Xây dựng kế hoạch nhân sự bài bản và chỉnh chu luôn là điều mà các nhà quản lý quan tâm. Bởi đây chính là yếu tố giúp quy trình quản trị nhân sự thuận lợi hơn.
Quản lý nhân sự là gì?
Nhân sự là yếu tố nền tảng, cốt lõi của bất kỳ doanh nghiệp nào. Vì vậy, các doanh nghiệp luôn quan tâm đến việc xây dựng kế hoạch nhân sự bài bản. Bởi đây là nền móng cho mục tiêu phát triển lâu dài và toàn diện. Không chỉ vậy, nó cũng góp phần giúp doanh nghiệp cụ thể hóa tầm nhìn tương lai. Từ đó có những bước đi đúng đắn hơn.
Trước hết, bạn cần hiểu quản lý nhân sự là gì? Chúng ta đều hiểu bản chất của nó nhưng để định nghĩa rõ ràng bằng câu từ thì không phải ai cũng có thể phát biểu rõ ràng.
Quản lý nhân sự được hiểu đơn giản chính là quản lý con người của một tổ chức. Người quản lý cần đảm bảo khai thác, sử dụng hợp lý và hiệu quả nguồn nhân lực. Quản lý nhân sự có nhiệm vụ dẫn dắt hoạt động, thực hiện mục tiêu, thu hút ứng viên tài năng, giữ chân nhân viên giỏi tiếp tục gắn bó với doanh nghiệp. Bằng cách sắp xếp vị trí làm việc phù hợp với kỹ năng của họ, tạo môi trường làm việc thân thiện, vui vẻ và đoàn kết…
Tại sao cần xây dựng kế hoạch nhân sự?
Trước tiên, chúng ta hãy tìm hiểu thế nào là lập kế hoạch nhân sự?
Lập kế hoạch nhân sự là quá trình phân tích, xác định nhu cầu, tình hình nhân sự của công ty và nguồn nhân lực sẵn có, để tổ chức có thể đạt được các mục tiêu chiến lược. Ví dụ như là việc giữ chân nhân viên giỏi và tiếp tục thu hút thêm các nhân tố tài năng.
Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch nhân sự, bởi vì:
- Một kế hoạch cụ thể, rõ ràng giúp doanh nghiệp có thể xây dựng nên đội ngũ nhân viên lý tưởng. Bên cạnh đó, có chiến lược cụ thể phát triển doanh nghiệp một cách tối ưu. Từ đó giúp tối ưu chi phí tuyển dụng đào tạo nhờ nguồn thông tin phân tích, dự báo số lượng và chất lượng nhân sự.
- Kế hoạch cũng sẽ mang đến sự phân bổ nguồn lực phù hợp. Đơn cử như bố trí nhân sự hiệu quả, đúng người, đúng việc, nâng cao năng suất làm việc. Đồng thời, doanh nghiệp có thể bồi dưỡng, giữ chân nhân viên lâu dài. Từ đó nâng cao năng lực đội ngũ nhân sự, thì đây là một điều hết sức cần thiết.
- Dự đoán được những thách thức trên thị trường lao động. Qua đó phản ứng nhanh chóng để thích nghi và phát triển chiến lược hoạt động phù hợp.
- Xác định những kiến thức và kỹ năng còn thiếu của nguồn lao động hiện tại so với nhu cầu tương lai. Rút ngắn khoảng cách bằng những chương trình đào tạo nhân sự hợp lý.
Hơn nữa, một kế hoạch quản lý nhân sự tốt sẽ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu sau:
- Mục tiêu về số lượng: chúng ta biết rằng, số lượng nhân sự là rất quan trọng đối với một doanh nghiệp. Nếu thiếu sót quá nhiều nhân sự sẽ ảnh hưởng đến khả năng vận hành chung cũng như năng suất làm việc. Nhưng nếu tuyển dụng nhân sự dư thừa, nhân sự không có nhiều việc để xử lý. Khiến doanh nghiệp lãng phí nguồn lực tài nguyên và lãng phí chi phí, ảnh hưởng đến lợi nhuận.
- Mục tiêu về chất lượng: hãy đảm bảo đội ngũ nhân viên của bạn được trang bị đầy đủ kiến thức, năng lực cần thiết, được tạo điều kiện để nâng cao kỹ năng để làm việc và có định hướng phát triển nghề nghiệp rõ ràng trong tương lai.
- Mục tiêu về chi phí: chính là việc tối ưu chi phí các khoản chi trả cho đội ngũ nhân sự. Nếu các khoản chi phí này quá lớn sẽ gây sụt giảm lợi nhuận. Tệ hơn là khiến doanh nghiệp phá sản. Nhưng nếu khoản chi phí này quá ít, sẽ khiến nhân viên nản lòng. Từ đó ảnh hưởng đến năng suất làm việc và gây ảnh hưởng chung cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Top 3 kế hoạch nhân sự mẫu
Tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mà mẫu kế hoạch nhân sự sẽ có những phần nội dung khác nhau và được sáng tạo theo những phương pháp riêng. Tuy nhiên dù thế nào, thì bản kế hoạch nhân lực cần phải đáp ứng được 4 đề mục nội dung cơ bản sau đây:
- Phần 1. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến nguồn nhân lực
- Phần 2: Đánh giá chất lượng, số lượng,… đội ngũ nhân công hiện tại của doanh nghiệp
- Phần 3: Phân tích nguồn cung/cầu nhân lực và khả năng điều chỉnh
- Phần 4: Kiểm tra, đánh giá về quá trình thực hiện
4 phần nội dung này là những yêu cầu cơ bản của một kế hoạch đơn giản. Trên thực tế, một kế hoạch quản trị nhân sự chi tiết sẽ chứa nhiều thông tin hơn, phức tạp hơn, cung cấp nhiều dữ liệu và dự đoán hữu ích cho công tác sắp xếp và phân bổ nguồn lực hợp lý.
Hãy cùng tham khảo qua một vài kế hoạch nhân sự mẫu hay dưới đây nhé:
Kết luận
Tóm lại, xây dựng kế hoạch quản trị nguồn nhân lực là điều mà mọi doanh nghiệp đều cần triển khai nếu muốn xây dựng đội ngũ nhân lực tốt và thực hiện các chiến lược lâu dài một cách hiệu quả. Hy vọng bài viết mà Testcenter chia sẻ đã giúp bạn có thêm những thông tin tuyệt vời và hữu ích.
Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam [MSB]…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp không mấy coi trọng việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Vì đơn giản đối với họ, việc tuyển dụng chỉ là vấn đề thay thế nhưng nhân viên bị sa thải hoặc lấp một vị trí trống hoặc thiếu. Tuy nhiên đối với người quản trị nhân sự chuyên nghiệp, hay công ty có đội ngũ nhân viên nhân sự chuyên nghiệp, thì điều đó không đơn giản chỉ là đưa ra một bảng liệt kê số lượng. Đây là một vai trò vô cùng quan trọng đối với việc phát triển doanh nghiệp. Do vậy, người quản trị nhân sự chuyên nghiệp rất coi trọng việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cũng như tuyển dụng khá khắt khe. Bạn chưa nắm được giá trị của hoạt động này thì hãy theo dấu bài viết để khám phá, học hỏi cách lập kế hoạch về tuyển dụng nhân sự của các bậc chuyên gia nhé.
1. Tại sao phải cần thiết lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự?
Trên thực tế, chúng ta có thể nhận ra rằng có rất nhiều doanh nghiệp ngẫu hứng trong công tác tuyển dụng nhân sự. Họ sẵn sàng tuyển dụng các ứng viên khi cảm thấy thiếu nhân lực làm việc mà không cần phải quan tâm đến công tác chuẩn bị, chẳng hạn như các tiêu chuẩn về mẫu CV xin việc online, yêu cầu, nhiệm vụ và kỹ năng cần có ở các ứng viên khi thực hiện làm việc.
Bạn biết đấy, một kết quả không thể tồi tệ hơn, các nhân viên mới thường gặp phải nhiều rắc rối trong công việc vì không biết thể hiện khả năng của mình như thế nào, và các nhà quản lý doanh nghiệp cũng rất “hoang mang” và mệt mỏi khi phải dọn dẹp “đống đổ nát” này. Đôi khi sự việc sẽ trầm trọng hơn khi xuất hiện những mẫu thuẫn nội bộ, mất đoàn kết, thậm chí buộc doanh nghiệp phải đuổi việc hết người này đến người khác, và lại tuyển dụng thêm từ người này sang người nọ.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp biết cách lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự thì hệ quả này đã không xảy ra. Và thực tế cho thấy rằng ít có bộ phận nhân sự hay người đứng đầu của doanh nghiệp nào nhận thức được tầm quan trọng của một bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Doanh nghiệp sẽ chỉ thu nhận được những ứng viên tầm trung, không thực sự xuất sắc nếu như họ chỉ chuẩn bị một kế hoạch tuyển dụng nhân sự sơ sài.
2. Đâu là thời điểm then chốt?
Đầu tiên, hãy xác định đâu là thời điểm tuyệt vời để bắt đầu với một bản kế hoạch tuyển dụng? Theo thống kể và thực tế đã chứng minh thời điểm từ tháng Mười đến tháng Mười Một của năm nay chính là thời điểm “vàng” để doanh nghiệp lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho năm kế tiếp.
Tuy nhiên, các chuyên viên nhân sự cũng nên lưu ý rằng rất có thể các nhân viên của bạn vì một lý do nào đấy mà nghỉ việc bất ngờ. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần có một giải pháp, phương án thay thế, bổ sung nhân sự khi bị “khuyết” đi các vị trí công việc, chẳng hạn như hãy lên kế hoạch cho việc tuyển dụng hệ thống thực tập sinh, cộng tác viên, nhân viên thời vụ,...
3. Kế hoạch tuyển dụng nhân sự dài hạn
Để lập ra được bản kế hoạch chi tiết, logic thì người quản trị sẽ chia ra 2 phần: kế hoạch tuyển dụng dài hạn [tính theo năm] và kế hoạch tuyển dụng ngắn hạn. Từng mức độ sẽ có đặc điểm riêng.
3.1. Tại sao cần lập kế hoạch tuyển dụng dài hạn?
Do nhân sự tại các doanh nghiệp thường xuyên biến động nếu như doanh nghiệp đó chưa thực sự đi vào hoạt động bền vững ổn định. Vì thế, việc dự trù nguồn nhân sự là điều cần thiết. Hoặc những doanh nghiệp đang trên đà phát triển, cần mở rộng quy mô, phát triển việc kinh doanh thì tuyển dụng mới và tuyển dụng thay thế sẽ giúp doanh nghiệp định hướng phát triển đúng theo tiến trình phát triển đã đặt ra. Vì thế, nếu phòng nhân sự không lên sẵn kế hoạch một cách cẩn thận thì sẽ đưa doanh nghiệp rơi vào tình trạng thiếu hụt nhân sự lâu dài, làm chậm quá trình phát triển theo đúng tiến độ kế hoạch.
Đối với phương án tuyển dụng dài hạn, có 3 bước mà nhà tuyển dụng cần phải thực hiện.
3.2. Các bước thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân sự
3.2.1. Thẩm định kế hoạch nhân sự
Bước đầu tiên này mở màn cho việc nắm bắt rõ tình hình nhân sự của toàn công ty. Từ đó sẽ biết được các bộ phận nào đang cần người, những bộ phận nào đề xuất giảm thiểu nhân lực. Một cuộc họp bàn với các bộ phận quản lý của các phòng ban sẽ phân tích và đánh giá rõ về nhu cầu nhân sự. Nhiệm vụ tiếp theo của nhà tuyển dụng chính là xây dựng chi tiết các tiêu chí trong kế hoạch tuyển dụng. Bao gồm thời gian, mục đích tuyển dụng, số lượng tuyển là bao nhiêu, chi tiết bản mô tả công việc, chế độ phúc lợi, yêu cầu,... Khi lập kế hoạch này cần phải liệt kê cả những nhân viên đã hết hạn hợp đồng, có đủ yêu cầu để tiếp tục làm việc hay cần phải thanh lý hợp đồng và các nhân viên đang trong chế độ thai sản.
3.2.2. Phân tích nhu cầu, lên kế hoạch
Để lên được kế hoạch cụ thể theo hướng tuyển dụng nào thì nhân viên cần phải phân tích được nhu cầu của thị trường và các điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp như yêu cầu về thời gian hoàn thành, mức phí tuyển dụng bỏ ra là bao nhiêu. Rất đơn giản để tính toán phân tích. Chẳng hạn như để tuyển dụng nhân viên một chuyên môn nào đó, do mỗi vị trí có rất nhiều ứng cử viên cho nên không quá khó để chú ý tới việc tìm nguồn và số lượng. Người tuyển dụng chỉ cần tập trung vào chuyên môn của người ứng viên khi muốn tìm việc thì cần đáp ứng những nhu cầu gì. Nhưng nếu cần tuyển vị trí cao hơn như trưởng phòng, lãnh đạo thì đương nhiên không thể xuề xòa mà cần phải thiết lập kế hoạch khác. Chẳng hạn như cần đề xuất kinh phí để thuê đơn vị săn đầu người là điều cần thiết.
3.2.3. Điều chỉnh kế hoạch phù hợp với thực tế
Bởi kế hoạch là kế hoạch dài hạn cho nên việc phải điều chỉnh để phù hợp với từng giai đoạn diễn tiến khác nhau và không lường trước được khi lập kế hoạch của nhà tuyển dụng là điều đương nhiên. Để điều chỉnh, nhà nhân sự cũng cần phải dựa vào việc phân tích chi tiết tình hình thực tế để đưa ra những thay đổi hay bổ sung sát sao và hiệu quả. Từ đó đưa ra thông báo tuyển dụng chi tiết và hiệu quả cho công tác tuyển người trong thời gian dài hạn.
4. Kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn
Dựa trên tính cấp thiết của công việc trong thời điểm hiện tại để tìm kiếm nhân sự. Đó có thể là nhu cầu cần thay thế ngay khi nhân sự cũ nghỉ đột xuất và vị trí đó còn trống hoặc cũng có thể tuyển dụng gấp vì triển khai một dự án mới mà chưa có người đảm nhận.
4.2. Lên kế hoạch
Làm rõ yêu cầu đối với nhân sự. Từ đó đưa tới các phương hướng để thực hiện. Người tuyển dụng cần phải thiết lập được các tiêu chí đánh giá như năng lực, mức lương, sự phù hợp với văn hóa,... của người ứng viên. Sau đó tiến hành sàng lọc hồ sơ phù hợp với nhu cầu tuyển dụng của công ty. Với những hồ sơ đã được lọt vào vòng trong, nhà tuyển dụng cần phải xây dựng kế hoạch cho buổi phỏng vấn diễn ra một cách hoàn hảo.
4.3. Chọn ra người trực tiếp tuyển dụng
Thông thường, tùy theo quy mô và lĩnh vực, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp, người trực tiếp tuyển dụng có thể chỉ dừng lại ở một cá nhân, hay cũng có thể là một hội đồng tuyển dụng. Hội đồng tuyển dụng thường bao gồm nhiều cá nhân có chức vụ và vai trò khá quan trọng trong doanh nghiệp, chẳng hạn như: Giám đốc, trưởng phòng bộ phận nhân sự, quản lý trong công việc cần tuyển dụng, chuyên viên nhân sự có trách nhiệm hướng dẫn trực tiếp sau khi ứng viên trúng tuyển; chuyên viên bộ phận nhân sự để làm thư ký cho buổi phỏng vấn ứng viên.
4.4. Tính toán thời gian và địa điểm tuyển dụng
Một việc quan trọng mà các nhà tuyển dụng nên cân nhắc tính toán thật kỹ càng nữa đó là lựa chọn thời gian cũng như địa điểm đến thực hiện việc tuyển dụng. Lên một kế hoạch về thời gian cố định, cụ thể, đừng để các ứng viên phải sốt sắng khi chờ đợi bạn, hay chuẩn bị một phòng ốc sạch sẽ, thoáng mát, không bẩn, không gò bó, sẽ làm các ứng viên thoải mái và xem một cuộc phỏng vấn đơn giản chỉ là một cuộc trò chuyện về công việc trong tương lai.
Với những bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự như trên, các bạn sẽ có được một kỳ tuyển dụng đầy hiệu quả. Đây cũng là cơ sở để những nhà nhân sự có thể rèn luyện được kỹ năng nghề nghiệp của mình. Hy vọng, những chia sẻ ở trên sẽ hữu ích cho các bạn, chúc các bạn thành công!
Nguồn: timviec365.vn
Sưu tầm: Kim Anh – P. HCNS