Hiện nay, không có bất kỳ văn bản pháp luật nào quy định hóa đơn điện tử in ra giấy phải đóng dấu. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử in ra giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán nên các hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không cần đóng dấu của doanh nghiệp.
Cụ thể, theo khoản 1, khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Doanh nghiệp được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.
Tuy nhiên, cần lưu ý, hóa đơn điện tử phải sẵn sàng được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Theo đó, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải in ra giấy chỉ phải in ra giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh/yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
Hóa đơn điện tử in ra giấy có cần đóng dấu không? [Ảnh minh họa]
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi.
Tức là, nội dung của hóa đơn chuyển đổi phải phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử, điều này đồng nghĩa với việc bản thể hiện hóa đơn điện tử [file PDF] cũng phải đầy đủ các tiêu thức nội dung như hóa đơn điện tử gốc.
Đối chiếu với Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung của hóa đơn điện tử bao gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
- Số hóa đơn
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của bên mua [nếu bên mua có mã số thuế].
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua
- Thời điểm lập hóa đơn
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại [nếu có] và các nội dung khác liên quan [nếu có].
Như vậy, căn cứ vào các tiêu thức nội dung trên thì bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử không phải đóng dấu.
Lưu ý: Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là 10 năm.
In hóa đơn điện tử ra giấy như thế nào?
Mặc dù không bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra bản giấy nhưng việc lưu giữ hóa đơn ở cả bản giấy mang lại khá nhiều tiện lợi khi hạch toán và phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế.
Hiện nay, việc in hóa đơn điện tử ra giấy khá đơn giản, nhanh chóng, người dùng có thể thực hiện ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.
Tùy thuộc vào phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng, các bước thực hiện sẽ có khác biệt nhất định nhưng về cơ bản thì sẽ gồm các bước dưới đây:
- Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử
- Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi
- Bước 3: Chọn chức năng in chuyển đổi
- Bước 4: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in và thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không? Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
\>>> Xem thêm: Quy định các mức xử phạt hành chính về hóa đơn GTGT
1. Quy định về con dấu và chữ ký của hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Điểm b Khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC:
“Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.
Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”.
Như vậy: Hóa đơn điện tử không cần phải đóng dấu của người bán và chữ ký người mua trong trường hợp doanh nghiệp bán hàng đủ điều kiện tự in hóa đơn.
Điều kiện để doanh nghiệp được tự in hóa đơn
Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không
Đối tượng được tạo hóa đơn tự in
- Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có mã số thuế gồm:
- Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.
- Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.
- Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả Chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT.
- Doanh nghiệp mới thành lập từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:
- Đã được cấp mã số thuế;
- Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ;
- Có hệ thống thiết bị [máy tính, máy in, máy tính tiền] đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
- Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo định kỳ hàng tháng dữ liệu từ phần mềm tự in hóa đơn phải được chuyển vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và kê khai trên Tờ khai thuế GTGT gửi cơ quan thuế.
- Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới năm mươi [50] triệu đồng trong vòng ba trăm sáu mươi lăm [365] ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hóa đơn tự in lần đầu trở về trước.
- Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in và được cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận đủ điều kiện. Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có ý kiến về điều kiện sử dụng hóa đơn tự in của doanh nghiệp.
- Tổ chức nêu tại điểm a, điểm b khoản này trước khi tạo hóa đơn phải ra quyết định áp dụng hóa đơn tự in và chịu trách nhiệm về quyết định này.
2. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử.
3. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau
Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
4. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính
Căn cứ các quy định nêu trên:
- Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán.
- Hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như:
+ Hợp đồng kinh tế
+ Phiếu xuất kho
+ Biên bản giao nhận hàng hóa,
+ Biên nhận thanh toán,
+ Phiếu thu,...
Vậy người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
Bộ Tài chính giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể tạo điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.
Xem thêm bài viết: Sơ đồ kế toán thuế GTGT đầu ra
Trên đây kế toán thực hành Lê Ánh đã giải đáp cho câu hỏi hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không? Mong rằng đáp án này thỏa mãn sự băn khoăn của các bạn về vấn đề này