và luồng vận hành khi đồng bộ sản phẩmĐể thực hiện được việc đồng bộ sản phẩm giữa Haravan và KiotViet, Nhà bán hàng cần nắm rõ và đầy đủ các quy tắc sau:
Đối với trường hợp Tạo mới sản phẩmHaravan sẽ tạo mới sản phẩm trong hai trường hợp sau:
Khi tạo mới sản phẩm:
Các trường thông tin được đồng bộ chỉ khi tạo mới bao gồm:
Lưu ý:
Đối với trường hợp Cập nhật sản phẩmHaravan sẽ cập nhậti sản phẩm trong các trường hợp sau:
Trong trường hợp sản phẩm có tại hai hệ thống, việc cập nhật vẫn được diễn ra bất kể sản phẩm đó tại KiotViet thuộc loại Sản phẩm hàng hóa, Sản phẩm dịch vụ, Sản phẩm đơn vị tính hay Combo sản phẩm. Các trường thông tin được cập nhật:
Các trường thông tin thuộc luồng quy tắc Cập nhật mỗi khi có sự thay đổi tại KiotViet sẽ tự động đồng bộ về Haravan (Ứng dụng phải trong trạng thái đang kết nối). Thực hiện đồng bộ sản phẩmĐể thực hiện đồng bộ sản phẩm:
Lưu ý: Nhà bán hàng nên bảo đảm các thông số (sản phẩm, tồn kho,...) của cùng một sản phẩm trên cả hai hệ thống Haravan và KiotViet đều khớp nhau. Nếu Nhà bán hàng cần thay đổi, Haravan khuyến cáo Nhà bán hàng nên (1) ngắt kết nối, rồi (2) chỉnh sửa ở cả hai hệ thống, sau đó thực hiện (3) kết nối lại. Một số khái niệm sản phẩm cần biếtSản phẩm cùng loạiCũng giống như sản phẩm tại Haravan, KiotViet cũng cho phép Nhà bán hàng thêm thuộc tính cho sản phẩm. Tại Haravan, các sản phẩm này gọi là các phiên bản sản phẩm, tại KiotViet được gọi là sản phẩm cùng loại. Khi đồng bộ sản phẩm từ KiotViet qua Haravan, sản phẩm được ghi nhận cùng loại tại KiotViet thì tạo mới thành sản phẩm nhiều phiên bản, hoặc tạo phiên bản cho sản phẩm được.Mỗi phiên bản sẽ là một sản phẩm con cùng loại tại KiotViet Nếu sản phẩm không được ghi nhận là cùng loại tại KiotViet, thì khi đồng bộ sang Haravan, sản phẩm đó được hiểu là sản phẩm độc lập. Thuộc tính và giá trị thuộc tính chỉ được đồng bộ duy nhất một lần trong lần đầu tiên. Do đó, các sự thay đổi sẽ không được cập nhật. Một ví dụ về sản phẩm cùng loại: Sản phẩm Ngừng kinh doanh và Được bán trực tiếpSản phẩm Ngừng kinh doanh là sản phẩm được ẩn hiển thị và không cho phép thực hiện giao diện mua bán nữa. Một sản phẩm được gọi là Sản phẩm Ngừng kinh doanh chỉ khi Nhà bán hàng kích hoạt tính năng Ngừng kinh doanh cho sản phẩm đó. Sản phẩm Được bán trực tiếp là sản phẩm được chọn trong ô "Được bán trực tiếp". Sản phẩm được hiển thị trên danh sách bán hàng POS. Nếu bỏ chọn, sản phẩm sẽ được ẩn đi. Ngừng kinh doanh vàĐược bán trực tiếp có thể xảy ra ở sản phẩm, một biến thể hay nhiều biến thể của sản phẩm. Ngừng kinh doanh vàĐược bán trực tiếp là hai tính năng độc lập. Tuy nhiên, một sản phẩm/biến thể không thể Ngừng kinh doanh mà vẫnĐược bán trực tiếp. Đối với sản phẩm có biến thể, việc đồng bộ sản phẩm còn phụ thuộc vào tình trạng sản phẩm Ngừng kinh doanh vàĐược bán trực tiếp. Thuộc tính và giá trị thuộc tính chỉ thực hiện đồng bộ một lần đầu tiên khi Nhà bán hàng thực hiện kết nối. Do đó, nếu một sản phẩm hay biến thể (ngừng kinh doanh hoặc không bán trực tiếp) tại KiotViet thì:
Sản phẩmProduct-Haravan-[Không xóa]Khi đồng bộ sản phẩm, Nhà bán hàng có thể nhìn thấy một sản phẩm xa lạ và kỳ cục xuất hiện trong danh sách sản phẩm tại KiotViet: sản phẩmProduct-Haravan-[Không xóa]. Sản phẩm này xuất hiện khi tồn tại ít nhất một sản phẩm có tại Haravan nhưng không có tại KiotViet. Và dù cho có bao nhiêu sản phẩm có tại Haravan nhưng không có tại KiotViet thì tại KiotViet chỉ có duy nhất một sản phẩmProduct-Haravan-[Không xóa] đại diện cho tất cả. Nhà bán hàng nhìn thấysản phẩmProduct-Haravan-[Không xóa] này tại lần kết nối và đồng bộ sản phẩm đầu tiên. Nếu Nhà bán hàng ngắt kết nối và kết nối lại, thìsản phẩmProduct-Haravan-[Không xóa] này tiếp tục xuất hiện và mang tính đại diện cho tất cảsản phẩm có tại Haravan nhưng không có tại KiotViet. Sản phẩmProduct-Haravan-[Không xóa] được gán cho số lượng tồn kho 100, để cấn trừ cho cho các đơn hàng có chứasản phẩm có tại Haravan nhưng không có tại KiotViet. Nếu trong danh sách sản phẩm KiotViet có nhiềusản phẩmProduct-Haravan-[Không xóa] thì KiotViet chỉ tính trênsản phẩmProduct-Haravan-[Không xóa] mới nhất được tạo. Cấu hình các field cập nhậtCó khá nhiều trường thông tin mà mỗi khi thay đổi tại KiotViet thì cũng tự động đồng bộ (cập nhật) về Haravan. Nhà bán hàng có thể tắt việc cập nhật này cho một số trường thông tin nếu muốn khi thay đổi tại KiotViet nhưng không cập nhật về Haravan. Để thực hiện, Nhà bán hàng vào trong ứng dụng KiotViet, chọn tabCấu hình. Tại đây, Nhà bán hàng chọn/bỏ chọn các trường thông tin (field) không muốn cập nhật. Hiện tại, có trường thông tin (field) tuân theo quy tắc Cập nhật. Tuy nhiên, Nhà bán hàng chỉ được tùy chỉnh ba trường sau:
Các trường còn lại (Mã sản phẩm,Barcode,Tồn kho,Trọng lượng) vì liên quan đến cách vận hành của hệ thống nên Nhà bán hàng không thể tùy chỉnh được. Cấu hình Hiển thị Sản phẩmCấu hìnhHiển thị Sản phẩmảnh hưởng đếncập nhậtgiữa Haravan và KiotViet, cũng như việcxóasản phẩm, không ảnh hưởng đến việctạo mớisản phẩm. Đối với việc cập nhật sản phẩmCó check :
Không check:vẫn đồng bộ tồn kho, không bị ảnh hưởng bới ngừng kinh doanh hoặc không bán , Đối với xóa sản phẩm tại KiotVietCó check:
Không check:xóa Map Id của sản phẩm. Ngoài ra, không ảnh hường gì. Đồng bộ đơn hàngCơ chế và luồng vận hành khi đồng bộđơn hàngKhi khách mua hàng đặt hàng tại Website Haravan, đơn hàng sẽ nhanh chóng được đồng bộ về KiotViet theo các quy tắc sau:
Lưu ý: Phường/Xã trong địa chỉ đơn hàng không được đồng bộ qua KiotViet. Xử lý đơn hàngSau khi kết nối Haravan với KiotViet và thực hiện các thiết lập cần thiết, mỗi khi có một đơn hàng phát sinh tại Haravan, đơn hàng này sẽ được đồng bộ qua KiotViet. Việc đồng bộ đơn hàng chỉ xảy ra với duy nhất một chiều: Từ Haravan sang KiotViet. Có thể nói, Kiotviet là nơi ghi nhận đơn hàng và xem báo cáo. Nhà bán hàng chỉ được xử lý đơn hàng tại Haravan và KHÔNG xử lý đơn hàng tại hai nơi. Giai đoạn Phiếu tạmCác đơn hàng được ghi nhận là Phiếu tạm và sẽ đưa về phần Phiếu đặt hàng của KiotViet. Mã đặt hàng tại KiotViet được lấy theo cú pháp: DHHRV- Trong chi tiết phiếu đặt hàng tại KiotViet, Nhà bán hàng có thể lấy được mã đơn hàng tương ứng tại Haravan. Lưu ý:
Giai đoạn Hóa đơnPhiếu tạm tại KiotViet chuyển thành Hóa đơn khi đơn hàng tại Haravan được xử lý giao hàng (nhấn vào nút Giao hàng và giao cho một nhà vận chuyển). Khi đó, Phiếu đặt được chuyển sang trạng thái: Đã hoàn thành. Lưu ý: Nếu tại giao diện này, Nhà bán hàng nhận thấy Phiếu đặt có trạng thái: Chưa thanh toán thì nghĩa là sản phẩm thuộc đơn hàng đó chưa được đồng bộ giữa Haravan và KiotViet. Giai đoạn Hoàn thànhĐơn hàng được xem là hoàn thành khi đạt được đồng thời hai trạng thái:
Khi một đơn hàng tại Haravan đạt được trạng thái hoàn thành, thì tại KiotViet, hóa đơn của đơn hàng đó được xác nhận thanh toán, đồng nghĩa với đơn hàng đó "Hoàn thành". --- Xem đầy đủ hơn về cơ chế đồng bộ một đơn hàng từ lúc bắt đầu đến khi hoàn tất: Lưu ý: Nếu gặp khó khăn trong quá trình thao tác, Nhà bán hàng tìm hiểu cách sử dụng Kiotviet và liên hệ hỗ trợ tại đâyhoặc tải file HDSD KiotViet tại đây. |