Các file dữ liệu mà kế toán kho cần có năm 2024

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là một tài liệu phổ biến được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp. Thông thường, biên bản này được lập vào cuối kỳ hoặc khi doanh nghiệp tiến hành đợt kiểm kê hàng tồn kho. Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho mà các doanh nghiệp hay sử dụng có hình thức như thế nào? Hãy tham khảo bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về vấn đề này!

1. Khái niệm về biên bản kiểm kê hàng tồn kho

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là một tài liệu quan trọng được lập bởi bộ phận kế toán, nhân viên thủ kho hoặc những người có liên quan. Mục đích của biên bản này là xác định số lượng hàng tồn kho và giá trị của các vật tư, công cụ, và vật dụng còn tồn tại trong kho hàng tại một thời điểm cụ thể. Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là một chứng từ bắt buộc phải được tạo ra trong quá trình kiểm kê. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc xác định số lượng hàng tồn kho thực tế của doanh nghiệp tại thời điểm kiểm kê. Với vai trò của mình, biên bản kiểm kê hàng tồn kho được sử dụng để so sánh với các dữ liệu kế toán tương ứng. Nếu có sự chênh lệch giữa các số liệu, cần tiến hành kiểm tra, xử lý và điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác của thông tin về hàng tồn kho.

2. Kiểm kê hàng tồn kho mang lại những lợi ích quan trọng sau đây:

Xác định chính xác số lượng, chất lượng và tình trạng hàng hoá, tài sản ứ đọng, và tồn kho. Điều này giúp doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp điều chỉnh và xử lý kịp thời.

Phát hiện sai lệch giữa thực tế và dữ liệu trong sổ sách. Qua việc so sánh biên bản kiểm kê với dữ liệu kế toán, doanh nghiệp có thể phòng ngừa rủi ro sai sót và xử lý các hành vi gian lận trong quản lý kho.

Chốt sổ lượng tồn hàng hóa, vật tư, nguyên liệu tại thời điểm kiểm kê. Điều này cho phép doanh nghiệp tính toán giá thành sản phẩm một cách chính xác và có cái nhìn tổng quan về nguồn lực thực tế của doanh nghiệp vào cuối kỳ kế toán.

Tổng quan, kiểm kê hàng tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp có thông tin chính xác về tài sản và tồn kho, mà còn giúp nắm bắt thực trạng của doanh nghiệp và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán liên quan đến kho hàng.

3.1. Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho Excel Thông tư 200

Tải mẫu Excel tại đây

3.2. Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho Excel Thông tư 133

Tải mẫu Excel tại đây

4. Tổng hợp 4 mẫu file excel quản lý xuất nhập tồn kho (Tải miễn phí)

Ngoài các mẫu excel kiểm kê hàng tồn kho trên, gợi ý bạn tham khảo thêm 4 mẫu excel quản lý báo cáo xuất nhập tồn kho cơ bản trong doanh nghiệp.

Tải mẫu Excel tại đây

Như vậy, Tân Hưng Hà đã giới thiệu một số mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho cơ bản cho doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh và giúp cho quá trình ghi biên bản kiểm kê hàng tồn kho dễ dàng hơn.

Làm thế nào để thiết kế file excel quản lý kho đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng? Trong bài viết dưới đây Viindoo sẽ cung cấp một số mẫu file Excel miễn phí để quản lý việc xuất, nhập, tồn kho. Tất cả các tập tin này có thể được tải xuống và sử dụng ngay lập tức.

Mẫu file Excel quản lý kho đơn giản, miễn phí

Có thể nói, file mẫu Excel là công cụ hữu ích cho việc quản lý, giúp việc kiểm kê hàng tồn kho được thực hiện dễ dàng và thuận tiện hơn. Những mẫu này có thể giúp ích rất nhiều cho việc quản lý bán buôn, bán lẻ và nhà máy.

Hiện nay, tùy theo đặc điểm khác nhau mà mỗi loại hàng hóa sẽ được quản lý theo số series/Imei, ngày sản xuất hoặc theo thành phần,… Hãy tải 5 mẫu sau để quản lý kho theo cách của bạn.

• Tải mẫu excel quản lý kho mẫu 1 tại đây
• Tải mẫu excel quản lý kho mẫu 2
• Tải mẫu excel quản lý kho mẫu 3 tại đây
• Tải mẫu excel quản lý kho mẫu 4 tại đây
• Tải mẫu excel quản lý kho mẫu 5 tại đây
• Tải mẫu excel quản lý kho cho cửa hàng bán lẻ tại đây

Thông tin bắt buộc trong tệp Excel kiểm kê đơn giản

Tệp Excel quản lý hàng tồn kho bao gồm dữ liệu chi tiết để hỗ trợ việc quản lý xuất nhập hàng ngày. Cấu trúc của file Excel quản lý kho sẽ bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin tóm tắt về công ty: Thông tin chung, thời gian báo cáo;
• Nhập dữ liệu: Tên & mã nguyên vật liệu, ngày ghi sổ, nhà cung cấp, chứng từ, v.v...
• Danh mục: Tên và mã nguyên liệu, đơn vị tính, số lượng, nhà cung cấp, địa chỉ…;
• Mã số kho: Tên vật tư, mã vật tư, nhà cung cấp, mô tả chi tiết, thông tin xuất nhập, thời gian ghi sổ, chứng từ, v.v.;
• Phân loại chứng từ, số lượng hàng hóa ra vào, số lượng hàng tồn kho hoặc
• Thông tin đầu vào: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, đơn vị tính hàng hóa…;
• Hình thức luân chuyển hàng tồn kho: Tên hàng hóa, đơn vị đo lường, thông tin vật tư, mã hàng, quy cách, số lượng hàng hóa xuất khẩu tính theo hóa đơn, đơn giá, số lượng, ghi chú...;
• Hạch toán hàng tồn kho: Số lượng chứng từ, mô tả, số lượng hàng hóa trong kỳ, số lượng hàng tồn kho cuối kỳ, thời gian chứng từ, v.v.

Đối với tất cả các doanh nghiệp hiện nay, việc thực hiện quy trình quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp hoạt động chung của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn. Vì vậy, doanh nghiệp cần quản lý nguyên vật liệu một cách chính xác bằng cách cập nhật đầy đủ và liên tục những thay đổi trong kho. Một file quản lý thường sẽ bao gồm các thành phần sau:

• Trang chủ: tên hạng mục, tên file, người yêu cầu, người phê duyệt;
• Báo cáo: Số thứ tự, tên, tần suất, số lượng;
• Phát hành chứng từ: Số thứ tự, ngày phát hành, đơn vị tính, tổng số lượng, thời gian, số lượng chứng từ, thông tin tài xế, số xe;
• Danh sách xe: Số xe, trọng lượng, chủng loại, liên hệ, ghi chú.

Nhập và xuất mẫu tệp Excel cơ bản

Cách tạo mẫu file quản lý kho trên Excel

Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo file Excel chuẩn nhất chỉ với 3 bước đơn giản. Tùy theo lĩnh vực kinh doanh mà bạn có thể thêm hoặc bớt bảng thông tin cho phù hợp.

• Bước 1: Tạo một tệp Excel hoàn toàn mới
• Bước 2: Tiến hành tạo 5 sheet mới với tên lần lượt là Home, Category, Import, Export, Report.
• Bước 3: Thực hiện nhập dữ liệu phù hợp cho từng sheet được tạo. Thông tin cụ thể như sau:

Sheet HOME: Thông tin giống như file Excel nêu trên

Sheet CATEGORY: Bảng này bao gồm các thông tin chung của các mặt hàng như sau: tên mặt hàng, mã mặt hàng, đơn vị đo lường,… Khi tìm kiếm mã mặt hàng sẽ tự động hiển thị các thông tin còn lại.

Sheet IMPORT: Nhập các thông tin: Đơn vị cung cấp, thời gian, mã mặt hàng, tên mặt hàng, số lượng, giá mặt hàng, tổng số tiền. Ngoài ra có thể nhập thêm các thông tin sau: Mã & địa chỉ nhà cung cấp, số voucher, số điện thoại, ghi chú bổ sung.

Sheet EXPORT: Nhập đầy đủ các thông tin gồm: Thời gian, tên mặt hàng, mã mặt hàng, đơn vị đo lường, số lượng, giá cả, tổng doanh thu, thông tin khách hàng (tên & mã khách hàng), địa chỉ, số điện thoại, số chứng từ, các ghi chú khác.

Sheet REPORT: Cột này phải chứa tất cả thông tin tùy thuộc vào loại báo cáo. Thông tin sẽ bao gồm:

• Báo cáo xuất nhập: tên mặt hàng, số lượng mặt hàng vào ra, số lượng tồn cuối kỳ.
• Báo cáo bán hàng: Tên hàng, số lượng hàng bán, doanh thu
• Quản lý kho chuyên nghiệp File Excel: báo cáo bán hàng từng kỳ, thông tin lãi lỗ từng mặt hàng, số lượng tồn kho hiện tại và tối thiểu, cảnh báo hết hàng.

Tạo file Excel mới và nhập dữ liệu xuất nhập kho đầy đủ và chính xác nhất

Công thức file quản lý tồn kho đơn giản

Bạn phải hiểu căn bản về Excel nếu muốn sử dụng file Excel để quản lý kho dễ dàng. Viindoo sẽ giới thiệu một số công thức Excel cơ bản để các bạn luôn biết cách xử lý dữ liệu một cách nhanh nhất.

Công thức Công thức chi tiếtSử dụng SUM \=SUM(A2,B3,C6)Để tính tổng 2 ô dữ liệu trở lên SUMIF \=SUM(A2:A9,">10")Để tạo hàm tổng hợp có điều kiện SUMPRODUCT=SUMPRODUCT(C2:C4,D2:D4)Để tính tổng giá trị hàng hóa CONCATENATE \=CONCATENATE(A1,B1,C1,D1)Để gộp nội dung các ô dữ liệu A1, B1, C1, D1 AVERAGE \=AVERAGE(A2:A20)Để tính giá trị trung bình từ các ô dữ liệu A2 đến A20 COUNT \=COUNT(B1:B10)Để đếm số từ ô dữ liệu B1 đến B10 COUNTIF=COUNTIF(B1:B10,">9")Để đếm số từ ô dữ liệu B1 đến B10 với điều kiện

Ví dụ về công thức Sumif trong Excel quản lý kho

Giải pháp quản lý kho hiệu quả thay thế Excel

Hiện nay, nhiều chủ doanh nghiệp lựa chọn file Excel để quản lý hàng tồn kho. Công cụ này hoàn toàn miễn phí, miễn là bạn có thể hiểu biết nhất định về Excel. Tuy nhiên, công cụ truyền thống này cũng gây ra nhiều nhược điểm như:

• Hàm Excel khá phức tạp nên việc nhập liệu thủ công sẽ tốn nhiều thời gian và tìm hiểu kỹ.
• File Excel không có khả năng kết nối với các ứng dụng khác để hỗ trợ quản lý tồn kho kỹ lưỡng.
• Dữ liệu không được bảo mật vì mọi thông tin chỉ được lưu trữ trên máy tính. Nếu bạn vô tình làm mất hoặc hư hỏng máy tính thì toàn bộ dữ liệu sẽ có nguy cơ bị mất hoặc bị đánh cắp.
• Dữ liệu không thể được cập nhật đồng thời giữa các phòng ban khác nhau, vì mỗi lần chỉ có một người có thể chỉnh sửa tệp, việc này mất rất nhiều thời gian.

Vì vậy, để khắc phục những hạn chế này phần mềm quản lý tồn kho và bán hàng ra đời nhằm giúp doanh nghiệp có quy trình kiểm kê chuyên nghiệp hơn. Viindoo Inventory góp phần giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng.

Dưới đây là một số tiện ích có trong phần mềm quản lý Inventory & Supply Chain Viindoo:

• Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực;
• Thông báo tự động;
• Tự động cập nhật hàng tồn kho bất cứ khi nào có bất kỳ loại chuyển động nào xảy ra;
• Thông số chi tiết, quy tắc vị trí và sắp xếp, dự báo chi tiết, v.v;
• Phân loại hàng hóa theo nhóm, mã hàng, số lô, số seri, kích thước, tình trạng, v.v...;
• Truy xuất nguồn gốc dựa trên nguyên tắc Lavoisier & Double Bookkeeping.

Phần mềm Quản ý Kho Viindoo Inventory

Phần mềm quản lý kho tất cả trong một dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tự động hóa quy trình kiểm kê của bạn để tăng hiệu quả, độ chính xác và cuối cùng là tiết kiệm chi phí.

Tìm hiểu thêm

Bài viết trên là toàn bộ thông tin về file excel quản lý kho đơn giản mà Viindoo muốn chia sẻ. Nếu doanh nghiệp muốn được tư vấn quản lý kho hiệu quả, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo số hotline 02257309838 để được hỗ trợ nhanh nhất!