Khi phải trình bày một văn bản lớn với lượng thông tin khổng lồ, việc phân chia đề mục là không thể thiếu. Tuy vậy nếu chỉ phân chia đề mục thì sẽ tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm đề mục cần tìm trong hàng tá vài chục đến vài trăm đề mục nếu văn bản quá dài và kết cấu phức tạp.
Đây chính là lúc bạn cần sử dụng đến mục lục trong Word. Việc tạo mục lục trong Word sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi kết cấu văn bản đồng thời tiết kiệm thời gian tối đa khi phải tìm kiếm một mục bất kì. Bên cạnh đó còn giúp văn bản của bạn dễ nhìn hơn, thuận tiện và chuyên nghiệp hơn.
Tuy vậy, không phải ai cũng biết cách tạo mục lục trong văn bản như thế nào, vì vậy trong bài viết này Bencomputer sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo mục lục trong Word tự động.
Trước tiên, bạn cần soạn thảo đầy đủ và chính xác văn bản cần trình bày. Nhớ rằng phân mục một cách rõ ràng và chi tiết để công đoạn lên mục lục nhanh chóng và đẹp hơn.
Sau đó, hãy làm theo các bước mà Bencomputer liệt kê kĩ dưới đây.
Bước 1: Chọn chế độ hiển thị dưới dạng outline để thuận tiện cho việc lựa chọn các tiêu đề, đề mục.
Vào thẻ View -> Outline.
Sau bước 1 bạn sẽ dễ dàng nhận ra các đề mục lớn nhỏ rất dễ dàng để phân loại theo trình tự.
Bước 2: Lựa chọn đoạn văn bản cần tạo -> Bôi đen dòng tiêu đề -> References -> Add text -> Chọn mức level.
Cứ theo trình tự lần lượt, tiêu đề lớn thì chọn level 1, tiêu đề con thì chọn level 2, 3, 4…. tiếp theo.
Bước 3: Sau khi phân loại cấp bậc các tiêu đề xong, bạn click chuột chọn nơi tạo mục lục. Thường sẽ là trang 2-3 đầu tiên của văn bản bên dưới bìa, phụ lục, ghi chú…
Sau đó chọn References -> Table of content -> Lựa chọn 1 mẫu mục lục có sẵn
Bước 4: Kết quả nhận được là 1 bản mục lục gồm tất cả các tiêu đề lớn nhỏ mà bạn lựa chọn trước đó, đi kèm số trang tiêu đề và đường dẫn trang tự động.
Cách tạo mục lục trong word 2016 là trợ thủ đắc lực giúp bạn trình bày văn bản một cách khoa học và chuyên nghiệp.
Bước 5: Muốn đi tới trang hoặc mục mà bạn cần, chỉ cần nhấn giữ phím Ctrl + click chuột trái vào tiêu đề cần tìm.
Vì đây là mục lục tự động nên ngay trong quá trình tạo, bạn đã đính kèm link trang vào mỗi tiêu đề một. Tiết kiệm được rất nhiều thời gian tìm kiếm và tăng độ chính xác lên tuyệt đối.
Đây là thao tác chỉ có khi bạn tạo mục lục tự động, mục lục tạo thủ công sẽ không có.
Bước 6: Trong trường hợp bạn muốn gỡ mục lục.
Nhấn chọn References -> Table of contents -> Remove Table of contents. Toàn bộ mục lục sẽ tự động bị xóa mà không mất chút công sức nào.
Bước 7: Thay đổi hoặc chỉnh sửa mục lục.
Giả sử như sau khi tạo mục lục rồi văn bản của bạn có sự thay đổi cần phải chỉnh sửa lại mục lục thì bạn không cần thiết phải xóa hết đi làm lại từ đầu, mà chỉ cần chọn References -> Update table [có hình trang giấy và dấu chấm than màu đỏ bên cạnh].
Sau khi nhấn chọn Update Table rồi bạn chọn Update page number only để chỉnh sửa số trang, giữ nguyên tiêu đề.
Nếu muốn cập nhật cả tiêu đề và số trang thì bạn chọn Update entire table và chỉnh sửa.
Như vậy, chỉ với cách tạo mục lục trong Word tự động bao gồm 7 bước mà Ben Computer gợi ý ở trên đây, bạn đã có thể tự tạo và chỉnh sửa mục lục cho văn bản của mình rồi đúng không nào.
Khắc phục lỗi thường gặp khi tạo mục lục trong Word
- Tạo mục lục tự động nhưng không có chấm ở mục lục
Để khắc phục lỗi này, bạn nhấp vào tab References ==> Table of Contents ==> Custom Table of Contents.
Trong Tab Leader ==> chọn …. ==> OK
- Mục lục chỉ hiện có 3 cấp
Với lỗi này, bạn cũng thực hiện theo các bước: nhấp vào tab References ==> Table of Contents ==> Custom Table of Contents.
Trong phần Show levels bạn chọn cấp hiển thị tối đa là 9, rồi nhấn OK là xong. Có một điều bạn cần lưu ý là bạn phải đánh dấu các heading đúng và đầy đủ thì mới hiển thị nhé.
Trên đây, mình đã hướng dẫn cho bạn cách tạo mục lục trong Word 2003, 2007, 2013, 2016 tự động và rất đơn giản phải không. Nhìn chung, tạo mục lục trên các phiên bản Word từ trước đến nay không có nhiều thay đổi, có khác một chút về giao diện nhưng không đáng ngại lắm.
Chúc bạn thành công!
Bạn có thường xuyên phải sử dụng Word để soạn thảo văn bản hay không? chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn cách làm thế nào để tạo mục lục trong Word dễ dàng qua bài viết dưới đây.
Đôi khi bạn phải làm một văn bản cần tạo ra một mục lục, tuy nhiên nếu văn bản của bạn có rất nhiều mục thì việc bạn tạo mục lục sẽ tốn nhiều thời gian. Cách đơn giản sau đây sẽ giúp bạn không còn “còng lưng” nữa, hướng dẫn cách tạo mục lục trên Word 2007, 2010, 2013.
Thực tế bài viết này mục đích là hướng dẫn những bạn nào mới tiếp xúc với Word, những bạn quá pro rồi có thể bỏ qua hoặc bổ xung giúp những thông tin còn thiếu bên dưới nhé.
Xem video hướng dẫn tạo mục lục trong Words trước khi thao tác
Vào phần văn bản mà bạn muốn tạo mục lục cho nó
Trong bước này bạn cần nắm được và chia ra các phần chính là: 1,2,3 ở trong Word thì sẽ chia là level 1 đến level 3. Như hình trên bạn có thể thấy LỜI NÓI ĐẦU + Chương I + II là level 1 > I và II là level 2 > còn mục nhỏ tiếp là level 3. Bạn có thể tự chia theo hướng mà các bạn muốn xắp xếp bằng cách giữ Ctrl và quét các mục chung level rồi > vào REFERENCES > Add Text > chọn level.
Cuối cùng là bạn vào REFERENCES và chọn Table of Contents để lựa mẫu mục lục đã có sẵn tại đó > khi đã sửa xong bạn chọn Update table là được.
Như vậy là mình đã hướng dẫn các bạn cách tạo mục lục trên Word 2007 đến 2013, rất mong bài viết hữu ích cho nhiều người. Chúc các bạn thành công. Nếu như trong khi các bạn sử dụng Word 2007 đến 2013 để tạo mục lục mà gặp phải lỗi nào, bạn có thể để lại những câu hỏi của mình, chúng tôi sẽ cố gắng giải đáp trong thời gian sớm nhất có thể.
Làm mục lục tự động trong Word giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và tăng tính tiện dụng khi làm việc trên trình soạn thảo văn bản này. Mục lục là phần quan trọng nhưng thường bị nhiều người lãng quên. Điều này khiến cho văn bản nhiều nội dung trở nên thiếu chuyên nghiệp. Vậy tạo mục lục tự động trong Word như thế nào?
Trong bài viết dưới đây, Hoamitech.com sẽ hướng dẫn cách tạo mục lục tự động trong Word 2007, 2010, 2013, 2016 chi tiết mới 2022/2022. Theo dõi ngay bài viết để không bỏ lỡ những tip hay ho này nhé!
Giới thiệu đôi nét về mục lục
Mục lục là hệ thống các danh mục, đề mục của các loại tài liệu, sách vở, báo chí. Mục lục có vai trò vô cùng quan trọng, đặc biệt là khi bạn tạo văn bản với Microsoft Word.
Lợi ích của việc làm mục lục trong Word?
- Giúp người dùng có thể tiết kiệm thời gian soạn thảo và định dạng. Thể hiện trình độ sử dụng Word thuần thục, chuyên nghiệp.
- Giúp cho văn bản đạt được những quy chuẩn về hình thức của các mẫu báo cáo, tài liệu.
Vì sao cần làm mục lục trong word?
- Dễ phân chia nội dung từng phần rõ ràng, mạch lạc.
- Có được các nhìn tổng quan cho nội dung bạn đang trình bày.
- Tạo sự trang trọng, đẹp mắt trong khi viết bài.
- Người đọc có thể dễ hiểu hơn, nắm rõ được mục chính và mục phụ.
Hầu hết các phiên bản Word từ 2007, 2010, 2013 đến 2016 đều có các bước tạo mục lục tự động giống nhau. Dưới dây là một số thủ thuật mà Hoamitech muốn chia sẻ để bạn có thể làm mục lục tự động cho Microsoft Word:
Để làm mục lục tự động bạn cần phải xác định rõ những tiêu đề chính và phụ. Trong đó, bạn cần sắp xếp theo thứ tự sau: tiêu đề chính – tiêu đề phụ. Các bước thực hiện bao gồm:
Cách 1: Đánh dấu mục lục bằng Add Text của Table of Contents
Bước 1: Chọn phần nội dung cần có trong mục lục
Bước 2: Chọn Tab References -> Add Text -> Level [hãy chọn mức level phù hợp nhất]
- Những tiêu đề chính nên chọn level 1
- Những tiêu đề phụ với mức cấp độ khác nhau sẽ giảm dần từ level 2-3-4
Trong phần mềm Microsoft Word, bảng mục lục phụ thuộc vào định dạng phong cách đề mục mà bạn chọn cho tài liệu. Nếu bạn đã sử dụng kiểu chữ Heading 1, Heading 2 và các kiểu chữ quy định heading cho các đầu đề mục thì việc tạo mới mục lục sẽ nhanh và dễ dàng hơn rất nhiều.
Bước 1: Với mỗi đầu đề mà bạn muốn xuất hiện trong bảng mục lục. Đầu tiên hãy bôi đen toàn bộ sau đó vào Home > Styles.
Bước 2: Chọn Header phù hợp như Heading 1, Heading 2,…
- Nếu bạn không tìm thấy Style bạn muốn, hãy click vào mũi tên để mở rộng Quick Styles Gallery
- Nếu style bạn muốn không xuất hiện, click tiếp vào Save Selection as New Quick Style
Bước 1: Di chuột trỏ vào vị trí bạn muốn đặt mục lục [thông thường sẽ là vị trí đầu trang hoặc cuối trang tài liệu]. Có thể sử dụng tổ hợp phím “Ctrl + Enter” để qua trang.
Bước 2: Vào Reference > Table of Contents và lựa chọn các bảng mục lục theo ý muốn. Tại đây bạn cần lựa chọn mẫu mục lục có sẵn [Automatic Table] hoặc tự tạo theo ý muốn của mình [Custom Table of contents.]
- Nếu chọn mẫu mục lục có sẵn bạn có thể chọn lên website của Office là Office.com gõ từ khóa “More Table of Contents” để chọn thêm mẫu.
- Nếu tự tạo mục lục theo ý thích ở phần “Custom Table of contents” sẽ có 2 mục bạn chọn là Tab Leader [kiểu dạng khi bấm Tab] và None [không có gì].
- Format: Định dạng kiểu mục lục mà bạn muốn tạo
Bước 3: Sau khi tạo bảng mục lục, trong trường hợp bạn tiến hành thực hiện các chỉnh sửa lên nội dung. Hãy cập nhật lại bảng bằng cách click chuột phải vào bảng nội dung và chọn Update Table
Một điểm cần lưu ý là phần mềm Word sẽ quy định phần tài liệu có định dạng Heading 1 là đề mục lớn, Heading 2 là đề mục phụ và tiếp tục như vậy với Heading 3,… Nếu bạn muốn đưa cả đề mục chính và phụ vào bảng mục lục. Bạn phải định dạng các đề mục trước và chọn kiểu mục lục phù hợp.
Với phiên bản word 2003, một phiên bản tương đối cũ, hiện ít được sử dụng đến. Thế nên quá trình tạo mục lục lại có chút khác biệt. Bạn có thể tạo mục lục bằng 2 cách: sử dụng khi soạn thảo văn bản và sử dụng tạo mục lục tổng hợp.
Bước 1: Tạo Heading
Lưu ý: Bạn cần bôi đen đoạn văn bản muốn chọn để làm mục lục. Sau đó chọn Heading bằng việc nhấn chuột vào Format hoặc sử dụng tổ hợp phím “Alt + Ctrl + 1/2/3“. Trong trường hợp bạn muốn lựa chọn style tùy chỉnh hãy thực hiện thao tác chọn Format -> Style and Formatting.
Bước 2: Để mục lục tự hiển thị theo định dạng
Khi đã lập chỉ mục xong, bạn hãy nháy đúp chuột tại trang muốn hiển thị mục lục. Truy cập vào trình đơn Insert -> Reference -> Index and Table -> Table of Contents… [lựa chọn] -> OK.
Áp dụng với những văn bản có lượng nội dung quá lớn như giáo trình, tài liệu, sách, luận văn, công trình nghiên cứu… Các bước cần thực hiện như sau:
Bước 1: Vào View -> Outline -> Outline Level -> chọn Level mình muốn
Bước 2: Chọn văn bản hiển thị dạng Outline đặt chuột tại những tiêu đề bạn muốn hiển thị. Thiết lập level cho nó. Phần nội dung của tiêu đề thiết lập Body text.
Bước 3: Sau khi thiết lập level xong cho các tiêu đề bạn cần tạo ra những menu cho văn bản. Đặt chuột vào trang bạn tạo mục lục tự động trong word. Vào References → Table of Contents → chọn mẫu bạn muốn.
Bước 4: Chọn Print layout/ View -> Print Layout để xem thành quả
Menu sau khi bạn đã hoàn thành xong những bước cơ bản phía trên đây:
Mời bạn xem video hướng dẫn cách tạo mục lục tự động trong word:
Thay đổi nội dung mục lục trong Word
Nếu bạn thêm hoặc xóa các Heading. Mục lục có thể được cập nhập bởi:
- Áp dụng các Heading hoặc đánh dấu các mục như đã nói ở trên
- Kích tab References trong nhóm Ribbon
- Kích Update Table, ở đây có 2 tùy chọn cập nhật mục lục:
- Update page numbers only: Chọn khi sửa tên heading, thêm trang là cập nhật số trang và cập nhật toàn bộ. Nếu bạn không sửa tên của các Heading. Mà chỉ chỉnh sửa văn bản dẫn đến thay đổi số trang thì chỉ cần chọn cập nhật số trang [Update page numbers only] là được.
Cách xóa mục lục trong Word
Để xóa mục lục tự động, bạn làm theo các bước sau:
- Kích tab References trên nhóm Ribbon
- Kích Table of Contents
- Kích Remove Table of contents.
Các lỗi thường gặp trong quá trình làm mục lục trong Word
Tạo mục lục tự động nhưng không có chấm ở mục lục
Bạn vào cài đặt mục lục bằng cách: nhấp vào tab References > Table of Contents > Custom Table of Contents:
Trong Tab Leader > chọn …. > OK
Mục lục chỉ hiện 3 cấp [level]?
Bạn cũng vào cài đặt mục lục như trên, sau đó, trong phần Show levels. Bạn chọn các cấp mục lục muốn hiện, tối đa là 9. Và phải đảm bảo rằng, bạn đã đánh dấu các heading đủ theo cấp đã chọn thì nó mới hiện nhé.
Mục lục không hiển thị tất cả các heading
Lỗi 1: Mục lục không chứa tiêu đề bạn vừa thêm vào tài liệu của mình.
- Cách khắc phục: Cập nhật toàn bộ bảng mục lục. Nếu vẫn không hiển thị, hãy kiểm tra xem liệu một kiểu có được áp dụng cho tiêu đề bạn đang cố gắng đưa vào hay không. Nếu đúng, hãy áp dụng kiểu phù hợp và update lại mục lục.
Lỗi 2: Mục lục không hiển thị tất cả các cấp heading [tức là cấp 1 được hiển thị nhưng không hiển thị một tiêu đề phụ].
- Cách khắc phục: Điều này có thể liên quan đến việc không áp dụng kiểu [xem ở trên] hoặc mục lục không được thiết lập để chọn đúng kiểu bạn đã áp dụng.
- Chọn Table of Contents rồi nhấp vào tab References và chọn Table of Contents/Custom Table of Contents để kiểm tra cài đặt tùy chỉnh.
Mục lục hiển thị quá nhiều thông tin
Lỗi 1: Mục lục đang hiển thị toàn bộ đoạn văn bản
- Cách khắc phục: Chuyển đến vị trí [những] đoạn đang hiển thị trong mục lục. Có thể chúng đang được áp dụng kiểu không chính xác. Điều này đôi khi xảy ra khi bạn tiếp tục từ các đoạn trước khiến kiểu không được đặt chính xác.
- Hãy chọn đoạn văn và áp dụng lại kiểu phù hợp, để nội dung đoạn không bị đưa nhầm vào mục lục. Kiểm tra các đoạn văn trước xem định dạng của chúng có đúng hay không, sau đó sao chép đúng kiểu phù hợp sang một đoạn văn khác.
Lỗi 2: Mục lục đang hiển thị tất cả các đoạn văn bản
- Cách khắc phục: Trường hợp này là cùng một kiểu áp dụng cho cả đề mục và đoạn văn, vì vậy cần sửa lại kiểu cho đúng như hướng dẫn ở trên. Nếu không mục lục có thể đưa nhầm một số mục vào bảng.
Lời kết
Vừa rồi là bài viết hướng dẫn bạn cách làm mục lục trong Word mà Hoamitech.com muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết đã cung cấp đến bạn nhiều thông tin hữu ích nhất 2022 giúp bạn thực hiện thao tác làm mục lục thanh công nhanh chóng.
Đừng quên để lại bình luận bên dưới nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến bài viết. Hoặc click quảng cáo trên website để tụi mình có động lực tiếp tục làm thêm nhiều chuyên mục khác nhé! Cảm ơn các bạn đã theo dõi và đón đọc.