Cách sử dụng macro trong excel 2007

Có một số điều hữu ích bạn nên biết về macro:

• Khi bạn ghi một macro nhằm thực hiện một tập hợp các tác vụ trong một phạm vi trong Excel, macro sẽ chỉ chạy trên các ô trong phạm vi đó. Vì vậy, nếu bạn đã thêm một hàng bổ sung vào phạm vi, macro sẽ không chạy quy trình trên hàng mới mà chỉ trên các ô trong phạm vi.

• Nếu bạn đã lên kế hoạch ghi quá trình dài các tác vụ, hãy lên kế hoạch có những macro liên quan nhỏ hơn thay vì có một macro dài.

• Không nhất thiết chỉ những tác vụ trong Excel mới có thể được ghi vào macro. Quy trình macro của bạn có thể mở rộng tới các ứng dụng Office khác và mọi ứng dụng có hỗ trợ Ứng dụng Visual Basic [VBA] khác. Ví dụ: bạn có thể ghi macro mà trước tiên bạn cập nhật một bảng trong Excel, rồi mở Outlook để gửi email bảng đó đến một địa chỉ email.

Làm theo các bước sau đây để ghi macro.

1. Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm Mã, bấm Ghi Macro.

   -HOẶC-

   Nhấn Alt+T+M+R .

2. Trong hộp tên Macro, nhập tên cho macro. Đặt tên dưới dạng mô tả càng tốt để bạn có thể nhanh chóng tìm thấy tên nếu bạn tạo từ hai macro trở lên.

   Lưu ý: Ký tự đầu tiên của tên macro phải là một chữ cái. Các ký tự tiếp theo có thể là các chữ, số hoặc ký tự gạch dưới. Không sử dụng các dấu cách trong tên macro; ký tự gạch dưới làm tốt vai trò như một dấu ngăn cách. Nếu bạn dùng một tên macro mà cũng là một tham chiếu ô, có thể bạn sẽ nhận được một thông báo lỗi là tên macro không hợp lệ .

3. Để gán lối tắt bàn phím để chạy macro, trong hộp Phím lối tắt, nhập chữ cái bất kỳ [cả chữ hoa hoặc chữ thường đều được] mà bạn muốn dùng. Tốt nhất là sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift [chữ hoa], vì phím lối tắt macro sẽ ghi đè lên bất kỳ phím tắt mặc định Excel nào tương đương trong khi sổ làm việc chứa macro đang mở. Ví dụ: nếu bạn sử dụng Ctrl+Z [Hoàn tác], bạn sẽ mất khả năng Hoàn tác trong phiên Excel đó.

4. Trong danh sách Lưu giữ macro trong, chọn vị trí bạn muốn lưu trữ macro.

   Thông thường, bạn sẽ lưu macro của mình vào vị trí Sổ làm việc Này nhưng nếu bạn muốn một macro sẵn dùng bất cứ khi nào bạn sử dụng Excel, hãy chọn Sổ làm việc Macro Cá nhân . Khi bạn chọn Sổ làm việc Macro Cá nhân, Excel sẽ tạo một sổ làm việc macro cá nhân ẩn [Cá_nhân.xlsb] nếu sổ làm việc đó chưa tồn tại, đồng thời, lưu macro trong sổ làm việc này.

5. Trong hộp Mô tả, tùy ý nhập mô tả ngắn gọn về những gì macro thực hiện.

   Mặc dù trường mô tả là tùy chọn nhưng bạn nên nhập mô tả. Ngoài ra, thử nhập mô tả có ý nghĩa với mọi thông tin có thể hữu ích cho bạn hoặc những người dùng sẽ chạy macro khác. Nếu bạn tạo nhiều macro, mô tả có thể giúp bạn nhanh chóng xác định macro nào làm gì, nếu không bạn có thể phải đoán.

6. Bấm OK để bắt đầu ghi.

7. Thực hiện hành động mà bạn muốn ghi.

8. Trên tab Nhà phát triển, trong nhóm Mã, bấm Dừng Ghi

   .

   -HOẶC-

   Nhấn Alt+T+M+R .

Trong tab Nhà phát triển, bấm Macro để xem các macro liên kết với sổ làm việc. Hoặc nhấn Alt+ F8. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Macro.

Thận trọng: Không thể hoàn tác macro. Trước khi bạn chạy macro được ghi lần đầu tiên, hãy đảm bảo rằng bạn đã lưu sổ làm việc mà bạn muốn chạy macro hoặc tốt hơn là chưa làm việc trên bản sao của sổ làm việc để ngăn những thay đổi ngoài ý muốn. Nếu bạn chạy macro và macro đó không thực hiện những điều bạn muốn, bạn có thể đóng sổ làm việc mà không lưu.

Sau đây là thông tin bổ sung về cách làm việc với macro trong Excel.

Bạn có thể làm việc với mã đã ghi trong Trình soạn thảo Visual Basic [VBE] và thêm biến số riêng của bạn, cấu trúc điều khiển và mã khác mà Trình ghi Macro không thể ghi lại. Vì trình ghi macro chụp hầu như mọi bước bạn thực hiện trong quá trình ghi, bạn cũng có thể dọn sạch bất cứ mã đã ghi không cần thiết nào mà không phục vụ mục đích nào trong macro. Việc xem lại mã đã ghi của bạn là một cách tuyệt vời để tìm hiểu hoặc làm trau dồi kỹ năng lập trình VBA của bạn.

Để biết thêm thông tin về sửa đổi mã đã ghi trong một ví dụ, xem mục Bắt đầu với VBA trong Excel.

Có một số điều hữu ích bạn nên biết về macro:

• Khi bạn ghi một macro nhằm thực hiện một tập hợp các tác vụ trong một phạm vi trong Excel, macro sẽ chỉ chạy trên các ô trong phạm vi đó. Vì vậy, nếu bạn đã thêm một hàng bổ sung vào phạm vi, macro sẽ không chạy quy trình trên hàng mới mà chỉ trên các ô trong phạm vi ban đầu.

• Nếu bạn đã lên kế hoạch ghi quá trình dài các tác vụ, hãy lên kế hoạch có những macro liên quan nhỏ hơn thay vì có một macro dài.

• Không nhất thiết chỉ những tác vụ trong Excel mới có thể được ghi vào macro. Quy trình macro của bạn có thể mở rộng tới các ứng dụng Office khác và mọi ứng dụng có hỗ trợ Ứng dụng Visual Basic [VBA] khác. Ví dụ: bạn có thể ghi macro mà trước tiên bạn cập nhật một bảng trong Excel, rồi mở Outlook để gửi email bảng đó đến một địa chỉ email.

Macro và công cụ VBA có thể được tìm thấy trên tab Nhà phát triển, bị ẩn theo mặc định, vì vậy, bước đầu tiên là phải bật tab.

1. Đi tới Excel > Chọn...> Công cụ & cụ Dải băng.

2. Trong thể loại Tùy chỉnh Ribbon, trong danh sách Tab Chính, hãy chọn hộp kiểm Nhà phát triển, rồi bấm Lưu.

Làm theo các bước sau đây để ghi macro.

1. Trên tab Nhà phát triển, hãy bấm Ghi Macro.

2. Trong hộp tên Macro, nhập tên cho macro. Đặt tên dưới dạng mô tả càng tốt để bạn có thể nhanh chóng tìm thấy tên nếu bạn tạo từ hai macro trở lên.

   Lưu ý: Ký tự đầu tiên của tên macro phải là một chữ cái. Các ký tự tiếp theo có thể là các chữ, số hoặc ký tự gạch dưới. Không sử dụng các dấu cách trong tên macro; ký tự gạch dưới làm tốt vai trò như một dấu ngăn cách. Nếu bạn dùng một tên macro mà cũng là một tham chiếu ô, có thể bạn sẽ nhận được một thông báo lỗi là tên macro không hợp lệ .

3. Trong danh sách Lưu giữ macro trong, chọn vị trí bạn muốn lưu trữ macro.

   Thông thường, bạn sẽ lưu macro của mình vào vị trí Sổ làm việc Này nhưng nếu bạn muốn một macro sẵn dùng bất cứ khi nào bạn sử dụng Excel, hãy chọn Sổ làm việc Macro Cá nhân. Khi bạn chọn Sổ làm việc MacroCá nhân, Excel sẽ tạo một sổ làm việc macro cá nhân ẩn [PERSONAL.XLSB] nếu sổ làm việc đó chưa tồn tại và lưu macro trong sổ làm việc này. Sổ làm việc trong thư mục đó được mở tự động bất cứ khi nào Excel khởi động và bất kỳ mã nào bạn đã lưu trữ trong sổ làm việc macro cá nhân sẽ được liệt kê trong hộp thoại Macro, được giải thích trong phần tiếp theo.

4. Để gán lối tắt bàn phím để chạy macro, trong hộp Phím lối tắt, nhập chữ cái bất kỳ [cả chữ hoa hoặc chữ thường đều được] mà bạn muốn dùng. Tốt nhất là sử dụng tổ hợp phím không tương ứng với các phím lối tắt hiện có, vì phím lối tắt macro sẽ ghi đè lên bất kỳ phím lối tắt Excel mặc định tương đương nào trong khi sổ làm việc chứa macro đang mở.

5. Trong hộp Mô tả, tùy ý nhập mô tả ngắn gọn về những gì macro thực hiện.

   Mặc dù trường mô tả là tùy chọn nhưng bạn nên nhập mô tả. Sẽ hữu ích nếu bạn nhập mô tả có ý nghĩa với mọi thông tin có thể hữu ích cho bạn hoặc những người dùng sẽ chạy macro khác. Nếu bạn tạo nhiều macro, mô tả có thể giúp bạn nhanh chóng xác định macro nào làm gì, nếu không bạn có thể phải đoán.

6. Bấm OK để bắt đầu ghi.

7. Thực hiện hành động mà bạn muốn ghi.

8. Trên tab Nhà phát triển, hãy bấm Ngừng Ghi.

Trong tab Nhà phát triển, bấm Macro để xem các macro liên kết với sổ làm việc. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Macro.

Lưu ý: Không thể hoàn tác macro. Trước khi bạn chạy macro được ghi lần đầu tiên, hãy đảm bảo rằng bạn đã lưu sổ làm việc mà bạn muốn chạy macro hoặc tốt hơn là chưa làm việc trên bản sao của sổ làm việc để ngăn những thay đổi ngoài ý muốn. Nếu bạn chạy macro và macro đó không thực hiện những điều bạn muốn, bạn có thể đóng sổ làm việc mà không lưu.

Sau đây là thông tin bổ sung về cách làm việc với macro trong Excel.