Cách lọc dữ liệu trong Access 2010

BÀI 5: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG

1. Cập nhật dữ liệu

- Cập nhật dữ liệu là thay đổi dữ liệu trong các bảng gồm:

• Thêm bản ghi mới.
• Chỉnh sửa bản ghi.
• Xóa các bản ghi.

a. Thêm bản ghi mới [Record]

- Chọn Insert New Record hoặc nháy nút

[New Record] trên thanh công cụrồi gõ dữ liệu tương ứng vào mỗi trường.

- Cũng có thể nháy chuột trực tiếp vào bản ghi trống ở cuối bảng rồi gõ dữ liệu tương ứng.

b.Chỉnh sửa

- Để chỉnh sửa giá trị một trường của một bản ghi chỉ cần nháy chuột vào ô chứa dữ liệu tương ứng và thực hiện các thay đổi cần thiết.

c. Xóa bản ghi

- Chọn bản ghi cần xoá.

- Nháy nút

[Delete Record] hoặc nhấn phím Delete.

- Trong hộp thoại khẳng định xoá, chọn Yes

2. Sắp xếp và lọc

a. Sắp xếp

- Access có các công cụ cho phép sắp xếp các bản ghi theo thứ tự khác với thứ tự chúng được nhập.

- Chọn trường cần sắp xếp trong chế độ hiển thị trang dữ liệu.

- Dùng các nút lệnh

[tăng dần] hay

[giảm dần] để sắp xếp các bản ghi của bảng dựa trên giá trị của trường được chọn.

- Lưu lại kết quả sắp xếp.

b. Lọc

- Access cho phép lọc ra những bản ghi thoả mãn điều kiện nào đó bằng cách sử dụng các nút lệnh sau đây trên thanh công cụ Table Datasheet:

• Lọc theo ô dữ liệu đang chọn: Chọn ô rồi nháy nút
  , Access sẽ lọc ra tất cả các bản ghi có giá trị của trường tương ứng bằng với giá trị trong ô đượcchọn.
• Lọc theo mẫu: Nháy nút
  , rồi nhập điều kiện lọc vào từng trường tương ứng theo mẫu, sau đó nháy nút
  để lọc ra tất cả các bản ghi thoả mãn điều kiện

- Ví dụ:Để tìm tất cả các học sinh có tên là Hải ta làm như sau:

• Chọn một ô trong cột Ten có giá trị là Hải.
• Nháy nút
  , Access hiển thị danh sách các học sinh có tên là Hải.

3. Tìm kiếm đơn giản

- Để tìm bản ghi trong bảng của Access [chứa một cụm từ nào đó], chuyển con trỏ lên bản ghi đầu tiên rồi thực hiện theo một trong các cách sau:

• Cách 1: Chọn Edit Find...
• Cách 2: Nháy nút
  [Find].
• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F.

- Khi đó hộp thoại Find and Replace mở ra. Có thể cung cấp thêm thông tin cho việc tìm kiếm:

- Trong ô Find What gõ cụm từ cần tìm.

- Trong ô Look In:

• Chọn tên bảng [nếu muốn tìm cụm từ đó ở tất cả các trường].
• Hoặc chọn tên trường hiện tại chứa con trỏ.

- Trong ô Match, chọn cách thức tìm kiếm:

• Any Part of Field [tìm tất cả các cụm từ chứa cụm từ cần tìm]
• Whole Field [cụm từ cần tìm là nội dung một ô]
• Start of Field [cụm từ cần tìm phải nằm ở đầu các cụm từ kết quả].

- Nháy nút Find Next để đến vị trí tiếp theo thoả mãn điều kiện tìm kiếm.

4. In dữ liệu

a.Định dạng bảng dữ liệu

- Chọn phông cho dữ liệu bằng cách dùng lệnh Format Font...

- Đặt độ rộng cột và độ cao hàng bằng cách kéo thả chuột hoặc chọn các lệnh Column Width... [độ rộng cột] và Row Height... [độ cao hàng] trong bảng chọnFormat.

b. Xem trước khi in

- Sau khi đã định dạng bảng dữ liệu để in theo ý muốn, nháy nút

hoặc chọn lệnh File Print Preview để xem trước các dữ liệu định in trên trang.

c. Thiết đặt trang và in

- Thiết đặt trang in tương tự như trong Word gồm xác định kích thước trang giấy và đặt lề bằng lệnh File Page Setup...

- Chọn lệnh File Print... để chọn máy in, số bản in và các tham số in khác.