Nếu bạn là người mới tiếp xúc với Excel thì bạn cần được “training”. Dưới đây là bản hướng dẫn sử dụng Excel đơn giản và dễ hiểu nhất.
Trước khi tìm hiểu vềcẩm nang hướng dẫn sử dụng Excel thì chúng ta hãy tìm hiểu một chút về ứng dụng cực kỳ hữu ích này nhé!
Excel là một ứng dụng dạng bảng tính được tạo ra bởi tập đoàn Microsoft. Nó là một tổ hợp gồm nhiều ô, hàng, cột khác nhau và người dùng sẽ sử dụng chúng để tính toán những dữ liệu họ cần hoặc làm các loại báo cáo.
Dù là ứng dụng bảng tính nhưng Microsoft Excel không hề bị giới hạn xung quanh những con số. Bạn có thể thoải mái thêm các loại ảnh, video và các loại dữ liệu khác nữa để bảng Excel của bạn đẹp mắt, khoa học hơn và dễ sử dụng hơn.
Không phải ngẫu nhiên mà Excel lại được người dùng khắp thế giới ưa chuộng và tin dùng đến thế. Lý do cũng bởi nó đem đến nhiều công dụng tuyệt vời. Nó có thể giúp bạn làm được những gì, cùng tìm hiểu nhé!
- Quản lý ngân sách [đối với gia đình và doanh nghiệp]
- Theo dõi các dự án, tình trạng khách hàng…
- Tính toán các khoản vay nợ, thế chấp…
- Quản lý kho
- Giúp người dùng lập các loại kế hoạch, lịch trình…
Excel hiện tại có 4 phiên bản cho người dùng sử dụng, đó là:
- Microsoft Excel
- Microsoft Excel Online
- Microsoft Excel cho iOS
- Microsoft Excel cho Android
Dưới đây là phần hướng dẫn sử dụng Excel đơn giản cho những người mới bắt đầu sử dụng công cụ này!
Các cột, hàng, ô trong Excel luôn có vai trò quan trọng, bạn muốn hiểu rõ về Excel thì phải tìm hiểu cách làm việc chúng trước. Bản hướng dẫn sử dụng Excel nào cũng không thể thiếu phần về các hàng, cột, ô. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một vài thao tác đơn giản như chèn, xóa, di chuyển, điều chỉnh kích thước của chúng.
Hãy đặt con trỏ chuột vào phần số hoặc chữ cái, tiếp đó nhấp chuột phải. Khi đó, menu sẽ hiện ra và bạn chỉ việc chọn lệnh Insert nếu muốn thêm ô, hàng, cột hoặc chọn Delete nếu muốn xóa chúng.
► XEM THÊM NGAY: Kỹ năng văn phòng cơ bản mà dân công sở nào cũng nên biết
Cách chèn hoặc xóa ô cũng tương tự như trên. Tuy nhiên, điểm khác biệt là bạn sẽ nhận được thông báo pop-up hỏi cách muốn chuyển ô, hàng hoặc cột. Khi đó, ban chỉ cần chọn theo ý muốn và click OK là được.
Bước đầu tiên, hãy chọn ô, hàng, cột muốn di chuyển. Bạn đặt con trỏ chuột lên 1 trong số các cạnh của ô, hàng, cột sao cho mũi tên 4 chiều xuất hiện. Giũ chuột và kéo các ô, hàng, cột bạn muốn đến vị trí mới mà bạn muốn.
➣ Xem thêm: Cách khóa file Excel không cho chỉnh sửa & bảo mật cho file Word
Việc điều chỉnh chiều cao hoặc chiều rộng hoặc chiều cao của các ô, hàng, cột rất đơn giản . Bạn có thể chọn 1 trong 2 cách sau:
- Cách 1: Chọn và nhấp chuột phải vào ô/hàng/cột mà bạn muốn điều chỉnh kích thước. Khi menu hiện ra, chọn Column Width [chiều rộng của cột] hoặc Row Height [chiều cao của hàng]. Cửa sổ pop-up sẽ hiện ra và cho bạn biết chiều rộng và chiều cao hiện tại, hãy thay số liệu cũ bằng số liệu mới mà bạn muốn rồi click OK là xong.
- Cách 2: Chọn ô, hàng, cột muốn chỉnh kích thước. Di chuột tới khu vực đường viền cho tới khi thấy mũi tên 2 chiều xuất hiện. Giữ chuột và kéo cho tới khi đạt tới kích thước mong muốn.
Các hàm cơ bản trong Excel là những công thức được định nghĩa trước và đã có sẵn trong Excel, giúp việc tính toán dữ liệu trực tiếp trên bảng tính trở nên nhanh gọn hơn:
- Hàm COUNT: Hàm đếm, giúp bạn không cần phải đếm các ô, cột, hàng, dữ liệu… theo cách thủ công.
- Hàm SUM: Hàm tính tổng, giúp bạn tính tổng khi cộng các con số lại với nhau.
- Hàm AVERAGE: Hàm tính giá trị trung bình.
- Hàm COUNTBLANK: Dùng để đếm các ô trống.
- Hàm MIN, MAX: Hàm tính giá trị lớn nhất và giá trị nhỏ nhất
- Hàm IF: Hàm này giúp bạn kiểm tra các điều kiện, nếu đúng nó sẽ trả về giá trị đúng, tương tự nếu sai nó sẽ trả về giá trị sai.
Trên đây là bài viết hướng dẫn sử dụng Excel dành cho các “lính mới”. Excel là một công cụ cực kỳ hữu ích nên nếu bạn chưa biết cách sử dụng thì hãy học ngay đi nhé!
►► XEM THÊM NGAY: Tìm việc làm, thông tin việc làm, mẫu CV hoàn toàn miễn phí
Hướng dẫn toàn tập Excel 2016
Microsoft Excel là một chương trình xử lý bảng tính được thiết kế giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng.
Mặc dù bạn có thể cho rằng Excel chỉ được sử dụng bởi một số người khi xử lý dữ liệu phức tạp nhưng trên thực tế, bất kỳ ai trong số chúng ta cũng có thể học cách sử dụng các tính năng hữu ích của chương trình.
Cho dù bạn đang giữ ngân sách, xây dựng một bản ghi đào tạo, hoặc tạo ra một hóa đơn, Microsoft Excel sẽ làm cho nó trở nên dễ dàng hơn để làm việc với các loại dữ liệu khác nhau. Hãy cùng Quản Trị Mạng làm quen với Microsoft Excel 2016 trong bài viết này nhé!
Làm quen với Microsoft Excel
Xem thêm
Giới thiệu về Excel 2016
Nếu bạn từng sử dụng Excel 2010 hoặc Excel 2013, thì khi sử dụng Excel 2016 bạn sẽ cảm thấy quen thuộc. Còn nếu bạn là người mới sử dụng Excel hoặc có nhiều kinh nghiệm với các phiên bản cũ, trước tiên bạn nên dành thời gian để làm quen với giao diện của Excel.
Giao diện Excel
Khi mở Excel 2016, màn hình Start Screen Excel sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có thể tạo ra một bảng tính mới, chọn một mẫu và truy cập các bảng tính đã chỉnh sửa gần đây của mình.
- Từ màn hình Start Screen của Excel, hãy tìm và chọn bảng tính trống để truy cập vào giao diện Excel.
- Click vào các nút tương tác minh họa bên dưới để làm quen với giao diện Excel.
Làm việc với Excel
Ribbon và Quick Access Toolbar là nơi bạn sẽ tìm thấy các lệnh để thực hiện các tác vụ phổ biến trong Excel. Chức năng Backstage view sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn khác nhau để lưu trữ, mở tệp tin, in và chia sẻ tài liệu.
Thanh công cụ Ribbon
Excel 2016 sử dụng một hệ thống Ribbon gồm các tab thay vì menu truyền thống. Thanh công cụ Ribbon chứa nhiều tab, mỗi nhóm có một số nhóm lệnh. Bạn sẽ sử dụng các tab này để thực hiện các tác vụ phổ biến nhất trong Excel.
- Mỗi tab sẽ có một hoặc nhiều nhóm.
- Một số nhóm sẽ có mũi tên thả xuống, bạn có thể nhấp vào để có thêm tùy chọn.
- Nhấp vào tab để xem thêm lệnh.
- Bạn có thể điều chỉnh hiển thị thanh công cụ Ribbon với Ribbon Display Options [Tùy chọn hiển thị Ribbon].
- Một số chương trình nhất định, chẳng hạn như Adobe Acrobat Reader, có thể cài đặt các tab bổ sung vào thanh công cụ Ribbon. Các tab này được gọi là lệnh tùy chỉnh add-ins.
Thay đổi tùy chọn hiển thị Ribbon
Thanh công cụ Ribbon được thiết kế để đáp ứng nhiệm vụ hiện tại của bạn, nhưng bạn có thể chọn thu nhỏ nếu nhận thấy nó chiếm quá nhiều không gian màn hình. Nhấp vào mũi tên Ribbon Display Options [Tùy chọn hiển thị Ribbon] ở góc trên bên phải của Ribbon để hiển thị menu thả xuống.
Có ba chế độ trong trình đơn Ribbon Display Options:
- Auto-hide Ribbon [Tự động ẩn thanh công cụ Ribbon]: Tự động ẩn hiển bảng tính của bạn ở chế độ toàn màn hình và ẩn hoàn toàn thanh công cụ Ribbon. Để hiển thị thanh công cụ Ribbon, nhấp vào lệnh Expand Ribbon ở phía trên màn hình.
- Show Tabs [Hiển thị Tabs]: Tùy chọn này ẩn tất cả các nhóm lệnh khi không sử dụng, nhưng các tab sẽ vẫn hiển thị. Để hiển thị thanh Ribbon, chỉ cần nhấp vào tab.
- Show Tabs and Commands [Hiển thị lệnh Tabs and Commands]: Tùy chọn này tối đa hóa thanh công cụ Ribbon. Tất cả các tab và lệnh sẽ được hiển thị. Tuỳ chọn này được chọn mặc định khi bạn mở Excel.
Thanh công cụ Quick Access Toolbar
Nằm ngay phía trên thanh công cụ Ribbon, thanh Quick Access Toolbar cho phép người dùng truy cập các lệnh phổ biến bất kể bạn chọn tab nào. Theo mặc định, nó bao gồm các lệnh Save [Lưu], Undo [Hoàn tác] và Repeat [Lặp lại]. Bạn có thể thêm các lệnh khác tùy thuộc vào sở thích.
Thêm lệnh vào thanh công cụ Quick Access Toolbar
1. Nhấp vào mũi tên thả xuống ở bên phải thanh công cụ Quick Access Toolbar.
2. Chọn lệnh bạn muốn thêm từ trình đơn thả xuống. Để chọn từ nhiều lệnh hơn, chọn More Commands.
3. Lệnh sẽ được thêm vào Quick Access Toolbar.
Làm thế nào để sử dụng Tell me
Hộp Tell Me hoạt động như một thanh tìm kiếm để giúp bạn nhanh chóng tìm các công cụ hoặc lệnh muốn sử dụng.
1. Nhập một cụm từ tìm kiếm vào hộp Tell me về những gì bạn muốn làm.
2. Kết quả sẽ cho bạn một vài lựa chọn có liên quan. Để sử dụng, hãy nhấp vào một lựa chọn.
Chế độ xem Worksheet
Excel 2016 có nhiều tùy chọn thay đổi cách xem bảng tính của bạn được hiển thị. Các chế độ xem này có thể hữu ích cho các tác vụ khác nhau, đặc biệt nếu bạn đang lên kế hoạch in bảng tính. Để thay đổi chế độ xem worksheet, hãy tìm các lệnh ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ Excel và chọn Normal view [Chế độ xem bình thường], Page Layout view [Giao diện trang] hoặc Page Break view [Chế độ xem ngắt trang].
- Chế độ xem thông thường là chế độ xem mặc định cho tất cả các bảng tính trong Excel.
- Chế độ xem giao diện trang hiển thị cách bảng tính của bạn sẽ xuất hiện khi in. Bạn cũng có thể thêm tiêu đề và chân trang trong chế độ xem này.
- Chế độ xem ngắt trang cho phép bạn thay đổi vị trí ngắt trang, đặc biệt hữu ích khi in nhiều dữ liệu từ Excel.
Chức năng Backstage view
Chức năng Backstage view cung cấp cho bạn các tùy chọn khác nhau để lưu, mở tệp, in và chia sẻ tập tin Workbook trong Excel.
1. Nhấp vào tab File trên Ribbon. Backstage view sẽ xuất hiện.
- Nhấp vào các nút minh họa trong trình tương tác bên dưới để tìm hiểu thêm về cách sử dụng Backstage view.
Xem thêm: Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 [Phần 2]: Tìm hiểu về OneDrive
Chúc các bạn vui vẻ!