Quản trị là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống cũng như trong công việc, đặc biệt đối với doanh nghiệp quản trị đóng vai trò thiết yếu không thể thiếu nhằm giúp doanh nghiệp đạt được mục đích, sứ mệnh trong bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào. 5 Chức năng cơ bản trong quá trình quản trị chính là: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều phối và kiểm soát; trong đó hoạch định chính là nền tảng của hoạt động quản trị.
Hoạch định là gì?
Hoạch định là một tiến trình trong đó nhà quản trị cần định hướng, xác định hướng đi cho doanh nghiệp trong tương lai; trong quá trình hoạch định nhà quản trị cần phải xác định mục tiêu, hoạch ra những hành động nhằm đạt được mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra. Để dễ hiểu hơn thì hoạch định chính sự ra quyết định doanh nghiệp, tổ chức nên làm gì, làm như thế nào, … dựa trên nền tảng mục đích, sứ mệnh chung của cả doanh nghiệp.
Vậy để cụ thể hơn thì các công việc trong hoạch định chính là phương thức xử lý giải quyết các vấn đề theo kế hoạch, hành động cụ thể đã đề ra trước đó. Để công tác hoạch định diễn ra ở mức tốt nhất đòi hỏi cần có sự tham gia của cả doanh nghiệp, tổ chức trong việc đề ra các mục tiêu, xây dựng một chiến lược tổng thể, triển khai và phối hợp các hoạt động đó một cách thống nhất.
Do đó hoạch định giữ chức năng mở đường cho các hoạt động quản trị khác trong doanh nghiệp. Để công tác hoạch định đạt kết quả tối ưu nhất thì phải đáp ứng được các yêu cầu như: Nhất quán, khả thi, cụ thể, linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn, khoa học, linh hoạt, khách quan nhất có thể.
Vai trò của hoạch định trong quản trị doanh nghiệp
- Hoạch định giúp doanh nghiệp định hướng được hướng đi để có những chiến lược, kế hoạch phù hợp trong tương lai.
- Hoạch định giúp đề ra được mục tiêu, phương pháp, cách thức cho các hoạt động của tổ chức.
- Là công cụ thiết yếu trong việc phối hợp, thống nhất sự nỗ lực của các thành viên trong tổ chức, từ đó tạo sự gắn kết thống nhất trong doanh nghiêp.
- Giúp làm giảm được rủi ro trong các hoạt động kinh doanh và tính bất ổn định trong các hoạt động khác của doanh nghiệp.
- Hoạch định đảm bảo được sự hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp trong môi trường luôn thay đổi và hạn chế sự chồng chéo và các hoạt động lãng phí công việc.
- Hoạch định giúp thiết lập nên những tiêu chuẩn hỗ trợ cho công tác kiểm tra kết quả sau quá trình quản trị.
Ý nghĩa của công tác hoạch định trong quản trị
Hoạch định là một chức năng cơ bản nhưng lại khá quan trọng trong công tác quản trị của doanh nghiệp trong bất cứ lĩnh vực nào; hoạch định được thực hiện với mục đích làm nền tảng vững chắc cho các hoạt động khác trong doanh nghiệp. Một nhà lãnh đạo tài giỏi sẽ giúp cho quá trình hoạt định trở nên hiệu quả có tầm nhìn mang tính dài hạn và thúc đẩy đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Ưu điểm và những hạn chế của công tác hoạch định
Ưu điểm:
- Hoạch định giúp các nhà lãnh đạo phát hiện thêm nhiều cơ hội mới, thấy được và giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra; từ đó vạch ra những hành động hữu hiệu nhằm tăng sự phát triển, nâng cao chất lượng làm việc của tổ chức, doanh nghiệp.
- Giúp cho các bộ phận trong doanh nghiệp có cơ sở để phối hợp tốt hơn, tăng hiệu quả trong làm việc nhóm và định hướng nỗ lực của các thành viên trong từng bộ phận.
- Tạo nên sự chuẩn bị tốt trước tình hình kinh tế thay đổi liên tục và tạo ra hệ thống đánh giá hiệu quả cao hơn trong công việc.
Hạn chế:
- Gò bó trong công việc, đôi khi thiếu sự linh hoạt vì luôn thực hiện theo một kế hoạch đã đề ra, giảm sự sáng tạo.
- Không chỉ rõ được các điểm bất cập trong môi trường làm việc thực tế của nhân viên như trình độ chuyên môn, cơ sở vật chất,…
- Trong một số trường hợp kết quả của hoạch định không phản ánh được khả năng vốn có của doanh nghiệp.
Tiến trình hoạch định của doanh nghiệp
Bước 1: Xây dựng sứ mệnh và đề ra các mục tiêu
Việc vạch ra sứ mệnh và mục tiêu là bước đầu tiên cho mọi công tác quản trị, bởi nó sẽ giúp bạn xác định được những vấn đề sau: công ty kinh doanh ngành gì trên những lĩnh vực nào? công ty sẽ cam kết những điều gì? Kết quả công ty cần đạt được là gì?,…
Bước 2: Phân tích môi trường vi mô và vĩ mô
Các hoạt động của doanh nghiệp không chỉ bị ảnh hưởng bởi yếu tố bên trong công ty mà còn phải chịu sự tác động của môi trường bên ngoài. Vì vậy là một nhà quản trị bạn cần phải xác định được các cơ hội, mối đe dọa có thể ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh hoạt động của doanh nghiệp. Để xác định được cơ hội và đe dọa bạn có thể dựa trên mô hình 5 tác lực cạnh tranh của Michael Porter: đối thủ cạnh tranh trực tiếp, đối thủ cạnh tranh tiềm năng, khách hàng, nhà cung cấp, các sản phẩm và dịch vụ thay thế.
Bên cạnh việc xác định về môi trường bên ngoài bạn cũng cần phải quan tâm các yếu tố bên trong nội bộ doanh nghiệp để xác định điểm mạnh điểm yếu dựa trên đó làm nền tảng xây dựng chiến lược cho công ty. Đó cũng là điều tất yếu để bạn có thể định vị cho thương hiệu và tạo sự khác biệt cho sản phẩm của doanh nghiệp bạn so với các đối thủ khác trên thị trường.
Bước 3: Xây dựng và thiết kế chiến lược
Dựa các bước trên đã phân tích bạn sẽ lựa chọn cho doanh nghiệp chiến lược phù hợp nhất để phát triển các hoạt động của công ty, ví dụ như một số chiến lược sau: Chiến lược thâm nhập thị trường, chiến lược phát triển thị trường, chiến lược phát triển sản phẩm,…
Bước 4: Chuẩn bị kế hoạch cho các chiến lược
Kế hoạch cho các chiến lược cần được cụ thể, khả thi và có thể đo lường được và phải đảm bảo được các nội dung sau: mục tiêu hướng đến của doanh nghiệp, sản phẩm dịch vụ của công ty, phương thức tiếp cận các đối tượng mục tiêu, sử dụng các chiến thuật phù hợp với năng lực đội ngũ nhân viên,…
Bước 5: Kiểm tra và đánh giá kết quả
Đây là bước để các nhà quản lý có thể giám sát biết được công tác hoạch định cũng như kết quả thực hiện của các chiến lược có thật sự hiệu quả để điều chỉnh, đề xuất biện pháp đưa ra hướng đi tốt nhất cho các hoạt động kinh doanh, marketing và các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
Bước 6: Tiếp tục việc hoạch định
Vì hoạch định là một tiến trình liên tục không ngừng nghỉ của doanh nghiệp nên hoạch định cần được thực hiện một cách thường xuyên để luôn đưa ra được những định hướng dự báo tương lai sự phát triển của doanh nghiệp.
Quá trình lập hoạch định đóng vai trò vô cùng quan trọng, nó đòi hỏi phải chú ý đến số lượng các nguồn lực sẵn có; nếu không, các chiến lược được áp dụng sẽ không thực tế và không thể đạt được. Sau khi hoạch định đã được thông qua, nhóm quản lý sẽ sử dụng nó như một hướng dẫn để thực hiện. Kết quả thực tế được so sánh với kế hoạch đã hoạch định để xem nơi nào có sự thiếu hụt về hiệu suất, điều này có thể dẫn đến việc chú ý nhiều hơn đến các lĩnh vực đó hoặc điều chỉnh kế hoạch.
1. Hoạch định là gì?
– Hoạch định [ Planning] là chức năng quản lý cơ bản, bao gồm việc quyết định trước, việc gì phải làm, khi nào hoàn thành, làm như thế nào và ai sẽ thực hiện. Đây là một quá trình trí tuệ xác định các mục tiêu của tổ chức và phát triển các quy trình hành động khác nhau, nhờ đó tổ chức có thể đạt được các mục tiêu đó. Nó phấn đấu chính xác, làm thế nào để đạt được một mục tiêu cụ thể.
– Hoạch định không gì khác ngoài suy nghĩ trước khi hành động diễn ra. Nó giúp chúng ta nhìn trước tương lai và quyết định trước cách đối phó với các tình huống mà chúng ta sẽ gặp phải trong tương lai. Nó liên quan đến tư duy logic và ra quyết định hợp lý. Hoạch định là quá trình phát triển các chiến lược nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranh , được hỗ trợ bởi các mục tiêu, nhiệm vụ và thời hạn.
– Hoạch định được xây dựng dựa trên tầm nhìn xa, năng lực cơ bản để du hành thời gian của trí óc . Sự tiến hóa của tính trước, khả năng suy nghĩ trước, được coi là động lực chính trong quá trình tiến hóa của loài người. Hoạch định là đặc tính cơ bản của hành vi thông minh. Nó liên quan đến việc sử dụng logic và trí tưởng tượng để hình dung không chỉ một kết quả cuối cùng mong muốn mà còn các bước cần thiết để đạt được kết quả đó. Một khía cạnh quan trọng của hoạch định là mối quan hệ của nó với dự báo. Dự báo nhằm mục đích dự đoán tương lai sẽ như thế nào, trong khi lập kế hoạch hình dung tương lai sẽ như thế nào.
– Hoạch định là điều kiện tiên quyết của mọi chức năng quản lý, cho dù đó là tổ chức, biên chế, chỉ đạo hay kiểm soát. Tất cả các chức năng này phải được đặt trước bởi một hệ thống lập kế hoạch hiệu quả, nếu không những người liên quan đến việc thực hiện chúng sẽ khó thực hiện chúng một cách có hệ thống và hiệu quả, Lập kế hoạch cho phép cung cấp cho tương lai không chắc chắn. Lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất của quản lý.
– Tuy nhiên, trong khi kết hợp các thay đổi, cần luôn nhớ rằng sự thay đổi [như quyết định] trong bất kỳ lĩnh vực nào cũng có thể ảnh hưởng đến lĩnh vực khác theo cách tương tự. Nói một cách khái quát, hoạch định là một cụm hoạt động chính trong quá trình quản lý và bao gồm việc hình thành các mục tiêu và các hành động cần thực hiện để đạt được chúng. Nó là một quá trình liên quan đến những gì phải được thực hiện và nó được thực hiện như thế nào. Trọng tâm của nó là đặt ra các mục đích và phương tiện.
Do đó, có hai khía cạnh thiết yếu của việc lập kế hoạch. Chỉ lựa chọn các mục tiêu và chỉ tiêu để đạt được, không phải là lập kế hoạch. Đó chỉ là một giai đoạn trong quá trình của anh ấy. Giai đoạn cần thiết khác liên quan đến việc lựa chọn hoặc thiết kế các kỹ thuật và thủ tục thích hợp sẽ là công cụ để đạt được các mục tiêu. Một cái không có cái kia không cung cấp một kế hoạch.
– Hoạch định được thực hiện theo các nguyên tắc đã được thiết lập là một phần cốt lõi của nhiều ngành nghề chuyên môn, đặc biệt là trong các lĩnh vực như quản lý và kinh doanh . Một khi kế hoạch đã được xây dựng, có thể đo lường và đánh giá tiến độ , hiệu quả và hiệu lực . Khi hoàn cảnh thay đổi, các kế hoạch có thể cần phải được sửa đổi hoặc thậm chí bị từ bỏ.
2. Vai trò, ý nghĩa và các hình thức hoạch định:
* Đặc điểm của hoạch định:
– Chức năng quản lý: Hoạch định là chức năng quản lý đầu tiên và quan trọng nhất cung cấp cơ sở cho các chức năng khác của quản lý, tức là tổ chức, biên chế, chỉ đạo và kiểm soát, khi chúng được thực hiện trong phạm vi ngoại vi của kế hoạch đã lập.
– Định hướng mục tiêu: Nó tập trung vào việc xác định các mục tiêu của tổ chức, xác định các phương thức hành động thay thế và quyết định hoạch định hành động thích hợp, sẽ được thực hiện để đạt được các mục tiêu.
– Tính lan tỏa: Tính lan tỏa theo nghĩa là nó có mặt ở tất cả các bộ phận và được yêu cầu ở tất cả các cấp của tổ chức. Mặc dù phạm vi hoạch định khác nhau ở các cấp và bộ phận khác nhau.
– Quy trình liên tục: Hoạch định được lập cho một thời hạn cụ thể, chẳng hạn như một tháng, quý, năm, v.v. Khi giai đoạn đó kết thúc, các kế hoạch mới sẽ được đưa ra, xem xét các yêu cầu và điều kiện hiện tại cũng như tương lai của tổ chức. Do đó, nó là một quá trình liên tục, vì các kế hoạch được đóng khung, thực hiện và theo sau bởi một kế hoạch khác.
– Quá trình trí tuệ: Nó là một bài tập tinh thần liên quan đến việc áp dụng trí óc, suy nghĩ, dự báo, tưởng tượng một cách thông minh và đổi mới, v.v.
– Tương lai: Trong quá trình hoạch định, sẽ nhìn trước tương lai. Nó bao gồm việc nhìn vào tương lai, phân tích và dự đoán nó để tổ chức có thể đối mặt với những thách thức trong tương lai một cách hiệu quả.
– Ra quyết định: Các quyết định được đưa ra liên quan đến việc lựa chọn các phương thức hành động thay thế có thể được thực hiện để đạt được mục tiêu. Phương án thay thế được chọn phải là tốt nhất trong số tất cả, với số lượng kết quả tiêu cực ít nhất và cao nhất là kết quả tích cực.
– Hoạch định liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu, chỉ tiêu và xây dựng kế hoạch để hoàn thành chúng. Hoạt động này giúp các nhà quản lý phân tích điều kiện hiện tại để xác định các cách thức đạt được vị trí mong muốn trong tương lai. Đó là cả hai, nhu cầu của tổ chức và trách nhiệm của các nhà quản lý.
* Vai trò của hoạch định:
– Hoạch định giúp các nhà quản lý cải thiện hiệu suất trong tương lai, bằng cách thiết lập các mục tiêu và lựa chọn một quá trình hành động, vì lợi ích của tổ chức. Bên cạnh đó, hoạch định còn giảm thiểu rủi ro và sự không chắc chắn, bằng cách nhìn về tương lai.
– Hoạch định tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp các hoạt động. Do đó, giảm sự chồng chéo giữa các hoạt động và loại bỏ những công việc không hiệu quả. Hoạch định cho biết trước, những gì sẽ được thực hiện trong tương lai, vì vậy nó cung cấp định hướng cho hành động.
– Hoạch định phát hiện và xác định các cơ hội và mối đe dọa trong tương lai và đưa ra các tiêu chuẩn để kiểm soát. Nó so sánh hiệu suất thực tế với hiệu suất tiêu chuẩn và các nỗ lực được thực hiện để sửa lỗi giống nhau.
– Hoạch định có mặt ở tất cả các loại hình tổ chức, hộ gia đình, lĩnh vực, nền kinh tế, v.v. Bằng quá trình hoạch định, một tổ chức không chỉ có được những hiểu biết sâu sắc về tương lai mà còn giúp tổ chức định hình tương lai của mình. Khi hoạch định hiệu quả liên quan đến sự đơn giản của kế hoạch, tức là kế hoạch phải được trình bày rõ ràng và dễ hiểu vì nếu kế hoạch quá phức tạp sẽ tạo ra sự hỗn loạn giữa các thành viên trong tổ chức. Hơn nữa, kế hoạch phải đáp ứng tất cả các yêu cầu của tổ chức.
– Trong khi thực hiện chức năng tổ chức, lãnh đạo cao nhất phải phát triển khái niệm về sự phân luồng quyền hạn phù hợp, trách nhiệm giữa cấp trên và cấp dưới và cả phạm vi phân quyền. Về nhân sự, lãnh đạo cao nhất phải xác định các chính sách và chương trình liên quan đến tuyển dụng, lựa chọn, bố trí, đào tạo, v.v. Chức năng chỉ đạo có thể được thực hiện một cách hiệu quả, nếu hệ thống truyền thông và động lực được hoạch định đúng cách. Việc thực hiện chức năng kiểm soát phần lớn phụ thuộc vào tính hiệu quả của việc lập kế hoạch. Việc thiết kế hệ thống điều khiển bắt đầu bằng việc hình thành các kế hoạch khác nhau.
* Ý nghĩa của hoạch định:
– Hoạch định tập trung vào việc thiết lập và đạt được các mục tiêu của một tổ chức. Hoạch định là chức năng Quản lý đầu tiên được thực hiện trong quá trình quản lý. Nó chi phối sự tồn tại, phát triển và thịnh vượng của bất kỳ tổ chức nào trong môi trường cạnh tranh và luôn thay đổi. Chức năng lập kế hoạch được thực hiện bởi người quản lý ở mọi cấp quản lý. Nó là cần thiết để giải phóng tất cả các chức năng quản lý khác.
– Hoạch định là một chức năng chính của Quản lý. Nó quyết định trước, phải làm gì, làm như thế nào, làm khi nào và ai là người làm. Lập kế hoạch thu hẹp khoảng cách giữa ‘chúng ta đang ở đâu’ và ‘chúng ta muốn ở đâu.’ Lập kế hoạch là một quá trình đòi hỏi trí tuệ. Nó đòi hỏi sự xác định có ý thức về quá trình hành động và đưa ra các quyết định về mục đích, kiến thức và các ước tính được cân nhắc. Hoạch định là việc xác định các quy trình hành động để đạt được kết quả mong muốn. Nó liên quan đến việc dự đoán các sự kiện trong tương lai và lựa chọn cách hành động tốt nhất. Như vậy, đó là một quá trình suy nghĩ trước khi làm. Có thể nói rằng hoạch định là một nỗ lực có hệ thống để quyết định một lộ trình hành động cụ thể cho tương lai. Nó dẫn đến việc xác định các mục tiêu của hoạt động nhóm và các bước cần thiết để đạt được chúng.
* Các hình thức hoạch định: có những hình thức hoạch định chính như sau:
– Hoạch định chiến lược: hoạch định chiến lược được hiểu là quá trình đưa ra những ý tưởng, những công việc cụ thể cần phải làm trong thời gian sắp tới. Hoạch định chiến lược mang tính chiến lược lâu dài, từ những khâu như nghiên cứu, lên ý tưởng, đánh giá tác động của môi trường bên trong, môi trường bên ngoài, yếu tố con người…
– Hoạch định tác nghiệp: hoạch định tác nghiệp được hiểu là quá trình đưa ra để thực hiện những công việc cụ thể áp dụng trong những tình huống cụ thể. Khác với hoạch định chiến lược thì hoạch định tác nghiệp được thực hiện trong thời gian ngắn, trong một tương lai gần.