Làm thế nào để đi làm đúng giờ

ĐỂ NHÂN VIÊN ĐI LÀM ĐÚNG GIỜ!

Bùi Đoàn Chung

Bùi Đoàn Chung

Founder Nghề Nhân sự Việt Nam

Published Aug 9, 2019

+ Follow

Không tuân thủ thời gian làm việc, thiếu ý thức tổ chức kỷ luật đã trở thành một vấn đề được khá nhiều doanh nghiệp quan tâm. Đây cũng là một yếu điểm cố hữu mà người ta vẫn thường nghĩ đến khi Việt Nam chuyển từ thời kỳ nông nghiệp sang công nghiệp và dịch vụ. Đó có thể là do lịch sử để lại, văn hóa, thói quen, do giáo dục hoặc cũng có thể là do ý thức tự giác của cá nhân. Trong công việc, có một số khái niệm liên quan đến việc này như: đi làm đúng giờ, deadline… đều có liên quan. Tuy vậy, cần phải chỉ rõ được khái niệm như thế nào là đúng giờ, thế nào là kịp deadline hoặc không trễ hẹn thì mới có thể làm tiêu chí để so sánh, đánh giá và đo lường phù hợp.

Đối với các cuộc hẹn [cá nhân lẫn công việc], người Nhật họ thường có thói quen tới các cuộc hẹn trước khoảng 15 phút và xem đó mới là đúng giờ. Họ khác với người Mỹ là đến đúng vừa kịp thời gian hẹn thì cũng là đúng giờ. Khi đến trước 15 phút, họ có nhiều thời gian để chuẩn bị tài liệu, tránh kẹt xe, xem lại trang phục hay có khi là kịp đi vệ sinh, rửa mặt cho tỉnh táo... Họ luôn chuẩn bị tốt nhất cho mọi cuộc hẹn diễn ra.

Trong công việc, đúng giờ có nghĩa là đúng giờ đó, bạn phải hoàn toàn ngồi vào chỗ làm việc và chỉ làm việc. Ví dụ: thời gian làm việc sáng là: 8:00AM thì đúng 08:00AM là bạn đã phải ngồi vào chỗ ngồi và làm việc. Trễ dù chỉ 10 giây, 20 giây cũng bị coi là trễ. Cho nên có một số hãng tàu điện ngầm ở Nhật đã phải xin lỗi khách hàng vì một vài lần khởi hành trễ hơn 20 giây. Điều này khác với khái niệm đúng giờ mà bấy lâu nay mình vẫn lầm tưởng.

Ở chúng ta, đúng giờ có nghĩa là quét vân tay/quẹt thẻ trước 7:59AM hoặc 8:00AM thậm chí 1,2 phút vẫn có thể châm chước. Thực tế thấy rằng, nếu bạn vào công ty đúng 8:00AM thì bạn phải mất từ 10-15 phút để chuẩn bị thì mới có thể bắt đầu công việc của mình và vì thế, bạn đã gian lận/đánh cắp thời gian làm việc 10-15 phút chỉ trong buổi sáng.

Deadline: là khoảng thời gian tới hạn của một công việc nào đó và deadline ở đây có nghĩa là thời gian cuối cùng để hoàn thành mọi việc. Ví dụ: sếp giao cho bạn một công việc, deadline là trong ngày thứ Sáu tuần này thì có nghĩa là bạn đã phải hoàn thành sơ bộ công việc đó và gửi cho sếp xem, duyệt và góp ý rồi hiệu chỉnh cho đến khi hoàn thành trong giờ làm việc [ví dụ chậm nhất là 01:00PM ngày thứ Sáu]. Sẽ có nhiều bạn lầm tưởng là đến cuối giờ làm việc ngày thứ Sáu, ví dụ: 03:00PM hoặc 04:00PM rồi gửi bản nháp lần 1 cho sếp để được hiệu chỉnh, góp ý và phê duyệt. Nhưng như vậy là chưa hoàn thành deadline. Chưa kể là bạn phải gửi đi và đợi phản hồi của sếp là đã nhận được email của bạn thì mới được gọi là hoàn thành chứ chưa nói gì đến chất lượng công việc của bạn.

Trước đây, có lần được giao nhiệm vụ gửi công văn đi ra ngoài Hà Nội cho Tập đoàn, tôi không chỉ phải đảm bảo đúng hạn gửi mà còn phải trực tiếp kiểm tra việc của mình đã được hoàn thành, bên kia đã nhận được văn bản đi đến hay chưa. Khi phải gửi fax đi, tôi không chỉ đứng đợi một lúc xem có tín hiệu gì trục trặc trong quá trình gửi hay không mà phải đợi giấy gửi lại, thông báo là đã gửi được và bên kia đã nhận được bản fax. Để cho chắc chắn, tôi gọi cho người cần nhận và thông báo rằng tôi đã gửi fax đi thành công. Trường hợp không gọi được, tôi gửi qua email thêm 1 bản scan nội dung và tờ giấy thông báo là fax đã được gửi tới người nhận như trong máy báo về. Sau đó, tôi mới thở phào nhẹ nhõm vì công việc của mình đã hoàn thành đúng deadline và đảm bảo được thông tin tới người nhận.

Do vậy, để biết xác định được yếu tố đúng giờ thì phải định nghĩa được và chỉ ra được các mức đánh giá cụ thể trong các hoạt động: làm việc, họp hành, báo cáo, tham gia sự kiện thậm chí các cuộc hẹn cá nhân để từ đó có những quy định hoặc thỏa thuận phù hợp.

Quay trở lại vấn đề không chấp hành thời gian làm việc [đi trễ] của nhân viên, cần có một số lưu ý và quy định như sau để giải quyết tận gốc chứ không phải làm đối phó. Ở đây, mục đích không chỉ ở các quy định và ràng buộc phải theo mà còn là thay đổi về ý thức và nhận thức để thay đổi cả thói quen. Tùy theo nguồn lực, tính chất công việc, ngành nghề kinh doanh của công ty [sản xuất, dịch vụ hoặc cả hai] và cách thức triển khai mà xác định đúng mức độ cần tác động để đạt hiệu quả.

1/ Mức độ 1: Bắt buộc theo quy định

Đầu tiền, cần có một người có thể phụ trách công việc này và tham khảo ý kiến của trưởng bộ phận hoặc người đứng đầu công ty để xác định trước mục tiêu, nhiệm vụ và ý tưởng liên quan. Sau đó là rà soát lại các quy định có liên quan vì thực tế nếu không có quy định, không có ràng buộc sẽ rất ít người chủ động thực hiện.

Các quy định về thời gian làm việc cần được nêu rõ trong các tài liệu của công ty bao gồm:

+ Nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể: thời gian làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, mức độ vi phạm đối với từng hành vi không tuân thủ thời gian làm việc...

+ Quy tắc ứng xử: đúng giờ là tôn trọng chính mình

+ Tài liệu văn hóa doanh nghiệp; các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp: yếu tố đúng giờ hoặc ý thức tự giác đúng giờ, có trách nhiệm

+ Quy định về việc đi trễ, về sớm hoặc các công việc đột xuất: tạo một kênh thông báo về các trường hợp đi trễ về sớm và thông báo cho mọi người trong công ty. Lần 1 đi trễ thông báo còn được nhưng lần 2,3,4 hoặc liên tục thông báo sẽ thấy ngại và không thông báo nữa và cũng có thể tự phải đi đúng giờ hơn.

Đối với các bạn ứng viên thì công ty cần thông báo cụ thể về yếu tố đúng giờ trong phỏng vấn, trả lời email cũng như các bản tuyên bố trong văn hóa của công ty để ứng viên đọc ngay từ đầu. Nhiều ứng viên không có thói quen đúng giờ sẽ không hoặc ít muốn tham gia phỏng vấn từ đầu. Đối với các chương trình đào tạo nhân viên mới cũng phải tập trung nhấn mạnh về ý thức đúng giờ, thói quen đúng giờ trong công việc cũng như giới thiệu các quy định một cách cụ thể và yêu cầu tất cả các nhân viên trong công ty đều phải ký các cam kết tuân thủ về thời gian làm việc, quy tắc ứng xử và nội quy công ty cũng như văn hóa công ty...

Thêm vào nữa là công cụ và hệ thống để theo dõi và ghi nhận các trường hợp thường xuyên để có các biện pháp nhắc nhở, xử lý phù hợp theo luật [hành vi được phòng lao động thương binh và xã hội chấp thuận kèm với thông báo chấp thuận về việc đăng ký nội quy công ty]. Tuyệt đối không được trừ lương, thưởng hoặc các biện pháp không được chấp thuận theo luật và tránh việc thiếu căn cứ, thiếu cơ sở để ghi nhận, thông báo thì việc nhắc nhở sẽ không có hiệu quả như mong muốn.

Khi xử lý thì nên theo tiêu chí là giơ cao, đánh khẽ để tìm hiểu nguyên nhân chính và các biện pháp hỗ trợ, khắc phục cũng như xử lý với các trường hợp cố tình vi phạm. Có thêm quy định về việc vi phạm sẽ không được đánh giá thăng chức, tăng lương hoặc thưởng điểm cuối năm thì càng tốt. Ngoài ra, nên giao việc quản lý nhân viên cho trưởng bộ phận và hướng dẫn cách quản lý công việc sao cho hiệu quả bên cạnh việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Bộ phận Nhân sự sẽ hỗ trợ trong việc áp dụng các quy định chung và hệ thống theo dõi chấm công, quẹt thẻ hằng ngày và làm việc với nhân sự của bộ phận theo quy định.

Đây là mức độ Cơ bản nhất để giúp cho việc quản lý thời gian làm việc của bộ phận Nhân sự đạt hiệu quả. Tất nhiên là chúng ta cũng phải chấp nhận một tỷ lệ nào đó chứ không thể hoàn 100% theo quy mô công ty [100, 500, 1.000, 10.000 nhân viên]...

Còn một điều nữa trong phần này là tránh bẫy tâm lý: không quản lý được thì cấm. Ở đây một số trường hợp không quản lý được hiệu quả công việc nên ưu tiên quản lý về thời gian trước. Tuy nhiên, quản lý công việc và thời gian là 2 khái niệm khá khác biệt theo từng loại hình doanh nghiệp. Do vậy, cần có các giải pháp và chính sách đồng bộ, toàn diện.

2/ Mức 2: Tạo và duy trì thói quen đúng giờ

Năm 2007, chính phủ có quy định việc bắt buộc phải đội nón bảo hiểm khi tham gia giao thông bằng xe máy. Lúc đầu cảm thấy vướng, khó chịu vì nắng nóng, vì hư tóc… thì sau một thời gian ngắn, đi xe máy mà không mang nón bảo hiểm là cảm thấy thiếu, cảm thấy khó chịu và ai cũng mang nón bảo hiểm nhưng mình không mang thì thấy quê và lạc lõng lắm. Bên cạnh đó, các bạn cũng thấy các hoạt động tuyên truyền, quảng bá về chiến dịch an toàn giao thông khi mang nón bảo hiểm để phòng tránh các chấn thương sọ não song song với các quy định xử phạt. Ngoài ra, có một cách áp dụng khá hay trong các trường học là hướng dẫn cho các em tham gia đội nón bảo hiểm, phát nón bảo hiểm cho các bé khi tham gia giao thông và dặn các bé là phải nhắc nhở người thân mang nón bảo hiểm khi ra đường. Thậm chí, một số bé còn kiên quyết không ngồi lên xe ba mẹ nếu không có nón bảo hiểm hoặc ba mẹ không đội nón bảo hiểm khi ra đường.

Để có một thói quen mới cần ít nhất 7X3=21 ngày hoặc có thể lâu hơn. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp thì để có thể theo dõi và đánh giá được việc này cần có hệ thống và người để theo dõi cho phù hợp sau 1 tháng, 2 tháng hoặc dài hơi hơn. Mục đích của việc này đó là tạo ra một thói quen mới cho mọi người.

Đối với doanh nghiệp về lâu về dài, cần có một số các hoạt động truyền thông, hướng dẫn, nhắc nhở và đánh giá đúng thực trạng, mong muốn của mọi người về thời gian làm việc, hiệu quả làm việc nhằm có các biện pháp phù hợp hơn và linh hoạt hơn là việc áp dụng theo quy định một cách máy móc vì mỗi bộ phận khác nhau sẽ có tính chất công việc khác nhau và thời gian làm việc khác nhau và cùng nhau bàn luận, thống nhất.

Một số công việc cần làm trong giai đoạn này bao gồm:

- Tìm hiểu một số trường hợp thường xuyên đi trễ hoặc không chấp hành giờ giấc làm việc? Nhà xa, hoàn cảnh gia đình, hay do thói quen, hay không muốn đi làm do thiếu động lực…hoặc khảo sát mong muốn của mọi người về thời gian làm việc để linh động giờ làm việc cho các bộ phận và nhân viên.

- Truyền thông về việc đi làm đúng giờ:

+ Công ty luôn muốn bạn rời khỏi công ty đúng giờ, để cân bằng cuộc sống và gia đình

+ Team HR luôn đứng về phía bạn để bảo vệ quyền lợi cho mọi người

+ Đúng giờ là một thói quen tốt…

+ Đúng giờ là đức tính cần thiết cho mọi nhân viên công ty

+ Trao quyền và trách nhiệm đảm bảo thời gian làm việc cho trưởng bộ phận và đánh vào KPIs

+ Hướng dẫn thực hiện và duy trì thói quen đi sớm, thói quen trong cuộc sống

+ Chia sẻ kỹ năng quản lý thời gian

+ Chia sẻ về kỹ năng kỷ luật,

+ Làm sao để đi làm đúng giờ...

- Tổ chức các cuộc thi nhỏ trong công ty về đi làm sớm cho các cá nhân, team. Các hoạt động chia sẻ nội bộ đúng giờ hoặc quà tặng cho các bạn đến sớm hoặc cafe miễn phí trước 30 phút đầu giờ…In và dán các khẩu hiệu truyền thông đúng giờ, đặt các standee ở sảnh công ty, phòng họp, thông tin qua e-mail, website nội bộ. Chia sẻ các tấm gương không bao giờ đi trễ và bí quyết của họ...

- Cải thiện văn hóa, môi trường làm việc để mọi người yêu thích và có động lực đến công ty mỗi ngày như ngôi nhà thứ 2 qua các hoạt động gắn kết nội bộ...

Những thay đổi nhỏ sẽ dần tạo thói quen trong tất cả các hoạt động và cần sự phối hợp của các cấp lãnh đạo: họp đúng giờ, làm việc đúng giờ, kết thúc đúng giờ… cho đến nhân viên để tạo ra các hiệu ứng cộng hưởng thật tốt và tạo ra nền tảng cơ bản cho sự thay đổi. Và qua đó, nâng cao ý thức trách nhiệm, sự tự hào của nhân viên với công việc và với công ty.

Và cuối cùng, xin được nhắc lại về vai trò của việc truyền thông Nhân sự luôn đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong mọi hoạt động, chính sách. Thay vì chỉ là những văn bản giấy vô tình thì có thể tổ chức các hoạt động tuyên truyền, chia sẻ một cách gần gũi hơn với mọi người để mọi người thấy được các lợi ích và quan trọng là thay đổi để trở nên tốt hơn chứ không phải là cai để trị.

Đây là bài viết chia sẻ theo kinh nghiệm và quan điểm cá nhân. Mời các bạn chia sẻ kinh nghiệm để bàn luận thêm nhé.

Thân ái,

09/08/2019

Bùi Đoàn Chung