MBO là gì? MBO là Management by Objectives – mô hình quản trị theo mục tiêu: Bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu của cấp cao nhất, sau đó xác định mục tiêu và chỉ tiêu của các cấp thấp hơn hoặc trong thời hạn ngắn hơn. MOB Quản lý toàn bộ công việc dựa trên việc đo lường mục tiêu và dựa trên kế hoạch thực hiện mục tiêu.
Thuật ngữ quản trị theo mục tiêu được xem như là cách tiếp cận đối với công việc hoạch định xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1954 trong quyển sách Thực Hành Quản Trị của Peter Drucker. Sau đó, nhiều chương trình tương tự như quản trị theo mục tiêu được phát triển với những tên gọi khác nhau ví dụ như “Quản trị theo kết quả” [Management by results], “Quản trị mục tiêu” [Goals management], “Kiểm soát và hoạch định công việc” [Work planning and review], “Mục tiêu và kiểm tra [Goals and controls] và một số tên gọi khác nữa. Mặc dù mang nhiều tên gọi khác nhau, nhưng các chương trình này đều có bản chất giống nhau. Với những đóng góp đáng kể cho công việc quản trị, do vậy quản trị theo mục tiêu không chỉ các tổ chức kinh doanh mà cả các tổ chức phi kinh doanh như giáo dục, y tế, cơ quan chính phủ cũng sử dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu.
Bạn quan tâm đến lĩnh vực Sales Logistics?
Khám phá QUY TRÌNH bán hàng hiệu quả trong ngành Logistics với khóa học "Double Your Sales"
Trong thực tiễn quản trị ngày nay, quản trị theo mục tiêu bao gồm bốn yếu tố cơ bản:
[1] Sự cam kết của các quản trị viên cao cấp với hệ thống MBO;
[2] Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây dựng mục tiêu chung;
[3] Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản của họ để thi hành kế hoạch chung; và
[4] Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực hiện kế hoạch.
Phương pháp thực hiện
Phương pháp này tạo ra một sự cởi mở trong đánh giá, nó hướng tới sự tự giác nhiều hơn cho nhân viên. Trình tự thực hiện có thể như sau:
Nhân viên gặp gỡ riêng với cấp quản lý của mình để cùng thảo luận và đưa ra các mục tiêu lớn nhỏ. Các mục tiêu phải được mô tả rõ ràng bằng các con số cụ thể và thời gian hoàn thành.
Nhà quản lý cùng với nhân viên phát triển kế hoạch hành động để các nhân viên theo đó mà theo đuổi các mục tiêu của mình. Các mục tiêu và kế hoạch hành động này cung cấp những chỉ dẫn mà qua đó các nhân viên có thể đánh giá hiệu quả của mình.
Nhà quản lý phải định kỳ gặp gỡ nhân viên của mình để đánh giá tiến độ của họ trong việc theo đuổi mục tiêu.
Ưu điểm:
- Cấp dưới sáng tạo
- Tạo chủ động
- Tính linh động cao
- Nhiều thời gian cho lãnh đạo
- Công bằng, minh bạch theo đúng năng lực
Nhược điểm:
- Không đảm bảo tính tập trung
- Dễ sai lạc
- Khó đúng chuẩn
- Không kiếm soát được quy trình
- Có thể thậm chí sai hướng
- Đòi hỏi người thực hiện phải có tinh thần trách nhiệm cao
- Khó kiểm soát được chi phí cho quá trình thực hiện do hành vi của nhân viên không đồng nhất
Nguồn: Sưu tầm, tổng hợp và biên tập
Quản lý theo mục tiêu [MBO] là một hệ thống quản lý liên kết mục tiêu của tổ chức với kết quả công việc của từng cá nhân và phát triển của tổ chức với sự tham gia của tất cả các cấp bậc quản lý.
1. Khái niệm
Quản lý theo mục tiêu [MBO] là một hệ thống quản lý liên kết mục tiêu của tổ chức với kết quả công việc của từng cá nhân và phát triển của tổ chức với sự tham gia của tất cả các cấp bậc quản lý.
Mô hình này do Drucker phát triển từ cuối những năm 150 của thế kỷ 20 và tiếp tục được phát triển bởi nhà nghiên cứu Odiorne [1965] với tên gọi là Quản lý theo mục tiêu [Management by Objectives – MBO]. Xuất phát từ thực tế là các nhà quản lý đã bị “sa đà” quá nhiều vào các chuỗi công việc hàng ngày mà quên đi mục tiêu chính của họ. MBO khuyến khích việc mở rộng sự tham gia của mọi cấp bậc quản lý vào quá trình lập kế hoạch chiến lược nhằm tăng cường khả năng thực hiện kế hoạch, thay vì chỉ có một số ít lãnh đạo cấp cao làm việc này. Mọi thành viên không chỉ hiểu rõ những mục tiêu, định hướng của tổ chức mà còn nhận thức rõ vai trò và trách nhiệm của họ trong quá trình đạt được mục tiêu của tổ chức.
Quản lý bằng mục tiêu là một quá trình gồm 5 bước:
* Thiết lập và xem xét mục tiêu của tổ chức;
* Thiết lập mục tiêu của từng bộ phận và cá nhân
* Kiểm soát quá trình
* Đánh giá hiệu quả
* Ghi nhận kết quả, thành tích đạt được.
2. “Mục tiêu” trong hệ thống MBO
Mục tiêu trong hệ thống quản lý này được chia làm 3 loại:
* Mục tiêu cho công việc hàng ngày [Routine-Regular]: Nhằm đảm bảo các công việc hàng ngày duy trì được hoạt động của tổ chức. Ví dụ báo cáo định kỳ, tuyển dụng, đào tạo, kiểm tra, kiểm soát… Mục tiêu này liên quan đến “Làm tốt công việc trên những điều kiện sẵn có hay hoàn thành công việc đúng chức năng”.
* Mục tiêu giải quyết vấn đề [Problem solving objectives]: Đây là những mục tiêu được đề ra để giải quyết những vấn đề khó khăn phát sinh nhằm tránh những trở ngại trong tương lai hoặc sự tái diễn.
* Mục tiêu đổi mới [innovative objectives]: Thường là mục tiêu dài hạn hay mục tiêu phát triển của tổ chức. Ví dụ: tái cơ cấu tổ chức, tin học hoá quá trình quản lý, phương pháp làm việc mới, cải tiến sản phẩm và quy trình …
MBO cũng là hệ thống quản lý đầu tiên đặt ra các nguyên tắc khi xây dựng mục tiêu – nguyên tắc SMART [Specific – cụ thể; Measurable – đo lường được; Achievable – Có khả năng đạt được; Realistics – thực tế; Timebound – có thời hạn.
3. Ưu điểm của hệ thống quản lý theo mục tiêu
* Đây là một phương pháp hỗ trợ các nhà quản lý trong việc lập kế hoạch chiến lược thống nhất và xuyên suốt toàn bộ tổ chức. Từ đó, phát triển mối quan hệ gắn kết giữa mục tiêu công việc của nhân viên và mục tiêu công việc của cấp trên, từng cán bộ hiểu được giá trị đóng góp của công việc đang làm vào mục đích chung của tổ chức.
* Áp dụng MBO sẽ thay đổi quan niệm về giá trị và tiêu chuẩn của quản lý, chuyển hệ thống đánh giá hiệu quả công việc từ dạng theo thâm niên [Seniority based personnel system] sang hệ thống đánh giá theo kết quả công việc [performance based personnel]. Cơ chế quản lý này khuyến khích sự cạnh tranh, từ đó tạo được động lực cho các nhân viên cam kết đóng góp nhiều hơn.
* Cho phép xác lập thống nhất mục đích khi sử dụng hoặc xây dựng các công cụ quản lý như bản mô tả công việc [job description], đánh giá cán bộ [performance appraisal] và lập kế hoạch đào tạo, từ đó tăng cường sức mạnh tổng hợp.
* Sử dụng MBO sẽ cho phép cán bộ quản lý cũng như lãnh đạo tổ chức đánh giá chất lượng công việc của nhân viên dựa trên những nhiệm vụ/mục tiêu được giao. Sự chênh lệch giữa kết quả thực tế và kết quả kỳ vọng cùng với nguyên nhân của khoảng chênh lệch đó là cơ sở để xác định mức độ ưu tiên của các chương trình đào tạo. MBO cũng hỗ trợ việc xây dựng bản mô tả công việc thống nhất ở từng cấp độ về những khái niệm chung như mục tiêu, nhiệm vụ, quyền hạn, yêu cầu về trình độ… Đồng thời giúp chuẩn hoá một số qui trình và kỹ năng như nguyên tắc giao việc, thảo luận, xác định mục tiêu, kỹ năng phản hồi, qui trình đánh giá cán bộ…, qua đó góp phần giảm bớt xung đột nhân sự và tạo cho nhân viên cảm giác được đối xử công bằng.
4. Hạn chế của MBO:
* Sự thay đổi của môi trường có thể tạo ra các lỗ hổng trong mục tiêu đã được thiết lập.
* Tốn thời gian do việc xác định mục tiêu phải đạt trên cơ sở đồng thuận ở từng cấp độ quản lý. Tổ chức càng có nhiều cấp bậc quản lý thì càng mất nhiều thời gian. Tuy nhiên, sau một thời gian áp dụng, thời gian xây dựng mục tiêu cho các cấp bậc sẽ giảm đi đáng kể.
* Gặp khó khăn khi xác định mục tiêu và yêu cầu cho những công việc hay vị trí công việc cao cấp, những công việc khó định lượng hiệu quả như tư vấn, tham mưu…
* Những hạn chế vì tính cứng nhắc do ngần ngại thay đổi mục tiêu.
Vì vậy khi tổ chức áp dụng mô hình MBO cần phải tính đến những hạn chế trên để có những giải pháp và kế hoạch phù hợp.
[Nguồn: //www.chicuctdcbinhthuan.gov.vn]
Tham khảm chi tiết hơn tại : //www.masterskills.org/Objective-management-skills-training.htm —————— ** —————–