2.3. Lập và theo dõi kế hoạch
2.3.1. Tầm quan trọng của lập kế hoạch
Khái niệm: Lập kế hoạch là một quá trình ấn định những mục tiêu
và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.
Lập kế hoạch cần gắn liền với những cơng cụ và phương pháp quản lý nhằm giúp bạn đi đúng hướng.
Tất cả những người quản lý đều làm cơng việc lập kế hoạch.
Lập kế hoạch giúp cho nhóm: Hệ thống các vấn đề, công việc cần thực hiện để đưa ra các cách quản lý, có thể
dùng đến kinh nghiệm đã có; Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn;
Tập trung vào mục tiêu và chính sách của tổ chức; Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý khác;
Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của mơi trường bên ngồi; Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.
2.3.2. Phương pháp xác định nội dung công việc trong lập kế hoạch
Khi bắt đầu công việc mới, làm thế nào để triển khai cơng việc đó hồn hảo? Nếu bạn khơng có phương pháp để xác định đầy đủ các yếu tố, bạn có thể bỏ sót nhiều nội
dung công việc.
Phương pháp xác định nội dung công việc: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc;
Xác định nội dung công việc; Xác định địa điểm, thời gian thực hiện công việc;
Xác định cách thức thực hiện công việc; Xác định phương pháp kiểm sốt cơng việc;
Xác định phương pháp kiểm tra công việc; Xác định nguồn lực để thực hiện công việc.
2.3.2.1. Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
Xác định được yêu cầu, mục tiêu công việc giúp bạn luôn hướng tới trọng tâm của công việc. Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:
Tại sao bạn phải làm công việc này? Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
Nếu bạn không thực hiện chúng thì hậu quả là gì?
1. Hai loại xung đột trong cuộc họp
1.1. Sự khác biệt chuyên môn thực tế:
Mâu thuẫn có thể nảy sinh do sự khác biệt trong ý kiến chuyên môn. Xung đột loại này thường xảy ra khi kết quả vô cùng quan trọng, quyết định đưa ra không thể đảo ngược hoặc tác động của quyết định sai lầm ảnh hưởng xấu đến những người có liên quan.
Khi loại xung đột này không được giải quyết, nó có thể nhanh chóng làm mối quan hệ trở nên xấu đi.
1.2. Đấu tranh quyền lực và vấn đề nhân cách:
Xung đột có thể nảy sinh khi các cá nhân hoặc đội nhóm thù ghét nhau hoặc cảm thấy rằng vị trí của họ đang bị đe dọa.
Loại mâu thuẫn này có khuynh hướng mang tính cá nhân hơn là “sự thật”. Những kỹ thuật chúng tôi thảo luận dưới đây vẫn sẽ áp dụng được nhưng bạn cũng cần phải giải quyết vấn đề cơ bản.
Để biết thêm về điều này, xem bài viết Giải quyết xung đột [đặc biệt là các kiểu xung đột của Thomas và Kilmann] và Giải quyết xung đột đội nhóm.
2. Cách giảm thiểu xung đột trong cuộc họp
Cách phòng vệ tốt nhất chống lại xung đột thường là chuẩn bị kỹ lưỡng trước cuộc họp và điều trong cuộc họp thật tốt.
- Nếu bạn điều hành cuộc họp một cách có tổ chức, các thành viên sẽ ít có cơ hội xung đột. Đọc hướng dẫn về kỹ năng điều hành cuộc họp và tìm hiểu các kỹ thuật hiệu quả.
- Gửi chương trình họp từ trước và khi cuộc họp bắt đầu, nhắc lại mục tiêu và nội dung cuộc họp một lần nữa. Sau đó, hãy theo sát chương trình, nhưng đừng quá cứng nhắc.
- Nếu xung đột phát sinh, một chương trình tốt sẽ giúp bạn nhận ra nhóm đang đi chệch hướng hay là không?
Bạn cũng nên cảnh giác với những cuộc họp mà động cơ của những người liên quan có thể gây ra xung đột. Họ là tập hợp gồm:
- “Những kẻ gây rối” – cá nhân hoặc những nhóm người đã từng gây ra xung đột.
- Hoặc các thành viên của một nhóm đang ở giai đoạn “sóng gió” trong quá trình phát triển của nhóm. Là thời điểm, các cá nhân bắt đầu đấu tranh nhằm tạo ra ảnh hưởng, nhưng nhóm vẫn chưa xây dựng được cách thức làm việc có hiệu quả. Tìm hiểu thêm về điều này trong hướng dẫn xây dựng đội nhóm hiệu suất cao.
Trong các trường hợp này, hãy nêu rõ quy tắc của cuộc họp trước. Ví dụ, quy tắc của cuộc họp có thể là:
- Các cá nhân sẽ được phép phát biểu sau khi giơ tay – và chỉ một người phát biểu tại một thời điểm.
- Người điều hành có thể tóm tắt những điều đã được đề cập, đảm bảo mọi người có thể hiểu.
- Mọi người đều được mời đóng góp ý kiến, vì vậy một người không thể kiểm soát cả cuộc họp.
Là người điều hành cuộc họp, bạn phải quản lý và tăng cường những quy tắc này! Nếu nhóm cần đưa ra quyết định, bạn có thể thiết lập quy trình ra quyết định và yêu cầu tất cả những người tham gia đồng ý với các nguyên tắc.
Một số bất cập và giải pháp trong tổ chức họp tại các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay
26/06/2018
Họp là một hình thức của quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm thực hiện các mục tiêu, yêu cầu, nhiệm vụ đã đặt ra. Tuy nhiên, việc tổ chức họp đang tồn tại những bất cập cần sớm được khắc phục nhất là trong giai đoạn đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay.
| Hình minh họa Nguồn Internet |
Kết quả đạt được
Theo yêu cầu nhiệm vụ, hàng năm, các cơ quan hành chính nhà nước đã tổ chức từ vài chục đến hàng trăm cuộc họp [bao gồm: họp, hội nghị, hội thảo, tọa đàm, tham mưu, tư vấn, chuyên đề, giao ban, họp làm việc, họp kiểm tra, sơ kết, tổng kết, tập huấn…]. Tùy theo tính chất, yêu cầu của cuộc họp để cơ quan chủ trì, phối hợp đơn vị có liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình, thành phần tham dự, xác định hình thức họp trực tiếp hoặc trực tuyến, quy mô, phạm vi tổ chức trong cơ quan, đơn vị, địa phương, vùng miền, hoặc toàn quốc. Ngoài ra, các cơ quan, đơn vị cũng được mời tham dự rất nhiều cuộc họp do các cơ quan, đơn vị khác tổ chức.
Hiện nay, việc tổ chức họp trong các cơ quan hành chính nước đã được quy định tại Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ; Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của UBND xã, phường, thị trấn; Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam... Căn cứ các văn bản này, các cơ quan hành chính nhà nước đã ban hành kế hoạch thực hiện hoặc đưa nội dung họp vào quy chế làm việc để triển khai thực hiện.
Bên cạnh đó, để nâng cao chất lượng, giảm số lượng các cuộc họp, rất nhiều cơ quan, đơn vị đã thực hiện các giải pháp như: Chuẩn bị kỹ nội dung, chương trình; trình bày các slide hoặc video clip thay cho việc trình bày các báo cáo để các đại biểu dễ tiếp thu, nắm bắt vấn đề; tăng cường phối hợp xử lý công việc như lấy ý kiến bằng văn bản, trao đổi công việc qua điện thoại, thư điện tử, cập nhật các thông tin về tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ vào phần mềm dữ liệu để chủ động kiểm tra, khai thác, chia sẻ thông tin; điều phối, lồng ghép các cuộc họp phù hợp với tính chất, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị… Qua đó đã giảm được số lượng và kinh phí tổ chức các cuộc họp, điển hình như năm 2016: Bộ Tư pháp đã giảm được trên 25% cuộc họp, Bộ Y tế giảm 4% cuộc họp; tỉnh Đắk Lắk giảm 25% cuộc họp, tỉnh Đồng Tháp giảm 24% cuộc họp, Thành phố Hồ Chí Minh giảm 12% ngân sách chi cho họp,… so với năm 2015.
Tồn tại, hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc tổ chức họp đang có những tồn tại, hạn chế đó là: Số lượng cuộc họp ngày càng tăng, nhiều cuộc họp không thật sự cần thiết vẫn được tổ chức; việc chuẩn bị nội dung họp, ý kiến phát biểu, báo cáo tham luận của một số cuộc họp chất lượng chưa cao; chấp hành kỷ luật, nội quy cuộc họp của một số cán bộ, công chức chưa thực sự nghiêm túc như đi muộn, về sớm, làm việc riêng trong thời gian họp; chưa có nhiều sự đổi mới trong điều hành, tổ chức họp; nhiều cuộc họp diễn ra một chiều là nghe trình bày báo cáo, phát biểu của lãnh đạo mà chưa dành thời gian hợp lý để các đại biểu phát biểu ý kiến, nhất là các ý kiến phản biện; việc thực hiện kết luận, thông báo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo có thẩm quyền đối với không ít cuộc họp chưa được đầy đủ, kịp thời…
| Ảnh minh họa. Nguồn Internet |
Tồn tại, hạn chế nêu trên, bên cạnh nguyên nhân khách quan như: Khối lượng công việc ngày càng tăng, yêu cầu chất lượng xử lý ngày càng cao, nhiều nhiệm vụ đột xuất, cấp bách… nên cần tổ chức họp để chỉ đạo xử lý. Bên cạnh đó, chủ yếu do nguyên nhân chủ quan, đó là: Thủ trưởng một số các cơ quan, đơn vị chưa thật sự quan tâm chỉ đạo nâng cao chất lượng, giảm số lượng, đổi mới cách thức tổ chức họp, hội nghị; công tác phối hợp, trao đổi, chia sẻ, xử lý thông tin của các cơ quan, đơn vị chưa được thường xuyên, liên tục; tham mưu xử lý công việc của một số cán bộ, công chức có những việc hiệu quả chưa cao, chậm tiến độ; chưa quyết liệt trong xây dựng và ứng dụng đồng bộ công nghệ thông tin trong công tác chỉ đạo, điều hành…
Một số giải pháp
Để nâng cao hơn nữa chất lượng, giảm số lượng và kinh phí tổ chức các cuộc họp, hội nghị phục vụ kịp thời, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành thực hiện các nhiệm vụ được giao, bên cạnh quyết tâm chính trị của thủ trưởng cơ quan, đơn vị, thì cần thực hiện một số giải pháp sau đây:
Thứ nhất, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác khoa học, hợp lý, khả thi. Duy trì nghiêm túc việc cập nhật đầy đủ, kịp thời tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ vào hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, phục vụ đôn đốc, kiểm tra và tổng hợp, báo cáo. Đồng thời, cần đẩy mạnh việc phân cấp hoặc ủy quyền xử lý công việc cho cấp dưới.
Thứ hai, chỉ tiến hành cuộc họp theo chương trình, kế hoạch và thực sự cần thiết. Khi phải tổ chức họp cần xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, để phân công chuẩn bị kỹ, chu đáo, bảo đảm hiệu quả, thiết thực, không hình thức, phô trương và không để việc tổ chức họp làm ảnh hưởng tiến độ, chất lượng thực hiện nhiệm vụ và việc giải quyết công việc cho cá nhân, tổ chức. Việc bố trí thời gian, địa điểm tổ chức họp phải khoa học, phù hợp để đại biểu tham dự đúng thành phần, thuận lợi cho việc di chuyển và tiết kiệm kinh phí.
Thứ ba, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin một cách thống nhất, đồng bộ trong chỉ đạo, điều hành, trong tổ chức họp, tăng cường họp trực tuyến, ứng dụng chữ ký điện tử, sử dụng văn bản điện tử thay cho văn bản giấy, trao đổi, xử lý công việc qua thư điện tử công vụ, điện thoại…
Thứ tư, tăng cường phát hành văn bản xin ý kiến đối với dự thảo văn bản, đề án, những vấn đề còn khó khăn, vướng mắc, bất cập trong trong thực hiện nhiệm vụ. Các cơ quan, đơn vị được xin ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản theo thời hạn của cơ quan, đơn vị đề nghị hoặc theo quy trình liên thông hoặc quy chế phối hợp. Thường xuyên làm tốt công tác phối hợp xử lý công việc giữa các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân.
Thứ năm, nâng cao trách nhiệm, năng lực của lãnh đạo các cấp trong chỉ đạo, điều hành; trách nhiệm, năng lực của công chức, viên chức trong tham mưu để chủ động xử lý tốt nhiệm vụ được giao. Đồng thời phải nâng cao tính chuyên nghiệp, kỹ năng để tổ chức các cuộc họp đáp ứng mục tiêu, yêu cầu đặt ra, và đôn đốc để các kết luận, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo tại cuộc họp được thực hiện đúng tiến độ, hiệu quả.
Thứ sáu, tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính, tác phong công vụ. Tiếp nhận, xử lý, trả lời phản ánh, kiến nghị của người dân, doanh nghiệp về cơ chế, chính sách, thủ tục hành chính theo đúng quy định pháp luật./.
Trần Văn Thư
Cục Kiểm soát thủ tục hành chính