Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các nhân vật lịch sử, đã hình thành một khối lượng tài liệu lớn có ý nghĩa, giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục, khoa học công nghệ, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, cần được lưu trữ để phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học, thực tiễn.
Từ điển Lưu trữ Việt Nam [1992] giải thích: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, văn hóa, khoa học, lịch sử, … của toàn xã hội”.
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011, giải thích: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
Nghị định số 30/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư giải thích: “Văn bản chuyên ngành là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định”.
Thông tư số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27/12/2016 của Bộ TN&MT giải thích:
"Tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường là tài liệu về kết quả thống kê, tổng hợp, báo cáo; kết quả điều tra, khảo sát, đánh giá; quy hoạch, kế hoạch đã được phê duyệt; kết quả cấp, gia hạn, thu hồi các loại giấy phép và các nội dung liên quan đến giấy phép; kết quả giải quyết bồi thường thiệt hại; kết quả của các chương trình, dự án, đề tài; mẫu vật; bản đồ, biểu đồ, bản vẽ; phim, ảnh và các tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường”.
Thông tư số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27/12/2016 của Bộ TN&MT giải thích: “Hồ sơ chuyên ngành tài nguyên và môi trường là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường”.
Tóm lại, tài liệu lưu trữ [TLLT] dù ở loại hình nào cũng có ý nghĩa, giá trị quan trọng, là di sản của dân tộc, chứa đựng những thông tin quá khứ có giá trị và tính chính xác cao, là bằng chứng, chứng cứ, phản ánh chính xác, trung thực và toàn diện mọi mặt của đời sống xã hội.
2. Đặc điểm tài liệu chuyên ngành ngành Tài nguyên và Môi trường
Đặc điểm tài liệu chuyên ngành TN&MT là tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ mang tính đặc thù, kỹ thuật phản ảnh hoạt động chuyên ngành trong lĩnh vực TN&MT. Nội dung TLLT chuyên ngành TN&MT đa dạng, phong phú, phản ánh nhiều lĩnh vực hoạt động của ngành TN&MT.
Nội dung TLLT đất đai luôn “biến động” trên tài liệu gốc mỗi khi có giao dịch, đây là đặc điểm rất riêng của loại hình tài liệu đất đai. Tài liệu đất đai là một dạng tài liệu “sống”, bởi vì chính tài liệu gốc luôn luôn biến động luôn được cập nhật thêm thông tin do có sự thay đổi về nhu cầu sử dụng đất, mua, bán, cho, tặng, hay hết hạn, thời gian đăng ký thế chấp, xóa thế chấp tài sản gắn liền với đất,...
Một số tài liệu được sản sinh phụ thuộc vào máy móc là chủ yếu cụ thể như các bản tin dự báo thời tiết, quan trắc hiện trường tiếng ồn, độ dung, ô nhiễm môi trường, không khí, đo đạc bản đồ, triều cường, độ mặn,…
Thành phần hồ sơ phức tạp, có nhiều loại tài liệu trung gian kèm theo cụ thể như đối với hồ sơ kiểm kê đất đai cấp tỉnh ngoài các văn bản pháp lý hành chính thì tài liệu trung gian kèm theo là: Biểu số liệu kiểm kê đất đai cấp huyện và bản đồ hiện trạng sử dụng đất cấp huyện; Bản đồ kết quả điều tra kiểm kê và bảng liệt kê danh sách các khoanh đất thống kê, kiểm kê đất đai kèm theo; Biểu số liệu, báo cáo kết quả kiểm kê đất đai cấp tỉnh; Báo cáo thuyết minh hiện trạng sử dụng đất, thuyết minh, bản đồ hiện trạng sử dụng đất; Bản đồ hiện trạng sử dụng đất cấp tỉnh. Ngoài ra, một số hồ sơ có thời hạn bảo quản giữa các đơn vị bảo quản không có sự đồng nhất của các tài liệu trung gian đi kèm. Cụ thể như đối với hồ sơ kiểm kê đất đai cấp tỉnh, riêng đơn vị bảo quản tài liệu trung gian “Biểu số liệu kiểm kê đất đai cấp huyện và bản đồ hiện trạng sử dụng đất cấp huyện” chỉ có thời hạn bảo quản 20 năm trong khi đó các đơn vị bảo quản tài liệu trung gian khác của loại hồ sơ này có giá trị bảo quản vĩnh viễn.
Tài liệu ngành TN&MT bao gồm tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu nghe nhìn; tài liệu điện tử,… được sản sinh trong quá trình hoạt động trong lĩnh vực TN&MT bao gồm hồ sơ, tài liệu các lĩnh vực đất đai như giao, thuê, thu hồi, thống kê, kiểm kê; tài nguyên nước; địa chất và khoáng sản; môi trường; khí tượng thủy văn; biến đổi khí hậu; đo đạc và bản đồ; viễn thám,... các loại hồ sơ, tài liệu thuộc chuyên ngành TN&MT.
Tài liệu chuyên ngành TN&MT có tính chuyên môn đặc thù của ngành hình thành theo những quy định, quy phạm do Bộ TN&MT ban hành được thể hiện bằng nhiều hình thức đa dạng khác nhau, nó không chỉ được thể hiện bằng văn bản hành chính mà còn thể hiện bằng những biểu bảng, bản đồ, biểu đồ, ,… hầu hết các tài liệu về khí tượng thủy văn [KTTV] được mẫu hóa về hình thức và bố cục, các quan trắc viên chỉ cần điền thông tin thực tế và những thông tin được tính toán theo quy định trong quy phạm vào trong sổ và các bảng biểu đã được mẫu hóa sẵn, bởi vì tài liệu gốc của nhóm tài liệu KTTV chủ yếu là những sổ gốc và giản đồ, bản đồ rada, ảnh vệ tinh, những số liệu trong tài liệu gốc muốn sử dụng được trong thực tế đều phải chỉnh lý, chỉnh biên [trong lĩnh vực KTTV gọi là tài liệu thứ cấp].
3. Vai trò của hoạt động thu thập tài liệu
Thu thập tài liệu vào lưu trữ của các Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử để thực hiện các nghiệp vụ, phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và thực hiện các nghiệp vụ bảo quản để khai thác sử dụng có hiệu quả TLLT Quốc gia. Thông qua, thu thập, nguồn tài liệu của cơ quan lưu trữ luôn được mở rộng, thúc đẩy mọi mặt nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ phát triển.
Thu thập tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường [TN&MT] nhằm quản lý tập trung thống nhất về một đầu mối, đảm bảo tốt quá trình lưu trữ, thuận lợi cho công tác cung cấp thông tin phục vụ quản lý Nhà nước về TN&MT và phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn tỉnh. Thực hiện thu thập để tiến hành các nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ. Khi hoàn thiện sẽ công bố danh mục dữ liệu về TN&MT trên các phương tiện thông tin đại chúng, trên internet, Trang thông tin điện tử của Sở TN&MT nhằm phục vụ cho cộng đồng và yêu cầu phát triển kinh tế, xã hội.
Thực hiện hoạt động thu thập tài liệu vào cơ quan lưu trữ cần có cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, các nghiệp vụ khác có liên quan được giải quyết một cách đồng bộ, với sự chuẩn bị về cơ sở vật chất và nhân lực. Khi hoạt động thu thập tài liệu được giải quyết tốt sẽ tác động tích cực ngược trở lại tới các nghiệp vụ lưu trữ có liên quan nói riêng và thúc đẩy sự phát triển của hoạt động lưu trữ nói chung.
Hoạt động thu thập tài liệu là nhiệm vụ trọng tâm của cơ quan lưu trữ, làm tốt nhiệm vụ thu thập không những góp phần hoàn thiện Phông lưu trữ mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng và phát huy giá trị của TLLT. Hoạt động thu thập tài liệu vào các cơ quan lưu trữ nhằm bảo quản tập trung, thống nhất khối tài liệu hình thành từ các cơ quan, đơn vị và hoàn chỉnh dần các Phông lưu trữ, không thực hiện tốt hoạt động thu thập TLLT dẫn đến sự mất mát, thất lạc tài liệu đồng thời hoạt động lưu trữ cũng không thể hoàn thành nhiệm vụ, không có đầy đủ các tài liệu cần thiết để phục vụ nhu cầu của người khai thác, sử dụng TLLT.
Tóm lại, hoạt động thu thập tài liệu có ý nghĩa, vị trí, vai trò rất quan trọng trong hoạt động lưu trữ, đây là cơ sở ban đầu của các khâu nghiệp vụ tiếp theo. Cơ sở pháp lý về thu thập càng khoa học, càng rõ dàng thì cơ quan lưu trữ sẽ dễ thực hiện, chất lượng mỗi khâu nghiệp vụ tiếp theo phụ thuộc rất lớn vào khâu thu thập, nếu đánh giá đúng tầm quan trọng của hoạt động thu thập sẽ góp phần thúc đẩy hoạt động lưu trữ và phát huy giá trị của TLLT trong hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, đơn vị. “Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với ngành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác. Nhờ được bổ sung thường xuyên những tài liệu có giá trị mà thành phần Phông lưu trữ Quốc gia ngày càng phong phú thêm”.
Có bao nhiêu loại tài liệu lưu trữ?
Tài liệu lưu trữ có các loại: Tài liệu giấy; tài liệu phim, ảnh; tài liệu ghi âm; tài liệu ghi hình; tài liệu điện tử và tài liệu khác.
Tài liệu lưu trữ là gì?
Trả lời: - Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. - Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp [Khoản 3 Điều 2].
Tài liệu lưu trữ có tác dụng gì?
Tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu tổng kết các quy luật vận động và phát triển của sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và tư duy. Nó được sử dụng để nghiên cứu khoa học trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội và nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng để nghiên cứu lịch sử.
Phòng tài liệu lưu trữ là gì?
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân [Khoản 6 Điều 2].