Kể từ đó, khoa học tổ chức đã có những đóng góp tích cực, đem lại nhiều thành tựu phục vụ đời sống của nhân loại. Con người từ khi xuất hiện đến nay “không ngừng nghiên cứu để hoàn thiện tổ chức của mình và dần dần xây dựng thành lý luận về tổ chức và hình thành khoa học tổ chức hay tổ chức học”[1].
Ở Việt Nam, khoa học tổ chức với tư cách là một ngành khoa học độc lập và được đưa vào nghiên cứu giảng dạy ở các trường đại học còn khá mới mẻ. Kiến thức về khoa học tổ chức không chỉ cần thiết đối với đội ngũ cán bộ chủ chốt làm công tác quản lý lãnh đạo mà còn là kiến thức chuyên môn có tính chất nghiệp vụ, chuyên ngành đối với những cán bộ làm công tác tổ chức. Một trong những nhiệm vụ trọng tâm để thực hiện Nghị quyết Trung ương 3 khóa VIII của Đảng về chiến lược cán bộ là: tập trung đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao phẩm chất chính trị, trình độ kiến thức và năng lực tổ chức cho đội ngũ cán bộ làm công tác tổ chức; đào tạo cán bộ dự bị để xây dựng đội ngũ cán bộ lãnh đạo kế cận các cấp của Đảng, Nhà nước và các đoàn thể nhân dân. Việc đào tạo nguồn nhân lực trong lĩnh vực khoa học tổ chức, đáp ứng yêu cầu của xã hội là rất quan trọng.
Tuy nhiên, cần có cách tiếp cận thống nhất về tổ chức và khoa học tổ chức để từ đó xây dựng nội dung chương trình đào tạo cho hợp lý.
Khái niệm tổ chức theo tiếng Hy Lạp cổ là organon nghĩa là công cụ, phương tiện. Như vậy, theo nghĩa gốc tổ chức là công cụ, phương tiện để đạt tới mục tiêu. Theo góc độ này, khái niệm tổ chức đồng nghĩa với khái niệm tổ chức theo nghĩa danh từ trong tiếng Việt. Dưới góc độ danh từ, khái niệm tổ chức cũng có nhiều cách tiếp cận khác nhau:
- Trong tác phẩm “Những nguyên lý của công tác tổ chức” xuất bản năm 1922, tác giả P.M. Kécgientxép cho rằng: “Tổ chức nghĩa là liên hiệp nhiều người để thực hiện một công tác nhất định. Chúng ta cũng có thể gọi bản thân hình thức liên hiệp đó là một tổ chức”[2].
- Theo Chesley Irving Barnard, nhà khoa học về quản lý và là nhà doanh nghiệp người Mỹ đưa ra quan điểm: Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức nhằm hoàn thành mục tiêu chung.
- Nhà nghiên cứu về tổ chức người Nhật Bản, ông Mitơkazu lại cho rằng: “Nói tới tổ chức là nói tới một hệ thống hợp lý tập hợp từ hai người trở lên để phát huy đến mức cao nhất năng lực tương hỗ nhằm đạt được mục tiêu và mục tiêu chung”[3].
- Theo Gunter Buschges, nhà nghiên cứu về xã hội học người Đức trong tác phẩm Nhập môn xã hội học tổ chức, thì: “Tổ chức là dấu hiệu đặc trưng và yếu tố cấu thành một xã hội công nghiệp và dịch vụ hiện đại”[4]..
Như vậy, các quan niệm đều thống nhất tổ chức là một tập hợp của ít nhất hai cá nhân trở lên và đều hướng đến mục tiêu chung. Tổ chức được coi là một thực thể xã hội đặc biệt và đây chính là nét đặc trưng cơ bản để phân biệt với các tổ chức tự nhiên. Yếu tố liên kết, gắn bó các cá nhân lại với nhau chính là mục tiêu chung; khi tham gia vào tổ chức các cá nhân có thể theo đuổi những mục tiêu khác nhau nhưng họ có điểm chung là cùng hướng đến mục tiêu chung.
Tổ chức được coi là một loại công cụ, phương tiện đặc biệt để đạt được mục tiêu, không có tổ chức sẽ không đạt được mục tiêu. Tuy nhiên, không nên coi tổ chức là mục tiêu, điều đó sẽ dẫn đến những sai lầm. Xây dựng thành công các tổ chức mới chỉ là xây dựng xong công cụ, phương tiện; việc vận hành, điều chỉnh, sử dụng nó như thế nào để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất mới là quan trọng. Do đó, tổ chức với tư cách là một công cụ để đạt được mục tiêu phải đáp ứng yêu cầu có cơ cấu gọn nhẹ, nhưng hoạt động linh hoạt, hiệu quả.
Lịch sử xây dựng bộ máy nhà nước Việt Nam đã cho chúng ta nhiều bài học kinh nghiệm quý giá về công tác xây dựng công cụ tổ chức. Có những giai đoạn bộ máy nhà nước gọn nhẹ, nhưng hoạt động rất hiệu quả. Năm 1945 bộ máy Chính phủ có 12 bộ, năm 1946 có 13 bộ, năm 1947 có 12 bộ. Đến năm 1959 Chính phủ có 20 bộ, 04 ủy ban nhà nước, 01 tổng ngân hàng và 06 văn phòng thuộc Chính phủ; năm 1981 có 27 bộ, 06 ủy ban nhà nước, 01 văn phòng và 27 cơ quan trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng. Từ năm 1987, trong cơ cấu tổ chức của Hội đồng Bộ trưởng khóa VIII [1987-1992] có 63 cơ quan, trong đó có 28 bộ, cơ quan ngang bộ và 35 cơ quan trực thuộc Chính phủ; Hội đồng Bộ trưởng có Chủ tịch, 07 Phó Chủ tịch và 24 thành viên là bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ. Chính phủ khóa XII [2007-2011] và Chính phủ khóa XIII [2011-2016] chỉ có 30 cơ quan, trong đó có 22 bộ, cơ quan ngang bộ và 08 cơ quan sự nghiệp thuộc Chính phủ. Ở mỗi giai đoạn, nhiệm vụ chính trị, kinh tế, xã hội khác nhau thì bộ máy nhà nước phải thay đổi tương ứng dựa trên nguyên tắc hoạt động hiệu quả.
Xét dưới góc độ tiếng Việt, khái niệm tổ chức còn được xem xét theo nghĩa động từ, khi đó tổ chức được tiếp cận là một hoạt động của một thực thể như công tác tổ chức cán bộ, bố trí sắp xếp nhân lực, công tác điều hành các hoạt động trong một cơ quan, tổ chức… Dưới góc độ này, khoa học tổ chức xem xét các hoạt động trong một tổ chức cụ thể, trong đó đặc biệt chú ý đến công tác bố trí sắp xếp nhân lực…
Tuy nhiên, việc phân biệt khi nào khái niệm tổ chức là danh từ, khi nào tổ chức là động từ chỉ mang tính chất tương đối và khó có thể chỉ ra được một cách rõ ràng bởi sự đan xen vào nhau. Ví dụ, khi nói: công tác tổ chức cán bộ trong một tổ chức, thì công tác tổ chức cán bộ được hiểu là động từ, nhưng trong một tổ chức lại là danh từ. Khi nghiên cứu về khoa học tổ chức cần xác định rõ nội hàm của khái niệm tổ chức để có cách tiếp cận thống nhất.
Do đó, khi nghiên cứu về khoa học tổ chức cần tiếp cận dưới góc độ danh từ, coi tổ chức là một thực thể xã hội, là một công cụ, phương tiện để thực hiện các mục tiêu của quản lý xã hội. Khi xem xét tổ chức dưới góc độ danh từ thì bản thân khái niệm tổ chức đã bao hàm nghĩa của một động từ. Bởi muốn thực hiện được mục tiêu chung thì tổ chức phải có những hoạt động như công tác xây dựng thiết kế tổ chức, bố trí sắp xếp nhân lực, bố trí sắp xếp công việc….
2. Một số nội dung cần nghiên cứu của khoa học tổ chức
Khái niệm tổ chức có nội hàm khá rộng, cách tiếp cận còn nhiều điểm khác biệt chưa có sự thống nhất nên việc nghiên cứu về tổ chức với tư cách là một đối tượng của khoa học vẫn là một vấn đề cần được bàn thảo. Ở Việt Nam hiện nay, vấn đề nghiên cứu về khoa học tổ chức với tư cách là một công cụ, phương tiện đặc biệt của nhà quản lý càng trở nên cần thiết. Đây cũng là vấn đề luôn được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm. Hiện nay, mặc dù có nhiều trường đại học, học viện, viện đang nghiên cứu, giảng dạy về tổ chức, nhưng cách tiếp cận của các đơn vị đào tạo vẫn chưa thống nhất, các nội dung nghiên cứu chưa bao trùm hết những vấn đề của tổ chức. Khi xem xét tổ chức là một công cụ, phương tiện của nhà quản lý cần tập trung nghiên cứu 5 vấn đề quan trọng sau:
Một là, các quy luật của tổ chức.
Quy luật của tổ chức mang tính nền tảng và định hướng cho suốt quá trình hình thành, xây dựng, hoạt động và phát triển tổ chức. Các nhà nghiên cứu về tổ chức đã chỉ ra 5 quy luật chung của tổ chức, bao gồm:
- Quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức: Mọi tổ chức đều có mục tiêu, vì mục tiêu mà tổ chức mới hình thành, việc hình thành tổ chức xét đến cùng là vì mục tiêu và hướng đến mục tiêu. Từ mục tiêu sẽ định hướng chi phối đến các yếu tố khác của tổ chức như cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ các bộ phận, tuyển chọn con người…
Quá trình hoạt động của tổ chức còn phải quan tâm đến hiệu quả của tổ chức. Việc đạt được mục tiêu đề ra của tổ chức mới chỉ là sự thành công bước đầu, còn tổ chức có tồn tại được hay không phụ thuộc vào tính hiệu quả của quá trình hoạt động của tổ chức. Khi tổ chức đạt được mục tiêu đề ra nhưng lại sử dụng quá nhiều nguồn lực, chi phí quá cao thì cũng không được coi là hiệu quả. Sự hiệu quả của tổ chức cần được xem xét giữa các chi phí đầu vào và các sản phẩm đầu ra. Do đó, việc thiết kế vận hành các tổ chức cần quan tâm đến tính hiệu quả chứ không chỉ quan tâm đến việc bằng mọi cách đạt được mục tiêu.
- Quy luật hệ thống của tổ chức: Bản thân tổ chức là một hệ thống nên luôn luôn phải được nhìn nhận là một thể thống nhất. Không nên nhìn nhận, xem xét tổ chức là sự lắp ghép đơn thuần, cơ học. Các bộ phận tạo nên tổ chức có mối quan hệ hữu cơ, tác động qua lại, phụ thuộc lẫn nhau; sự thay đổi, biến động của bộ phận này ảnh hưởng đến bộ phận khác và ảnh hưởng chung đến quá trình vận hành của tổ chức. Do đó, việc chia tách, sáp nhập giữa các bộ phận, giữa các cơ quan tổ chức cần được nhìn nhận, đánh giá dưới góc độ của hệ thống.
- Quy luật đồng nhất và đặc thù của tổ chức: mỗi tổ chức là một thực thể riêng với tên gọi, chức năng, cơ cấu tổ chức riêng; nhưng trong mỗi tổ chức lại có những đặc điểm, dấu ấn chung của tổ chức. Tính chung, tính đồng nhất sẽ tạo cho tổ chức sự ổn định, vững bền. Tuy nhiên, nếu chỉ có sự đồng nhất, sự ổn định tổ chức sẽ trì trệ, do đó trong tổ chức phải có những nét đặc thù, riêng biệt để phân biệt giữa tổ chức này với tổ chức khác. Đặc thù này là cơ sở, là động lực cho tổ chức phát triển. Việc nghiên cứu để chỉ ra những nét chung và nét riêng của mỗi tổ chức là rất quan trọng, đòi hỏi mỗi tổ chức phải có ý thức xây dựng nét văn hóa đặc thù của tổ chức mình trên cơ sở những đặc điểm chung.
- Quy luật vận động không ngừng và vận động theo quy trình của tổ chức: Tổ chức là một thực thể sống luôn vận động, khi tổ chức còn vận động nghĩa là còn tồn tại, khi không vận động nghĩa là tổ chức đã chết. Sự vận động của tổ chức được thể hiện ở sự vào - ra của tổ chức, bằng các hoạt động bên trong của tổ chức.
Sự vận động này được thực hiện theo một quy trình, một trật tự nhất định. Yếu tố tạo nên sự vận động theo quy trình đó là những nội quy, quy chế, những thiết chế mà các nhà quản lý đặt ra. Do đó, việc xây dựng nội quy quy chế, điều lệ của tổ chức có ý nghĩa rất quan trọng, nó không đơn thuần là một thủ tục hành chính như một số người vẫn quan niệm.
- Quy luật tự điều chỉnh: Tổ chức là một cơ thể sống, việc tự điều chỉnh để thích ứng là một hoạt động tất yếu. Trong quá trình hoạt động, tổ chức luôn chịu sự tác động của môi trường bên ngoài và bên trong, yếu tố môi trường luôn biến động và thay đổi, do đó việc tổ chức tự điều chỉnh, tự đổi mới là rất cần thiết. Một tổ chức không có khả năng điều chỉnh hay điều chỉnh chậm sẽ rất khó tồn tại. Sự điều chỉnh, đổi mới của tổ chức không phải là sự phá bỏ hoàn toàn để xây dựng tổ chức mới mà là sự thay đổi trong cơ cấu, quy mô, cách bố trí sắp xếp tổ chức… xét đến cùng là thay đổi trong tư duy, hành vi của đội ngũ nhân lực mà trước hết là đội ngũ những nhà quản lý.
Hai là, vấn đề con người trong tổ chức.
Con người là một trong bốn yếu tố tạo nên tổ chức [nhân lực, vật lực, tài lực và tin lực] và nguồn lực này được xác định là trung tâm của tổ chức. Con người trong tổ chức được nghiên cứu ở nhiều góc độ khác nhau như tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, tạo động lực, bố trí sắp xếp… Trong bối cảnh hiện nay, vị trí và vai trò của con người trong tổ chức ngày càng trở nên quan trọng, đây là nhân tố quyết định tạo nên sự thành công hay thất bại của tổ chức.
Ba là, vấn đề quyền lực và xung đột trong tổ chức.
Quyền lực và xung đột là một vấn đề tồn tại tất yếu trong tổ chức, thu hút sự quan tâm chú ý ở các mức độ khác nhau của mọi cá nhân, từ người nhân viên cho đến nhà quản lý. Các cá nhân đều muốn dùng quyền lực cá nhân hay quyền lực địa vị để gây ảnh hưởng đến người khác nhằm các mục đích khác nhau. Nếu việc sử dụng quyền lực hợp lý, phù hợp và phục vụ cho công việc, vì lợi ích của tổ chức thì sẽ đem lại lợi ích và hiệu quả cao; ngược lại, nếu sử dụng quyền lực vào mục đích tư lợi thì sẽ gây nguy hại cho tổ chức. Hiện nay việc phân quyền, phân chia quyền trong tổ chức như thế nào luôn là vấn đề được quan tâm và khó xác định. Nếu giao quyền lực quá nhiều cho một cá nhân hay một vị trí nào đó, sẽ dễ dẫn đến độc đoán, chuyên quyền; nhưng nếu giao quá ít quyền lực sẽ gây khó khăn trong quá trình quản lý.
Trong mỗi tổ chức đều tồn tại các xung đột, chúng có thể bộc lộ ra bên ngoài nhưng cũng có thể tồn tại một cách âm ỉ, tiềm ẩn. Nhìn chung, xung đột luôn gây ra khó khăn, bất ổn trong tổ chức, nhưng không phải lúc nào cũng gây hại cho tổ chức. “Mâu thuẫn là động lực cho sự phát triển”, những xung đột sẽ làm cho tổ chức cũng như nhà quản lý nhìn nhận lại chính mình, làm cho các cá nhân bộc lộ rõ hơn bản chất của mình. Trong quản lý xung đột quan trọng nhất là khả năng kiểm soát được xung đột, hướng xung đột theo hướng của nhà quản lý. Trong các tổ chức tồn tại nhiều xung đột tiềm ẩn do quá trình giao lưu, toàn cầu hóa diễn ra mạnh mẽ, tạo nên những sự khác biệt. Việc tìm ra nguyên nhân và cách thức quản lý, kiểm soát xung đột trong tổ chức cần được tập trung nghiên cứu để hạn chế những mặt tiêu cực và phát huy những lợi ích của xung đột.
Bốn là, vấn đề thiết kế xây dựng tổ chức.
Tổ chức là một công cụ, phương tiện của nhà quản lý nên việc thiết kế, xây dựng công cụ này có ý nghĩa quan trọng trong việc đạt được mục tiêu. Yêu cầu chung của việc thiết kế xây dựng tổ chức cần gọn nhẹ, khoa học, hoạt động hiệu quả nhưng cũng phải linh hoạt tự điều chỉnh khi môi trường thay đổi. Đối với các tổ chức hiện nay, nhất là những tổ chức tư, việc thiết kế xây dựng còn nặng về cảm tính, theo sở thích cá nhân của người xây dựng nó, chưa mang tính khoa học và theo nguyên lý cụ thể nào. Hiện nay, đã hình thành những mô hình tổ chức khác nhau như cơ cấu trực tuyến, cơ cấu chức năng, cơ cấu trực tuyến - chức năng, cơ cấu trực tuyến - tham mưu, cơ cấu ma trận… Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức nào để thiết kế, xây dựng phải căn cứ vào mục tiêu, nguồn lực của tổ chức. Nghiên cứu về các mô hình cơ cấu tổ chức ở Việt Nam hiện nay là rất cần thiết vì điều kiện kinh tế, lịch sử, văn hóa, xã hội của nước ta có những nét đặc trưng riêng nên cần có các mô hình cơ cấu tổ chức vừa mang những đặc điểm chung, vừa mang những nét đặc trưng riêng cho phù hợp.
Năm là, vấn đề bố trí sắp xếp trong tổ chức.
Bố trí công việc, không gian làm việc, đặc biệt là bố trí sắp xếp con người hợp lý, đúng người đúng việc là một trong những yêu cầu đảm bảo tính hiệu quả trong quá trình hoạt động của tổ chức. Việc bố trí sắp xếp hợp lý sẽ phát huy năng lực, sở trường của các cá nhân, ngược lại sẽ gây ra sự lãng phí, đồng thời cũng là mầm mống phát sinh những xung đột. Do đó, việc nghiên cứu để bố trí sắp xếp trong tổ chức sao cho hợp lý là điều rất cần thiết, đây cũng là một trong những nội dung quan trọng của khoa học tổ chức.
Ghi chú:
[1] Khoa học tổ chức và quản lý, một số vấn đề lý luận và thực tiễn, Nxb Thống kê, H.1999, tr.25.
[2] P.M. Kécgientxép: Những nguyên lý của công tác tổ chức, Nxb Thanh niên, H.1999, tr.9-13.
[3] Nghệ thuật quản lý kiểu Nhật Bản, Nxb CTQG, H.1993, tr.104.
[4] Gunter Buschges, Nhập môn xã hội học tổ chức, Nxb Thế giới, H.1996, tr.26.
NGƯT, TS. Triệu Văn Cường Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội