Và hiện tại các giá trị trong vùng dữ liệu bị trùng nhau. Bạn muốn xóa các giá trị trùng lặp? Dưới đây có 3 cách giúp bạn tham khảo nhé!
1. Xóa giá trị trùng nhau bằng Remove Duplicates
Trước khi xóa dữ liệu trùng nhau thì bạn hãy tạo một bản sao của tập dữ liệu bằng cách:
Nhấp vào dữ liệu và nhấn CTRL + A để bôi đen vùng dữ liệu.
Bấm CTRL + C để sao chép dữ liệu đã chọn vào bộ nhớ, tiếp theo nhấp vào vị trí mới trên trang tính và nhấn CTRL + V để dán bản sao dữ liệu vào vị trí mới.
Tiếp theo để xóa các hàng trùng lặp khỏi bản sao của tập dữ liệu, bạn sẽ thực hiện các bước sau:
Bước 1: Nhấp vào tập dữ liệu mới được sao chép.
Bước 2: Vào thẻ Data => Chọn vào nhóm Data Tools => Chọn Remove Duplicates.
Bước 3: Trong hộp thoại Remove Duplicates, hãy đảm bảo rằng tất cả các tiêu đề cột được liệt kê và tùy chọn có nhãn “My data has headers” được chọn.
Bước 4: Nhấn Ok để hoàn thành.
2. Xóa giá trị trùng nhau bằng hàm UNIQUE
Ở bước này, bạn sẽ copy tiêu đề và dán sang vị trí muốn hiển thị dữ liệu đã xóa giá trị trùng nhau.
Chọn ô ngay bên dưới tiêu đề “Sales Agent” [trong trường hợp này là ô F2] và nhập công thức sau:
\=UNIQUE[A2:C20]
Lưu ý: Nếu bạn đã định dạng bảng này là một Bảng Excel thích hợp, bạn có thể sử dụng tên của bảng thay cho tham chiếu phạm vi ô. Điều này dễ hiểu hơn và dễ viết hơn.
Sau đó nhấn Enter để hiển thị vùng dữ liệu đã xóa giá trị trùng lặp.
3. Xóa giá trị trùng nhau bằng Power Query
Để sử dụng Power Query để loại bỏ các bản sao trong bảng, hãy thực hiện các bước sau:
Bước 1: Nhấp vào dữ liệu để được xóa trùng lặp.
Bước 2: Vào thẻ Data => ở nhóm Get & Transform chọn vào From Table/Range.
Hiển thị ra giao diện Power Query.
Bước 3: Nhấp vào bất kỳ tiêu đề cột nào và nhấn CTRL + A để chọn tất cả các cột.
Bước 4: Vào thẻ Home => Tại nhóm Reduce Rows, bạn chọn vào Remove Rows và chọn Remove Duplicates.
Dữ liệu của bạn đã được xóa trùng nhau.
Bước 5: Sau khi hoàn thành xong, bạn sẽ tải kết quả về file Excel, bằng cách chọn vào Close & Load trong nhóm Home và chọn Close & Load to....
Bước 6: Trong hộp thoại Import Data, chọn vào tùy chọn cho Table và Existing Worksheet. Tiếp theo, bạn sẽ chọn vào ô muốn hiển thị dữ liệu đã xóa trùng lặp.
Bước 7: Nhấn Ok để hoàn thành.
Lưu ý: Ở cách này, nếu vùng dữ liệu gốc của bạn bị thay đổi thì kết quả trong vùng dữ liệu mới cũng tự cập nhật theo luôn nhé! Bằng cách chọn một vị trí bất kì trong vùng dữ liệu mới, nhấn chuột phải và chọn Refresh.
Vậy là mình đã hướng dẫn xong 3 cách xóa giá trị trùng nhau trong Excel. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn. Nếu thấy hay đừng quên đánh giá bài viết bên dưới giúp mình nhé! Trân trọng.
Microsoft Excel là công cụ tối ưu với vô vàn tiện ích trong việc lưu trữ thông tin, dữ liệu. Tuy nhiên, khả năng lưu trữ lượng lớn thông tin, dữ liệu của Microsoft Excel thường gây khó khăn cho người dùng khi cần chọn ra các thông tin cần thiết hoặc lọc bỏ những dữ liệu trùng lặp.
Bài viết này từ Phúc Anh sẽ đem đến cho bạn 4 cách lọc trùng trong Excel đơn giản, hiệu quả trên laptop mà bạn có thể dễ dàng thao tác.
1. Sử dụng công cụ Remove Duplicate
Remove Duplicate là công cụ có chức năng gộp các dữ liệu trùng lặp nhau, giúp bạn thao tác vô cùng nhanh chóng và chính xác.
Công cụ này thường sử dụng phổ biến trong việc tạo các danh sách về những đối tượng thu gọn từ một bảng nhật ký thu/ chi, nhật ký bán hàng, dữ liệu chung trong kế toán, danh sách khách hàng trong kinh doanh, theo dõi các khoản thanh toán, lưu giữ thông tin nhân viên của bộ phận hành chính nhân sự, tổng hợp dữ liệu trong thống kê,…
Bước 1: Truy cập File Excel cần lọc dữ liệu > Bôi đen toàn bộ dữ liệu cần lọc.
Bước 2: Chọn Data > Data Tools > Remove Duplicates.
Bước 3: Sau khi bảng lọc Remove Duplicates xuất hiện, chọn cột dữ liệu muốn lọc và tích vào các ô vuông. Chọn Select All nếu muốn lọc tất cả cột.
Bước 4: Chọn OK > Nhận kết quả.
2. Sử dụng tính năng Conditional Formatting
Conditional Formatting là một định dạng có điều kiện trong Excel, có chức năng hỗ trợ người dùng phân biệt các ô tính quan trọng một cách dễ dàng, nhất là khi làm việc với một lượng lớn dữ liệu và cần kiểm tra/ nhấn mạnh những giá trị quan trọng trong bảng tính đó.
Bước 1: Mở File Excel và bôi đen vùng dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra các thông tin trùng lặp nhau.
Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Home > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Duplicate Value.
Bước 3: Chờ bảng New Formatting Rule hiển thị > Tiến hành tùy chọn đánh dấu các dữ liệu trùng lặp theo màu sắc như sau:
- Light Red Fill With Dark Red Text: Sử dụng nền màu đỏ và chữ màu đỏ đậm.
- Yellow Fill With Dark Yellow Text: Nền màu vàng và chữ màu vàng đậm.
- Green Fill With Dark Green Text: Nền màu xanh lá và chữ hiển thị màu xanh đen.
- Light Red Fill: Nền màu đỏ và chữ không đổi màu [màu đen].
- Red Text: Chữ màu đỏ, giữ nguyên màu nền.
- Red Border: Tự động viền khung màu đỏ cho các giá trị trùng lặp.
- Custom Format: Tùy chỉnh màu sắc chữ, màu nền theo ý muốn cá nhân.
Bước 4: Chọn cách lọc dữ liệu trùng
- Duplicate: Hệ thống tự động lọc dữ liệu trùng nhau trong phân vùng được tô xanh lá.
- Unique: Lọc ra các giá trị duy nhất trong bảng tính.
Xem thêm:
- 5 cách đánh số thứ tự trong Excel dành cho các tấm chiếu mới
- Hướng dẫn bạn cách chỉnh căn lề trong word với các phiên bản khác nhau
3. Lọc trùng dữ liệu với Advanced Filter
Advanced Filter là công cụ nâng cao của Excel hỗ trợ người dùng lọc các dữ liệu phức tạp một cách dễ dàng và chính xác. Để sử dụng công cụ này, dữ liệu cần lọc phải đảm bảo được các yếu tố sau:
- Các dòng trong bảng dữ liệu phải liên tục, không được xuất hiện dòng trống.
- Không xảy ra bất kỳ tình trạng gộp ô nào [Merge].
- Chỉ sử dụng một dòng duy nhất để làm tiêu đề cho bảng dữ liệu.
Bước 1: Mở File Excel cần lọc > Chọn phạm vi cần lọc dữ liệu trùng.
Bước 2: Chọn Data > Sort & Filter > Advanced.
Bước 3: Trong hộp thoại Advanced Filter, tiến hành các thao tác
- Chọn Copy to another location.
- Nhấp vào nút tham chiếu ô ở bên phải tại mục Copy to > Chọn vị trí để lọc giá trị.
- Tích vào ô vuông Unique records only > Chọn OK.
4. Sử dụng Pivot Table để lọc trùng dữ liệu trong Excel
Pivot Table giúp người dùng kiểm tra giá trị trùng lặp trong Excel cực hiệu quả và sẽ tự động xóa mọi giá trị trùng lặp trong dữ liệu cần lọc, tối ưu thời gian thao tác.
Bước 1: Mở File cần lọc > Chọn phạm vi dữ liệu cần lọc.
Bước 2: Chọn Insert > Pivot Table > Xuất hiện hộp thoại Create Pivot Table > Chọn OK.
Bước 3: Tại bảng Pivot Table mới, bạn đánh dấu vào các dữ liệu để thêm đầy đủ những trường hợp dữ liệu vào khu vực Row của bảng.
Bước 4: Chọn Design > Chọn Report Layout > Show in Tabular Form > Repeat All Item Labels.
Bước 5: Chọn Design > Subtotals > Do Not Show Subtotals nhằm loại bỏ các Subtotals ra khỏi Pivot Table.
5. Sử dụng công thức để lọc dữ liệu trùng
Để lọc dữ liệu trùng lặp giữa nhiều sheet trong Excel, bạn cần sử dụng các hàm. Dưới đây là các bước để tìm ra các giá trị trùng lặp của cột "Họ và Tên" giữa hai vùng dữ liệu:
Bước 1: Thêm một cột "Kiểm Tra" vào vùng dữ liệu thứ hai.
Bước 2: Nhập công thức sau vào ô C2 của cột "Kiểm Tra":
\=IF[ISNA[VLOOKUP[A2,Sheet1!A:C,1,0]],"Unique","Duplicate"]
Trong đó, "A2" là ô đầu tiên của cột "Họ và Tên" trong vùng dữ liệu thứ hai, "Sheet1!A:C" là phạm vi dữ liệu trong vùng dữ liệu thứ nhất.
Bước 3: Áp dụng công thức cho toàn bộ cột "Kiểm Tra". Các giá trị bị trùng lặp sẽ trả về "Duplicate", trong khi các giá trị duy nhất sẽ trả về "Unique". Kết quả sẽ được hiển thị như hình bên dưới.
Lưu ý rằng trong ví dụ này, mình giả định hai vùng dữ liệu nằm trên hai sheet khác nhau. Bạn cần điều chỉnh các tham chiếu ô và tên sheet phù hợp với tình huống của mình.
Với 5 cách lọc trùng thông tin, dữ liệu trong Excel đơn giản, dễ thao tác trên đây, hy vọng bạn đã có cho mình những thông tin bổ ích hỗ trợ đắc lực trong công việc, học tập thường ngày.