Cách ký điện tử file xml

Hướng dẫn cách xuất file XML hóa đơn điện tử nhanh chóng.

Hướng dẫn cách xuất file XML hóa đơn điện tử nhanh chóng

Nội dung bài viết:

1. 1. Hóa đơn điện tử là gì?
2. 2. Quy định về định dạng hóa đơn điện tử file XML
3. 3. Cách tải hóa đơn điện tử file XML đơn giản, thuận tiện
   1. Bước 1: Truy cập vào website của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
   2. Bước 2: Tra cứu hóa đơn điện tử cần tải
   3. Bước 3: Tải hóa đơn điện tử file XML
4. 4. Cách đọc hóa đơn điện tử file XML

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Thời đại công nghệ 4.0, công nghệ đang len lỏi vào tất cả các ngành nghề, doanh nghiệp để giúp các doanh nghiệp phát triển nhanh và mạnh hơn. Hóa đơn điện tử cũng là một trong những sản phẩm công nghệ như vậy, đi đầu trong công cuộc hiện đại hóa hệ thống pháp luật cũng như doanh nghiệp kể cả những doanh nghiệp sản xuất hay công nghệ.

Ở bài viết Hóa đơn điện tử là gì?, chúng tôi đã giới thiệu qua về hóa đơn điện tử. Cụ thể:

Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.

Đây là giải thích về hóa đơn điện tử được trích ra từ điều 3, Thông Tư 32/2011/TT-BTC.

2. Quy định về định dạng hóa đơn điện tử file XML

Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu. Chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần:

• Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử
• Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.  (Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế)

Khi lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải lưu đồng thời cả file định dạng PDF và XML. Trong đó:

• File chứa dữ liệu hóa đơn (file XML): bao gồm đầy đủ các dữ liệu của hóa đơn. File này có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
• Bản thể hiện của hóa đơn điện tử (định dạng PDF): Thể hiện nội dung kinh tế và nghiệp vụ của hóa đơn điện tử và tương đương với một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên, đây chỉ là bản thể hiện của file XML trên nên không có giá trị pháp lý.

Như vậy có thể thấy file XML của hóa đơn điện tử có vai trò quan trọng khi doanh nghiệp cần chứng minh tính pháp lý, hợp lệ của hóa đơn. Tuy nhiên, khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán, kế toán và doanh nghiệp thường loay hoay do không đọc được dữ liệu file XML của hóa đơn điện tử.

3. Cách tải hóa đơn điện tử file XML đơn giản, thuận tiện

Thông thường, doanh nghiệp có thể xem và tải file hóa đơn điện tử trên website tra cứu của Tổng cục Thuế. Tuy nhiên, để thuận tiện, nhanh chóng hơn, doanh nghiệp nên tải trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.

Nếu doanh nghiệp đang dùng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn thì có thể áp dụng cách tải hóa đơn điện tử file xml theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào website của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Trước tiên, bạn cần truy cập vào hệ thống website của E-invoice theo đường link sau: https://einvoice.vn/.

Bước 2: Tra cứu hóa đơn điện tử cần tải

Tại giao diện chính của E-invoice, bạn ấn vào mục “Tra cứu”, hệ thống sẽ tự động chuyển đến giao diện tra cứu kèm theo hướng dẫn cụ thể.

Truy cập mục “Tra cứu” trên website của E-invoice.

Bạn nhập các thông tin để tra cứu bao gồm: Số hóa đơn, mã xác thực (5 ký tự đầu) hoặc mã nhận hóa đơn. Kế tiếp, bạn nhập mã kiểm tra và bấm “Tra cứu hóa đơn”.

Nhập các thông tin quan trọng để thực hiện tra cứu hóa đơn.

Bước 3: Tải hóa đơn điện tử file XML

Sau khi chọn tra cứu, màn hình sẽ hiển thị thông tin chi tiết hóa đơn điện tử mà bạn cần tải ở hai định dạng là .zip và .pdf. Bạn ấn nút “Tải về”, lưu ý click chuột vào ô “Dạng XML” để hoàn tất việc tải hóa đơn điện tử file XML về máy.

4. Cách đọc hóa đơn điện tử file XML

Một vấn đề mà phần lớn Kế toán gặp phải sau khi đã tải file XML của hóa đơn điện tử là không đọc được dữ liệu. Lý do là vì bản chất của định dạng XML chủ yếu phục vụ cho việc chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống, ứng dụng được thuận tiện, mục đích chính không phải sử dụng để đọc.

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice thì có thể tham khảo cách đọc file XML của hóa đơn điện tử như sau:

• Bước 1: Truy cập vào hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice theo đường link: http://hddt.einvoice.vn/.

Giao diện để tra cứu và đọc file XML của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp dùng E-invoice.

• Bước 2: Nhấn vào “Chọn file” để tải lên file hóa đơn điện tử định dạng XML cần đọc.
• Bước 3: Nhập mã kiểm tra.
• Bước 4: Đọc dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Nếu hóa đơn điện tử hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ dữ liệu hóa đơn. Bạn có thể kiểm tra các thông tin hoặc thực hiện ký số (nếu cần).

Hệ thống hiển thị thông tin hóa đơn điện tử file XML.

Tuy nhiên, để ký số, bạn cần chuẩn bị các điều kiện cần thiết bao gồm: Chữ ký số và máy tính của bạn phải đảm bảo đã cài đặt chương trình để ký số.

Như vậy, nếu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của THAISONSOFT, các thao tác tải file XML của hóa đơn điện tử, đọc dữ liệu hóa đơn đều được thực hiện đơn giản, thuận tiện.

Trên đây là các nội dung giải đáp của chúng tôi về Hướng dẫn cách xuất file XML hóa đơn điện tử nhanh chóng. Trong quá trình tìm hiểu, nếu như các bạn cần Công ty Luật ACC hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.