Các bước của quy trình ban hành văn bản
Nghị định 34/2016/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/7/2016 quy định chi tiết về quá trình ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Show
Văn bản quy phạm pháp luật (VBQPPL) là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định. Theo Nghị định 34/2016/NĐ-CP, quy trình ban hành VBQPPL gồm 03 bước. Bước 1: Lập đề nghị xây dựng VBQPPL: Các trường hợp phải lập đề nghị xây dựng VBQPPL bao gồm: Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của Quốc Hội, Nghị định của Chính Phủ, Nghị quyết của HĐND. Theo đó, việc lập đề nghị xây dựng VBQPPL được quy định như sau: Hiện nay, việc chuyển tiếp thông tin, văn bản nhanh chóng, liên tục đã trở thành yêu cầu quan trọng của các doanh nghiệp trong thời đại số. Một quy trình quản lý văn bản đi và đến rõ ràng không chỉ giúp tổ chức kiểm soát thông tin chặt chẽ, mà còn đảm bảo tính tức thời, hợp tác liền mạch. Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp cần tìm hiểu và xây dựng quy trình quản lý văn bản đi và đến chuẩn xác để đảm bảo sự phát triển bền vững cho tổ chức. I. Tổng quan về các loại văn bản trong doanh nghiệpCăn cứ Nghị định số 30/NĐ- CP ngày 5/3/2020 quy định về công tác văn thư, các loại văn bản cơ bản trong doanh nghiệp là:
II. Quy trình quản lý văn bản đến1. Tiếp nhận văn bản đếnVăn bản đến được tiếp nhận từ các nguồn khác nhau như bưu điện, email, fax,… Bộ phận văn thư sẽ kiểm tra số lượng, tổng hợp và phân loại thành các nhóm khác nhau. Thao tác tiếp nhận sẽ đảm bảo văn bản được gửi đến đúng người hoặc đúng bộ phận có thẩm quyền xử lý. 2. Đăng ký văn bản đếnBộ phận văn thư tiến hành bóc phong bì, nhân bản, lưu bản gốc, đóng dấu đến. Đồng thời, văn bản được đăng ký vào sổ hoặc hệ thống quản lý để theo dõi và tra cứu về sau. Những thông tin chính cần lưu là số đến, ngày đến, người gửi, nội dung,… 3. Trình, chuyển giao văn bản đếnNgười xử lý sẽ tiến hành xem xét, đọc và hiểu nội dung của văn bản. Sau đó, họ sẽ thực hiện các công việc cần thiết như trả lời, xử lý yêu cầu hoặc chuyển tiếp văn bản đến bộ phận cao hơn để giải quyết. 4. Ban lãnh đạo phân công xử lýSau khi lãnh đạo hoàn tất việc xem xét sẽ tiếp tục phân công văn bản đến các cá nhân hoặc bộ phận có thẩm quyền xử lý. Bước này đảm bảo rằng văn bản được gửi đến người có năng lực và trách nhiệm xử lý. 5. Giải quyết, theo dõi và hoàn tất giải quyết văn bản đến Người hoặc bộ phận được phân công có trách nhiệm giải quyết các yêu cầu hoặc nội dung văn bản đến yêu cầu. Một số hoạt động thường thấy bao gồm nghiên cứu, xác minh thông tin, đưa ra quyết định và thông báo kết quả cho người gửi. III. Quy trình quản lý văn bản đi và các bước xử lý văn bản1. Soạn thảo văn bản điVăn bản đi được soạn thảo với nội dung, thông tin và định dạng phù hợp. Người soạn thảo phải đảm bảo nội dung văn bản truyền đạt thông điệp rõ ràng và chính xác. 2. Trình ký văn bản và xin phê duyệtVăn bản đi sau khi soạn thảo phải được trình ký và xin phê duyệt từ các cấp có thẩm quyền. Bước này đảm bảo rằng văn bản đi được kiểm tra và chấp thuận trước khi được phát hành. 3. Đăng ký văn bản điBộ phận văn thư tiếp nhận văn bản và tiến hành các bước sau:
4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản điSau khi hoàn thành các bước trên, văn thư gắn tem, đóng gói và sắp xếp việc chuyển phát. 5. Phát hành văn bảnVăn bản đi được phát hành đến địa chỉ hoặc người nhận đã được xác định trước đó. Các thông tin chuyển phát nên được kiểm tra kỹ lưỡng nhằm đảm bảo văn bản đi được gửi đến đúng người, địa điểm và kịp thời. IV. Một số khó khăn thường gặp khi quản lý văn bản trong doanh nghiệpCông tác văn thư lưu trữ là hoạt động cơ bản giúp doanh nghiệp đảm bảo việc cung cấp, giải quyết công việc một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn. Tuy nhiên, thực trạng quản lý, luân chuyển văn bản tại các doanh nghiệp vẫn còn tồn đọng một số khó khăn như:
V. Phần mềm tự động hóa quy trình quản lý văn bản đến và điThấu hiểu những thực trạng lưu trữ, tra cứu, quản lý văn bản tại các đơn vị, MISA xây dựng ứng dụng MISA AMIS Văn thư cho phép người dùng giải quyết các vấn đề đã nêu trên. Với MISA AMIS Văn thư, doanh nghiệp có thể quản trị công tác văn thư hiệu quả:
|