Tính tới thời điểm này, Gmail là công cụ gửi thư điện tử phổ biến nhất trên Thế giới. Không chỉ bởi nó có những tiện ích to lớn và còn vì nó có thể tích hợp và đồng bộ với nhiều dịch vụ hay các thiết bị khác mà người dùng đang sử dụng như: Dropbox, Google Drive, OneDrive, hay đồng bộ danh bạ, đồng bộ dữ liệu trên Gmail với Outlook.
Tải Gmail cho Android tại đây.
Tải Gmail cho iOS tại đây.
Một trong những lợi ích khác của việc đồng bộ dữ liệu trên Gmail, đó là người dùng có thể tránh được việc mất dữ liệu, hoặc tạo bản copy khi bị mất mật khẩu Gmail và không thể đăng nhập. Tuy nhiên, những cách này chỉ có thể sử dụng khi có kết nối Internet. Vậy nếu bạn muốn check lại vài thông tin trên dịch vụ này mà lại không có kết nối mạng thì sao?
Cách tải dữ liệu trên Gmail về máy tính
Trước đây, Download.vn đã từng hướng dẫn các bạn cách gửi thư trên Gmail khi không có kết nối Internet, hôm nay, các bạn sẽ được biết thêm cách để check mail trên Gmail khi không có mạng.
Bước 1: Các bạn truy cập vào tài khoản Gmail của mình, sau đó mở một tab khác trên trình duyệt Google Chrome, Cốc Cốc hay Firefox, sau đó truy cập vào địa chỉ: //accounts.google.com để mở ra giao diện như dưới đây.
Chọn Gmail / Next để tiến hành sao lưu dữ liệu trên dịch vụ này.
Bước 2: Tiếp tục chọn loại file và cách tải file dữ liệu này về máy tính, cụ thể:
- File type: Loại file.
- Delivery method: Cách thức nhận.
Trong bài này, Download.vn chọn file nén zip và gửi về qua địa chỉ email đang sử dụng.
Chọn xong nhấp vào Create archive
Bước 3: Hệ thống sẽ bắt đầu tải về toàn bộ dữ liệu trong Gmail của bạn.
Quá trình diễn ra tùy thuộc vào dung lượng mail và tốc độ cũng như sự ổn định của mạng Internet bạn đang sử dụng. Sau khi hoàn tất, sẽ có hiển thj như dưới đây. Các bạn có thể nhấp ngay vào Download để tải về, hoặc chọn vào Manage archives để xem chi tiết.
Tại đây chúng ta cũng có nút Download để tải về, kèm theo thông tin của lần Backup này.
Bước 4: Mở vị trí lưu file mà các bạn vừa tải về, chạy file nén Takeout.
Chúng ta có thể thấy toàn bộ Calender và Mail đều đã được chuyển về máy tính. Giờ đây các bạn có thể xem lại toàn bộ chúng ngay cả khi không có kết nối Internet.
Ngoài ra, như đã chọn ở trên, các bạn cũng có thể quay lại Hộp thư đến để kiểm tra.
Nếu có thư mới từ Google, click vào đó và chọn vào Download archives [màu xanh] bên dưới cùng lá thư.
Tuy nhiều người sẽ đồng bộ với các dịch vụ lưu trữ trực tuyến để có thể sử dụng bất kỳ lúc nào, nhưng khi không có mạng, tất cả đều vô dụng. Cách này sẽ giúp các bạn tìm kiếm, kiểm tra lại các thông tin trên Gmail ngay cả khi không offline.
Chúc các bạn thực hiện thành công!
Cập nhật: 15/06/2020
Bạn cần một vị trí trung tâm để truy cập tất cả hình ảnh và tài liệu đã lưu. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách lưu file đính kèm Gmail vào Google Drive.
Một tình huống sử dụng ví dụ cho trường hợp này là nếu bạn làm việc với một công ty xây dựng và thường xuyên trao đổi các file kế hoạch, thiết kế và hợp đồng qua email. Việc tìm một file nhất định trong số những file này chắc chắn mất rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, nếu chúng được lưu vào Google Drive, bạn sẽ không cần phải lọc hàng trăm email để tìm tài liệu mình cần.
Cách lưu file đính kèm Gmail vào Google Drive từ trình duyệt web trên máy tính
Nếu bạn sử dụng Gmail từ trình duyệt web trên Windows, macOS, ChromeOS, hoặc Linux, hãy làm theo các bước dưới đây để lưu file đính kèm Gmail vào Google Drive.
Đầu tiên, bạn mở Gmail trên trình duyệt web bất kỳ và tìm đến email chứa file đính kèm bạn muốn lưu. Tiếp theo, bạn rê chuột lên file đính kèm và bấm nút Save to Drive [Lưu vào Drive]. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ lưu file ảnh vào Google Drive.
Nếu email có nhiều hơn một file đính kèm và bạn muốn lưu tất cả chúng vào Google Drive, hãy bấm nút Save All to Drive [Lưu tất cả vào Drive] ở phía bên phải phần hiển thị file đính kèm.
Trường hợp bạn đang xem file đính kèm và muốn lưu nó vào Google Drive, hãy bấm nút Add to My Drive [Thêm vào Drive của tôi] nằm ở phía trên góc phải của màn hình.
Để chắc chắn file đính kèm đã nằm trên Google Drive, bạn mở một tab/cửa sổ mới, và truy cập vào địa chỉ //drive.google.com/drive/my-drive. Tất cả những file bạn đã lưu sẽ xuất hiện bên dưới phần Quick Access và Files.
Tại đây, bạn có thể tạo thư mục và di chuyển tất cả các file này vào đó để tiện quản lý, truy cập, cũng như chia sẻ.
Cách lưu file đính kèm Gmail vào Google Drive từ ứng dụng Gmail trên Android và iOS
Nếu bạn truy cập Gmail trên Android và iOS, hãy làm theo cách dưới đây để lưu file đính kèm Gmail vào Google Drive.
Đầu tiên, bạn mở ứng dụng Gmail trên thiết bị di động và tìm đến email chứa file đính kèm bạn muốn lưu. Tiếp theo, bạn di chuyển xuống dưới cùng của email và bấm nút Save to Drive [Lưu vào Drive] nằm bên dưới ảnh thu nhỏ xem trước của file đính kèm.
Ứng dụng di động của Gmail không có tùy chọn lưu tất cả file đính kèm vào Google Drive. Do vậy, nếu email có nhiều file đính kèm, bạn cần lặp lại theo tác trên để lần lượt lưu tất cả file đính kèm vào Google Drive.
Nếu bạn đang xem file đính kèm và muốn lưu nó vào Google Drive, hãy bấm nút hình ba dấu chấm ở phía trên góc phải. Nếu nút này không hiển thị, bạn chỉ cần chạm nhẹ lên màn hình và nó sẽ hiện ra.
Cuối cùng, bạn chọn tùy chọn Save to Drive [Lưu vào Drive] từ trình đơn xổ xuống.
Ca Tiếu [theo How-to Geek]
Dịch vụ email của Google có thể quét ảnh để kiểm tra nội dung đáng nghi trước khi bạn mở chúng.
Như bạn đã biết, Gmail là dịch vu email miễn phí của Google, cung cấp cho bạn đến gần 6,5 GB dung lượng sử dụng để chứa email, và dung lượng này vẫn tiếp tục tăng hàng ngày . Với chứng ấy dung lượng chỉ với mục đích nhận và gửi email thì sẽ không khó mà dùng hết. Vậy bạn nghĩ sao nếu sử dụng dung lượng trống của nó để biến hộp thư Gmail thành một phân vùng ổ đĩa trên máy tính của bạn, có khả năng lưu trữ file như các phân vùng ổ đĩa bình thường trên ổ cứng ? Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn cách thức để bạn thực hiện điều đó.
Các bước thiết lập hộp thư Gmail:
Để có thể thực hiện được điều này, lẽ dĩ nhiên là bạn cần đến một tài khoản Gmail. Nếu bạn chưa có một hộp thư Gmail, bạn có thể tự tạo cho mình một hộp thư tại địa chỉ //gmail.com.
Bạn cần lưu ý điều này, để sử dụng hộp thư Gmail làm phân vùng ổ đĩa để lưu trữ file, thì những file được lưu trữ trên đó sẽ được chứa trong Inbox, do đó, nếu bạn có dự định sẽ lưu trữ nhiều file trên này, bạn có thể sẽ làm xáo trộn những email được chứa trong này. Để giúp cho việc lưu trữ file có tổ chức và sắp xếp có trật tự, bạn có thể thiết lập để những file này sẽ được chứa trong Archive thay vì chứa trong Inbox. Điều này sẽ giúp cho Inbox của bạn không hề bị xáo trộn.
Sau đây là cách thức để thiết lập các file sẽ được chứa trong Archive thay vì trong Inbox:
- Đầu tiên, bạn đăng nhập vào tài khỏan Gmail tại địa chỉ //gmail.com
- Tiếp theo, bạn click vào link Settings ở góc trên bên phải. Tại đây, bạn tiếp tục click vào link Filters.Mục đích của việc này là tạo bộ lọc, sao cho những file bạn muốn chứa trên Gmail sẽ được lọc khỏi Inbox và chuyển thẳng vào Archive.
- Tại Filters, bạn click tiếp vào link Creat a new filter. Tại đây, bạn điền GMAILFS vào hộp thoại Subject và nhấn nút Next Step.
- Tiếp theo đánh dấu vào hộp thoại Skip the Inbox [Archive it] và nhấn nút Creat Filter.
Bây giờ, khi bạn sử dụng Gmail làm phân vùng ổ đĩa để chứa file, nó sẽ tự động bỏ qua Inbox và chứa đó trong Archive.
Cài đặt phần mềm GMailDrive:
Để có thể biến Gmail thành một phần vùng ổ đĩa thì cần phải có sự trợ giúp của GmailDrive. Chương trình này sẽ tạo một liên kết trục tiếp từ máy tính của bạn đến tài khoản Gmail. Lúc đó, bạn có thể truy cập trực tiếp tài khỏan Gmail của mình thông qua My Computer hoặc Windows Explorer, điền thông tin đăng nhập và bắt đầu lưu trữ file vào trong đó tương tự như tiến hành trên các phân vùng ổ đĩa khác.
Đầu tiên, bạn download và cài đặt chương trình hoàn toàn miễn phí tại : //www.viksoe.dk/code/gmail.htm
Sau khi cài đặt chương trình thành công, bạn mở cửa sổ My Computer và sẽ thấy phân vùng ổ đĩa mới mang tên Gmail Drive.
Sử dụng Gmail Driver để chứa files : Bây giờ, sau khi chương trình đã được cài đặt, bạn có thể dễ dàng lưu trữ file vào phân vùng ổ đĩa Gmail bằng cách đơn giản là click chuột phải vào file và chọn Send to -> Gmail Drive, hoặc bạn cũng có thể copy và paste trực tiếp lên ổ đĩa Gmail. Khi file của bạn bắt đầu đưa vào ổ đĩa Gmail, một hộp thoại biểu diễn quá trình upload sẽ hiển thị cho bạn thấy.
Còn trong trường hợp bạn muốn xóa một file từ phân vùng ổ đĩa này, bạn có thể click chuột phải vào file và chọn delete, hoặc đơn giản là click chuột vào file đó và nhấn phím delete. Nói tóm lại, những thao tác trên file đối với phân vùng này hoàn toàn giống với những phân vùng bình thường trên ổ cứng. Hình dưới sẽ cho bạn thấy điều đó.
Như bạn thấy, bạn có thể chứa file với những dung lượng và các định dạng file khác nhau, và bạn cũng có thể dễ dàng truy cập file trực tiếp từ đây.
Một vài chương trình khác tương tự GmailDrive:
Mặc dù về cơ bản thì Gmail Drive là lựa chọn tốt nhất để biến Gmail thành một phân vùng ổ đĩa mới. Tuy nhiên nó lại có một nhược điểm, đó là chỉ cho phép bạn đưa vào ổ đĩa Gmail một file có dung lượng tối đa 15MB. Điều này có nghĩa là nếu như bạn muốn chứa 1 file có dung lượng lớn hơn 15MB vào phân vùng ổ đĩa Gmail, bạn sẽ cần đến sự trợ giúp của 1 trong các chương trình dưới đây :
RoamDrive: Chương trình đầu tiên có thể kể đến đó là RoamDrive. RoamDrive là một ứng dụng có tính năng tương tự Gmail Drive, sẽ tạo cho bạn một phân vùng ổ cứng truy cập trực tiếp vào tài khỏan Gmail để bạn lưu trữ file. Nó thậm chí còn nhỉnh hơn so với Gmail Drive là không giới hạn dung lượng file có thể lưu trữ. Điều này là tối cần thiết đối với những ai muốn khai thác tối đa dung lượng sử dụng của Gmail. Download bản dùng thử của chương trình tại : //www.roamdrive.com/download.html
Gspace: Nếu bạn đang sử dụng Firefox thì bạn có thể cài đặt thêm cho mình một extension có tên gọi là Gspace, với tính năng tương tự như 2 phần mềm trên. Cũng tuơng tự như RoamDrive, Gspace đã vượt qua được giới hạn 15MB đối với một file được phép lưu trữ. Download Gspace tại : //www.getgspace.com/download.html
Bây giờ, bạn đã có đầy đủ những gì mình cần. Với 3 phần mềm được giới thiệu trên, bạn có thể có được cho mình sự lựa chọn tốt : miễn phí, không giới hạn dung lượng, hoặc dành riêng cho Firefox. Và bạn có thể yên tâm một điều, những file được lưu trữ trên Gmail sẽ hoàn toàn được an toàn cho đến khi chính tay bạn xóa chúng.
Phạm Thế Quang Huy