Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp
Quy trình thanh toán được thiết lập nhằm đảm bảo cho quá trình thanh toán các khoản chi phí mua ngoài được thực hiện theo một hệ thống và có kiểm soát theo mục đích kinh doanh của doanh nghiệp. Cùng Bepro tìm hiểu về quy trình thanh toán cơ bản dưới đây! Show
Tìm hiểu về quy trình thanh toán cơ bản của doanh nghiệp Mô tả nội dung quy trình thanh toán chungQuy trình này được áp dụng trong doanh nghiệp và kế toán trưởng sẽ là người có trách nhiệm hướng dẫn để quy trình được thực hiện một cách hiệu quả và chính xác. Các đối tượng liên quan trong quy trình thanh toán:
Bước 1: Lập chứng từ thanh toán/ tạm ứngKhi phát sinh nhu cầu thanh toán thì người có nhu cầu thanh toán cần phải lập chứng từ/giấy đề nghị thanh toán gửi về cho bộ phận kế toán làm căn cứ thanh toán. Bước 2: Tiếp nhận, kiểm tra và thẩm định chứng từ kế toánTất cả những chứng từ kế toán đề phải được tập trung về bộ phận kế toán và sẽ được kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ. Nếu chứng từ kế toán đầy đủ điều kiện thì kế toán sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán, trình lên ban lãnh đạo duyệt thanh toán theo quy định. Bước 3: Làm thủ tục thanh toánTùy vào từng nội dung cũng như tính chất của chứng từ mà kế toán làm thanh toán cho các đơn vị, cá nhân. Bước 4: Xử lý chứng từPhiếu chi sẽ chuyển cho thủ quỹ để chi bằng tiền mặt. Thủ quỹ có trách nhiệm ký tên và đề nghị người nhận tiền ghi rõ số tiền được nhận, thời gian nhận tiền, họ tên đầy đủ của người nhận tiền vào phiếu chi đó. Nội dung quy trình thanh toán chung Các bước quy trình thanh toán chi tiếtBước 1: Nhu cầu thanh toánĐối tượng trách nhiệm: Người có nhu cầu thanh toán. Theo đó khi có nhu cầu thanh toán cần cung cấp các chứng từ bao gồm:
Bước 2: Lập phiếu đề nghịĐối tượng trách nhiệm: Người có nhu cầu thanh toán. Người có nhu cầu thanh toán sẽ lập phiếu đề nghị thanh toán trình lên người phụ trách và giám đốc ký duyệt sau đó, sau đó là tới kế toán (cần ghi rõ số tiền đã tạm ứng nếu có). Bước 3: Nhận, kiểm tra chứng từ thanh toánĐối tượng trách nhiệm: Kế toán. Theo đó kế toán sẽ kiểm tra hồ sơ, số liệu đã tạm ứng nếu có và chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. Nếu không đồng ý thì cần ghi rõ lý do và trả lại cho người có nhu cầu thanh toán. Bước 4: DuyệtĐối tượng trách nhiệm: Kế toán trưởng và giám đốc Sau khi trình lên kế toán trưởng duyệt sẽ tình lên giám đốc ký duyệt. Nếu không đồng ý thì sẽ ghi rõ lý do và trả lại cho người có nhu cầu thanh toán. Căn cứ vào chứng từ đề nghị thanh toán đã ký duyệt, kế toán sẽ lập phiếu và hạch toán. Bước 5: Lập phiếu chi, ủy nhiệm chiĐối tượng trách nhiệm: Kế toán Kế toán sẽ lập phiếu chi, ủy nhiệm chi trình kế toán trưởng ký duyệt => giám đốc ký duyệt => thủ quỹ chi tiền/kế toán thanh toán chuyển ngân hàng. Bước 6: Thu, chi tiềnĐối tượng trách nhiệm: Thủ quỹ, kế toán, người có nhu cầu thanh toán. Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi đã được duyệt, kế toán sẽ thực hiện việc thu, chi tiền và ghi vào sổ quỹ. Phiếu thu, phiếu chi được lập 3 liên: Người thanh toán, thủ quỹ và kế toán mỗi bên một liên. Ủy nhiệm chi được ký và đóng dấu, kế toán ngân hàng chuyển ủy nhiệm chi ra ngân hàng thanh toán. Ngân hàng báo nợ trong tài khoản, kế toán lập phiếu báo nợ. Bước 7: Đối chiếu, kiểm tra số liệu, báo cáoĐối tượng trách nhiệm: Thủ quỹ, kế toán, người có nhu cầu thanh toán. Hàng ngày, kế toán sẽ đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ thông qua sổ quỹ và lưu lại chứng từ đối chiếu. Kế toán ngân hàng sẽ đối chiếu với sổ phụ ngân hàng. Thủ quỹ sẽ báo cáo tồn quỹ mỗi ngày cho kế toán trưởng và giám đốc. Bước 8: Lưu hồ sơĐối tượng trách nhiệm: Kế toán Kế toán sẽ lưu hóa đơn, chứng từ có liên quan đến thanh toán. Lưu ý trong trường hợp đặc biệt: Đối với hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn chứng từ thì người có nhu cầu thanh toán phải lập bảng kê mua hàng hóa không có hóa đơn, chứng từ theo mẫu 01/TNDN của Thông tư 78/2014/TT-BTC kèm theo đề nghị thanh toán. Lưu hồ sơ thanh toán Các quy trình thanh toán điển hình khác
Vừa rồi là những giải đáp về quy trình thanh toán cơ bản mà bạn cần nắm rõ để thực hiện đúng các nghiệp vụ kế toán có liên quan đến vấn đề này. Chúc bạn thành công!
Chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp là bằng chứng kế toán quan trọng, do vậy việc tổ chức chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp đầy đủ là hết sức cần thiết. Kế toán Lê Ánh hướng dẫn bạn cách tổ chức chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp như sau: >> Mẫu sổ chi tiết các tài khoản theo Mẫu số S19 – DNN theo Thông tư số 133 1. Chứng từ thanh toán khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, hàng hóaa. Chứng từ thanh toán đối với hàng hóa mua trong nước
b. Đối với hàng hóa mua nhập khẩu. Chứng từ thanh toán bao gồm:
Bài viết xem thêm: Các yêu cầu về chứng từ trong quá trình mua hàng 2. Chứng từ bán hàng hóa, ghi nhận doanh thu.a. Đối với hoạt động hàng hóa bán trong nước thì chứng từ thanh toán bao gồm
b. Đối với hoạt động bán hàng xuất khẩu.
3. Bộ chứng từ của chi phí tiền lương, tiền côngĐể đưa chi phí tiền lương, thưởng vào chi phí hợp lý thì cần:
Đối với những lao động thời vụ cần có: Bản cam kết mẫu 02/BCK-TNCN nếu không khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương thì phải có Đối với hợp đồng giao khoán cần có:
4. Các khoản phụ cấp cho người lao độngDoanh nghiệp có các khoản phụ cấp cho người lao động như xăng xe, điện thoại, trang phục, ăn ca thì cần có các chứng từ thanh toán sau: Các khoản phụ cấp phải được quy định tại 1 trong các hồ sơ sau:
Chứng từ chi tiền cho người lao động 5. Bộ chứng từ chi phí công tác:
6. Bộ chứng từ của tài sản cố định khi tăng hoặc giảm tài sản, khấu hao tài sảna. Hồ sơ ghi tăng tài sản gồm :
Nếu là xây dựng cơ bản cần có thêm
b. Hồ sơ ghi giảm tài sản gồm có
c. Chi phí khấu hao tài sản.
7. Bộ chứng từ vé máy baya. Nếu doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử thì cần:
b. Nếu không thu hồi được thẻ lên máy bay thì cần:
c. Nếu doanh nghiệp giao cho cá nhân tự mua vé máy bay, (Chỉ với vé máy bay dưới 20 tr) thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp thì chứng từ gồm:
8. Chi phí phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, nghỉ mát a. Đối với chi phí nghỉ mát
b. Đối với các khoản phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, chi cho con người lao động…
9. Các chi phí mua hàng trực tiếp của người dân hoặc cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng.Các khoản chi phí bao gồm:
Bộ chứng từ của các khoản chi này gồm:
10. Chứng từ đối với việc góp vốn bằng tài sản.Nếu doanh nghiệp khác góp vốn:
Cá nhân góp vốn thành lập doanh nghiệp.
Trên đây, Kế toán Lê Ánh đã hướng dẫn tổ chức chứng từ thanh toán trong doanh nghiệp. Cảm ơn các bạn đã quan tâm! Tham khảo thêm bài viết Mẫu bảng thanh toán tiền thuê ngoài (Dùng cho thuê nhân công, thuê khoán việc) Để tổ chức chứng từ thanh toán được tốt, các kế toán cần phải hiểu rõ bản chất kế toán, hiểu rõ yêu cầu của Luật Kế toán, Luật Thuế. Các bạn có thể tham gia vào khóa học kế toán thực tế tại Kế toán Lê Ánh để được các kế toán trưởng lâu năm kinh nghiệm hướng dẫn cách làm kế toán thực tế hiệu quả. Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công! Hiện tại, để đáp ứng nhu cầu học thực tế ngày càng tăng của học viên, trung tâm Lê Ánh mở ra các khoá học kế toán và khoá học xuất nhập khẩu cho người mới bắt đầu và các khoá đào tạo chuyên sâu, để biết thêm thông tin về các khoá học này, vui lòng truy cập website: www.ketoanleanh.vn. |