Hủy hóa đơn điện tử trên vnpt e-invoice

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử VNPT, quý khách vì một lý do nào đó mà hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đã phát hành nhưng buộc phải hủy. Tuy nhiên kế toán viên của doanh nghiệp lại cảm thấy khó khăn trong việc thực hiện lệnh hủy hóa đơn, vì chưa từng xử lý tình huống tương tự, thì theo dõi ngay bài hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử VNPT chi tiết dưới đây nhé. Mời quý khách đọc kỹ và làm theo nhé.

Mục lục

Những trường hợp cần phải hủy hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/3/2011 quy định về việc hủy hóa đơn điện tử như sau:

• Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng.
• Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó.
• Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
• Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được thực hiện như thủ tục hủy hóa đơn quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử thì nếu các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn dưới dạng thông điệp dữ liệu thì người bán hoặc người mua yêu cầu người bán, người mua hoặc bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử.
• Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử và không thể liên hệ với các bên có liên quan để được gửi lại hóa đơn thì người bán, người mua thực hiện báo cáo mất hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Xem thêm: các gói cước hóa đơn điện tử VNPT TPHCM

Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử VNPT Chi tiết

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về việc hủy hóa đơn điện tử, các bạn kế toán viên có thể tham khảo để áp dụng khi cần thiết nhé:

Sau khi đăng nhập vào hệ thống xuất hóa đơn điện tử VNPT. Các bạn vào tab “Xử lý hóa đơn”, Chọn Tab “Hủy HĐ (không thay thế, sửa đổi”

Bước 1: lập biên bản hủy hóa đơn

Biên bản này chỉ được lập khi có sự thỏa thuận thống nhất của cả bên mua và bên bán. Nội dung của biên bản cần đề cập rõ chi tiết bị sai, chi tiết cần điều chỉnh trong hóa đơn. Sau đó bên mua và bên bán ký, đóng dấu rõ ràng.

Bước 2: Bạn tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập

• Việc hủy hóa đơn đã lập được thực hiện trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang áp dụng.
• Đầu tiên bạn cần đăng nhập vào hệ thống, sau đó tìm đến mục “Thông báo kết quả hủy hóa đơn” và điền đầy đủ thông tin tại mục này.
• Tiếp đến bạn lưu Thông báo kết quả hủy hóa đơn và xuất file ở định dạng XML để nộp cho cơ quan thuế.
• Sau khi đã nộp thông báo cho cơ quan thuế, bạn nên để hóa đơn đã hủy ở trạng thái đã nộp cho cơ quan thuế. Như vậy việc kiểm soát hóa đơn sẽ dễ dàng hơn.

Tải biên bản hủy hóa đơn điện tử VNPT.

Bước 3: Bạn lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm

Sau khi quá trình hủy hóa đơn điện tử hoàn tất, bạn cần lập hóa đơn thay thế để gửi cho cơ quan thuế xin cấp mã mới. Sau đó ký và gửi lại cho khách hàng.

Chúng tôi vừa chia sẻ đến các bạn hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử VNPT chi tiết nhất. Hy vọng với những thông tin trên, việc xử lý hóa đơn khi xảy ra sai sót hoặc khi hết thời hạn lưu trữ của các doanh nghiệp sẽ thuận tiện hơn.

Tổng đài hỗ trợ hủy hóa đơn điện tử VNPT INVOICE

Tồng đài hỗ trợ thao tác, hỗ trợ kỹ thuật phần mêm hóa đơn điện tử VNPT Invoice: 18001260 miễn cước gọi.

Bạn không biết làm hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh ra sao? Bạn không biết hủy hóa đơn điện tử như thế nào cho đúng với quy định của Thông Tư 78? Không cần phải lo lắng! Hiện tại các hướng dẫn làm hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh, hủy hóa đơn theo thông tư 78 trên phần mềm hóa đơn điện tử VNPT đã được thông tin hết sức chi tiết trong các văn bản quy phạm pháp luật. Nhưng để bạn dễ dàng thao tác hơn, chúng tôi xin tóm gọn và đơn giản hóa quy trình thực hiện như sau! và bạn có thể tham khảo dùng Chữ ký số Smart ca Không token để ký phát hành hóa đơn và tham khảo bảng giá hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế

Hướng dẫn làm hóa đơn thay thế, điều chỉnh, hủy hóa đơn theo thông tư 78

Lập hóa đơn thay thế trên phần mềm VNPT

Lập hóa đơn thay thế khi phát hiện sai sót đối với hóa đơn đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế.

Các nút chức năng chính:

Tìm kiếm hóa đơn cần thay thế

• Bước 1: Từ màn hình giao diện hệ thống chọn menu [Xử lý hóa đơn]-->[Lập hóa đơn thay thế].

Màn hình tìm kiếm hóa đơn cần thay thế sẽ được hiển thị.

Hướng dẫn làm hóa đơn thay thế, điều chỉnh, hủy hóa đơn theo thông tư 78

• Bước 2: Nhập và chọn các thông tin. Bắt buộc phải chọn Ký hiệu mẫu hóa đơn, Ký hiệu loại hóa đơn và nhập Số hóa đơn.
• Bước 3: Kích chọn Thay thế hóa đơn để chuyển sang màn hình Tạo hóa đơn thay thế
• Nếu tồn tại hóa đơn có ký hiệu, ký hiệu loại và số hóa đơn như đã nhập thì hệ thống sẽ chuyển sang màn hình Tạo hóa đơn thay thế.
• Nếu không tồn tại hóa đơn như thế hệ thống sẽ đưa ra thông báo “Nhập đúng số hóa đơn cần thay thế”.

Tạo hóa đơn thay thế

• Bước 1: Nhập dữ liệu
• Khi màn hình Tạo hóa đơn thay thế hiển thị hệ thống sẽ tự động lấy các thông tin Tên hóa đơn, Mẫu số, Ký hiệu, Tên đơn vị, Mã số thuế của đơn vị, Tên khách hàng, Mã số thuế khách hàng, Địa chỉ khách hàng, Điện thoại khách hàng, Mã số khách hàng, Hình thức thanh toán từ hóa đơn cũ. Trong đó Ký hiệu, Mẫu số khách hàng không được phép sửa. Các thông tin khác nhập như ở phần Thêm mới hóa đơn.
  Màn hình Tạo hóa đơn thay thế
• Bước 2: Kích chọn Chỉnh sửa để thực hiện phát hành (gán số, ký số) hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã chọn với các thông tin như đã nhập. Kích chọn Quay lại để thoát khỏi màn hình Tạo lập hóa đơn thay thế và trở về trang Danh mục thay thế, sửa hóa đơn.

Lập hóa đơn điều chỉnh khi phát hiện sai sót đối với hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế.

Các nút chức năng chính

Tìm kiếm hóa đơn cần điều chỉnh

• Bước 1: Từ màn hình giao diện hệ thống kích chọn Xử lý hóa đơn ???? Lập hóa đơn sửa đổi. Màn hình tìm kiếm hóa đơn cần điều chỉnh sẽ được hiển thị.
  Màn hình Tìm kiếm hóa đơn điều chỉnh
• Bước 2: Nhập và chọn các thông tin. Bắt buộc phải chọn: Mẫu số, Ký hiệu, Số hóa đơn và Kiểu điều chỉnh (Điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm, điều chỉnh thông tin).
• Bước 3: Kích chọn Điều chỉnh hóa đơn để chuyển sang màn hình Tạo hóa đơn điều chỉnh
• Nếu tồn tại hóa đơn có ký hiệu mẫu, ký hiệu loại và số hóa đơn như đã nhập thì hệ thống sẽ chuyển sang màn hình Tạo hóa đơn điều chỉnh.
• Nếu không tồn tại hóa đơn như thế hệ thống sẽ đưa ra thông báo “Nhập đúng số hóa đơn cần điều chỉnh”.

Tạo hóa đơn điều chỉnh

• Bước 1: Nhập dữ liệu
• Khi màn hình Tạo hóa đơn điều chỉnh hiển thị hệ thống sẽ tự động lấy các thông tin Tên hóa đơn, Mẫu số, Ký hiệu, Tên đơn vị, Mã số thuế của đơn vị, Tên khách hàng, Mã số thuế khách hàng, Địa chỉ khách hàng, Điện thoại khách hàng, Mã số khách hàng, Hình thức thanh toán từ hóa đơn cũ. Trong đó Ký hiệu, Mẫu số khách hàng không được phép sửa. Các thông tin khác nhập như ở phần Thêm mới hóa đơn.
  Màn hình Tạo hóa đơn điều chỉnh
• Bước 2: Kích chọn Tạo mới đểthực hiện phát hành (gán số, ký số) hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã chọn với các thông tin như đã nhập. Kích chọn Quay lại để thoát khỏi màn hình Tạo lập hóa đơn điều chỉnh và trở về trang Danh mục thay thể sửa hóa đơn.

• Lập hóa đơn điều chỉnh (không tạo hóa đơn mới)

Tìm kiếm hóa đơn cần điều chỉnh

• Bước 1: Từ màn hình giao diện hệ thống kích chọn Xử lý hóa đơn ???? Lập hóa đơn sửa đổi. Màn hình tìm kiếm hóa đơn cần điều chỉnh sẽ được hiển thị.
• Bước 2: NSD chọn kiểu điều chỉnh “Điều chỉnh thông tin không tạo hóa đơn mới”
  Màn hình Tìm kiếm hóa đơn điều chỉnh
• Bước 3: Nhập và chọn các thông tin.
• Bắt buộc phải chọn: Mẫu số, Ký hiệu, Số hóa đơn;
• Tích chọn ký mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót 04/SS-HĐ ĐT
• Nhập nội dung xử lý
  Kích chọn Xử lý hóa đơn để lưu lại thông tin điều chỉnh

Danh sách các hóa đơn thay thế

Quản lý danh sách các khách hàng của hệ thống, cho phép NSD Tìm kiếm/ Thêm/ Sửa/ Xóa khách hàng.

Các nút chức năng chính:

Tìm kiếm hóa đơn

• Bước 1: Từ màn hình giao diện hệ thống kích chọn Xử lý hóa đơn ???? Hóa đơn thay thế. Màn hình tìm kiếm hóa đơn sẽ được hiển thị
  Màn hình Danh sách hóa đơn thay thế
• Bước 2: Nhập nội dung cần tìm kiếm vào các trường như: Mẫu số, Ký hiệu, Số hóa đơn, Ngày phát hành của hóa đơn bị thay thế (Từ ngày HĐ– Đến ngày HĐ), Tên khách hàng, Mã số thuế, Mã khách hàng. Sau đó kích chọn “Tìm kiếm”.
• Dữ liệu thỏa mãn điều kiện tìm kiếm sẽ được hiển thị ở danh sách phía dưới.
• Nếu không tồn tại dữ liệu tìm kiếm thì không có kết quả nào hiển thị trên danh sách.

Phân trang: Mỗi trang sẽ hiển thị 10 hóa đơn.

• Bước 1: Kích chuột vào số trang ở phía dưới để nhảy đến trang mong muốn (Ví dụ: kích chuột vào số 10 để nhảy đến trang 10).
• Bước 2: Kích chuột vào nút để đến trang liền sau của trang hiện tại.
• Bước 3: Kích chuột vào nút để đến trang liền trước của trang hiện tại.

Xem hóa đơn

• Bước 1: Kích chuột vào ở trang Danh sách hóa đơn thay thế để xem hóa đơn. Hóa đơn thay thế sẽ hiển thị
  Màn hình Thêm thông tin ghi chú cho hóa đơn

Ghi chú hóa đơn

• Bước 1: Chọn 1 hóa đơn trên danh sách ở trang Danh sách hóa đơn thay thế. Kích chuột vào trên dòng tương ứng. Màn hình Thêm thông tin ghi chú sẽ hiển thị.

Download văn bản đính kèm của hóa đơn

• Bước 1: Chọn 1 hóa đơn trên danh sách ở trang Danh sách hóa đơn thay thế. Kích chuột vào trên dòng tương ứng. Chương trình sẽ hiển thị dialog cho phép người dùng lựa chọn nơi lưu file văn bản về máy.

Danh sách các hóa đơn điều chỉnh

Quản lý danh sách các khách hàng của hệ thống, cho phép NSD Tìm kiếm/ Xem/ Ghi chú hóa đơn và ghi chú hóa đơn .

Các nút chức năng chính

Tìm kiếm hóa đơn

• Bước 1: Từ màn hình giao diện hệ thống kích chọn Xử lý hóa đơn ???? Danh sách hóa đơn điều chỉnh. Màn hình tìm kiếm hóa đơn sẽ được hiển thị
  Màn hình Danh sách hóa đơn điều chỉnh
• Bước 2: Nhập nội dung cần tìm kiếm vào các trường như: Mẫu số, Ký hiệu, Số hóa đơn, Ngày phát hành của hóa đơn bị điều chỉnh (Từ ngày HĐ– Đến ngày HĐ), Tên khách hàng, Mã số thuế, Mã khách hàng. Sau đó kích chọn “Tìm kiếm”.
• Dữ liệu thỏa mãn điều kiện tìm kiếm sẽ được hiển thị ở danh sách phía dưới.
• Nếu không tồn tại dữ liệu tìm kiếm thì không có kết quả nào hiển thị trên danh sách.

Phân trang: Mỗi trang sẽ hiển thị 10 hóa đơn.

• Bước 1: Kích chuột vào số trang ở phía dưới để nhảy đến trang mong muốn (Ví dụ: kích chuột vào số 10 để nhảy đến trang 10).
• Bước 2: Kích chuột vào nút để đến trang liền sau của trang hiện tại.
• Bước 3: Kích chuột vào nút để đến trang liền trước của trang hiện tại.

Xem hóa đơn

• Bước 1: Kích chuột vào ở trang Danh sách hóa đơn điều chỉnh để xem hóa đơn. Hóa đơn thay thế sẽ hiển thị

Ghi chú hóa đơn

• Bước 1: Chọn 1 hóa đơn trên danh sách ở trang Danh sách hóa đơn thay thế. Kích chuột vào trên dòng tương ứng.

Download văn bản đính kèm của hóa đơn

• Bước 1: Chọn 1 hóa đơn trên danh sách ở trang Danh sách hóa đơn điều chỉnh. Kích chuột vào trên dòng tương ứng. Chương trình sẽ hiển thị dialog cho phép người dùng lựa chọn nơi lưu file văn bản về máy.

Báo cáo hủy hóa đơn

Mục đích: Quản lý danh sách các thông báo hủy dải hóa đơn của hệ thống, cho phép NSD Tìm kiếm/ Thêm thông báo hủy.

Các nút chức năng chính:

Tìm kiếm thông báo hủy hóa đơn

• Bước 1: Từ màn hình giao diện hệ thống kích chọn Xử Lý Hóa Đơn???? Lập báo cáo hủy Màn hình tìm kiếm thông báo hủy sẽ được hiển thị.
• Bước 2: Nhập nội dung cần tìm kiếm vào các trường như: Người lập biểu, Ngày hủy (Từ ngày…Đến ngày). Sau đó kích chọn “Tìm kiếm”.
• Dữ liệu thỏa mãn điều kiện tìm kiếm sẽ được hiển thị ở danh sách phía dưới.
• Nếu không tồn tại dữ liệu tìm kiếm thì không có kết quả nào hiển thị trên danh sách.

Phân trang: Mỗi trang sẽ hiển thị 10 thông báo hủy.

• Bước 1: Kích chuột vào số trang ở phía dưới để nhảy đến trang mong muốn (Ví dụ: kích chuột vào số 10 để nhảy đến trang 10).
• Bước 2: Kích chuột vào nút để đến trang liền sau của trang hiện tại.
• Bước 3: Kích chuột vào nút để đến trang liền trước của trang hiện tại.

Thêm thông báo hủy

• Bước 1: Kích chuột vào ở trang Tìm kiếm thông báo hủy để chuyển sang trang Thêm thông báo hủy. Màn hình thêm thông báo hủy sẽ hiển thị.
  Màn hình Thêm thông báo hủy HDDT

Các thông tin: Tên tổ chức, Mã số thuế, Địa chỉ sẽ được hệ thống hiển thị từ thông tin đơn vị phát hành. Các thông tin này NSD không được phép sửa.

• Yêu cầu bắt buộc nhập: Phương pháp hủy, Thời gian hủy, Ngày hủy, Ngày lập biểu, Người lập biểu, Người đại diện pháp luật, Danh sách hóa đơn hủy.
• Bước 3: Tạo danh sách hóa đơn hủy
• Kích chuột vào nút nằm ở bên tay phải phần Danh sách hóa đơn hủy
• Màn hình Thêm hóa đơn hủy sẽ được hiển thị.

Màn hình Chọn hóa đơn hủy

• Bắt buộc nhập: Loại hóa đơn, Mẫu số.
• Phần mẫu số: hệ thống sẽ hiển thị các thông tin Mẫu số, Ký hiệu, dải số còn lại chưa dùng. Các thông tin cách nhau bởi dấu “,”. Khi NSD chọn một Mẫu số, hệ thống tự động lấy ra Ký hiệu, Số lượng, Từ số, Đến số.
• Kích chọn Lưu để thêm mới dải hóa đơn hủy như các thông tin đã nhập. Sau khi kích Lưu NSD sẽ quay về màn hình Thêm mới hóa đơn hủy. Dải hóa đơn hủy sẽ được hiển thị trong Danh sách hóa đơn hủy.
• Kích chọn Lưu& Tạo mới để thêm mới hóa đơn hủy với các thông tin đã nhập và tiếp tục thêm mới hóa đơn hủy khác. Sau khi kích Lưu& tạo mới, hóa đơn hủy vừa thêm sẽ được hiển thị trong Danh sách hóa đơn hủy. Màn hình Thêm mới hóa đơn hủy sẽ được xóa các thông tin vừa chọn – nhập để NSD thêm mới hóa đơn hủy khác.
• Kích chọn Quay lại để thoát khỏi màn hình Thêm mới hóa đơn hủy và trở về màn hình Thêm thông báo hủy.
• Bước 3.1 Sửa thông tin giải hóa đơn hủy(tạo thông báo hủy)
• Bước 1: Chọn 1 dải hóa đơn hủy trên Danh sách hóa đơn hủy. Kích chuột vào trên dòng tương ứng. Màn hình Sửa thông tin hóa đơn hủy sẽ hiển thị.
• NSD có thể sửa Loại hóa đơn, Mẫu số. 2 thông tin này bắt buộc phải chọn.
• Phần mẫu số: hệ thống sẽ hiển thị các thông tin Mẫu số, Ký hiệu, dải số còn lại chưa dùng. Các thông tin cách nhau bởi dấu “,”. Khi NSD chọn một Mẫu số, hệ thống tự động lấy ra Ký hiệu, Số lượng, Từ số, Đến số.
• Kích chọn Lưu để lưu lại các thông tin của hóa đơn hủy đã sửa đổi. Kích chọn Quay lại để thoát khỏi màn hình sửa thông tin hóa đơn hủy, trở lại màn hình Thêm mới thông báo hủy.
• Bước 3.2 Xóa giải hóa đơn hủy ( trong tạo thông báo hủy)
• Bước 1: Chọn 1 hóa đơn hủy trên danh sách hóa đơn hủy. Kích chuột vào trên dòng tương ứng. Khi đó hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu NSD xác nhận việc xóa hóa đơn hủy.

Màn hình Xác nhận xóa dải hóa đơn hủy

• Bước 2:
• Nhấn nút OK nếu thực sự muốn xóa hóa đơn hủy này.
• Nhấn nút Cancel để bỏ qua việc xóa hóa đơn hủy và quay lại trang “Thêm thông báo hủy”
• Bước 4: Kích chọn Lưu để thêm mới thông báo hủy với các thông tin như đã nhập. Kích chọn Quay lại để trở về trang Quản lý hủy hóa đơn.

Xem thông tin chi tiết của thông báo hủy

• Bước 1: Chọn 1 thông báo hủy trên danh sách ở trang Quản lý hủy hóa đơn. Kích chuột vào ở dòng tương ứng. Màn hình Xem thông tin chi tiết thông báo hủy sẽ hiển thị.
  Màn hình Xem thông báo hủy hóa đơn
  Màn hình Chuyển đổi hóa đơn cho mục đích lưu trữ
• Bước 5: Tùy chọn các thông tin in. Kích Ok để thực hiện chuyển đổi. Kích chọn Cancel để thoát khỏi hộp thoại in.

Có thể thấy toàn bộ quá trình tạo lập, điều chỉnh và hủy hóa đơn đều có thể hoàn thành trong vài cú nhấp chuột. Chỉ cần bạn thực hiện đúng hướng dẫn làm hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh, hủy hóa đơn theo thông tư 78 và cung cấp các thông tin chính xác cho cơ quan chức năng, yêu cầu của bạn sẽ được xác nhận ngay. Theo dõi https://e-vnpt.vn/ để biết thêm nhiều thông tin bổ ích khác!