Hệ thống là gì cho ví dụ minh hóa

Tư duy hệ thống là một khái niệm không còn xa lạ và đang dần được nhắc đến nhiều hơn trong môi trường làm việc.

Qua nhiều năm đúc kết, tư duy hệ thống ngày càng trở nên cần thiết hơn bởi ai trong chúng ta đều dần bị áp lực bởi nhiều thứ phức tạp trong công việc lẫn cuộc sống.

Nhiều công ty phải lâm vào cảnh bế tắc, sụp đổ dù đang có nhân viên giỏi, sản phẩm tốt vì lãnh đạo thiếu sự kết nối các yếu tố quan trọng với nhau trong doanh nghiệp.

Khả năng tư duy hệ thống có thực sự là yếu tố quyết định đến sự thành bại của công ty.

Vậy tư duy hệ thống là gì? Hiểu sao cho đúng? Chúng ta cùng tìm hiểu qua bài viết sau nhé.

Tư duy hệ thống là gì?

Tư duy hệ thống là cách hiểu thực tế nhấn mạnh tới mối quan hệ giữa các phần của hệ thống, thay vì chỉ bản thân các bộ phận. Tư duy hệ thống cung cấp một viễn cảnh mới mạnh mẽ, một ngôn ngữ riêng và một tập các công cụ có thể dùng để đề cập tới những vấn đề hóc búa nhất trong cuộc sống và công việc thường ngày.

Tư duy hệ thống là quá trình sử dụng lý luận một cách nhất quán để đi đến kết luận. Tư duy hệ thống đặt sự việc, hiện tượng trong mối quan hệ tương quan lẫn nhau và giúp mở rộng góc nhìn. Mục đích chính là nhìn nhận vấn đề, hiện tượng như một tổng thể, một hệ thống nhất.

Phương pháp tư duy hệ thống

Tư duy hệ thống là tư duy môi trường – bối cảnh (environmental thinking, contextual thinking), tư duy toàn thể (holistic thinking) để nhìn nhận thấu đáo một sự vật dựa trên sự thấu hiểu các mối liên hệ tồn tại giữa các hiện tượng, giữa sự vật với môi trường xung quanh thay vì chỉ chú tâm vào chi tiết của sự vật đó.

Tư duy hệ thống là tư duy mạng lưới (network thinking), được tập trung vào mối quan hệ giữa các sự vật hơn là từng vật thể riêng lẻ, khuyến khích tương tác linh động giữa các cấp bậc thuộc cùng hệ thống.

Tư duy hệ thống được nhìn nhận, đánh giá theo tiến trình, hay tư duy tiến trình (process thinking) vì để thay đổi kết quả, trước tiên cần phải thay đổi tiến trình dẫn đến kết quả.

Bên cạnh đó, tư duy hệ thống còn là tư duy hồi quy (backward thinking), việc kiểm tra giả thuyết, đặt ra câu hỏi hồi tiếp để đi đến tận cùng vấn đề, đây là công cụ bổ túc cho dự đoán (foresight).

Thành phần của tư duy hệ thống

Tư duy hệ thống bao gồm bốn thành phần:

• Tư duy theo mô hình: hiểu tường minh việc mô hình hóa.
• Tư duy theo tương quan: tư duy theo cấu trúc hệ thống, tương quan.
• Tư duy động tư duy theo các tiến trình động (trễ, chu trình phản hồi, dao động).
• Chỉ đạo các hệ thống khả năng cho việc quản lý hệ thống thực hành và hệ thống kiểm soát.

Đặc điểm tư duy hệ thống

Tư duy hệ thống có đặc điểm cơ bản là:

• cách nhìn tổng thể
• có tính đa chiều
• tính có mục tiêu.

Trong đó:

• đặc điểm chủ yếu của tư duy hệ thống là ở cách nhìn toàn thể và do cách nhìn toàn thể mà thấy được những thuộc tính hợp trội của hệ thống.
• Tính có mục tiêu là một đặc điểm rất quan trong các hệ thống phức tạp.
• Tính đa chiều (multidimensionality) là đa thứ nguyên, là một đặc điểm cốt yếu của tư duy hệ thống.

Vai trò và ý nghĩa của tư duy hệ thống?

Tư duy Hệ thống là quá trình hiểu cách mọi thứ vận hành và tương quan với nhau, được coi là hệ thống, trong đó các thành phần ảnh hưởng đến nhau trong một tổng thể; nó thực chất là hệ thống tư duy về hệ thống. Việc tích hợp nguyên tắc tư duy hệ thống vào quản trị đem lại 4 lợi ích lớn:

Học nhanh: Hiểu bức tranh lớn (Big picture)

Tư duy hệ thống cho phép nhìn nhận vấn đề một cách tổng thể từ đó rút ra những mối quan hệ, tương tác giữa các thành phần. Ví dụ một sản phẩm tung ra thị trường không chỉ đứng đơn độc. Một sản phẩm thực chất có ý nghĩa nhiều hơn thế. Nó là một tập hợp các trải nghiệm gắn kết, tích hợp tất cả các giai đoạn của sản phẩm như nghiên cứu, sản xuất, giao vận, bán hàng, hậu mãi – làm cho tất cả chúng hoạt động liền mạch với nhau.

Tác động nhanh chóng: Giải quyết các vấn đề thực sự

Thực tế, khó khăn khi giải quyết vấn đề thường xuất phát từ việc các vấn đề không xảy ra một cách riêng lẻ mà có mối quan hệ với nhau. Phương pháp tư duy hệ thống này giúp cung cấp giá trị thực và tránh tạo ra nhiều vấn đề hoặc hậu quả không mong muốn.

Thích ứng nhanh: Xác định các kiểu hành vi

Tư duy hệ thống là một cách tiếp cận mạnh mẽ để hiểu được bản chất của lý do tại sao các tình huống lại như vậy và làm thế nào để cải thiện kết quả. Quan điểm lịch sử rất quan trọng trong việc hiểu sự tiến triển của một tình huống và xác định các kiểu hành vi theo thời gian.

Đổi mới nhanh chóng: Tránh thổi phồng

Giải pháp tốt nhất có thể là giải pháp không tạo ra bất cứ điều gì mới. Để cho người phù hợp đưa ra quyết định, chính sách tốt và thực thi nó một cách nhất quán có thể là một ý tưởng hay hơn. Nói cách khác, tư duy hệ thống giúp loại bỏ những thứ không cần thiết. Mỗi chức năng hoặc thủ tục không cần thiết sẽ thêm một lớp phức tạp khiến bạn tốn kém tiền bạc và thời gian.

Ví dụ về ứng dụng tư duy hệ thống

Câu chuyện giữa Microsoft Zune và Apple iPod

Vào năm 2001, Apple phát hành iPod và đạt được thành công ngoạn mục với sản phẩm này.

Đến năm 2005, doanh số bán hàng đã vượt quá 20 triệu chiếc mỗi năm.

Để cạnh tranh với Apple, Microsoft đã phát hành máy nghe nhạc cá nhân Zune vào năm 2006 (hình trên).

Tuy nhiên, Zune lại không có được sự thân thiện với người dùng và tính thẩm mỹ của iPod.

Hơn nữa, Microsoft đã không phát triển cấu trúc hệ thống hỗ trợ một cách hoàn chỉnh cho khách hàng – điều làm nên thành công của iPod.

Để iPod thực sự bắt kịp nhu cầu của người dùng, một hệ thống phải được phát triển để giúp người dùng dễ dàng tải nhạc từ Internet. Điều này không chỉ đòi hỏi công nghệ mà còn phải xem xét các yếu tố phụ trợ, chẳng hạn như cấp phép, tiền bản quyền, thanh toán và quản lý giao dịch và lưu trữ.

Bằng cách giải quyết từng vấn đề này, với sự phát triển của iTunes, Apple không chỉ hỗ trợ iPod mà còn đặt dấu chấm hết cho công nghệ nghe nhạc qua đĩa (CD) hiện có.

Tại sao lại là Tư duy Hệ thống?

Don Norman “ông tổ của UX” User Experience từng nói,

“Vấn đề không chỉ là iPod; đó là cả một hệ thống. Apple là công ty đầu tiên cấp phép tải xuống âm nhạc. Nó cung cấp một sơ đồ định giá đơn giản, dễ hiểu.

Nó có một trang web hạng nhất không chỉ dễ sử dụng mà còn thú vị. Việc mua, tải bài hát về máy tính và từ đó đến iPod đều được xử lý tốt và dễ dàng.

Và iPod thực sự được thiết kế tốt, được đầu tư kỹ lưỡng từ cả ngoại hình lẫn độ thân thiện với người dùng. Cũng có những máy nghe nhạc xuất sắc khác trên. Nhưng dường như không ai hiểu được tư duy hệ thống đã làm nên thành công của Apple. ”

iPod không phải là một sản phẩm độc lập; thay vào đó, nó là một phần của hệ thống giải trí cá nhân, các yếu tố bao gồm bản thân iPod, cá nhân đang nghe, môi trường (trong nhà, ngoài trời, văn phòng, phòng tập thể dục, v.v.), các bài hát, việc tải và lưu trữ bài hát, và các hoạt động trong khi nghe (cho dù chạy bộ, học tập, thư giãn, lái xe, v.v.).

Hệ thống Giải trí Cá nhân iPod hoàn toàn không phải là một sản phẩm; nó là một dịch vụ.Yếu tố của dịch vụ này không chỉ là sáng tạo mà còn mang tính cách mạng.

Trong khi các nhà sản xuất khác (Sony, Tascam, Microsoft, Diamond, v.v.) cấu trúc công ty của họ để hỗ trợ thiết bị mà họ sản xuất, thì Apple lại cấu trúc công ty của họ để hỗ trợ người dùng.

Bài học về tư duy hệ thống: Sản phẩm không hẳn là một thứ độc lập, mà thay vào đó chỉ là một thành phần của hệ thống trải nghiệm người dùng

Thầy bói xem voi và tư duy hệ thống trong quản trị doanh nghiệp

“Thầy bói xem voi” là câu truyện ngụ ngôn mà ai cũng biết. Bên cạnh ý nghĩa răn dạy về “sự học” của ông cha xưa, câu chuyện này chứa đựng bài học đáng để các nhà quản trị trong kỷ nguyên 4.0 suy nghĩ.

Truyện ngụ ngôn kể rằng: Ngày xưa, có sáu thầy bói mù sống trong một ngôi làng. Thầy nào cũng phàn nàn không biết hình thù con voi nó như thế nào. Chợt nghe người ta nói có voi đi qua, các thầy bói quyết định: ”Dù không nhìn thấy, nhưng chúng ta hãy đi sờ nó vậy”.

Cả sáu người đi tới nơi con voi đang đứng.

Từng người trong số họ sờ vào con voi:

“Tưởng sao, con voi là cái cột nhà”, người đầu tiên sờ vào chân voi nói.

“Ồ không, nó là sợi dây thừng ấy mà”, người thứ hai sờ vào đuôi nói.

“Cũng không phải. Nó là một con trăn”, người thứ ba sờ vòi nói.

“Nó là một chiếc quạt nan to”, người thứ tư sờ tai nói.

“Nó là một bức tường vĩ đại”, người thứ năm sờ bụng nói.

“Nó là một cái ống đặc”, người thứ sáu sờ ngà voi kết luận.

Và liên hệ với thực tế tại một số DN tôi gặp,

• Tư duy sản phẩm, bỏ qua nghiên cứu nhu cầu thị trường, sx rồi phó mặc cho bộ phận bán hàng tung ra thị trường,
• Bỏ chi phí cho những chiến dịch marketing rầm rộ trong khi mạng lưới kênh bán chưa có độ phủ đủ lớn, năng lực sx chưa đủ đáp ứng….. ,
• Các bộ phận đổ lỗi cho nhau do chưa phân định trách nhiệm….

Đó là những biểu hiện sinh động của việc kinh doanh thiếu tư duy hệ thống – tư duy kết nối các bộ phận và các hoạt động trong DN.

Tư duy hệ thống là chìa khóa đưa chủ DN thoát khỏi lối mòn kinh doanh đơn lẻ, ngắn hạn, giúp DN vận hành hiệu quả, tiết kiệm thời gian, tiền bạc và nguồn lực.

Tư duy hệ thống tập trung vào cách một thành phần, một bộ phận hay cá nhân tương tác với các thành phần khác trong hệ thống để phục vụ mục tiêu chung của DN.

Lý do các thầy bói mù cảm nhận con voi khác nhau là bởi mỗi người trong số họ sờ vào một phần khác nhau của con voi. Nói cách khác, mỗi thầy bói đã có một phần sự thật.

Tuy nhiên, thứ mà họ miêu tả lại không phải con voi vì góc nhìn của họ không bao quát và mang tính tổng thể.

Liên hệ đến quản trị, mỗi thành viên trong cùng một tổ chức sẽ theo đuổi những góc nhìn khác nhau mà chưa chạm tới toàn bộ sự thật của hệ thống. Nhiều khi những bất đồng xảy ra chỉ đơn thuần là việc các cá nhân nhìn nhận sự việc ở các khía cạnh khác nhau của cùng một hệ thống. Nói cách khác: những thành phần riêng rẽ tạo nên hệ thống không thể tạo ra được hành vi chung của toàn bộ hệ thống.

Mỗi một vấn đề trong một tổ chức/doanh nghiệp đều đang nằm trong một “hệ thống”, vì vậy cần phải đặt nó trong hệ thống để xem xét mọi khía cạnh tác động. Có như vậy mới giải quyết được tận gốc rễ của vấn đề và tránh được những rủi ro không đáng có.

Và tư duy hệ thống cũng là chìa khóa để các doanh nghiệp Việt Nam bắt kịp xu hướng của thế giới, vượt qua những thách thức, tận dụng được các cơ hội trong một thế giới chuyển đổi mạnh mẽ như hiện nay.

Tìm hiểu về Bộ Cẩm Nang Quản Trị Doanh Nghiệp SMART CEO 4.0 giúp lãnh đạo quản lý doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp chuyên nghiệp, toàn diện và hiệu quả: TẠI ĐÂY.