1. Định nghĩa và các giai đoạn của chu trình PDCA
Định nghĩa
Chu trình PDCA trong tiếng Anh là PDCA Cycle. Chu trình PDCA còn được gọi là vòng tròn chất lượng, hay vòng tròn DEMING.
Chu trình PDCA là một kĩ thuật giải quyết vấn đề gồm bốn bước được sử dụng để cải thiện quy trình kinh doanh.
Chu trình PDCA là một chu trình cải tiến liên tục trong hệ thống quản lý chất lượng. Chu trình PDCA bao gồm: Plan - Do - Check - Act là lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, điều chỉnh.
Với hình ảnh là một vòng tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng theo chiều kim đồng hồ, chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lí chất lượng là sự cải tiến liên tục không bao giờ ngừng.
Ý nghĩa
- Chu trình PDCA có thể giúp phân biệt một công ty với đối thủ cạnh tranh của họ. Đặc biệt là trong thế giới hiện nay, các doanh nghiệp luôn cố gắng làm mọi điều có thể để hợp lý hóa quy trình sản xuất từ đó giảm chi phí, tăng lợi nhuận và cải thiện sự hài lòng của khách hàng và đạt được lợi thế cạnh tranh.
- Nhiều nhà quản lý sử dụng chu trình PDCA để chỉ đạo các tổ chức của họ, vì chu trình PDCA bao gồm các nguyên lí rất cơ bản của hoạch định chiến lược.
Các giai đoạn của Chu trình PDCA
[1] Plan - Lên kế hoạch
- Đây là giai đoạn đầu tiên và cũng là giai đoạn quan trọng nhất trong chu trình PDCA. Việc hoạch định chính xác và đầy đủ sẽ giúp định hướng tốt các hoạt động tiếp theo.
- Nếu doanh
nghiệp lên kế hoạch một cách chính xác và đầy đủ thì sẽ cần ít các hoạt động điều chỉnh và các hoạt động sẽ được điều khiển có hiệu quả hơn.
- Việc lên kế hoạch gồm xác định các mục tiêu, các phương tiện, nguồn lực và biện pháp trước khi đi vào sản xuất cụ thể. Tạo điều kiện khai thác hiệu quả hơn các nguồn lực trong khoảng thời gian dài hạn góp phần giảm chi phí cho quản lí chất lượng, nâng cao khả năng cạnh tranh.
[2] Do - Thực hiện
- Đây là giai đoạn thực hiện những kế hoạch đã được đưa ra ở giai đoạn đầu. Giai đoạn này bao gồm thực hiện những kế hoạch, chính sách bằng cách thông qua các hoạt động, các phương tiện, công cụ nhằm đảm bảo chất lượng như đúng kế hoạch đã đặt ra.
[3] Check - Kiểm tra
- Giai đoạn "Check" nhằm đảm bảo các mục tiêu, kế hoạch được thực hiện như ban đầu đặt ra.
- Trong quá trình tổ chức thực hiện cần tiến hành những công việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng. Đây là giai đoạn theo dõi, thu thập, phát hiện và đánh giá những khuyết tật của sản phẩm. Mục đích của kiểm tra là phát hiện ra những nguyên nhân và ngăn chặn chúng kịp thời.
[4] Action - Điều chỉnh
- Giai đoạn điều chỉnh nhằm làm cho các hoạt động của hệ thống quản trị doanh nghiệp được phối hợp đồng bộ, khắc phục các thiếu sót còn tồn tại và thực hiện được những tiêu chuẩn chất lượng đề ra.
- Đồng thời, các hoạt động trong giai đoạn này góp phần đưa chất lượng sản phẩm thích ứng với
tình hình mới nhằm giảm dần khoảng cách giữa những mong muốn của khách hàng và thực tế chất lượng đạt được, thoả mãn nhu cầu của khách hàng ở mức cao hơn.
2. Lợi ích PDCA đem lại cho doanh nghiệp
Cải tiến quy trình
Chu trình PDCA cung cấp cải tiến liên tục chính xác vì nó hoạt động theo cách có chu kỳ. Mỗi phần trong dự án hoặc hoạt động của bạn sẽ trải qua cùng một giai đoạn nhiều lần, đảm bảo rằng các lỗi có thể được sửa chữa và thích ứng với nhu cầu và tình hình thực tế của công ty. Điều này làm PDCA trở thành mô hình lý tưởng cho:
Cải tiến liên tục: Chu trình PDCA lặp đi lặp lại thúc đẩy cải tiến quy trình bất kể các mục tiêu và đóng cánh cửa vào sự tự mãn.
Triển khai các dự án hoặc quy trình mới: Kế hoạch, thử nghiệm và cơ chế phản hồi sẵn có của PDCA cho phép sửa chữa các nhược điểm và cải thiện mọi thứ ở giai đoạn thực hiện quy trình, mà không đặt toàn bộ tài nguyên hoặc danh tiếng.
Quá trình theo dõi: Chu trình PDCA đòi hỏi phải kiểm tra các thay đổi đã thực hiện để thống nhất trước khi áp dụng nó trên bảng.
Việc sử dụng chu trình hành động kiểm tra kế hoạch cho phép chia nhỏ dự án thành các bước nhỏ có thể quản lý và cho phép cải thiện dần dần.
Thay đổi cách quản lý
PDCA không chỉ khuyến khích phát triển các thay đổi đột phá và đảm bảo cải thiện chất lượng cũng như hiệu suất, nó còn giúp quản lý thay đổi hiệu quả. Mô hình PDCA kết hợp những gì cần thay đổi theo phương pháp cải thiện liên tục.
Quá trình thay đổi theo PDCA đòi hỏi phải kết hợp các tham số yêu cầu thay đổi thành phần lập kế hoạch [Plan], triển khai nguyên mẫu [Do], đánh giá nguyên mẫu về tính phù hợp và hiệu suất [Check] và triển khai rộng rãi hoặc thực hiện thành công nguyên mẫu [Action]. Điều này góp phần tích hợp quy trình quản lý thay đổi trong hoạt động tổ chức hàng ngày thông thường, làm cho quá trình thay đổi trở nên liền mạch.
Quản lý chất lượng
Một trong những công dụng chính của quy trình này là quản lý chất lượng. Vòng phản hồi liên tục của PDCA cho phép phân tích, đo lường và xác định các nguồn của các biến thể từ yêu cầu của khách hàng và cho phép thực hiện hành động khắc phục.
PDCA là công cụ phổ biến để thực hiện Quản lý chất lượng toàn diện và là cơ sở cho sáng kiến Six Sigma DMAIC. Việc thực hiện các hệ thống chất lượng như vậy phụ thuộc vào phân tích và kiểm soát thống kê mà PDCA tạo điều kiện. Việc áp dụng PDCA để cải thiện chất lượng giúp lập kế hoạch thu thập dữ liệu và thực hiện phân tích thống kê dữ liệu để xác minh và ưu tiên các vấn đề hoặc nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề. Nó xác định các phương tiện để giảm độ lệch giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn.
Duy trì kiểm soát dự án
Mô hình PDCA giúp người quản lý dự án duy trì quyền kiểm soát lớn hơn đối với một dự án nhất định theo nhiều cách, chẳng hạn như:
Cung cấp câu trả lời cho ai, cái gì, ở đâu,.. của dự án. Điều này làm tăng kiến thức giúp bạn dễ dàng khám phá các lựa chọn thay thế khác nhau và chọn một phương pháp thực hiện dự án phù hợp.
Đảm bảo rằng những điều chưa biết khi bắt đầu dự án vẫn được chứng minh hoặc giảm giá.
Cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời để cải thiện việc ra quyết định.
Cho phép hiểu rõ hơn về hiện tượng chi phí và hiệu ứng.
Quản lý hiệu suất
Giai đoạn “kế hoạch” kết hợp các mục tiêu hoặc sản phẩm cung cấp cho nhân viên hoặc nhóm. Giai đoạn “thực hiện” là hiệu suất thực tế và giai đoạn “kiểm tra” đánh giá hiệu suất. Giai đoạn “hành động” xác nhận hiệu suất đó.
Trong hầu hết các tổ chức quản lý hiệu suất, hoặc phiên bản đánh giá hiệu suất cũ hơn của nó, vẫn là một chức năng "nhân viên" riêng biệt. Phương pháp PDCA hướng tới quản lý hiệu suất tích hợp quản lý hiệu suất với hoạt động hàng ngày và góp phần cải thiện năng suất một cách lớn.
Năng lực cạnh tranh của tổ chức
Việc áp dụng chu trình PDCA giúp tổ chức trở nên nhanh nhẹn hoặc kết hợp quản lý vòng kín với tốc độ.PDCA là gì?
PDCA nhanh nhẹn đòi hỏi phải xác định các nguồn thay đổi và tác động tiêu cực tương đối của chúng, đồng thời loại bỏ hoặc giảm bớt các biến động đó bất cứ khi nào có thể bằng cách thay đổi thiết kế chuỗi cung ứng, chính sách hoặc quy tắc kinh doanh. Kế hoạch dự phòng được phát triển để xử lý các rủi ro còn tồn tại.
Quá trình này cũng giúp tích hợp chức năng quản lý nhu cầu, quản lý cung ứng, quản lý thực hiện, cấu hình lại doanh nghiệp nhanh chóng và hệ thống CNTT trong một tổ chức. Việc xử lý như vậy với sự thay đổi và cải thiện sự phối hợp giữa các quy trình khác nhau sẽ đẩy nhanh chu kỳ kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh của tổ chức.