Trình duyệt của bạn không hỗ trợ nghe audio.
Trong thực tế đôi khi bạn có sẵn văn bản và muốn chuyển nó sang dạng bảng cho dễ nhìn hoặc ngược lại chuyển từ bảng sang văn bản. Nếu ít dữ liêu bạn có thể làm việc đó theo cách thủ công nhưng nếu dữ liệu lên tới hàng chục hàng trăm thì việc làm thủ công trở nên không khả thi vì tốn rất nhiều thời gian và công sức. Rất may Word hỗ trợ chúng ta làm 2 việc trên 1 cách nhanh chóng. Nếu các bạn chưa biết cách chuyển đổi văn bản thành Bảng [Table] và Bảng thành văn bản trong Word thì hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé.
Chuyển đổi văn bản thành bảng trong Word.
Bước 1: Chuẩn bị định dạng của văn bản muốn chuyển thành bảng cho phù hợp
Đương nhiên chúng ta không thể chuyển văn bản bất kỳ thành bảng được mà chỉ có thể chuyển văn bản có sự phân tách giữa các cụm từ bằng ký tự đặc biệt như dấu phẩy, gạch chéo, gạch ngang ... Dấu phân tách này có tác dụng cho Word biết vị trí chia văn bản thành các cột trong bảng. Tiếp theo cúng ta cũng phải sử dụng dấu phân đoạn để cho biết vị trí bắt đầu một hàng mới.
Lưu ý: Nếu bạn có dấu phẩy trong văn bản của bạn, hãy dùng tab làm ký tự phân tách để không bị nhầm lẫn vị trí cần tách
Ví dụ: Trong ví dụ dưới sử dụng dấu phẩy để phân tách cột và dấu phân đoạn để tạo hàng thứ hai và thứ 3 trong cột.
Bước 2: Chọn [bôi đen] đoạn văn bản các bạn muốn chuyển thành bảng.
Bước 3: Các bạn chọn Insert -> Table -> Convert Text to Table…
Bước 4: Trong hộp thoại Convert Text to Table.
Các bạn nhập số cột vào ô Number of columns đảm bảo phải đúng theo số cột các bạn muốn và đã sử dụng dấu phân tách.
Number of rows: số hàng, được tự động tính toán.
AutoFit behavior đây là phần xác định chiều rộng của các cột trong bảng các bạn cần lựa chọn một trong 3 lựa chọn:
- Fixed column width: độ rộng cột cố định sau đó các bạn nhập độ rộng mình muốn.
- AutoFit to contents: tự động khớp với nội dung.
- AutoFit to window: tự động khớp với cửa sổ.
Separate text at : Phần chúng ta cần chỉ rõ ký tự mà các bạn sử dụng để phân tách văn bản. Trong ví dụ trên mình sử dụng dấu phẩy nên sẽ chọn Commas, ngoài ra nếu các bạn sử dụng tab thì các bạn chọn Tabs, dấu đoạn chọn Paragraphs hoặc ký tự khác Other.
Sau khi đã thiết lập xong các bạn nhấn OK để chuyển văn bản thành bảng.
Kết quả sau khi các bạn chuyển như sau:
Chuyển bảng thành văn bản trong Word.
Bước 1: Chọn hàng hoặc bảng các bạn muốn chuyển thành text.
Bước 2: Ngay khi các bạn chọn bảng thì trên thanh Menu sẽ xuất hiện Table Tools với hai tab là Design và Layout. Các bạn chọn Layout -> Convert to Text.
Bước 3: Trong hộp thoại Convert Table To Text các bạn chọn ký tự phân tách các bạn muốn để sử dụng thay cho ranh giới cột. Các hàng phân tách nhau bằng dấu phân đoạn.
Ví dụ chọn dấu phân tách là Other và chọn dấu ~ và nhấn OK.
Kết quả sau khi chuyển từ bảng sang văn bản như sau:
Bài viết trên đây chúng mình đã trình bày xong cách chuyển đổi văn bản thành Bảng [Table] và chuyển đổi bảng thành văn bản trong Word một cách dễ dàng rồi đấy. Còn gì thắc mắc các bạn nhớ comment góp ý cho chúng mình biết với nhé. Cảm ơn các bạn đã theo dõi và ủng hộ
Nội dung bài viết gồm có 2 phần:
- Cách chuyển văn bản thành bảng trong word
- Cách chuyển bảng thành văn bản trong word
1. Cách chuyển văn bản thành bảng trong word
Có bao giờ bạn nghĩ đến việc từ một văn bản, bạn có thể “biến” nó thành dạng bảng. Nếu chưa thực sự tin vào điều đó thì bạn có thể thực hiện theo các bước như sau:
- Bước 1: Trong bảng thường có nhiều cột do đó, để chuyển văn bản thành bảng, trước hết bạn cần phải chèn các kí tự phân cách [ dấu phẩy, Tab] để biết được vị trí chia văn bản vào trong các cột. Tiếp theo các bạn sử dụng dấu phân đoạn để cho biết vị trí bắt đầu một hàng mới.
Ví dụ: Để tạo bảng văn bản dưới đây, mình đã dùng dấu phẩy để phân cách các vị trí chia cột và dấu phân đoạn để tạo thành một bảng có 4 cột 4 hàng.
- Bước 2: Bạn tiến hành bôi đen đoạn văn bản mà bạn muốn chuyển thành bảng.
- Bước 3: Bạn di chuột lên trên thanh công cụ và chọn vào Tab Insert. Sau đó bạn click vào Table, bảng insert table hiện ra bạn chọn vào mục “convert Text to Table…”
- Bước 4: Hộp thoại convert Text to Table xuất hiện, bạn tiến hành:
+ Ở phần Table Size:
Nhập số hàng vào ô “ Number of columns”. Bạn phải nhập đúng theo số cột mà bạn muốn sử dụng khi phân tách trên đoạn văn bản. Còn số hàng, máy sẽ tự động tính toán cho bạn nên bạn không cần phải nhập số liệu vào mục “Number of Rows".
+ Ở phần AutoFit behavior: Bạn tích vào một trong ba ô sau.
- Fixed column width: độ rộng cột cố định sau đó các bạn nhập độ rộng mình muốn.
- AutoFit to contents: tự động khớp với nội dung.
- AutoFit to window: tự động khớp với cửa sổ.
+ Ở phần Separate text at: Bạn chỉ rõ kí tự mà bạn sử dụn để phân tách văn bản. Bạn chọn vào mục mà bạn đã thực hiện đối với văn bản trên.
- Paragraphs: Dấu đoạn
- Tabs: dùng Tab
- Commas: Dấu phẩy
- Other: Kí tự khác.
Sau khi chọn ở các mục xong, bạn click vào “OK” là bạn có ngay kết quả.
2. Cách chuyển bảng thành văn bản trong word
Cụ thể các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Bạn chọn đoạn dữ liệu trong bảng mà bạn muốn chuyển thành văn bản Text.
- Bước 2: Ngay lúc đó, trên thanh công cụ xuất hiện thêm Tab Layout. Bạn di chuột và click vào đó và chọn “Convert to Text”.
- Bước 3: Hộp thoại Conver Table to Text xuất hiện, bạn chọn một trong những kí tự phân tách mà bạn muốn để sử dụng thay cho ranh giới cột, còn các hàng thì được phân tách nhau bằng dấu phân đoạn.
Ở đây, mình chọn Commas [dấu phẩy] để làm dấu phân tách, sau đó click vào “OK”.
Bạn sẽ có bảng kết quả như sau:
Kết luận: Bạn cảm thấy như thế nào khi theo dõi bài viết trên đây? Thật đơn giản để có thể chuyển đổi các dạng văn bản trong word đúng không nào? Với thủ thuật này, bạn không cần mất công phải tạp bảng cũng như lấy các dữ liệu trong bảng ra thành văn bản dưới dạng Text. Đây là thủ thuật khá hay mà bạn có thể sẽ dụng nhiều trong quá trình làm việc với Word. Hãy lưu lại để sử dụng những lúc cần thiết nhé. Chúc các bạn thực hiện thành công.
* Các bài viết liên quan: