TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINHKHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁNMÔN TIN HỌC ỨNG DỤNG Thanh Hóa, tháng 3 năm 2012TIỂU LUẬNPHOTO QUANG TUẤNĐT: 0972.246.583 & 0166.922.4176Gmail: ; Fabook: vttuan85 LỜI CẢM ƠNĐể có được những kiến thức làm bài tiểu luận này là nhờ sự dạy dỗ của thầy Cao Đức Tư, và phương pháp học tập mà trường Đại học Công nghiệp đã tạo điều kiện cho chúng em có môi trường học tập lành mạnh, nhóm chúng em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, các thầy cô bên thư viện đã cho chúng em mượn tài liệu tham khảo, các bạn đã góp ý cho chúng em làm bài tiểu luận này.Nhóm xin chân thành cảm ơn!2MỤC LỤC2.1. Mục đích 42.2. Yêu cầu 4 3. ĐỐI TƯỢNG TÌM HIỂU 5 4. PHƯƠNG PHÁP TÌM HIỂU 5 5. PHẠM VI TÌM HIỂU 51.1.Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước 71.2.Đặt chế độ lưu tự động 7Là chức năng mở một văn bản tạo sẵn, phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O. cũng có thể vào Tab File, chọn Open 8Là chức năng tạo mới văn bản, phím tắt để tạo một tài liệu mới trong Word là Ctrl+N. Cách khác: Nhấn chuột vào Tab File, chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document 118.Chức năng 13Gửi file qua Email từ môi trường Word 139.Chức năng thoát khỏi Word 1410.Chức năng Options 1510.1.Chức năng thêm hoạc bớt các chức năng [Quick Access Toolbar] 1510.2.Chức năng Trust Center 1610.3.Chức năng Language 1810.4.Chức năng Customize Ribbon 1810.5.Chức năng Save 1910.6.Chức năng Dislay 19Đây là chức năng thay đổi hiển thị trang 20Ngoài ra còn có chức năng định dạng trang in 2110.7.Chức năng của General 21MỞ ĐẦU1. LÍ DO CHỌN TIỂU LUẬNMicrosoft Word, còn được biết đến với tên khác là Winword, là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biển hiện nay của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft. Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô [text], các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa [graphics] và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác [multimedia] như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn. Ngoài ra cũng có các công cụ 3như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng.Với nhiệm vụ làm bài tiểu luận cho môn học Tin học ứng dụng, nhóm chúng em chọn đề tài “Tìm hiểu các chức năng của từng group của menu File trong Word” 2. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU2.1. Mục đíchTìm hiểu các chức năng trong menu File- Chức năng lưu Save và lưu bản sao- Chức năng mở và đóng file- Chức năng - Chức năng - Chức năng mở một File Word mới- Chức năng in - Chức năng - Chức năng - Chức năng 2.2. Yêu cầu.Qua những kiến thức đã được thầy dạy và hướng dẫn, nhóm thực hiện nhiệm vụ tìm hiểu các chức năng của menu File. Trong quá trình làm nhóm tìm hiểu them, bổ sung cho nhau những hiểu biết của mình, và để có hiệu quả cao trong nhiệm vụ của mình, nhóm phân chia cho mỗi thành viên một phần, trong quá trình làm, nhóm bố trí thời gian để thảo luận, góp ý và bổ sung cho nhau.4 3. ĐỐI TƯỢNG TÌM HIỂUCác chức năng của menu File trong Word 4. PHƯƠNG PHÁP TÌM HIỂU- Phương pháp phân tích và so sánh.- Phương pháp logic.- Phương pháp nghiên cứu, đánh giá từ thực tế sử dụng. 5. PHẠM VI TÌM HIỂUSử dụng trong hệ điều hành Microsoft Excel NỘI DUNG BẢNG PHÂN CHIA NHIỆM VỤ VÀ CÁC CHỨC NĂNG CỦA TỪNG GROUP TRONG MENU FILE SVTH Biểu tượng Chức năng5Lê Thị Hải Yến Lưu bản chínhLưu bản sao trên bản chínhMở một file mới có sẳnĐóng file WordVũ Hoàng SơnMở một file mới rổngNguyễn Thị Minh TrangIn ấnChức năng Lê Văn TuấnThoát khỏi Word1. Chức năng lưu Đây là chức năng lưu bản Word. Phím tắt để lưu tài liệu là Ctrl+S. Cách khác: Nhấn Tab File, chọn Save.Nếu file tài liệu này trước đó chưa được lưu lần nào, sẽ được yêu cầu đặt tên file và chọn nơi lưu.Để lưu tài liệu với tên khác [hay định dạng khác], nhấn Tab File, chọn Save As [phím tắt F12].61.1. Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trướcMặc định, tài liệu của Word 2010 được lưu với định dạng là *.DOCX, khác với *.DOC mà đã quen thuộc. Với định dạng này, sẽ không thể nào mở được trên Word 2003 trở về trước nếu không cài thêm bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở trên Word 2003 mà không cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép lưu lại với định dạng Word 2003 [trong danh sách Save as type của hộp thoại Save As, chọn Word 97-2003 Document].Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, nhấn Tab File, chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options. Trong khung bên trái, chọn Save. Tại mục Save files in this format, chọn Word 97-2003 Document [*.doc]. Nhấn OK.1.2. Đặt chế độ lưu tự độngĐể đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu, nên bật tính năng sao lưu tự động theo chu kỳ. Nhấn Tab File, Word Options, chọn Save72. Chức năng Save As Để lưu tài liệu với tên khác [hay định dạng khác], nhấn Tab File, chọn Save As [phím tắt F12]. Chức năng này tương tự như chức năng Save.3. Chức năng Open Là chức năng mở một văn bản tạo sẵn, phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O. cũng có thể vào Tab File, chọn Open.4. Chức năng Close Đây là chức năng đóng một văn bản, để thực hiện chức năng này ta vào tab File, sau đó chọn Close. 85. Chức năng InfoLà chức năng bảo vệ tài liệu WordWord 2010 hỗ trợ sẵn tính năng đặt password bảo vệ văn bản với tính bảo mật cao. Bạn nhấp vào biểu tượng tab File phía trên góc trái > chọn Info > Click Protect Document and Click Encrypt with Password > nhấp OK. Xác nhận lại password > nhấn OK.Click the File tab, then Click Info. On the menu to the right Click Protect Document and Click Encrypt with Password.9 Hộp thoại Encrypt Document, bạn nhập password vào. Click OK Từ bây giờ, mỗi khi mở file văn bản này, Word sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu nhập password. Chỉ người nào biết password mới có thể xem được nội dung của file.10Muốn hủy bỏ, bạn chỉ việc vào hộp thoại Encrypt Document để xóa password bảo vệ.6. Chức năng New Là chức năng tạo mới văn bản, phím tắt để tạo một tài liệu mới trong Word là Ctrl+N. Cách khác: Nhấn chuột vào Tab File, chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document.Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button [hoặc Tab File], chọn New. Nhấn nút Create để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn.7. Chức năng in -Tab File, chọn Print11- Copies: chọn số bản in- Printer : chọn tên máy in tương ứng đã được cài đặt trong Windows. Nếu máy in đang sử dụng không có tên trong danh sách này [nghĩa là nó chưa được khai báo] thì phải thực hiện các bước sau:o Nhắp Start, chọn Settings và nhắp Printers.12o Nhắp đúp vào biểu tượng Add Printer.o Thực hiện các bước cài đặt máy in của chức năng Add Printer Wizard- Pages : in số trang chọn lựa bằng cách gõ các số trang vào, dùng dấu “,” để phân cách các trang rời rạt, dấu gạch nối “-“ để in các trang liên tiếp.8. Chức năng Gửi file qua Email từ môi trường WordDù vẫn hay mở hòm thư, chọn chức năng tạo mới rồi đính kèm file văn bản để gửi cho đối tác, bạn có thể thay đổi thói quen này bằng cách gửi ngay trên môi trường Word. Điều kiện là máy tính của bạn đã cài Outlook Express hoặc Microsoft Express.Khi có hòm thư e-mail do một máy chủ hỗ trợ [theo giao thức IMAP hoặc POP3], bạn có thể dùng Outlook Express, Microsoft Express. Hòm thư webmail 13của Google [Gmail] hay Yahoo cũng hỗ trợ giao thức POP3 [nhưng Yahoo chỉ dùng được tính năng này ở bản đóng phí].Các bước thực hiện như sau:- Mở một tập tin muốn gửi- Vào menu File > Share > Send Using E-mail. Chọn tiếp một kiểu để gởi emailNhư đã nói ở trên, lệnh này chỉ thành công khi Word phát hiện một hệ thống e-mail tương thích và hoạt động khi các chương trình đó đã được cài đặt.- Lúc này giao diện gửi thư hiện ra với các dòng như To , CC , Subject Nếu không nhớ e-mail của người gửi, bạn nhấn vào biểu tượng hình quyển vở để đọc sổ địa chỉ và chọn > OK.- Biểu tượng có dấu mũi tên màu xanh và dấu chấm than sẽ giúp bạn đặt e-mail gửi đi của mình ở cấp độ ưu tiên nào [thấp, bình thường, cao]. Bạn cũng có thể đính kèm các file khác ngay trên môi trường Word bằng cách nhấn vào biểu tượng chiếc kẹp ghim.- Sau đó, nhấn vào mục Send a copy.Chú ý rằng vào lần đầu tiên gửi thư theo cách này, có thể bạn sẽ được yêu cầu nhập ID, password và domain. Lúc này, bạn chỉ cần gõ lại đúng như khai báo đối với hòm thư Outlook hoặc Microsoft Express đã tạo trước đó.9. Chức năng thoát khỏi WordĐể thực hiện chức năng này ta Click chuột và menu File và Click chuột vào biểu tượng 1410.Chức năng Options10.1. Chức năng thêm hoạc bớt các chức năng [Quick Access Toolbar]Hộp thoại Word Options hiển thị1510.2. Chức năng Trust Center Là chức năng định dạng in, thực hiện chức năng này bằng cách Click chuột và menu File, chọn Options , kế tiếp chọn Trust Center, chọn mục Trust Center Settings16Và nhấn vào Privacy Options. Sau đó nhấn chuột đánh dấu mục Warn before printing và bấm nút OK. Ngoài ra còn có một cách định dạng khác đối với những tài liệu mang nội dung riêng tư, đơn giản đó là giải pháp không cho in văn bản ra giấy, cần lựa chọn toàn bộ trang văn bản [Ctrl+A], sau đó bấm nút chuột phải và chọn mục Font trong trình đơn thả, đánh dấu vào mục Hidden rồi ấn nút OK. 17Kết thúc bước này, nội dung văn bản của bạn đã được ẩn đi. Để hiện lại trên màn hình, bạn vào Tab File/Options, nhấn đánh dấu mục Hidden text sau đó đừng quên nhấn nút OK. 10.3. Chức năng LanguageĐây là chức năng lựa chọn tính năng ngôn ngữ cho File Word10.4. Chức năng Customize RibbonLà chức năng thêm bớt các Ribbon.Thực hiện chức năng này bằng cách chọn menu File, Hộp thoại Word Options mở ra, kế tiếp chọn Customize Ribbon, từ đây ta có thể chọn lựa thêm hoạc bớt các Ribbon.1810.5. Chức năng SaveLà chức năng thay đổi thuộc tính lưu như : Định dạng trạng thái lưu mặc định, chế độ lưu tự động, thời gian lưu tự động, mặc định nơi lưu …10.6. Chức năng Dislay19Đây là chức năng thay đổi hiển thị trangHiện khoảng trắng giữa các trang trong xem Giao diện Print Chọn tùy chọn này để hiển thị các lề trên và dưới cùng của trang, bao gồm các nội dung của đầu trang và cuối trang.Hiện nhãn hiệu highlighter Chọn tùy chọn này để hiển thị văn bản nêu bật trên màn hình và trong các tài liệu in.Hiển thị chú giải công cụ tài liệu trên di chuột Chọn tùy chọn này để hiển thị thông tin như URL và nhận xét ý kiến trong hộp màu vàng cửa sổ pop-up. ToolTips, còn được gọi là ScreenTips, xuất hiện khi bạn nghỉ ngơi con trỏ chuột của bạn trên một siêu liên kết, nhận xét đánh dấu tài liệu tham khảo, hoặc nội dung tương tự.Các ký tự Tab Chọn tùy chọn này để hiển thị các ký tự tab như mũi tên.Spaces Chọn tùy chọn này để hiển thị không gian giữa các từ như một dấu chấm.Đánh dấu đoạn văn Chọn tùy chọn này để hiển thị kết thúc của đoạn văn bản với các biểu tượng đoạn.Ẩn văn bản Chọn tùy chọn này để hiển thị một đường chấm chấm theo văn bản được định dạng như ẩn.Dấu gạch nối tùy chọn Chọn tùy chọn này để hiển thị dấu gạch ngang cho biết nơi để phân chia một từ ở cuối dòng. Dấu gạch nối tùy chọn không được in, trừ khi một từ thực sự phá vỡ vào cuối của một dòng. Khi một từ phá vỡ ở cuối dòng, dấu gạch nối tùy chọn được in như một dấu nối thường xuyên.Neo đối tượng Chọn tùy chọn này để hiển thị neo đối tượng, chỉ ra rằng một đối tượng được gắn vào một đoạn văn cụ thể.Tùy chọn nghỉ Chọn tùy chọn này để kiểm soát nơi bị vỡ ra từ hoặc cụm từ nếu nó rơi vào cuối của một dòng. Nếu bạn sử dụng Microsoft Office Word với một ngôn ngữ Đông Á, tùy chọn này ngăn chặn việc phá vỡ không chính xác của văn bản.Hiện tất cả các nhãn hiệu định dạng Chọn tùy chọn này để hiển thị tất cả các ký tự định dạng được liệt kê trong Luôn luôn hiển thị các nhãn hiệu định dạng trênphần màn hình, có hoặc không được chọn hộp kiểm có liên quan với mỗi 20một. Khi bạn bật tắt tùy chọn này, chỉ có các ký tự định dạng được chỉ định bởi các hộp kiểm tra được lựa chọn trong các Luôn luôn hiển thị các nhãn hiệu định dạng trên phần màn hình được hiển thị.Ngoài ra còn có chức năng định dạng trang inBản vẽ in được tạo ra trong Word Chọn tùy chọn này để in tất cả các đối tượng vẽ, chẳng hạn như hình dạng và hộp văn bản. Xoá hộp kiểm này có thể tăng tốc độ quá trình in ấn của bạn, bởi vì Word in một ô trống ở vị trí của từng đối tượng vẽ.In màu nền và hình ảnh Chọn tùy chọn này để in tất cả các màu nền và hình ảnh.Xoá hộp kiểm này có thể tăng tốc độ quá trình in ấn của bạn.Thuộc tính tài liệu in Chọn tùy chọn này để in thông tin tóm tắt của tài liệu trên một trang riêng biệt sau khi tài liệu được in. Từ các cửa hàng thông tin tóm tắt trên bảng Tài liệu thông tin.In văn bản ẩn Chọn tùy chọn này để in tất cả các văn bản được định dạng như ẩn.Word không in các chấm nhấn mạnh rằng sẽ xuất hiện trong các văn bản ẩn trên màn hình.Cập nhật các lĩnh vực trước khi in Chọn tùy chọn này để cập nhật tất cả các lĩnh vực trong một tài liệu trước khi in.Cập nhật dữ liệu được liên kết trước khi in Chọn tùy chọn này để cập nhật tất cả các thông tin liên kết trong một tài liệu trước khi in.10.7. Chức năng của GeneralCung cấp thông tin phản hồi với âm thanhCung cấp thông tin phản hồi với hình ảnh độngXác nhận chuyển đổi định dạng tập tin mởCập nhật liên kết tự động mởCho phép mở một tài liệu xem Dự thảoCho phép nền tảng mở của các trang webKích hoạt tính năng repagination nền21Xem thêm lỗi giao diện người dùng.Địa chỉ gửi thưKẾT LUẬN1. Kết quả tìm hiểuTrong quá trình làm bài tiểu luận, nhóm đã tìm được và cũng cố những kiến thức cơ bản của Word, nhất là trong phần nội dụng của đề tài, đó là các chức 22năng của menu File,, ngoài ra trong quá trình làm bài, được thực hành thực tế nhiều hơn những kiến thức đã được học, từ đó cũng năm chắc được những thao tác thực hiện được nhanh hơn thông qua hiểu biết về các chức năng của từng menu, từng group.2. Đề xuất và kiến nghị:Với những chức năng của menu File mà chúng em tìm hiểu được có thể còn rất nhiều thiếu sót, đó là do khả năng tiếp thu bài thầy giảng còn hạn chế và quá trình tìm hiểu còn gặp khó khăn, với yêu cầu của đề tài thì các chức năng của các group các menu chỉ được thể hiện cụ thể thông qua các thao tác cụ thể, vì thế để tìm hiểu các chức năng, chúng em phải tìm hiểu nhiều các thao tác qua nhiều tài liệu.Sau khi làm bài tiểu luận này, nhóm chúng em nhận thấy, để học tập tốt và thao tác nhanh cần phải nắm vững các chức năng của từng group, từng menu.DANH SÁCH NHÓMSTT HỌ VÀ TÊN MSSV LỚP231 Lê Thị Hải Yến 110112032 Vũ Hoàng Sơn 110292233 Nguyễn Thị Minh Trang 110110434 Lê Văn Tuấn 11012823TÀI LIỆU THAM KHẢO* Một số giáo trình:24- Giáo trình Tin Học Ứng Dụng; tác giả: Th.S Trần Duy Vũ, Ngọc Lan; NXB: ĐH Công Nghiệp TP HCM – khoa Kế toán – Kiểm toán; xuất bản năm 2009. - Giáo trình Tin Học Văn Phòng, Nguyễn Tiến – Nguyễn Văn Hoài – NXB Giáo Dục.- Giáo trình Tin Học Văn Phòng, Trung tâm Công Nghệ Thông Tin, trường ĐH Công Nghiệp TP HCM.* Một số tài liệu từ các trang Web:- //www.webketoan.vn/-//www.google.com.vn/-//www.tinhocungdung.vn/25