Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hôm nay, KAIKE sẽ giới thiệu đến các bạn nội dung về Mẫu biên bản hủy hóa đơn mới nhất 2023. Cùng KAIKE tìm hiểu ngay sau đây bạn nhé!
1. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử bị sai sót
- Khi các thông tin quan trọng như mã số thuế, giá trị hóa đơn, thuế suất, loại hàng hóa… bị sai sót thì bên bán phải tiến hành xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo quy định. Bước đầu tiên để xử lý là hủy hóa đơn điện tử viết sai bằng cách thông báo tới Cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Nếu các thông tin như tên, địa chỉ người mua bị sai sót thì không cần phải hủy hóa đơn này mà chỉ cần nêu nội dung bị sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp 2: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước
- Ở trường hợp này, người bán tiến hành hủy hóa đơn điện tử bằng cách thông báo tới cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HDDT. Sau đó thì tiến hành hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm và lập biên bản hủy hóa đơn.
Lưu ý: Với trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua có sai sót thì lập biên bản thu hồi hoặc biên bản điều chỉnh sai sót chứ không lập biên bản hủy hóa đơn.
\>> Siêu ưu đãi! Có ngay phần mềm kế toán với 2.000.000đ
2. Mẫu biên bản hủy hóa đơn theo Thông tư 78 mới nhất 2023
Tải về:
3. Quy trình và thủ tục hủy hóa đơn
Đối với hóa đơn của tổ chức [doanh nghiệp, hợp tác xã] hay hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, thủ tục hủy hóa đơn được tiến hành qua các bước sau:
Bước 1: Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
Bước 2: Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn [các hộ, cá nhân kinh doanh khi hủy hóa đơn sẽ không không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn].
Bước 3: Ký biên bản hủy hóa đơn.
Hồ sơ hủy hóa đơn gồm các giấy tờ sau:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết các nội dung sau:
- Tên hóa đơn
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn
- Số lượng hóa đơn hủy [từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục].
- Biên bản hủy hóa đơn;
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung:
- Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số;
- Lý do hủy;
- Ngày giờ hủy;
- Phương pháp hủy.
Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai [02] bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm [05] ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
Hóa đơn đang được sử dụng phổ biến trong đời sống của các cá nhân, tổ chức. Cho nên, sai sót trên hóa đơn là điều khó tránh khỏi trong quá trình tạo lập và phát hành hóa đơn.Trên đây là những thông tin chi tiết và mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 mới nhất năm 2023 mà KAIKE đã mang tới, hi vọng sẽ giúp ích được cho bạn đọc.
Trong khi sử dụng hóa đơn điện tử, khi sai sót một số thông tin như ngày tháng, tên công ty, sai số tiền,… đều cần phải thu hồi để điều chỉnh. Người bán cần lập biên bản thu hồi hóa đơn khi gặp những trường hợp trên. Vậy mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử là gì? Hãy cùng Kaike tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Biên bản thu hồi hoá đơn điện tử đã lập là gì?
Biên bản thu hồi hoá đơn điện tử là một văn bản ghi lại quá trình thu hồi hoặc sửa đổi các thông tin trên hóa đơn điện tử đã được phát hành trước đó. Theo quy định sẽ chia làm 2 bản, một bản để gửi cho bên mua và một bản để giữ lại tại đơn vị phát hành hoá đơn điện tử.
Biên bản thu hồi hoá đơn điện tử đã lập là một văn bản quan trọng trong quá trình quản lý và sử dụng hoá đơn điện tử. Biên bản này được lập khi có sự cố xảy ra, ví dụ như hoá đơn điện tử bị lỗi, sai sót trong quá trình phát hành, hoặc cần thu hồi hoá đơn để sửa đổi, điều chỉnh hoặc hủy bỏ.
Biên bản thu hồi hoá đơn điện tử thường chứa các thông tin như: ngày lập biên bản, tên và địa chỉ của người lập biên bản, thông tin về hoá đơn điện tử cần thu hồi, lý do thu hồi hoá đơn, phương thức thu hồi hoá đơn, kết quả xử lý sau khi thu hồi hoá đơn, chữ ký và họ tên của người xác nhận thông tin. Biên bản này được sử dụng để ghi nhận việc thu hồi hoá đơn điện tử và giúp cho các bên liên quan có thể kiểm tra lại thông tin về quá trình quản lý hoá đơn điện tử.
2. Trường hợp viết biên bản thu hồi hoá đơn điện tử
Biên bản thu hồi hoá đơn điện tử là một tài liệu chứng minh việc thu hồi hoá đơn điện tử đã được cấp cho một đơn vị hoặc cá nhân nào đó. Biên bản này được sử dụng để ghi lại thông tin về việc thu hồi hoá đơn điện tử, bao gồm thời điểm thu hồi, lý do thu hồi, thông tin về hoá đơn điện tử bị thu hồi và thông tin về người nhận hoá đơn điện tử. Có nhiều trường hợp mà cần viết biên bản thu hồi hoá đơn điện tử, chẳng hạn như:
– Đơn vị bán hàng không còn cần sử dụng hoá đơn điện tử và muốn thu hồi để cập nhật hệ thống quản lý hoá đơn của mình.
– Khách hàng từ chối hoặc không còn cần sử dụng hoá đơn điện tử và yêu cầu đơn vị bán hàng thu hồi.
– Hoá đơn điện tử bị lỗi hoặc sai sót và cần phải được thu hồi để sửa chữa hoặc thay thế. Nếu doanh nghiệp cung cấp thông tin sai sót trên hoá đơn điện tử, ví dụ như địa chỉ, mã số thuế, cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp thu hồi hoá đơn và lập biên bản thu hồi. Trong trường hợp hoá đơn điện tử bị lỗi như sai thông tin hoặc sai định dạng, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp thu hồi lại hoá đơn và viết biên bản thu hồi.
Biên bản thu hồi hoá đơn điện tử cũng được sử dụng để xác nhận việc thu hồi hoá đơn điện tử và có giá trị pháp lý tương tự như hoá đơn điện tử.
3. Cách viết biên bản thu hồi hoá đơn điện tử đã lập
Để viết một biên bản thu hồi hoá đơn điện tử, quý khách hàng có thể làm theo các bước sau:
– Thông báo về việc thu hồi hoá đơn điện tử: Bắt đầu bằng việc thông báo rõ ràng về việc thu hồi hoá đơn điện tử. Nêu rõ nguyên nhân, lý do và thời gian thu hồi.
– Thông tin về hoá đơn điện tử: Cung cấp thông tin chi tiết về hoá đơn điện tử cần thu hồi, bao gồm mã số hoá đơn, ngày cấp, số lượng, giá trị, tên và địa chỉ của người bán và người mua.
– Thông tin về bên liên quan: Nêu rõ thông tin về bên liên quan, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và email của người bán, người mua và nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử.
– Phương thức thu hồi: Chỉ ra cách thức thu hồi hoá đơn điện tử, ví dụ như gửi lại email, fax hoặc trả về trực tiếp cho bên liên quan.
– Ngày lập và ký tên: Kết thúc biên bản bằng việc ghi rõ ngày lập và ký tên của người lập biên bản.
Lưu ý rằng, biên bản thu hồi hoá đơn điện tử là một văn bản pháp lý quan trọng, vì vậy cần phải chú ý đến tính chính xác và rõ ràng của nội dung. Các nội dung cần được trình bày đầy đủ, chính xác và logic, đồng thời tuân thủ các quy định về pháp lý và chính sách của cơ quan quản lý thuế.
\>> Trải nghiệm ngay công cụ hỗ trợ kế toán và nhà quản trị
Tải xuống: Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử đã lập mới nhất
5. Một số lưu ý khi lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử
Khi lập biên bản thu hồi hóa đơn cần lưu ý những nội dung sau để tuân thủ theo đúng quy định pháp luật:
- Ngày trên biên bản phải trùng với ngày ghi trên hóa đơn mới.
- Biên bản thu hồi hóa đơn phải trình bày được lý do thu hồi hóa đơn là do đâu, sai sót ở mục nào. Phải ghi đúng hóa đơn về số, ngày tháng, ký hiệu,… xuất hóa đơn mới số, ngày tháng, ký hiệu,…
- Cuối cùng, khi đã lập xong biên bản thu hồi hóa đơn thì hai bên phải tiến hành ký và ghi rõ tên người đại diện pháp luật và đóng dấu xác nhận vào biên bản, sau đó mới xuất lại hóa đơn mới thay thế.
Trên đây Kaike đã giải đáp thắc mắc của nhiều đơn vị về mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc.