Khi nào thì làm thông báo phát hành hóa đơn năm 2024

Theo quy định tại thông tư 78/2021/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành và nghị định 123/2020/NĐ-CP thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh trên cả nước sẽ bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022. Vì thế, ngay từ bây giờ, để việc sử dụng hóa điện tử kịp thời và thuận lợi, đơn vị cần có sự chuẩn bị và chuyển đổi hình thức sử dụng hóa đơn. Vậy theo quy định tại Thông tư 78 và nghị định 123, việc đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử được thực hiện thế nào?

Quy định về đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Quy định mới về việc đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Theo quy định tại điều 15, nghị định 123, các tổ chức kinh doanh phải đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử, trừ một số đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Kể cả các trường hợp xuất hóa đơn để mua bán tài sản công, bán hàng dự trữ quốc gia. Khác với trước đây, các đơn vị khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ phải thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ/cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể trực tiếp đăng ký trên công thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế. Ngoài ra, đơn vị cũng có thể đăng ký thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng Cục Thuế thẩm định và công bố. Sau khi gửi đơn đăng ký, NNT sẽ nhận được thông báo điện tử của TCT về việc tiếp nhận đăng ký.

Tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan Thuế thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên website của Tổng Cục Thuế. Riêng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT, người bán cần thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại điều 15, nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Trước đây, theo quy định tại thông tư 32, khi đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn, Người nộp thuế (NNT) cần Phải làm thông báo phát hành hóa đơn kèm theo mẫu và dải số hóa đơn đăng ký. Tuy nhiên, theo quy định mới tại Thông tư 78, NNT chỉ cần Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế (Đơn đăng ký ký số gửi điện tử). Ký hiệu và mẫu số tự động tham chiếu theo quy định. Số hóa đơn bắt đầu từ 1 cho đến 99.999.999 trong năm. Sang năm bắt đầu lại từ 1.

Đơn vị có thể đăng ký thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Hồ sơ đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử

NNT đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại điều 15 nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hồ sơ đăng ký đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ/cá nhân kinh doanh áp dụng mẫu số 01/ĐKĐT – HĐĐT được ban hành tại phụ lục IA kèm theo nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Đối với trường hợp đăng ký thông qua các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: NNT đăng ký theo mẫu số 01/ĐKĐT – HĐĐT thông qua phần mềm của các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

- Đối với trường hợp đăng ký sử dụng trực tiếp tại cổng Thông tin điện tử của TCT: Tổng cục Thuế sẽ ban hành thông báo theo mẫu số 01/TB-TNĐT tại phụ lục IB về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Mẫu số 01/ĐKĐT – HĐĐT được ban hành tại phụ lục IA kèm theo nghị định 123/2020/NĐ-CP

Thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của NNT, Cơ quan Thuế sẽ gửi lại thông báo bằng mẫu số 01/TB-TNĐT về việc đồng ý/không đồng ý đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của NNT. Việc gửi thông báo cũng sẽ được thông báo tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử nếu đơn vị gửi hồ sơ qua các tổ chức này. Nếu NNT gửi trực tiếp thì thông báo của CQT cũng sẽ được gửi trực tiếp đến NNT.

Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức đăng ký chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế, sau khi được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp phải chuẩn bị đủ cấu hình hạ tầng, kỹ thuật trong tối đa 05 ngày làm việc. Thời hạn này được tính từ thời điểm CQT gửi mẫu 01/TB-TNĐT. Sau đó, NNT gửi thông báo tới CQT về việc phối hợp kết nối.

Theo lộ trình của Bộ Tài Chính, việc sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc với tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh sẽ không còn xa nữa. Đặc biệt, với 6 địa phương là Hà Nội, TP HCM, Hải Phòng, Quảng Ninh, Phú Thọ và Bình Định, việc áp dụng hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện từ tháng 11/2021. Vì thế, ngay từ bây giờ, các doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh cần có sự chuẩn bị để việc chuyển đổi diễn ra kịp thời, hiệu quả.

Hy vọng qua bài viết trên đây, các đơn vị đã hiểu rõ hơn về các quy định và hồ sơ đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại thông tư 78 và nghị định 123. Qua đó, có sự chuẩn bị đầy đủ và kịp thời nhất.