Khi làm việc trên Excel với bảng dữ liệu có nhiều nhóm nội dung, chúng ta muốn sắp xếp dữ liệu để tiện theo dõi và quản lý. Nhưng đôi khi có những dữ liệu cần sắp xếp theo nhiều điều kiện ràng buộc nhau thì làm thế nào? Trong bài học này Học Excel Online sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó thông qua hướng dẫn sort trong excel – sắp xếp dữ liệu theo nhiều điều kiện.
Đề bài
Chúng ta có bảng dữ liệu như sau:
Yêu cầu: Sắp xếp dữ liệu trong bảng theo nhóm nhà cung cấp, đồng thời theo tên hàng và màu của từng loại hàng.
[Xếp riêng các nhóm nhà cung cấp, trong mỗi nhà cung cấp sẽ sắp xếp thứ tự các mặt hàng, trong mỗi mặt hàng sẽ sắp xếp thứ tự theo màu]
Cách thực hiện sort trong excel:
Bước 1: Mở chức năng Sort trong Excel
Chọn toàn bộ bảng tính cần sắp xếp, trong tab Data, chọn chức năng Sort
Bước 2: Tìm hiểu nội dung trong bảng sort trong excel
Mục 1: Tạo thêm cấp độ sắp xếp. Các đối tượng sắp xếp có thể có nhiều đối tượng, được phân chia theo nhiều cấp độ. Đối tượng nào xếp trên thì có cấp độ cao hơn
Mục 2: Xóa cấp độ. Chọn 1 đối tượng sắp xếp và xóa
Mục 3: Các đối tượng sắp xếp được đặt tại đây, phân chia theo cấp độ theo thứ tự từ trên xuống dưới
Column là cột cần sắp xếp. Chọn theo tiêu đề cột cần sắp xếp [với bảng dữ liệu có chứa tiêu đề]
Sort On là tiêu chí để sắp xếp: giá trị, màu sắc, font…
Order là quy tắc sắp xếp: tăng dần hay giảm dần [Bắt buộc phải đồng nhất thứ tự sắp xếp giữa các dữ liệu]
Mục 4: My data has headers = Dữ liệu được sắp xếp đã có phần tiêu đề. Nếu bảng dữ liệu cần sắp xếp có tiêu đề thì nên chọn cả phần tiêu đề và đánh dấu mục này.
Nếu dữ liệu được chọn để sắp xếp không chứa tiêu đề thì bỏ dấu chọn ở mục này.
Bước 3: Ứng dụng sắp xếp trong bài
Add Level: thêm 2 level cho mục Tên hàng và Màu
Sắp xếp thứ tự: Dựa vào yêu cầu sắp xếp để chọn thứ tự, ở đây thứ tự ưu tiên là Nhà cung cấp > Tên hàng > Màu
Do yêu cầu sắp xếp chỉ dựa theo giá trị trong các cột, và được sắp xếp theo thứ tự từ A đến Z nên ta có kết quả như sau:
Sau khi sắp xếp, chúng ta có thể thấy dữ liệu trông thật gọn gàng và dễ nhìn hơn đúng không nào?
Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp áp dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Những công cụ thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table…
Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học Excel từ cơ bản đến chuyên gia dành cho người đi làm
Chúc các bạn học tốt cùng Học Excel Online
Khi sử dụng Excel, nhiều người vẫn chưa biết cách sắp xếp dữ liệu sao cho hiệu quả để dễ dàng sử dụng. Cùng tham khảo bài viết sau, Điện máy XANH sẽ chia sẻ đến bạn cách sử dụng hàm SORT để sắp xếp một cách nhanh chóng và đơn giản nhất nhé!
1Sắp xếp dữ liệu trong Excel là gì?
Sắp xếp dữ liệu là một tính năng trong Excel cho phép người dùng quy hoạch lại dữ liệu theo ý muốn. Để từ đó dữ liệu sẽ trở nên dễ nhìn và dễ kiểm soát hơn.
Khi sắp xếp sẽ có những điều kiện khác nhau được đưa ra nhưsắp xếp tăng dần, giảm dần, sắp xếp theo chữ cái, theo giá trị,...
2Công thức của hàm SORT
Trong đó:
- array:Là mảng dữ liệu cần sắp xếp [có thể gồm nhiều dòng, nhiều cột nhưng phải liên tục].
- sort_index:Tiêu chuẩn sắp xếp theo cột hay dòng thứ mấy trong mảng dữ liệu [nhập số cụ thể, không bắt buộc]. Mặc định là cột/dòng đầu tiên.
- sort_order:Thứ tự sắp xếp theo tăng dần hay giảm dần. Không bắt buộc, mặc định là tăng dần.
- by_col:Sắp xếp theo cột hay theo dòng. Không bắt buộc, mặc định là theo cột.
3Ví dụ cơ bản của hàm SORT
Ví dụ chúng ta cần sắp xếp số điểm của sinh viên theo thứ tự tăng dần.
Tại ô D2 bạn nhập công thức =SORT[C2:C6;1;1]
Trong đó:
- C2:C6: Là phạm vi bạn muốn sắp xếp.
- 1: Tiêu chuẩn sắp xếp theo dòng thứ nhất.
- 1: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
Sau đó, nhấn phím Enter để có được kết quả như ví dụ bên dưới.
4Hàm SORT kết hợp với những hàm khác
Ngoài cách sắp xếp như trên, hàm SORT còn kết hợp được với các hàm khác như:
Hàm SORTkết hợp với hàm Filter
Khi sử dụng hàm SORT kết hợp với Filter thì dữ liệu sẽ được trích lọc đồng thời sắp xếp luôn dữ liệu đó.
Ví dụ: Bạn muốn lọc tên mặt hàng được bán trong tháng 7, ta làm như sau:
Tại ô F6 bạn nhập công thức, nhấnEnter ta được kết quả. Ở đây, hàm Filter lọc Ngày bán của tháng 7 với Tên hàng bán được như hình dưới và hàm Sort sắp xếp ngày tăng dần.
Hàm Sort kết hợp với hàm UNIQUE
Chúng ta thường sử dụng hàm UNIQUE để lọc ra danh sách các mặt hàng không trùng nhau. Tuy nhiên nếu có yêu cầu là danh sách các mặt hàng được lọc ra phải tự động sắp xếp theo thứ tự chữ cái từ A đến Z. Khi đó chúng ta sử dụng hàm SORT bên ngoài hàm UNIQUE.
Tại ô F3, bạn nhập công thức =SORT[UNIQUE[C2:C9]]
Trong đó:
- C2:C9: Là phạm vi mình muốn lọc ra danh sách không trùng nhau.
Mời bạn tham khảo thêm một số phần mềm Microsoft đang được kinh doanh tại Điện máy XANH:
Trên đây là bài viết chia sẻ cho những thông tin về hàm SORT trong Excel. Mong rằng những thông tin này sẽ mang lại hữu ích cho bạn trong việc sử dụng và nếu có thắc mắc hãy để lại bình luận bên dưới nhé!